Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng là các chi phí mà doanh nghiệp tổ chức hội nghị phải chi trả cho các nhà cung cấp dịch vụ, thiết bị, thiết kế hay các đơn vị phụ trách tổ chức hội nghị khách hàng đó. Để một chương trình hội nghị khách hàng được tổ chức thành công, bên tổ chức phải chuẩn bị rất nhiều công đoạn, mỗi công đoạn lại liên quan đến một lĩnh vực và các nhà cung cấp khác nhau. Đồng thời cũng phải cân cân nhắc, phân bổ nguồn tài chính hợp lý cho từng hạng mục. Nhiều bạn thắc mắc Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng gồm những hạng mục gì để có thể ước chừng được nguồn ngân sách hợp lý trước khi tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng. Vì vậy bài viết này Luxtour sẽ gợi ý cho bạn các chi phí chính và cần thiết khi tổ chức hội nghị khách hàng. Bạn hãy đọc đến trang cuối cùng để không bỏ lỡ thông tin quan trọng nhé. Show
Các loại chi phí tổ chức hội nghị khách hàng1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng Tùy theo mức độ hoành tráng và quy mô của hội nghị mà bạn lựa chọn những địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp với kinh phí và hình thức phù hợp với tính chất của sự kiện. Thường địa điểm tổ chức hội nghị là những phòng thiết kế chuyên biệt cho các cuộc hội nghị, hội thảo rộng rãi, có sức chứa lớn lên tới vài trăm người. Được trang bị đầy đủ sân khấu, máy chiếu, bàn ghế, loa đài. Các phòng hội nghị thường có tại các khách sạn 3 sao hoặc cao cấp hơn thì 4,5 sao, các khu resort, hoặc trung tâm hội nghị quốc gia. 2. Chi phí thuê các hoạt động biểu diễn văn nghệ, giải tríNếu sự kiện bạn tổ chức bao gồm các hoạt động thuê nghệ sĩ biểu diễn, múa, hát hoặc tổ chức các hoạt động team building sân khấu thì bạn lưu ý về tổng chi phí của từng loại một nhé. Không nên gộp chung tránh ước lượng sai các khoản chi vượt quá ngân sách cho hạng mục này. 3. Chi phí thuê MCMC là một người dẫn dắt sự kiện, đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối ban tổ chức với khách mời. Họ là nhân tố không thể thiết trong bất cứ một chương trình hội nghị khách hàng nào, bởi thành công của chương trình cũng phụ thuộc rất lớn vào chuyên môn dẫn dắt và sự chuyên nghiệp, khéo léo trong cách xử lý tình huống phát sinh từ họ. Bạn cũng có thể cử các thành viên hay người đại diện trong công ty để dẫn chương trình hội nghị, nhưng nếu là chương trình hội nghị khách hàng lớn, thì hãy nên thuê những MC chuyên nghiệp để chương trình được diễn ra suôn sẻ và thể hiện đẳng cấp của doanh nghiệp bạn hơn. Ngoài ra chi phí thuê MC cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như độ nổi tiếng, khả năng ngoại ngữ, hiểu biết về chuyên ngành của doanh nghiệp tổ chức hội nghị,… Một lời khuyên nữa cho bạn trước khi thuê MC dẫn dắt chương trình hội nghị khách hàng, bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ hồ sơ năng lực, hoặc tham khảo ý kiến của những bên đã sử dụng dịch vụ thuê MC, hoặc đã làm việc với MC đó để đảm bảo độ uy tín và chuyên nghiệp cho chương trình. 4. Chi phí thuê nhân sự phục vụChi phí cho nhân sự phục vụ chương trình là phần bạn đừng quên cần note vào danh sách dự chi trong kế hoạch tổ chức hội nghị nhé. Họ sẽ phụ trách các mục như đón tiếp khách mời, phục vụ ăn uống và hỗ trợ các công việc hậu trường. Đảm bảo chương trình của bạn diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp nhất. 5. Chi phí thuê nhân sự điều hành hội nghịSự thành công của chương trình hội nghị khách hàng phụ thuộc rất lớn vào người điều phối sự kiện. Nếu doanh nghiệp tổ chức chưa có kinh nghiệm và chuyên môn điều hành sự kiện thì nên đầu tư cho nhân sự điều hành. Đây là người đóng vai trò như một người đạo diễn của một bộ phim, họ là người giám sát và điều khiển quá trình diễn ra sự kiện hội nghị từ lúc bắt đầu, đến khi diễn ra và kết thúc sự kiện. Họ có trách nhiệm phân công nhân sự và thực hiện công việc theo đúng các khâu và trình tự, có kinh nghiệm xử lý các tình huống phát sinh từ phía khách mời, hay giải quyết nhanh chóng các sự cố thiết bị làm sao giảm thiểu sự ảnh hưởng tới timeline chương trình nhất có thể. Vì vậy việc thuê nhân sự điều phối chương trình cũng vô cùng cần thiết, giúp ban tổ chức tiết kiệm được thời gian và nhân sự. Đảm bảo cho chương trình hội nghị khách hàng được diễn ra trơn tru và thành công nhất. 6. Chi phí thuê thiết bị âm thanh, ánh sángĐây chính là chi phí cho những hệ thống, thiết bị âm thanh, ánh sáng như loa đài, micro, bộ chỉnh âm, đèn sân khấu, màn hình LED, máy chiếu,… Một chương trình hội nghị khách hàng quan trọng không thể thiếu sự đầu tư cho các thiết bị kích thích thính giác và thị giác của khách mời, đem đến những trải nghiệm mãi nhãn, hài lòng tới cho khách mời cũng chính là một thành công lớn của hội nghị.Khách hàng cũng có thể dựa vào những yếu tố đó để đánh giá tầm cỡ của chương trình hội nghị khách hàng. Chính vì vậy đây là một trong những phần đầu tư quan trọng, cần phải trau chuốt, quan tâm đến chất lượng thiết bị âm thanh, ánh sáng. Hạn chế những sản phẩm không được chất lượng ảnh hưởng đến mức độ chuyên nghiệp của chương trình, khiến người xem bị ngắt quãng, thiếu tập trung. 7. Chi phí in ấn, thiết kếChi phí thiết kế cho in ấn, thiết kế bao gồm các khoản chi cho: backdrop, banner, poster, cổng chào, thiệp mời,… Đây là những vật dụng không thế thiếu trong bất kỳ hội nghị nào. Một chiếc cổng chào, backdrop hay banner được thiết kế đẹp và ấn tượng cũng giống như một sự chào đón đầy thành ý, chu đáo của ban tổ chức với khách mời. Đồng thời cũng khiến khách mời có sự đánh giá ban đầu về quy mô và tính chuyên nghiệp của chương trình hội nghị khách hàng đó. 8. Chi phí tiệc trà, ăn nhẹSẽ thật là thiếu sót và thiếu chu đáo nếu trong hội nghị khách hàng không có tiệc trà cho khách hàng trong thời gian nghỉ ngơi. Khi tổ chức các doanh nghiệp cần phải đặc biệt chú ý tới khâu chăm sóc, quan tâm tới khách mời. Chi phí tiệc trà cho hội nghị cũng không tốn quá nhiều chi phí, bạn có thể chuẩn bị buffet các món ăn nhẹ, hoa quả, trà, bánh,… Miễn sao đảo bảo sự ngon miệng, có nguồn gốc đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm. Với những sự chu đáo đó sẽ để lại những ấn tượng tốt trong lòng các khách mời. 9. Chi phí quà tặng khách hàngTrong các buổi hội nghị, bạn không lạ lẫm khi bắt gặp hình ảnh kết thúc sự kiện, mọi khách hàng tham dự đều có những phần quà mang về đúng không? Những món quà thể hiện sự trân thành và thành ý của ban tổ chức đối với khách hàng tham dự, được khách mời đánh giá khá cao về sự chu đáo này. Không cần những món quà đắt tiền, nhưng phải đảm bảo tính phù hợp, trang trọng, có tính ứng dụng cao như: sổ tay, cốc nước, bút, mũ, những chiếc túi vải in logo doanh nghiệp để khách hàng nhớ về doanh nghiệp bạn lâu hơn. 10. Chi phí phát sinhBên cạnh dự trù chi phí cho từng hạng mục, các công ty và doanh nghiệp cũng cần chú ý tính toán thêm các khoản phát sinh. Khi tổ chức chương trình khó tránh khỏi những trường hợp bất khả kháng, bởi vậy để tránh việc phá vỡ ngân sách, BTC nên có dự trù trước về chi phí phát sinh dựa theo tình hình của thị trường. Báo giá trọn gói chi phí tổ chức hội nghị khách hàngBáo giá là phần mà nhiều doanh nghiệp quan tâm để cân nhắc nguồn kinh phí dự trù trước khi tổ chức hội nghị khách hàng. Dưới đây là phần báo giá trọn gói mà bạn có thể tham khảo cho chương trình hội nghị khách hàng sắp tới: Giá tham khảo của các khách sạn 3 sao
30 – 50 kháchPhòng họp setup theo tiêu chuẩn, hệ thống âm thanh, ánh sáng, hoa tươi trang trí, máy chiếu. 5,000,000đ – 10,000,000/ ngày Trên 50 khách Giải khát, ăn nhẹTừ 50,000đ – 80,000đ/suấtGồm trà, café, hoa quả, bánh ngọtĂn trưa hoặc tốiTừ 180,000đ/ suấtTheo set menu Báo giá tham khảo khách sạn 4 và 5 saoDo chi phí của thuê hội trường của các khách sạn 4 và 5 sao khá cao nên nhiều khách sạn có những chính sách cho thuê địa điểm tổ chức hội nghị tối ưu chi phí nhất cho khách hàng, chẳng hạn có những khách sạn cho thuê theo đầu người, cho thuê nửa ngày, hoặc theo buổi.
Bảng giá Luxtour cung cấp mang tính chất tham khảo để bạn có thể ước lượng được chi phí tổ chức hội nghị chung tại các khách sạn 3, 4 và 5 sao hiện nay. Chi phí phụ thuộc rất nhiều vào quy mô tổ chức hội nghị và các dịch vụ phát sinh thêm từ phía khách hàng. Chính vì vậy để biết được chi tiết và báo giá chính xác cho chi phí tổ chức hội nghị. Bạn đừng ngần ngại liên hệ với Luxtour hoặc để lại thông tin phía bên phải bài viết để chúng tôi tư vấn và báo giá trọn gói tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp bạn nhé. Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ: LUXTOUR Hotline: 0372.667.666 Email: Địa chỉ: 14 Hàng Mành – Hoàn Kiếm – Hà Nội |
