NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng1.1. Khái niệm văn phòngVăn phòng thường được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau và ở mỗi quốc gia trong từng thời kỳ lịch sử cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, sự tiến bộ của khoa học quản lý, cách hiểu về văn phòng cũng có sự thay đổi và phát triển.Khi nhìn vào công việc hàng ngày của văn phòng ở mỗi cơ quan, tổ chức người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư, văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn, giấy tờ, con dấu, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày hoặc văn phòng là nơi làm công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ…Bên cạnh đó, văn phòng thường gắn với một địa điểm cụ thể nên văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ như: Văn phòng Công ty, Văn phòng UBND, Văn phòng trường…Văn phòng còn được gọi là phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo hoặc phòng làm việc của một số cá nhân có chức danh được pháp luật thừa nhận với tên gọi như: Văn phòng Giám đốc, Văn phòng Nghị sĩ, Văn phòng Luật sư, Văn phòng Kiến trúc sư…Trong các cơ quan, doanh nghiệp, văn phòng được hiểu như một bộ máy tham mưu, tổng hợp quan trọng, một cánh tay đắc lực phục vụ việc điều hành của lãnh đạo. Đôi khi văn phòng còn phản ánh sự kết hợp của các phòng ban khác nhau như: phòng Hành chính-Kế toán, phòng Hành chính tổng hợp, phòng Tổ chức – Hành chính… Cấc văn phòng này thực hiện chức năng khái quát của các đơn vị hỗ trợ, phục vụ điều hành cho toàn cơ quan, doanh nghiệp. Nói theo cách khác thì văn phòng là hình bóng thu nhỏ của cơ quan, doanh nghiệp như các văn phòng đại diện của tổ chức, doanh nghiệp tại các địa phương, vùng, khu vực hay ở nước ngoài.Theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng - NXB Thống kê năm 2008 định nghĩa về văn phòng theo nghĩa chung nhất như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”.1.2. Chức năng của văn phòngTừ lý luận và thực tiễn cho thấy văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo. Do đó, văn phòng có 2 nhóm chức năng cơ bản đó là:- Nhóm chức năng tham mưu, tổng hợp;- Nhóm chức năng hậu cần 1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợpCùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới tổ chức và hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng ngày càng được đặt ra như chức năng cơ bản nhất của văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý.Trong đó, nội dung của công tác tham mưu là các hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Còn nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiêt thực cho hoạt động quản lý. Người lãnh đạo muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học thì không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Do đó, đòi hỏi cần phải có một lực lượng trợ giúp lãnh đạo trước hết là công tác tham mưu tổng hợp.Tham mưu để nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc thu thập, phân tích, tổng hợp, xử lý khoa học đầy đủ, chính xác những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được. Và để có những thông tin mang tính chuyên sâu thì bộ phận tham mưu của văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ trong cơ quan, doanh nghiệp mình tập hợp thành hệ thống thốmg nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hoạt động tổng hợp.Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp để tham mưu. Đồng thời văn phòng có chức năng giúp lãnh đạo điều hoà, phối hợp các hoạt động chung trong cơ quan, doanh nghiệp mình một cách nhịp nhàng và khoa học.1.2.2. Chức năng hậu cầnHoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ…văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các điều kiện vật chất đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả nhất.Điều kiện đảm bảo cho quá trình hoạt động, phát triển cơ quan, doanh nghiệp chính là các yếu tố vật chất, kinh phí. Song cần phải có công tác quản lý các điều kiện này một cách khoa học. Do đó mục tiêu cụ thể của văn phòng ở chức năng này là ngày càng sử dụng hiệu quả, tiết kiệm và theo xu hướng xã hội hoá các hoạt động phục vụ.Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức năng quan trọng trên. Hai chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.1.3. Nhiệm vụ của văn phòngTừ các chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây: theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng - NXB Thống kê năm 2008) 1 - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp.Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng ban khách nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hướng phát triển cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế hoạch tổng thể cho cơ quan, doanh nghiệp và đôn đốc các bộ phận, phòng ban thực hiện theo chương trình, kế hoạch đó, ví dụ như: kế hoạch sản xuất, kế hoạch đào tạo, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính… Qua kế hoạch tổng thể mà văn phòng tổng hợp đôn đốc thực hiện thì các bộ phận, phòng ban chức năng của cơ quan, doanh nghiệp sẽ được kết nối mật thiết và hoạt động đồng bộ hơn, phối hợp tốt trong công việc.Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, hàng tuần cho chính văn phòng và cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện kế hoạch đó. Việc lập kế hoạch này hết sức quan trọng vì sẽ tránh được tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết hơn. Trong quá trình lập kế hoạch quý, 6 tháng, tháng thì văn phòng phải thường xuyên tổng kết đưa ra những việc đã làm, chưa làm để có biện pháp bổ sung kịp thời. Do đó kế hoạch luôn phải được lập đầu tiên.2 - Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin.Thông tin có nhiều loại như: thông tin kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài, thông tin phản hồi…nhưng mỗi cơ quan, doanh nghiệp cũng cần phải có những yêu cầu cơ bản về thông tin. Bởi vì thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác. Mà thông tin lại có nhiều loại, trong khi lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý tất cả mọi thông tin nên cần có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng. Văn phòng là cửa sổ, là bộ lọc thông tin vì tất cả các thông tin đến, đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng.Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì có liên quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của văn phòng mà còn cả cơ quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về văn thư, lưu trữ trong quản lý thông tin.Công tác thông tin của văn phòng phải được cập nhật và tổng hợp được tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vực của cơ quan, doanh nghiệp, của nghành, lĩnh vực hoạt động kinh doanh để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ trương, biện pháp lớn nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong cơ quan, doanh nghiệp mình.Khi thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp giải quyết công việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp với các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bảnVăn bản là phương tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác. Thông tin trong văn bản gồm có các thông tin về chính trị, kinh tế, xã hội, pháp luật, chuyên môn… Các cơ quan, doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy vậy công việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong nhiều cơ quan, doanh nghiệp còn bộc lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức. Hiện nay đã có Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, được bổ sung, sửa đổi năm 2002 và các văn bản dưới luật hướng dẫn thống nhất việc soạn thảo và ban hành văn bản như Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ.Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công việc trợ giúp lãnh đạo về công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản; soạn thảo và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, thực hiện các yêu cầu về nội dung, thể thức văn bản. Do đó van phòng phải nắm vững thông tin đầu vào, xử lý và sử dụng thông tin, thực hiện soạn thảo văn bản, đây là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng.Việc tổ chức lưu trữ thông tin, văn bản là biện pháp trợ giúp đắc lực cho hoạt động của người làm công tác quản lý. Công việc này gồm có phân loại, chọn lọc, đánh giá, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống theo những phương pháp khoa học để bảo quản an toàn và phục vụ việc tra cứu, khai thác sử dụng phục vụ các nhu cầu khác nhau.Công tác lưu trữ thông tin, văn bản được tổ chức tốt còn là việc đảm bảo an toàn, bí mật thông tin theo quy định.4 - Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại.Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức các phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng người phù hợp với từng loại công việc là rất quan trọng. Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều hay ít tuỳ thuộc vào mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan nhưng chủ yếu diễn ra tại văn phòng và do văn phòng tổ chức. Đây là công việc đầu tiên của cơ quan, doanh nghiệp khi giao lưu, giao tiếp, hợp tác kinh doanh, vì vậy nếu tổ chức tốt hoạt động này thi cơ quan, doanh nghiệp đó sẽ tạo được ấn tượng ban đầu tốt đẹp và có thiện cảm với khách hàng, đối tác. Thấy được tầm quan trọng của hoạt động này thì mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần chú ý, quan tâm hơn để luôn tạo dựng được ấn tượng tốt với các đối tác, khách hàng. Để có được thành công này thì công việc lễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng, văn minh lịch sự vừa phải đảm bảo tiết kiệm, thực thi đúng chế độ.5 - Xây dựng củng cố bộ máy văn phòng và duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng. |
