Bất kỳ sự kiện lớn nhỏ nào muốn thành công cũng đều phải cần có một bản kế hoạch chi tiết, rõ ràng. Có thể nói bản kế hoạch là yếu tố quan trọng để giúp sự kiện diễn ra thuận lợi, khâu quản lý và phòng ngừa rủi ro cũng đạt hiệu quả tốt nhất. Nếu lập bản kế hoạch tốt thì chắc chắn rằng bạn đang nắm trong tay 70% cơ hội thành công của sự kiện bạn sắp tổ chức đó. Chính vì vậy nên Tín Nhân Event sẽ hướng dẫn bạn cách để lên kế hoạch tổ chức sự kiện như thế nào để đạt hiệu quả nha! Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?Quan trọng và cần thiết là thế nhưng trước hết bạn phải hiểu được kế hoạch tổ chức sự kiện là gì. Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được hiểu là một bản thiết kế những nội dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian. Liên quan:Cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện?Việc đầu tiên cần thực hiện khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện đó là phải xác định được loại sự kiện bạn sắp làm. Một số loại sự kiện cơ bản được đa số công ty, doanh nghiệp áp dụng như:
Sau khi đã chọn được loại sự kiện thì việc xác định mục đích và mục tiêu là vô cùng cần thiết. Mỗi sự kiện khác nhau lại có một mục đích tổ chức khác nhau. Có thể là để giới thiệu, ra mắt sản phẩm mới hoặc là nhằm truyền một thông tin thương hiệu nào đó tới cộng đồng hay một nhóm người nào đó. Việc xác định rõ và biết được chính xác những gì muốn làm sẽ là tiền đề thuận lợi để lên chương trình tổ chức sự kiện hiệu quả, thành công. Tiếp đến là đặt ra các mục tiêu cần đạt được. Sự kiện tổ chức cần đạt được những mục tiêu nào? Ví dụ thu hút được số lượng khách hàng tham dự như kế hoạch, hay tại buổi lễ ra mắt sản phẩm thì đạt được doanh số yêu cầu với nhiều khuyến mãi, ưu đãi cho khách hàng… Trong mọi sự kiện, khách mời chính là đối tượng tạo nên không khí buổi lễ. Bạn sẽ dựa trên mục tiêu sự kiện để lên danh sách khách mời phù hợp. Danh sách khách mời cần được phân loại chi tiết và cụ thể như: Tầng lớp xã hội, độ tuổi, trình độ… Việc lập ra một danh sách khách mời chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng người tham dự chương trình. Hơn nữa, khi biết được khách hàng thuộc đối tượng nào bạn có thể chuẩn bị các khâu tiếp theo được chu đáo hơn như: thực đơn tiệc, quà tặng khách mời,… “Thông điệp sự kiện” không chỉ đơn thuần là thông điệp của buổi sự kiện mà chính là thông điệp truyền thông sẽ theo suốt sản phẩm/dịch vụ/công ty/cửa hàng đến vòng đời cuối cùng của nó. Vì vậy mà doanh nghiệp cần xây dựng một thông điệp truyền thông rõ ràng. Mỗi sự kiện cần hướng tới một chủ đề nhất định, bạn có thể tận dụng vào các dịp lễ tết, ngày kỷ niệm… để kết hợp với thông điệp của sự kiện nhằm truyền tải mạnh mẽ hơn đối tượng khách hàng tập trung hay cho cộng đồng.
Xác định thời gian và địa điểm càng sớm càng tốt, có nhiều địa điểm dự phòng để khi nhà cung cấp, cho thuê địa điểm thông báo đã có người đặt thì ta sẽ chuyển qua chỗ khác. Sắp xếp thời gian hợp lí, phù hợp với hầu hết lịch của mọi người để họ có thể tham gia sự kiện một cách đầy đủ nhất. Nội dung chương trình phải đảm bảo những hạng mục cần thiết dù lớn hay nhỏ. Nó bao gồm cả kịch bản tổng quát (bao quát hết toàn bộ các công việc chung trong sự kiện) và kế hoạch chi tiết (kịch bản MC và công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận ekip và bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện… ). Kịch bản cần phải phù hợp với mục đích tổ chức và truyền đạt hiệu quả thông điệp đến đúng đối tượng mục tiêu. Việc thiết kế hình ảnh, poster cho sự kiện là cần thiết. Một poster đẹp sẽ thu hút được nhiều người tham gia sự kiện, tăng độ uy tín và độ nhận diện cho doanh nghiệp. Truyền thông là hình thức hiệu quả để nhiều người biết đến sự kiện nhất. Có nhiều cách để truyền thông, có thể sử dụng digital marketing ( gửi mail, quảng báo trên mạng xã hội, diễn đàn,… )hay marketing truyền thống (phát tờ rơi, treo poster tại các địa điểm có nhiều người qua lại, …) hoặc có thể kết hợp cả hai để sự kiện lan toả hơn. Không phải hạng mục nào cũng được đưa vào, chỉ nên đưa vào các hạng mục cần thiết, phù hợp với sự kiện và phù hợp với ngân sách bạn có. Ngân sách cần là mục riêng trong hợp đồng nếu bạn ký kết với các công ty tổ chức sự kiện. Sự thương lượng, đàm phán tốt sẽ giúp bạn có được ngân sách hợp lý nhất. Đôi khi không thể tránh khỏi có sai sót khi tổ chức sự kiện, vì vậy nên ta cần có những phương án dự phòng và quản lý rủi ro để kịp thời tuỳ biến. Ví dụ trong một buổi lễ khai trương, nếu chẳng may MC gặp trục trặc và không thể tới kịp thì bạn có thể đề ra phương án dự phòng như: đẩy tiết mục ca nhạc lên trước hay mang nước và đồ ăn lên trước… Vừa rồi là cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả, mong rằng những thông tin này sẽ giúp bạn có cái nhìn khái quát hơn về ngành nghề cũng như sẽ làm tốt việc lập kế hoạch nhé! Xem thêm nhiều bài viết tại mục Tin tức & Sự kiện nha!
Tổ chức Event giúp doanh nghiệp tăng độ nhận diện thương hiệu, tổ chức Event mang tính chất hành động, cụ thể là giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu bán hàng, tăng lượng khách hàng, khuyến khích dùng thử sản phẩm, tăng tính trung thành của khách hàng. Bên cạnh các công cụ khác như tin nhắn, email, tặng sản phẩm mẫu, Marketing tại điểm bán,... thì Event (sự kiện) được coi là "công cụ vàng" được nhiều nhãn hàng tận dụng. Event là những hoạt động Marketing được tổ chức có bài bản nhằm giáo dục cộng đồng, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế sản phẩm. Nhãn hàng có thể sử dụng công cụ này qua việc tự tổ chức, hỗ trợ tổ chức hoặc tài trợ cho sự kiện. Trong bài viết này, Solution sẽ phân tích sâu hơn về quá trình tổ chức Event cũng như những điểm cần lưu ý trong quá trình này. Solution - Đơn vị tổ chức Event chuyên nghiệp Vậy, Quy trình tổ chức Event như thế nào? 1. Mục đích làm Event: Mỗi sự kiện được tổ chức không chỉ tốn về "trí" mà còn tốn về "lực", cả sức người và sức của. Tổ chức Event phải bắt nguồn từ một mục đích rõ ràng để thuận tiện cho khâu thiết kết, khâu triển khai và khâu đánh giá. Đồng thời, có ba mục đích chính doanh nghiệp xây dựng một event: Tăng nhận diện thương hiệu; Tăng doanh số; Tăng mức độ gắn kết. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần thực hiện 1 trong 3 điều này thì Event chắc chắn là công cụ nên được chọn. - Tăng nhận diện thương hiệu Bạn có biết tới chương trình "Sữa học đường" của Vinamilk được phát miễn phí cho trẻ em tiểu học với mục tiêu "Giúp các em nhỏ được uống những lý sữa đạt tiêu chuẩn về chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm, để các em phát triển tối ưu về thể chất và trí lực". Chương trình này vẫn in đậm trong tâm trí của những đứa trẻ ngày ấy và góp phần giúp Vinamilk trở thành thương hiệu được yêu thích nhất do khách hàng bình chọn sau này. - Tăng doanh số Thay vì thuyết phục người mua trực tuyến qua các kênh online, nhờ event, nhãn hàng có thể tương tác trực tiếp với khách hàng, nhờ đó mà khả năng "chốt sale" được đẩy mạnh hơn. Trong những sự kiện khách hàng có thể dùng thử sản phẩm, khách hàng sẽ dễ thực hiện "quyết định mua hàng ngoài kế hoạch" hơn so với việc đọc quảng cáo trên các kênh khác. Các buổi workshop, học thử của các trung tâm Tiếng Anh là ví dụ điển hình cho mục đích này. - Tăng mức độ gắn kết Khi được tương tác trực tiếp vỡi nhãn hàng, khách hàng không chỉ tăng độ nhận diện về nhãn hàng và mức độ gắn kết được củng cố hơn. Một ví dụ điển hình về việc gắn kết nhãn hàng với khách hàng là những chuỗi sự kiện countdown Party của CocaCola. Bằng việc tổ chức sự kiện đánh vào sự quan tâm của công chúng, các sản phẩm của thương hiệu CocaCola luôn được khách hàng hưởng ứng và đặc biệt hơn là những lần ra quảng bá thương hiệu mỗi lần Tết đến xuân về với biểu tưởng cánh én trên mỗi lon CocaCola 2. Các bước xây dựng Event: Để xây dựng một Event, Solution đã đúc kết làm 3 bước chính: - Xác định mục tiêu Bên cạnh bước cơ bản nhất là xác định mục tiêu của Event, người tổ chức Event cũng cần xác định được loại hình sự kiện cũng như đối tượng hướng tới của sự kiện là ai. Bước đầu tiên được coi là quan trọng nhất để phát triển các bước sau. - Lên chủ đề cho sự kiện Sau khi có các gạch đầu dòng chính, người tổ chức cần đi sâu hơn bằng cách làm rõ thông điệp của sự kiện, thông điệp nhãn hàng gửi gắm qua sự kiện, cách truyền đạt thông điệp ấy như thế nào và sự kiện của mình có điểm gì nổi bật. Ví dụ như các chương trình 20-11 của các hiệu sách, có thể tố chức dưới dạng cuộc thi viết báo tường thay vì các cuộc thi văn nghệ thông thường. - Lập chương trình và kế hoạch chi tiết Sau khi có dàn ý, người tốt chức cần thêm các chi tiết khác để có một bản kế hoạch chương trình hoàn chỉnh. Bản kế hoạch cần ghi rõ các đầu việc cần hoàn chỉnh, các mốc thời gian để hoàn thành các việc ấy, người phụ trách của mỗi việc cũng như kế hoạch dự phòng,... Cửa hàng đồ chơi muốn tổ chức chương trình trung thu thành công cần có một đội ngũ thiết kế chương trình và đảm bảo chương trình được thực hiện đúng theo kế hoạch. 3. Các điểm cần lưu ý: Trong quá trình tổ chức sự kiện, người tổ chức cũng cần lưu ý một vài điểm như sau: - Trải nghiệm Mục đích chính của Event là làm tăng trải nghiệm của người tham dự nên điểm ưu tiên hàng đầu của tổ chức Event là để ý đến trải nghiệm của khán giả, khách mời, khách mời VIP. Một sự kiện dù có được tổ chức hoành tráng, công phu mà không đem đến được cho khách hàng những trải nghiệm tốt thì cũng không phải một sự kiện thành công. Ví dụ trong một buổi ra mắt sản phẩm, nhãn hàng quá tập trung nói về tính ưu việt trong khâu sản xuất mà quên mất làm rõ lợi ích sản phẩm mang đến cho khán giá là gì. - Các kế hoạch Nếu ý tưởng là linh hồn của sự kiện thì các kế hoạch chính là bộ khung khiến cho sự kiện được hình thành. Một kế hoạch người tổ chức cần phải có Timeline chi tiết, kế hoạch sân khấu, kế hoạch nhân sự (Ai? Làm gì? Ở đâu? Khi nào?) kế hoạch an ninh, an toàn,... - Một vài lưu ý khác Bên cạnh những lưu ý then chốt trong việc tổ chức sự kiện, người tổ chức cũng cần để ý một số chi tiết như branding đã đúng, đủ, bao phù ở các vị trí quan trọng? Thật thiếu sót nếu như tổ chức sự kiện PR cho một nhãn hàng mà tên, logo của nhã hàng lại bị che khuất. Bên cạnh đó người tổ chức cũng cần để ý thời gian cũng như kế hoạch truyền thông để trước sự kiện nhằm tăng tính hiệu quả cho ngày sự kiện diễn ra. Solution là công ty chuyên tổ chức sự kiện với hơn 15 năm kinh nghiệm đã tạo được uy tín trên thị trường, chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập một cách chuyên nghiệp, có bài bản với chi phí hợp lý. Đến với Solution, khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm với quy trình tổ chức sự kiện bài bản gồm nhiều bước cụ thể: - Lên kế hoạch, kịch bản chương trình - Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức, thành lập ekip làm việc - Cung cấp thiết bị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp (thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn chiếu, bàn ghế, thiết kế sân khấu,, thiết kế, in ấn phông bạt…) - Cung cấp nhân sự sự kiện (PG, PB, người mẫu sản phẩm, MC, Ca Sĩ, Nhóm nhảy, Nhóm múa, Lễ tân…).. - Duyệt chương trình và triển khai theo kế hoạch. Hãy liên hệ ngay với Solution – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín tại Hà Nội để được tư vấn tận tình và tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty thành công, ấn tượng, đầy ý nghĩa! CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN GIẢI PHÁP VIỆT NAM (SOLUTION) Hotline: 0912525577 - 0976602468 Email: |
