Bài giảng kế toán tài chính vat tu

• Giảng viên: • Khoa: • Trường: KẾ TOÁN VẬT TƯ Nội dung • Nguyên tắc hạch toán • Mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho • Sơ đồ hạch toán kế toán vật tư • Thực hành trên PMKT Nguyên tắc hạch toán • Nguyên tắc giá gốc • Phương pháp tính giá vật tư xuất kho: – Giá đích danh – Bình quân gia quyền – Nhập trước, xuất trước – Nhập sau, xuất trước • Kế toán chi tiết vật tư theo từng kho, loại, nhóm Mô hình hóa hoạt động nhập kho Mô hình hóa hoạt động xuất kho • Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ • Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Sơ đồ hạch toán kế toán vật tư Theo phương pháp kiểm kê định kỳ Theo phương pháp kê khai thường xuyên • Phân hệ kế toán vật tư trên PMKT • Quy trình xử lý kế toán vật tư trên PMKT • Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý vật tư Thực hành kế toán vật tư trên PMKT • Các chứng từ đầu vào liên quan • Nhập chứng từ vào PMKT • Xem và in báo cáo vật tư Thực hành kế toán vật tư trên PMKT Phân hệ kế toán vật tư trên PMKT Quy trình xử lý kế toán vật tư trên phần mềm • Danh mục kho vật tư • Danh mục vật tư Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý vật tư Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý vật tư Danh mục kho vật tư Danh mục vật tư hàng hóa Các chứng từ đầu vào liên quan • Phiếu nhập kho • Phiếu xuất kho • Chứng từ khác Các chứng từ đầu vào liên quan • Các bước tiến hành trước khi nhập chứng từ trong phần mềm • Thông tin cần nhập trên chứng từ trong PMKT Nhập chứng từ vào PMKT Chọn phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ kế toán vật tư Chọn loại chứng từ cập nhật Cập nhật chứng từ Các bước tiến hành trước khi nhập chứng từ trong phần mềm Thông tin cần nhập trên chứng từ trong PMKT • Thông tin chung: – Tên và thông tin về đối tượng – Diễn giải – Ngày chứng từ – Số chứng từ Thông tin cần nhập trên chứng từ trong PMKT – Mã vật tư – Tên vật tư – Kho – TK kho – Tài khoản đối ứng – Số lượng – Đơn giá – Thành tiền • Thông tin chi tiết Phiếu nhập kho Thông tin chung Thông tin chi tiết Phiếu xuất kho Thông tin chung Thông tin chi tiết • Phần mềm tự đưa ra các báo cáo liên quan nhập, xuất, tồn kho. • Ví dụ: Báo cáo tổng hợp tồn kho, Sổ chi tiết vật tư hàng hóa. Xem và in báo cáo vật tư Báo cáo tổng hợp tồn kho Báo cáo tổng hợp tồn kho Sổ chi tiết vật tư hàng hóa Sổ chi tiết vật tư hàng hóa Tài liệu tham khảo • Quyết định 15/2006/TT-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính về Chế độ kế toán doanh nghiệp • Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính về Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Địa chỉ download tài liệu • Giáo trình KẾ TOÁN MÁY: • Slide bài giảng 4 – Kế toán vật tư: anMay/DN/GiaoTrinh/giao_trinh_ke_toan_may.pdf anMay/DN/Slide/bai4_ke_toan_vat_tu.ppt Địa chỉ download tài liệu • Phim hướng dẫn thực hành: anMay/DN/Phim/ke_toan_vat_tu.wmv May/DN/Phim/khai_bao_danh_muc_va_so_du_ban_dau. wmv

• 1. GÕN KHOA TÀI CHÍNH KẾ TOÁN Giáo trình KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 1 Biên soạn: TS. NGUYỄN ANH HIỀN (Chủ biên) Ths. HÀ HOÀNG NHƢ Ths. NGUYỄN CHƢƠNG THANH HƢƠNG Năm 2014
• 2. toán tài chính là một bộ phận cơ bản trong hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện nay và là môn học chuyên ngành quan trọng trong chương trình đào tạo bậc đại học, cao đẳng của ngành kế toán. Ngoài ra, Kế toán tài chính cũng là môn học bổ trợ kiến thức thiết thực cho các chuyên ngành khác thuộc khối ngành kinh tế như quản trị kinh doanh, tài chính ngân hàng, thuế, bảo hiểm... Môn học Kế toán tài chính trong chương trình đào tạo bậc đại học của Đại học Sài Gòn được chia thành 3 học phần Kế toán tài chính 1, 2, 3. Xuất phát từ tầm quan trọng của môn học này, đồng thời giúp sinh viên có tài liệu trong học tập, nghiên cứu, một số giảng viên thuộc bộ môn Kế toán khoa Tài chính kế toán Đại học Sài Gòn đã tham gia biên soạn giáo trình “Kế toán tài chính 1” với hy vọng đây sẽ là tài liệu học tập thiết thực và bổ ích cho sinh viên trong quá trình học môn học này. Giáo trình do một số giảng viên Bộ môn Kế toán, Khoa Tài chính - Kế toán Đại học Sài Gòn biên soạn, bao gồm: 1. TS Nguyễn Anh Hiền (Chủ biên và biên soạn chương 2, 3, 5) 2. Ths Hà Hoàng Như (Biên soạn chương 6, 7) 3. Ths Nguyễn Chương Thanh Hương (Chương 1, 4) Giáo trình bám sát đề cương chi tiết học phần “Kế toán tài chính 1” của trường Đại học Sài Gòn và được trình bày theo nguyên tắc phục vụ việc tự học của sinh viên. Mỗi chương đều được trình bày thành các phần: mục tiêu nghiên cứu, nội dung chương, tóm tắt, trắc nghiệm tự kiểm tra và bài tập vận dụng. Mặc dù có nhiều cố gắng trong biên soạn, song không thể tránh khỏi sai sót và hạn chế. Chúng tôi xin tiếp thu mọi ý kiến đóng góp của quý bạn đọc, quý đồng nghiệp để sửa chữa cho giáo trình này ngày càng tốt hơn. TẬP THỂ TÁC GIẢ
• 3. TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU Mục tiêu: Mục tiêu của chương này là sau khi nghiên cứu, người đọc có thể hiểu được nội dung của kế toán các nghiệp vụ liên quan đến vốn bằng tiền và các khoản nợ phải thu; cụ thể là:  Nội dung tài sản vốn bằng tiền và các khoản nợ phải thu  Các thủ tục liên quan đến việc thu chi tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và các khoản nợ phải thu  Việc hạch toán, ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền và các khoản nợ phải thu vào sổ sách kế toán, đối chiếu công nợ với từng đối tượng.  Xác định dự phòng nợ khó đòi và ghi chép xử lý việc xóa nợ. 1.1. Kế toán tiền 1.1.1. Những vấn đề chung Tiền là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, là loại tài sản ngắn hạn có tính thanh khoản cao nhất. Do đó, tiền có vai trò rất quan trọng trong cơ cấu vốn của doanh nghiệp. Phân loại: - Về hình thức: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, đá quý… - Về vị trí: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ở ngân hàng, tiền đang trong quá trình chuyển vào ngân hàng, chuyển qua bưu điện. Theo Luật Kế toán, việc hạch toán cũng như ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam. Các khoản thu chi cần được thể hiện trên chứng từ với đầy đủ chữ ký của những người có liên quan (người duyệt, người thực hiện, người kiểm soát). Doanh nghiệp cần phân công tách biệt các nhiệm vụ sau: nhận tiền, chi tiền, giữ tiền, ghi sổ sách và ký duyệt để tránh phát sinh các gian lận. Đối với ngoại tệ khi nhập xuất quỹ: kế toán căn cứ vào tỷ giá hối đoái giữa các loại tiền để quy đổi sang đơn vị tiền tệ thống nhất đã lựa chọn, đồng thời theo dõi nguyên tệ. (Tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố). Khi xuất quỹ ngoại tệ, tỷ giá xuất quỹ được tính theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền, Nhập trước xuất trước, Nhập sau xuất trước, Thực tế đích danh.
• 4. bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Vàng bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dõi số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất và giá trị của từng thứ, từng loại. Giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý được tính theo giá thực tế (Giá hóa đơn hoặc giá thanh toán); khi tính giá xuất, vàng bạc, kim khí quý, đá quý có thể áp dụng 1 trong 4 phương pháp: bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, thực tế đích danh. 1.1.2. Kế toán tiền mặt là đồng Việt Nam, vàng bạc, đá quý Tiền mặt tại quỹ trong chương này gồm: tiền Việt Nam, vàng bạc, kim khí quý, đá quý hiện để tại quỹ của doanh nghiệp. Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày và liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu chi, xuất nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Khi tiến hành nhập xuất quỹ tiền mặt, phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. Thông tin về tiền mặt tồn quỹ cuối kỳ được trình bày trên Bảng cân đối kế toán, mục “Tiền” trong phần “Tài sản ngắn hạn”. Chứng từ sử dụng: + Phiếu thu + Phiếu chi + Biên lai thu tiền… Quá trình lập và luân chuyển chứng từ: Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ như “Biên lai thu tiền”, “Bảng kê vàng bạc, kim khí quý, đá quý”, “Giấy thanh toán tiền tạm ứng”, “Hóa đơn”… kế toán lập Phiếu thu rồi chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ thu tiền nhập vào quỹ; ký tên, đóng dấu “Đã thu tiền”, yêu cầu người nộp tiền ký tên vào Phiếu thu. Sau đó, thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu, ghi tình hình thu tiền vào Sổ quỹ tiền mặt, sau đó chuyển chứng từ cho kế toán. Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ như “Giấy đề nghị tạm ứng”, “Hóa đơn”… kế toán lập Phiếu chi chuyển cho người có trách nhiệm ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ chi tiền từ quỹ; ký tên, đóng dấu “Đã chi tiền”; yêu cầu người nhận tiền ký tên vào Phiếu chi; căn cứ Phiếu chi, ghi tình hình chi tiền vào Sổ quỹ tiền mặt, sau đó chuyển chứng từ cho kế toán.
• 5. các Phiếu thu, Phiếu chi kèm theo chứng từ có liên quan do thủ quỹ chuyển giao để ghi vào các sổ kế toán như “Sổ kế toán chi tiết tiền mặt”, “Nhật ký chung” (nếu không sử dụng nhật ký đặc biệt), “Nhật ký thu tiền”, “Nhật ký chi tiền” (nếu sử dụng nhật ký đặc biệt)… Định kỳ hoặc cuối kỳ, chuyển các bút toán đã xác định trong nhật ký vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Hàng ngày hay định kỳ, kế toán và thủ quỹ đối chiếu số liệu với nhau. Một nhân viên khác làm nhiệm vụ kiểm kê tiền thực tế tồn quỹ rồi đối chiếu với số trên sổ sách. Nếu có chênh lệch thì phải tìm nguyên nhân và xử lý điều chỉnh tùy theo từng trường hợp. Để theo dõi tình hình tiền tại quỹ, kế toán dùng tài khoản 111 “Tiền mặt”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111 “Tiền mặt”: Bên nợ: - Các khoản tiền mặt, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ. - Số tiền mặt, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. Bên có: - Các khoản tiền mặt, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ. - Số tiền mặt, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. Số dư: - Tài khoản có số dư bên nợ phản ánh các khoản tiền mặt, vàng bạc, kim khí quý, đá quý tồn quỹ cuối kỳ. Một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến tiền mặt: (a) Bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nhượng bán tài sản cố định thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thu tiền mặt: Nợ TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá thanh toán) Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá chưa thuế) Có TK 711 – Thu nhập khác (Giá chưa thuế) Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) Ví dụ 1.1: Căn cứ vào phiếu thu về việc thu tiền bán hàng hóa 1.100.000đ, trong đó giá bán chưa thuế là 1.000.000đ, thuế GTGT 10%, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Định khoản: Nợ TK 111 1.100.000 Có TK 511 1.000.000 Có TK 3331 100.000 (b) Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt; vay ngắn hạn, vay dài hạn… bằng tiền mặt. Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111,1112) Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (1121,1122)
• 6. Thu hồi các khoản nợ phải thu bằng tiền mặt nhập quỹ của doanh nghiệp. Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 136 – Phải thu nội bộ Có TK 138 – Phải thu khác (1388) Có TK 141 – Tạm ứng (d) Nhận được vốn do được giao, nhận vốn góp bằng tiền mặt Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh (e) Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại ngân hàng Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 111 – Tiền mặt (f) Xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán ngắn hạn, chứng khoán dài hạn, đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên kết, góp vốn liên doanh hoặc đem đi ký quỹ, ký cược. Nợ TK 121 – Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Nợ TK 221 – Đầu tư vào công ty con Nợ TK 222 – Vốn góp liên doanh Nợ TK 223 – Đầu tư vào công ty liên kết Nợ TK 228 – Đầu tư dài hạn khác Nợ TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Nợ TK 244 – Ký quỹ, ký cược dài hạn Có TK 111 – Tiền mặt (g) Mua tài sản cố định sử dụng cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ; mua nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa về nhập kho thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (Giá chưa thuế) Nợ TK 213 – Tài sản cố định vô hình (Giá chưa thuế) Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu (Giá chưa thuế) Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ (Giá chưa thuế) Nợ TK 156 – Hàng hóa (Giá chưa thuế) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá thanh toán) Ví dụ 1.2: Căn cứ vào phiếu chi về việc chi tiền mặt thanh toán hóa đơn mua hàng nhập kho 2.200.000đ, trong đó giá chưa thuế là 2.000.000đ, thuế GTGT 10%, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Định khoản: Nợ TK 156 2.000.000 Nợ TK 133 200.000 Có TK 111 2.200.000
• 7. tiền gửi ngân hàng là đồng Việt Nam, vàng bạc, đá quý Để đảm bảo an toàn, thuận tiện trong thanh toán cũng như được hưởng tiền lãi, doanh nghiệp gửi tiền vào ngân hàng. Khi mở tài khoản ở ngân hàng, doanh nghiệp phải đăng ký tên chủ tài khoản, kế toán trưởng. Mọi thủ tục thanh toán qua ngân hàng đều phải có đầy đủ chữ ký của những đối tượng này. Tiền gửi ngân hàng bao gồm tiền gửi có kỳ hạn và không kỳ hạn. Trong phạm vi của chương này chỉ nói về tiền gửi không kỳ hạn. Thông tin về tiền gửi ngân hàng cuối kỳ được trình bày trên Bảng cân đối kế toán, mục “Tiền” trong phần “Tài sản ngắn hạn”. Chứng từ sử dụng: Giấy báo có, Giấy báo nợ của ngân hàng, hoặc bảng sao kê ngân hàng … kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc tiền mặt,…) Quá trình lập và luân chuyển chứng từ: Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì đơn vị phải thông báo và cùng đối chiếu xác minh để xử lý kịp thời. Sau khi kiểm tra, kế toán nhận các chứng từ ngân hàng gửi đến kèm theo chứng từ gốc có liên quan ghi vào các sổ kế toán như “Sổ kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng”, “Nhật ký chung” (nếu không sử dụng nhật ký đặc biệt), “Nhật ký thu tiền”, “Nhật ký chi tiền” (nếu sử dụng nhật ký đặc biệt)… Định kỳ hoặc cuối kỳ, chuyển các bút toán đã xác định trong nhật ký vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Để theo dõi tình hình tiền gửi ngân hàng, kế toán dùng tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”: Bên nợ: - Các khoản tiền Việt Nam, vàng bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào ngân hàng Bên có: - Các khoản tiền Việt Nam, vàng bạc, kim khí quý, đá quý rút ra từ ngân hàng. Số dư: - Tài khoản có số dư bên nợ phản ánh số tiền Việt Nam, vàng bạc, kim khí quý, đá quý còn gửi tại ngân hàng cuối kỳ. Các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến tiền gửi ngân hàng cũng tương tự như các nghiệp vụ tiền mặt ở trên. Ví dụ 1.3: Tại một doanh nghiệp có tình hình sau: a. Theo giấy báo có về việc nhận vốn góp liên doanh do các thành viên góp vốn chuyển đến cho doanh nghiệp bằng chuyển khoản 200.000.000đ. b. Theo giấy báo nợ về việc chuyển tiền gửi ngân hàng đi ký quỹ, ký cược ngắn hạn 20.000.000đ.
• 8. sao kê ngân hàng ngày 31/01/xx: Kế toán so sánh số dư ghi trên bảng sao kê ngân hàng thấy nhỏ hơn số dư trên sổ cái tài khoản 112 là 10.000.000đ chưa rõ nguyên nhân. Kế toán tiến hành điều chỉnh số trên sổ kế toán cho bằng với số trên bảng sao kê ngân hàng, còn phần chênh lệch chuyển sang theo dõi ở tài khoản Phải thu khác. Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế trên. Giải: a. Nợ TK 112 200.000.000 Có TK 411 200.000.000 b. Nợ TK 144 20.000.000 Có TK 112 20.000.000 c. Nợ TK 138 (1381) 10.000.000 Có TK 112 10.000.000 1.1.4. Kế toán tiền đang chuyển là đồng Việt Nam Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước, đã gửi bưu điện chuyển cho ngân hàng nhưng chưa nhận được Giấy báo có; hay trả cho đơn vị khác, làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được Giấy báo nợ hay bảng sao kê của ngân hàng. Tiền đang chuyển là đồng Việt Nam đang chuyển trong các trường hợp sau: thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng, chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác, thu tiền bán hàng nộp thuế vào kho bạc (Giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và kho bạc nhà nước). Chứng từ ghi nhận tiền đang chuyển là phiếu nộp tiền, biên lai thu tiền, phiếu chuyển tiền,… Trong kỳ, khi nộp tiền vào ngân hàng, hay chuyển tiền đi, kế toán không cần phải ghi nhận ngay về các khoản tiền đang chuyển này. Chỉ vào cuối kỳ, kế toán mới xem xét những khoản tiền nào đã chuyển đi mà vẫn chưa có giấy báo mới ghi nhận là tiền đang chuyển nhằm phản ánh đúng tài sản của doanh nghiệp. Để theo dõi tình hình tiền đang chuyển, kế toán dùng tài khoản 113 “Tiền đang chuyển”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 113 “Tiền đang chuyển”: Bên nợ: - Các khoản tiền mặt hoặc séc bằng tiền Việt Nam đã nộp vào ngân hàng hoặc đã gửi bưu điện để chuyển vào ngân hàng nhưng chưa nhận được Giấy báo có. Bên có: - Số kết chuyển vào Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng, hoặc tài khoản có liên quan Số dư: - Tài khoản có số dư bên nợ phản ánh các khoản tiền còn đang chuyển cuối kỳ.
• 9. vụ chủ yếu liên quan đến tiền đang chuyển: (a) Khi xuất tiền mặt gửi vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo có, ghi: Nợ TK 113 Có TK 111 (b) Doanh nghiệp đã chuyển tiền bằng tiền gửi ngân hàng cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được báo nợ, ghi: Nợ TK 113 Có TK 112 (c) Khi phát sinh doanh thu bằng tiền mặt nộp thẳng vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo có: Nợ TK 113 Có TK 511, 515, 711 Có TK 3331 (d) Nhận được báo có của ngân hàng về về tiền số tiền đang chuyển đã vào tài khoản tiền gửi ngân hàng: Nợ TK 112 Có TK 113 (e) Nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về số tiền đang chuyển đã chuyển trả đơn vị khác: Nợ TK 331 Có TK 113 Ví dụ 1.4: Căn cứ vào phiếu chi về việc xuất quỹ tiền mặt và Phiếu nộp tiền về số tiền 40.000.000đ đã nộp vào ngân hàng vẫn chưa nhận được Giấy báo có của ngân hàng. Tiền đã xuất quỹ tại đơn vị nên căn cứ vào phiếu chi, kế toán phải ghi giảm trên tài khoản 111 – Tiền mặt nhưng vì chưa có Giấy báo có của ngân hàng nên kế toán chưa ghi tăng trên tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng. Vì vậy, kế toán phải ghi vào tài khoản 113 – Tiền đang chuyển để phản ánh đúng tình hình tài sản của đơn vị: Nợ TK 113 40.000.000 Có TK 111 40.000.000 Sau đó, khi nhận được Giấy báo có, kế toán sẽ ghi giảm tiền đang chuyển và ghi tăng tiền gửi ngân hàng: Nợ TK 112 40.000.000 Có TK 113 40.000.000 1.2. Kế toán các khoản phải thu 1.2.1. Nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu 1.2.1.1. Khái niệm Nợ phải thu nói chung phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của đơn vị, cụ thể là các hoạt động như bán chịu cho người mua, ứng trước tiền cho người
• 10. thu của nhà nước, phải thu từ các cá nhân trong đơn vị về tiền tạm ứng, tiền bồi thường, v.v… Nợ phải thu được xem là tài sản của đơn vị, do đơn vị kiểm soát và sẽ thu được lợi ích kinh tế trong tương lai. Các loại nợ phải thu: Phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, và phải thu khác. 1.2.1.2. Đặc điểm Các khoản nợ phải thu phải được theo dõi theo từng đối tượng, theo từng nội dung phải thu, theo dõi thời hạn thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả tài sản cố định, bất động sản đầu tư. Các khoản phải thu liên quan đến vàng bạc, kim khí quý, đá quý phải được theo dõi chi tiết về số lượng, chất lượng, quy cách và giá trị theo giá thỏa thuận. Các khoản phải thu liên quan đến ngoại tệ thì phải tuân thủ nguyên tắc và phương pháp kế toán theo Chuẩn mực kế toán (VAS) số 10 “Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái”. Định kỳ, kế toán cần phải kiểm tra, đối chiếu tình hình công nợ với từng đối tượng, nếu cần có thể lập Biên bản đối chiếu công nợ. Trong hạch toán chi tiết phải thu khách hàng, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể thu hồi đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. 1.2.2. Kế toán phải thu khách hàng 1.2.2.1. Nội dung Phải thu khách hàng là tài sản của các doanh nghiệp phát sinh từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng theo chính sách bán chịu. Nó phản ánh số tiền mà khách hàng sẽ phải trả cho doanh nghiệp do đã mua chịu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ… của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nên xây dựng chính sách bán chịu, cấp tín dụng cho khách hàng để làm tăng doanh số bán của mình. Tuy nhiên, để làm được như vậy, doanh nghiệp cần đánh giá được khả năng thanh toán của khách hàng trước khi tiến hành bán chịu bởi vì khi khách hàng không trả được nợ thì thiệt hại sẽ thuộc về doanh nghiệp. Chứng từ sử dụng: hóa đơn, hợp đồng mua hàng… Quá trình lập và luân chuyển chứng từ: Căn cứ vào hợp đồng mua hàng, kế toán sẽ lập hóa đơn bán hàng (3 liên); trong đó, 1 liên giao cho khách hàng. Sau đó, căn cứ vào từng hóa đơn, kế toán ghi vào sổ chi tiết nhằm theo dõi công nợ với từng khách hàng, trong đó phải liệt kê thời hạn thanh toán, phân loại các khoản nợ theo từng tuổi nợ để từ đó bộ phận bán chịu lập chương trình thu nợ cho từng khoản nợ. Đồng thời, kế toán còn ghi chép các nghiệp vụ bán chịu vào “Nhật ký chung” (nếu không sử dụng nhật ký đặc biệt) hoặc “Nhật ký
• 11. sử dụng nhật ký đặc biệt)… Định kỳ hoặc cuối kỳ, chuyển các bút toán đã xác định trong nhật ký vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Nguyên tắc quan trọng nhất là người phụ trách về tiền không được đảm trách các ghi chép của kế toán. Trong các doanh nghiệp nhỏ, thường cho một người giữ tiền kiêm luôn ghi sổ sách kế toán các khoản phải thu và phê chuẩn các khoản trả lại, giảm giá, chiết khấu, xóa nợ. Điều này dễ làm phát sinh gian lận, cụ thể nhân viên này có thể nhận tiền khách hàng trả mà không vào sổ kế toán, sau đó họ lập giấy phê chuẩn cho khách hàng được giảm giá, chiết khấu hoặc thậm chí xóa nợ cho khách hàng. Như vậy, nhân viên này có được tiền, tài khoản của khách hàng này không còn số dư mà số liệu trên sổ sách vẫn khớp. Tóm lại, nhân viên theo dõi sổ chi tiết khách hàng thì không được thu tiền khách hàng thanh toán, không có trách nhiệm phê chuẩn các khoản trả lại, giảm giá, chiết khấu, xóa nợ cho khách hàng. Ngoài ra, trong hoạt động bán hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì doanh nghiệp phải giảm giá hàng bán, hoặc chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng đã giao. Doanh nghiệp cần có bộ phận độc lập chịu trách nhiệm về việc xét duyệt, tính trừ các khoản công nợ có liên quan đến các khoản trả lại, giảm giá, chiết khấu. Để theo dõi tình hình công nợ phải thu với khách hàng, kế toán dùng tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”. Ngoài ra, doanh nghiệp phải mở các sổ chi tiết để theo dõi công nợ riêng cho từng đối tượng. Kết cấu, nội dung phản ánh của tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”: Bên nợ: - Số tiền phải thu khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ. Bên có: - Số tiền khách hàng đã trả - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng - Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại - Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (Có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT) - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua Số dư: - Số dư nằm ở bên nợ phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng - Tài khoản này có thể có số dư bên có. Số dư bên có phản ánh số tiền nhận trước, ứng trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng. Các khoản ứng trước này thực chất là các khoản nợ phải trả về số tiền doanh nghiệp đã nhận và có trách nhiệm phải trả lại cho khách hàng bằng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
• 12. lập Bảng cân đối kế toán, thông tin về Phải thu khách hàng cuối kỳ được trình bày trên 2 chỉ tiêu là: “Phải thu khách hàng” thuộc bên Tài sản và “Người mua trả tiền trước” thuộc bên Nguồn vốn. 1.2.2.2. Kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu (a) Doanh thu của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ. Kế toán ghi số tiền phải thu của khách hàng nhưng chưa thu: Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán) Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá bán chưa có thuế GTGT) Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) Ví dụ 1.5: Căn cứ hóa đơn GTGT bán hàng hóa cho khách hàng X, giá bán chưa thuế 20.000.000đ, thuế GTGT 10%. Như vậy, tổng số tiền ghi trên hóa đơn cho khách hàng nợ là 22.000.000đ (gồm doanh thu bán hàng hóa là 20.000.000đ và tiền thuế GTGT 2.000.000đ), kế toán ghi: Nợ TK 131 22.000.000 Có TK 511 20.000.000 Có TK 3331 2.000.000 (b) Trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại: Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại) Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Ví dụ 1.5: Căn cứ hóa đơn GTGT do bên mua xuất trả hàng hóa đã mua, giá bán chưa thuế của số hàng hóa là 30.000.000đ, thuế GTGT 10%, chấp nhận cho khách hàng trừ bớt nợ cho số hàng hóa bị trả lạ. Khi hạch toán, kế toán phải ghi giảm doanh thu trên tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại”, ghi giảm thuế GTGT phải nộp và đồng thời ghi giảm khoản phải thu khách hàng: Nợ TK 531 30.000.000 Nợ TK 3331 3.000.000 Có TK 131 33.000.000 (c) Căn cứ chứng từ xác nhận số tiền được giảm giá của hàng hóa đã bán cho khách hàng do không phù hợp với quy cách, nếu khách hàng chưa thanh toán tiền mua hàng, kế toán sẽ ghi giảm trừ số tiền phải thu của khách hàng: Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (Thuế GTGT của số hàng giảm giá) Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (Tổng số tiền giảm giá) Ví dụ 1.6: Doanh nghiệp chấp nhận cho khách hàng được giảm giá và trừ bớt nợ cho số hàng hóa đã mua chịu; trong đó, mức giảm giá là 10.000.000đ trên giá bán chưa thuế, thuế GTGT 10%. Khi hạch toán, kế toán phải ghi giảm doanh thu trên tài khoản
• 13. hàng bán”, ghi giảm thuế GTGT phải nộp, đồng thời giảm khoản phải thu khách hàng: Nợ TK 532 10.000.000 Nợ TK 3331 1.000.000 Có TK 131 11.000.000 (d) Nhận được tiền do khách hàng trả, nhận tiền do khách hàng ứng trước liên quan đến việc cung cấp sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ: Nợ TK 111, 112 Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (chiết khấu thanh toán cho khách hàng nếu có) Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Ví dụ 1.7: Nhận được tiền do khách hàng chuyển khoản thanh toán tiền hàng số tiền 21.560.000đ (nợ phải thu của khách hàng là 22.000.000đ, do khách hàng thanh toán sớm nên cho khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán 2% trên số thanh toán), ghi: Nợ TK 112 21.560.000 Nợ TK 635 440.000 Có TK 131 22.000.000 1.2.3. Kế toán thuế GTGT đƣợc khấu trừ 1.2.3.1. Nội dung Theo Luật thuế GTGT, thuế GTGT là thuế tính trên giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Thuế GTGT được khấu trừ là số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế. Theo quy định của phương pháp khấu trừ thuế GTGT, số thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ thuế bằng số thuế GTGT đầu ra trừ số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Trường hợp trong tháng, thuế GTGT đầu vào phát sinh lớn hơn thuế GTGT đầu ra thì sau khi khấu trừ, số chênh lệch được giữ lại để tiếp tục khấu trừ cho tháng sau. Thuế GTGT đầu vào được xác định bằng tổng số thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT mua hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả tài sản cố định) dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT, số thuế GTGT ghi trên chứng từ nộp thuế của hàng hóa nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo quy định của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân nước ngoài có hoạt động kinh doanh tại Việt Nam không thuộc các hình thức đầu tư theo Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT Quá trình lập và luân chuyển chứng từ: đã được trình bày ở phần Kế toán phải thu khách hàng.
• 14. thuế GTGT được khấu trừ, kế toán dùng tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”. Tuy nhiên, tài khoản 133 chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, không áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng hóa dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”: Bên Nợ: - Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Bên Có: - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ - Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ - Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua vào nhưng đã trả lại, được giảm giá. - Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại. Số dư: - Tài khoản có số dư bên Nợ, phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng Nhà nước chưa hoàn trả. 1.2.3.2. Kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu (a) Mua vật tư, hàng hóa, tài sản cố định dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, mua bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa nhập kho, chi phí thu mua, vận chuyển, bốc xếp, thuê kho bãi … từ nơi mua về đến doanh nghiệp theo giá thực tế bao gồm giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào và phản ánh thuế GTGT đầu vào: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ Nợ TK 156 – Hàng hóa Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình Nợ TK 213 – Tài sản cố định vô hình Nợ TK 217 – Bất động sản đầu tư Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331… (Tổng giá thanh toán) (b) Mua vật tư, hàng hóa, công cụ, dịch vụ dùng ngay vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, sửa chữa tài sản cố định, đầu tư xây dựng cơ bản thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 621,623, 627, 641, 642, 241, 142, 242,… (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331,… (Tổng giá thanh toán)
• 15. hóa giao bán ngay cho khách hàng, không nhập qua kho (hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ): Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331,… (Tổng giá thanh toán) (d) Hàng đã mua và đã trả lại hoặc hàng đã mua được giảm giá do không đúng quy cách, phẩm chất thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 111,112,331,… (Tổng giá thanh toán) Có TK 152,153,156,211,… (Giá mua chưa có thuế GTGT) Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Thuế GTGT đầu vào của hàng mua trả lại hoặc được giảm giá) (e) Cuối tháng, khấu trừ thuế GTGT: Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (33311) Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (d) Trong trường hợp doanh nghiệp được hoàn thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ: Nợ TK 111,112,… Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ 1.2.4. Kế toán phải thu khác 1.2.4.1. Nội dung Các khoản phải thu khác bao gồm: - Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý - Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa… đã được xử lý bắt bồi thường. - Các khoản cho mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời, không lấy lãi. - Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi. - Các khoản đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu chi hộ cho đơn vị ủy thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác… - Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa công ty Nhà nước như: chi phí cổ phần hóa, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hóa … - Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính. - Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên. Để theo dõi tình hình các khoản phải thu khác, kế toán dùng tài khoản 138 “Phải thu khác”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 138 “Phải thu khác” :
• 16. trị tài sản thiếu chờ xử lý - Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay - Số tiền phải thu về các khoản phát sinh khi cổ phần hóa công ty Nhà nước - Phải thu về tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính - Các khoản nợ phải thu khác Bên có: - Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý - Kết chuyển các khoản phải thu về cổ phần hóa công ty Nhà nước - Số tiền đã thu được về các khoản nợ phải thu khác Số dư: - Tài khoản 138 có số dư bên nợ phản ánh các khoản nợ phải thu khác chưa thu được. 1.2.4.2. Kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu (a) Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý: Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) (Giá trị còn lại của tài sản cố định) Nợ TK 214 – Hao mòn tài sản cố định (Giá trị hao mòn) Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (Nguyên giá) (b) Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hóa, … phát hiện thiếu khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý: Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) Có TK 111 – Tiền mặt Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có TK 153 – Công cụ dụng cụ Có TK 155 – Thành phẩm Có TK 156 – Hàng hóa Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu: Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số bồi thường trừ vào lương) Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388 – Phải thu khác (Phần bắt bồi thường)) Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý) Có TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý) (c) Các khoản cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn tạm thời và các khoản phải thu khác: Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) Có TK 111 – Tiền mặt
• 17. – Tiền gửi ngân hàng Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có TK 153 – Công cụ dụng cụ (d) Khi đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu chi hộ cho bên ủy thác xuất khẩu các khoản phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác…: Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (Tổng giá thanh toán) Có TK 111,112 (e) Định kỳ khi xác định tiền lãi phải thu và cổ tức, lợi nhuận được chia: Nợ TK 111,112 (Số đã thu được tiền) Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (f) Khi được đơn vị ủy thác xuất khẩu thanh toán bù trừ với các khoản đã chi hộ: Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán Có TK 138 – Phải thu khác (1388) (g) Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác: Nợ TK 111 – Tiền mặt Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 138 – Phải thu khác (1388) 1.2.5. Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi 1.2.5.1. Nội dung Khi bán chịu, doanh nghiệp sẽ có các khách hàng không thể trả tiền. Khoản nợ không thu hồi được (còn gọi là nợ khó đòi) sẽ là một khoản chi phí của việc bán chịu bởi vì theo nguyên tắc thận trọng, doanh nghiệp phải ghi nhận chi phí khi có khả năng phát sinh chi phí. Doanh nghiệp thường chấp nhận khoản chi phí này vì doanh số và lợi nhuận của doanh nghiệp thu được gia tăng nhờ chính sách bán chịu. Để đảm bảo nguyên tắc phù hợp, chi phí nợ khó đòi sẽ được ghi nhận vào kỳ phát sinh doanh thu từ việc bán chịu tương ứng. Đây là khoản thiệt hại có thể xảy ra nhưng không xác định chính xác khi nào và bằng bao nhiêu, được dự phòng trước. Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng giá trị bị mất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán hoặc nợ phải thu chưa quá hạn thanh toán nhưng có thể không đòi được do khách hàng không có khả năng thanh toán. Khoản dự phòng này được tính vào chi phí hoạt động kinh doanh trong năm báo cáo tương ứng với doanh thu bán chịu, đồng thời đảm bảo nguyên tắc thận trọng phản ánh đúng giá trị của các khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi (khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản… nên không có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần
• 18. được nợ). Theo quy định hiện hành, các khoản phải thu được coi là khoản phải thu khó đòi phải có các bằng chứng chủ yếu sau: - Số tiền phải thu phải theo dõi được cho từng đối tượng, theo từng nội dung, từng khoản nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. - Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ… Căn cứ để được ghi nhận là một khoản nợ phải thu khó đòi là: - Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được. - Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn. Phương pháp lập dự phòng: Ở các nước hiện phổ biến hai phương pháp ước tính nợ khó đòi là tính theo tỷ lệ với doanh thu thuần và tính theo tuổi nợ (hạn thanh toán của nợ phải thu). Phương pháp theo tỷ lệ với doanh thu thuần hướng đến thông tin trên báo cáo kết quả kinh doanh, có ý nghĩa là trong doanh thu đạt được trong kỳ thì có bao nhiêu phần trăm là nợ khó đòi, khoản ước tính này được tính vào chi phí trong kỳ. Phương pháp tuổi nợ hướng đến thông tin trên bảng cân đối kế toán, có ý nghĩa là trong số nợ còn phải thu cuối kỳ thì có bao nhiêu là nợ khó đòi, khoản này là số điều chỉnh giảm khoản nợ phải thu theo sổ sách để phản ánh đúng giá trị của khoản phải thu trên bảng cân đối kế toán. Ở Việt Nam, theo thông tư 228/2009/TT-BTC, doanh nghiệp ước tính mức tổn thất có thể xảy ra đối với từng tuổi nợ để lập dự phòng nợ phải thu khó đòi kèm theo các chứng cứ chứng minh. Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi theo quy định của chế độ tài chính doanh nghiệp hiện hành. Đối với những khoản phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, doanh nghiệp đã cố gắng dùng mọi biện pháp để thu nợ nhưng vẫn không thu được nợ và xác định khách nợ thực sự không có khả năng thanh toán thì doanh nghiệp có thể làm các thủ tục bán nợ cho công ty mua nợ hoặc xóa những khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán. Nếu làm thủ tục xóa nợ thì đồng thời phải theo dõi chi tiết ở TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”. Việc xóa các khoản nợ phải thu khó đòi phải được sự đồng ý của Hội đồng quản trị doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính (nếu là doanh nghiệp Nhà nước) hoặc cấp có thẩm quyền theo quy định trong điều lệ doanh nghiệp. Số nợ này được theo dõi trong thời hạn quy định của chính sách tài chính, chờ khả năng có điều kiện thu được số tiền về nợ khó đòi đã xử lý. Nếu sau khi đã xóa nợ, khách hàng có khả năng thanh toán và doanh nghiệp đã đòi được nợ đã xử lý thì số nợ thu được sẽ hạch toán vào tài khoản 711 “Thu nhập khác”.
• 19. dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán dùng tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”. Tài khoản 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” là tài khoản ngoại bảng dùng để theo dõi các khoản nợ đã xóa sau khi có quyết định xử lý. Khi xử lý xóa nợ, kế toán sẽ ghi đơn và ghi vào bên nợ TK 004. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”: Bên nợ: - Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xóa các khoản nợ phải thu khó đòi Bên có: - Số dự phòng nợ phải thu khó đòi được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Số dư: - Số dư nằm ở bên có, là số dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ. 1.2.5.2. Kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu (a) Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập. Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi kỳ này lớn hơn số dư dự phòng nợ phải thu khó đòi thì doanh nghiệp trích lập thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch. Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi (b) Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dư dự phòng nợ phải thu khó đòi thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí: Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (c) Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được thì có thể xóa nợ. Căn cứ vào quyết định xóa nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi: Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng) Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi đơn vào bên nợ TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý (d) Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xóa nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ: Nợ TK 111,112 Có TK 711 – Thu nhập khác Đồng thời ghi đơn vào bên có TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý
• 20. Ngày 01/01/xx: số dư cuối năm trước đầu năm nay của tài khoản “Dự phòng phải thu khó đòi” là 7.000.000đ là mức dự phòng ước tính không thu được trên số nợ phải thu cuối năm trước là 250.000.000đ. Ngày 20/09/xx: căn cứ vào quyết định xóa nợ, xác định một số khoản nợ chắc chắn là không thu được, được phép xóa nợ 5.000.000đ. Ngày 30/11/xx có một khoản nợ đã xóa trước đây nay thu hồi lại được bằng tiền mặt 700.000đ. Đây được coi như khoản thu nhập khác. Ngày 31/12/xx: căn cứ vào các tài liệu về nợ còn phải thu cuối năm nay là 120.000.000đ, kế toán ước tính số nợ khó đòi là: Trường hợp 1: 3.000.000đ, như vậy số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ này lớn hơn số đã trích lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết, số chênh lệch lớn hơn này kế toán lập thêm cho đủ vào tính vào chi phí trong kỳ này. Trường hợp 2: 1.500.000đ, như vậy số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết, số chênh lệch nhỏ hơn này kế toán hoàn nhập lại và ghi giảm chi phí. Các nghiệp vụ trên được ghi sổ như sau: - Xóa nợ phải thu khó đòi Nợ TK 139 5.000.000 Có TK 131 5.000.000 - Thu hồi khoản nợ đã xóa Nợ TK 111 700.000 Có TK 711 700.000 - Lập dự phòng cuối năm: + TH1: Lập dự phòng thêm Nợ TK 642 1.000.000 Có TK 139 1.000.000 + TH2: Hoàn nhập số thừa Nợ TK 139 500.000 Có TK 642 500.000
• 21. này đã giới thiệu đến người đọc những nội dung cơ bản về kế toán tiền và các khoản phải thu với các vấn đề sau: nội dung của vốn bằng tiền và các khoản phải thu, các thủ tục đối với việc thu chi tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và các khoản nợ phải thu, cách hạch toán và ghi vào sổ sách kế toán các nghiệp vụ liên quan đến vốn bằng tiền và các khoản phải thu, xác định việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xử lý xóa nợ. Trong chương này chưa đề cập đến các nghiệp vụ giao dịch vốn bằng tiền ngoại tệ, vấn đề này sẽ được trình bày trong những phần sau. Qua chương này, người học có thể nắm được cơ bản quy trình hạch toán, ghi sổ và hoạt động kiểm soát đối với phần hành kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại doanh nghiệp. PHỤ LỤC CHƢƠNG 1 PHỤ LỤC 1A CÔNG TY ABC Mẫu số: 01 – TT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Quyển số:….. Ngày 01 tháng 01 năm N Số: PT01 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Văn X Nợ: 1111 Địa chỉ:………………………………………………… Có: 141 Lý do nộp: nộp lại tiền tạm ứng Số tiền: 2.000.000đ Viết bằng chữ: Hai triệu đồng chẵn Kèm theo: 1 chứng từ gốc Ngày 01 tháng 01 năm N Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) dấu) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Hai triệu đồng chẵn
• 22. TY ABC Mẫu số: 02 – TT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Quyển số:….. Ngày 03 tháng 01 năm N Số: PC01 Nợ: 141 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Y Có: 1111 Địa chỉ:………………………………………………… Lý do chi: chi tạm ứng công tác phí Số tiền: 5.000.000đ Viết bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn Kèm theo: 1 chứng từ gốc Ngày 03 tháng 01 năm N Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đóng dấu) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Năm triệu đồng chẵn PHỤ LỤC 1C NGÂN HÀNG ABC Chi nhánh (Branch): Thủ Đức MST: 0301103908 GIẤY BÁO NỢ Số: 001 Ngày 03 tháng 01 năm N Mã GDV: Nguyễn Thị A Mã KH: 5789 Số GD: 65 Kính gửi: Công ty TNHH XYZ Mã số thuế: 3700598969 Hôm nay, chúng tôi xin báo đã ghi Nợ tài khoản của quý khách với nội dung như sau: (Theo Ủy nhiệm chi số: UNC 0114) Số tài khoản ghi nợ: 001345678 Số tiền bằng số : 37.411.000 VND Bằng chữ: Ba mươi bảy triệu bốn trăm mười một ngàn đồng Nội dung: Thanh toán tiền mua hàng theo HĐ 0005277 Giao dịch viên Kiểm soát (Ký tên) (Ký tên)
• 23. HÀNG ABC Chi nhánh (Branch): Thủ Đức MST: 0301103908 GIẤY BÁO CÓ Số: 001 Ngày 05 tháng 01 năm N Mã GDV: Nguyễn Thị A Mã KH: 5789 Số GD: 66 Kính gửi: Công ty TNHH XYZ Mã số thuế: 3700598969 Hôm nay, chúng tôi xin báo đã ghi Có tài khoản của quý khách với nội dung như sau: Số tài khoản ghi nợ: 001345678 Số tiền bằng số : 323.000.000 VND Bằng chữ: Ba hai mươi ba triệu đồng chẵn Nội dung: Công ty TNHH MTV T thanh toán tiền cho DDH001 ngày 02/01/N Giao dịch viên Kiểm soát (Ký tên) (Ký tên)
• 24. ty Trách Nhiệm Hữu Hạn ABC Mã số thuế: Địa chỉ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 3: Nội bộ Ký hiệu: AA/12P Ngày 10 tháng 01 năm NN Số: 0007590 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty cổ phần X Mã số thuế: 0306552110 Địa chỉ: 46 Bạch Đằng, P24, Q. Bình Thạnh, TPHCM Hình thức thanh toán: Tiền mặt Số tài khoản: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4 x 5 Cộng tiền hàng Thuế suất thuế GTGT: % Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán Số tiền viết bằng chữ Người mua hàng Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
• 25. KIỂM TRA 1. Tiền là một loại tài sản có: a. Tính thanh khoản cao b. Khả năng dễ thất thoát c. Tính linh hoạt d. Tất cả các câu trên đều đúng 2. Kế toán tiền mặt thƣờng xuyên phải đối chiếu với thủ quỹ và kiểm kê thực tế vì: a. Theo quy định bắt buộc của nhà nước b. Chống thất thoát, gian lận c. Phát hiện sai sót nhanh chóng để kịp thời sửa sai d. Câu b và c đều đúng 3. Kế toán tiền gửi ngân hàng khi khóa sổ tiền gửi để lập báo cáo tài chính thì nên: a. Đối chiếu với thủ quỹ để đảm bảo số liệu khớp đúng b. Đối chiếu với sổ phụ ngân hàng để đảm bảo số liệu khớp đúng c. Dò lại toàn bộ Giấy báo nợ, Giấy báo có để kiểm tra hạch toán đúng d. Tất cả các câu trên đều đúng 4. Theo quy định của hệ thống kế toán Việt Nam, trƣờng hợp nào ghi nhận vào TK 131: a. Thanh toán với người mua từ giao dịch mua bán chịu hàng hóa b. Thanh toán với người mua từ giao dịch mua bán dịch vụ, sản phẩm c. Thanh toán với người bán từ giao dịch mua bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ d. Tất cả đều sai 5. Phạm vi ghi nhận vào TK 138 theo quy định của hệ thống kế toán Việt Nam là: a. Theo dõi tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân b. Thanh toán về tiền lãi, cổ tức phải thu từ đầu tư tài chính c. Thanh toán về tiền cổ phần hóa ở các doanh nghiệp tiến hành cổ phần hóa d. Tất cả các câu trên đều đúng 6. Dự phòng nợ phải thu khó đòi đƣợc hiểu là: a. Khoản tài sản bị mất do nợ phải thu đã quá hạn thanh toán nhưng không thu hồi được. b. Khoản tài sản bị mất do nợ phải thu chưa quá hạn nhưng không thể đòi được c. Một khoản chi phí của việc bán chịu d. Tất cả các câu trên đều đúng 7. Theo quy định kế toán Việt Nam thì việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi trên cơ sở: a. Tuổi nợ của từng đối tượng phải thu
• 26. nợ bình quân của tổng số dư còn phải thu c. Theo tỷ lệ tổn thất không thu được mà công ty thống kê hàng năm d. Tất cả các câu trên đều đúng 8. Các khoản phải thu thƣơng mại có thể gồm: a. Phải thu của khách hàng b. Phải thu về tạm ứng c. Khoản ứng trước cho người bán d. Cả câu a và c 9. Khi lập Bảng cân đối kế toán, số dƣ của TK 131 đƣợc trình bày: a. Bên phần Tài sản b. Bên phần Nguồn vốn c. Cả 2 câu trên đều đúng d. Cả 2 câu trên đều sai 10. Các khoản phải thu của khách hàng phải đƣợc theo dõi một cách chi tiết: a. Theo từng đối tượng nợ b. Theo từng tuổi nợ c. Các câu trên đều đúng d. Các câu trên đều sai ĐÁP ÁN TRẮC NGHIỆM Câu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Đáp án D D B A D C A D C C BÀI TẬP VẬN DỤNG Bài 1: Doanh nghiệp T hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đầu tháng có số dư các tài khoản: - TK 111: 200.000.000đ - TK 112: 400.000.000đ - Các tài khoản khác có số dư hợp lý Trong tháng có tình hình như sau: 1. Thu tiền mặt từ việc bán hàng, giá bán chưa thuế 40.000.000đ, thuế GTGT 4.000.000đ 2. Thu tiền gửi ngân hàng do đòi được nợ của khách hàng 20.000.000đ 3. Chi tiền mặt 10.000.000đ và tiền gửi ngân hàng 6.000.000đ để mua hàng hóa nhập kho. Đây là hàng hóa không chịu thuế GTGT.
• 27. mặt do phát hành cổ phiếu tăng vốn 60.000.000đ 5. Đem tiền mặt gửi vào tài khoản tiền gửi ngân hàng 40.000.000đ 6. Chi tiền mặt thanh toán chi phí vận chuyển hàng đi bán 400.000đ 7. Thu tiền mặt do nhân viên tạm ứng không chi hết, trả lại quỹ 1.000.000đ 8. Nhận giấy báo nợ của ngân hàng, trả tiền cho nhà cung cấp 12.000.000đ 9. Bán hàng giá chưa thuế 200.000.000đ, thuế GTGT 20.000.000đ, thu bằng tiền mặt 120.000.000đ, còn lại thu bằng tiền gửi ngân hàng. 10.Thu tiền mặt do thanh lý tài sản cố định 400.000đ, chi tiền mặt cho tháo gỡ tài sản cố định 200.000đ 11.Ngân hàng gửi giấy báo nợ dùng tiền gửi ngân hàng để nộp thuế 20.000.000đ 12.Chi tiền mặt mua văn phòng phẩm 400.000đ, đem về sử dụng ngay 13.Thu tiền mặt 6.000.000đ, tiền gửi ngân hàng 30.000.000đ từ đi vay ngắn hạn. 14.Nhận lãi do chia từ hoạt động liên doanh 10.000.000đ, thu tiền bên mua bồi thường vì vi phạm hợp đồng 4.000.000đ, tất cả thu bằng tiền gửi ngân hàng, đã nhận giấy báo có của ngân hàng. 15.Chi tiền mặt 10.000.000đ, tiền gửi ngân hàng 30.000.000đ để ứng trước tiền cho người bán 16.Chi tiền mặt khen thưởng nhân viên 12.000.000đ 17.Dùng tiền gửi ngân hàng trả tiền điện dùng cho quản lý 2.000.000đ 18.Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên 4.000.000đ, dùng tiền gửi ngân hàng 40.000.000đ để ký quỹ ngắn hạn. 19.Thu tiền gửi ngân hàng từ khoản nợ khó đòi đã xóa nợ 2 năm trước 60.000.000đ 20.Chi tiền gửi ngân hàng trả lãi vay ngắn hạn 4.000.000đ 21.Chi tiền gửi ngân hàng trả lại cho khách hàng vì hàng bán bị trả lại 10.000.000đ 22.Chi tiền mặt cho hoa hồng môi giới bán hàng 200.000đ 23.Công ty mua 1 kỳ phiếu 6 tháng trị giá 60.000.000đ, công ty dùng tiền gửi ngân hàng để mua. 24.Mua công cụ dụng cụ trị giá 2.000.000đ, chi phí vận chuyển công cụ về công ty 100.000đ, tất cả chi bằng tiền mặt. 25.Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 20.000.000đ Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ phát sinh trên, mở sổ cái các tài khoản tiền. Bài 2: Tại một doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, trong tháng 1/N có tình hình về tiền mặt như sau: - Số dư đầu tháng TK 111 (1111): 16.000.000đ - Trong tháng phát sinh các nghiệp vụ: 1. Nhận vốn kinh doanh cấp trên cấp 24.000.000đ (Phiếu thu 01 ngày 2)
• 28. nợ cho đơn vị bán T 20.800.000đ sau khi trừ đi chiết khấu thanh toán được hưởng 2% số thanh toán (Phiếu chi 01 ngày 5) 3. Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp quý 1/N 4.000.000đ và thuế GTGT tháng này 600.000đ (Phiếu chi 02 ngày 5) 4. Trả nợ vay ngắn hạn 2.000.000đ (Phiếu chi 03 ngày 8) và nợ vay dài hạn 2.000.000đ (phiếu chi 04 ngày 8) 5. Chi mua phụ tùng xuất dùng thẳng cho bộ phận bán hàng 220.000đ (Phiếu chi số 05 ngày 10) và bộ phận quản lý doanh nghiệp 330.000đ (Phiếu chi 06 ngày 10), trong đó thuế GTGT được khấu trừ 10%. 6. Trả lãi tiền vay 60.000đ (Phiếu chi 07 ngày 12) 7. Thu tiền bán phế liệu 2.000.000đ (Phiếu thu 01 ngày 12) do thanh lý 1 thiết bị sản xuất nguyên giá 30.000.000đ đã khấu hao đủ. 8. Chi bảo hành sản phẩm 240.000đ, trong đó thuế GTGT được khấu trừ 20.000đ (Phiếu chi 08 ngày 15) 9. Thu tiền khách hàng A trả 600.000đ (Phiếu thu 02 ngày 15) và khách hàng B trả 24.000.000đ (Phiếu thu 03 ngày 16). 10.Tổ chức đi nghỉ mát và thuê văn nghệ phục vụ 1.300.000đ (Phiếu chi 09 ngày 20) 11.Thu được khoản nợ của khách hàng C trả 1.000.000đ (Phiếu thu 04 ngày 21) đã lập dự phòng phải thu khó đòi cuối năm trước. 12.Nhận trước toàn bộ tiền cho thuê hoạt động 1 tài sản cố định thời hạn 1 năm, số tiền thuê chưa thuế 240.000đ, thuế GTGT được khấu trừ 10%. (Phiếu thu 05 ngày 24). 13.Trả tiền điện, điện thoại, nước phục vụ bộ phận bán hàng 220.000đ (Phiếu chi 10 ngày 30) và bộ phận quản lý doanh nghiệp 330.000đ (Phiếu chi 11 ngày 30), trong đó thuế GTGT được khấu trừ 10%. 14.Nộp kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho các cơ quan hữu quan 1.500.000đ (Phiếu chi 12 ngày 30). 15.Chi trả lương công nhân viên 44.000.000đ (Phiếu chi 13 ngày 31). Yêu cầu: - Định khoản các nghiệp vụ phát sinh trên. - Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp. Giả sử: doanh nghiệp không có tiền gửi, tiền đang chuyển và tương đương tiền; doanh nghiệp lập báo cáo tháng. Bài 3: Tình hình phải thu nợ tại công ty TNHH T&T như sau: (Đvt: đồng) 1. Thu được nợ của khách hàng A bằng tiền mặt 50.000.000 2. Lập biên bản bắt thủ kho bồi thường vì để mất hàng hóa trị giá 2.000.000 3. Chi tiền mặt 10.000.000 để trả cho người lao động T bị thôi việc do doanh nghiệp nhà nước chuyển sang công ty cổ phần
• 29. chưa thu tiền công ty XYZ, giá bán chưa thuế là 70.000.000, thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 10% 5. Nhận được biên bản chia lãi từ hoạt động liên doanh 10.000.000 nhưng chưa nhận tiền. 6. Thu được tiền mặt do thủ kho bồi thường 2.000.000 7. Nhận tiền gửi ngân hàng do khách hàng công ty Misa ứng trước 20.000.000 8. Phải thu khoản tiền bồi thường do bên bán là công ty NM vi phạm hợp đồng 3.000.000 9. Đã thu bằng tiền mặt 3.000.000 về khoản tiền bồi thường của công ty NM Yêu cầu: 1. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh 2. Giả sử, tài liệu trên ở cuối năm, kế toán lập dự phòng phải thu khó đòi cho công ty T&T năm sau là 3.000.000. Biết rằng đầu năm kế toán đã lập dự phòng phải thu khó đòi cho công ty T&T là 6.000.000, trong năm không thu được một khoản nợ trị giá 2.000.000, kế toán đã xử lý xóa khoản nợ này và hoàn nhập số dự phòng đầu năm. Hãy xác định bút toán tình hình trên. Bài 4: Số dư đầu tháng 01: TK 131 dư nợ 50.000.000đ trong đó: 131 (khách hàng A) dư nợ 60.000.000đ 131 (khách hàng B) dư có 10.000.000đ Trong tháng 01 phát sinh các nghiệp vụ sau: 1. Khách hàng A thanh toán nợ 40.000.000đ bằng tiền gửi ngân hàng. Chứng từ: Giấy báo có ngân hàng số 25 ngày 08/01 2. Khách hàng A trả lại hàng do kém phẩm chất. Hàng bị trả lại có giá xuất kho kỳ trước 5.000.000đ, giá bán chưa thuế 7.000.000đ, thuế GTGT 10%. Doanh nghiệp đã nhận và nhập kho, đồng thời cấn trừ nợ. Chứng từ: phiếu nhập kho số 07 ngày 15/01, hóa đơn GTGT số 00079 ngày 15/01. 3. Xuất kho bán hàng cho khách hàng B. giá xuất kho 35.000.000đ, giá bán chưa thuế 50.000.000đ, thuế GTGT 10%, ngoài số tiền đã ứng trước, số còn lại khách hàng B chưa thanh toán. Chứng từ: phiếu xuất kho số 28 ngày 20/01, hóa đơn GTGT số 00039 ngày 20/01. 4. Khách hàng B chuyển khoản thanh toán hết nợ còn lại sau khi trừ chiết khấu thanh toán được hưởng 2% giá bán chưa thuế. Chứng từ: giấy báo có ngân hàng số 400 ngày 22/01, hợp đồng số 90 ngày 05/01. 5. Nhận tiền khách hàng C ứng trước 5.000.000đ bằng tiền mặt. Chứng từ: phiếu thu số 89 ngày 25/01. Yêu cầu: - Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên. - Ghi sổ chi tiết TK 131, sổ cái TK 131.
• 30. ty sản xuất, dịch vụ M chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tổ chức kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Trong tháng 3, Phòng kế toán có tài liệu thanh toán với khách hàng như sau: A. Số dư đầu tháng 3: TK 131 có dư nợ 13.200.000đ trong đó TK 131 (Công ty L) có dư nợ 11.000.000đ, TK 131 (Cửa hàng P) có dư nợ 2.200.000đ B. Số phát sinh trong tháng: 1. Ngày 1/3, công ty xuất kho thành phẩm bán chịu cho công ty Đ 500 sản phẩm A theo hóa đơn GTGT giá bán chưa thuế là 10.000đ/sản phẩm, thuế GTGT 10%. 2. Ngày 5/3, nhận được thông báo của cửa hàng N chấp nhận thanh toán 1.000 sản phẩm B (công ty M đã gửi cuối tháng trước), công ty M đã phát hành hóa đơn GTGT giá bán chưa thuế là 12.000đ/sản phẩm, thuế GTGT 10%. 3. Ngày 8/3, cửa hàng P đề nghị giảm giá 20% trên số tiền còn nợ (gồm thuế GTGT 10%) do chất lượng sản phẩm kém. Công ty M đã chấp nhận và phát hành hóa đơn GTGT điều chỉnh giảm giá. 4. Ngày 9/3, nhận được giấy báo có của ngân hàng số tiền công ty Đ thanh toán cho 500 sản phẩm A (nghiệp vụ 1) sau khi trừ chiết khấu thanh toán 1% giá bán chưa thuế. 5. Ngày 12/3, theo hợp đồng cho thuê máy chuyên dùng, công ty M đã thu bằng tiền gửi ngân hàng số tiền cho thuê 6 tháng của công ty C gồm giá chưa thuế 9.000.000đ, thuế GTGT 10%. Sau đó, công ty M đã phát hành hóa đơn GTGT dịch vụ cho thuê tháng này cho công ty C. 6. Ngày 15/3, công ty L đề nghị công ty M nhận vật liệu để trừ nợ gồm 1.000kg vật liệu X theo hóa đơn GTGT có giá bao gồm thuế là 10.500.000đ, trong đó thuế GTGT 500.000đ, đã nhập kho đủ. Chi phí vận chuyển vật liệu trả hộ công ty L bằng tiền mặt 50.000đ. Công ty L đã thanh toán đủ số còn nợ cho công ty M bằng tiền mặt. 7. Ngày 20/3, công ty M nhượng bán 1 xe hơi cũ 4 chỗ cho công ty Y chưa thu tiền, giá bán chưa thuế 100.000.000đ, thuế GTGT 10%. 8. Ngày 25/3, thu tiền mặt toàn bộ số tiền công ty Y nợ và nộp ngay vào ngân hàng để trả bớt nợ vay ngắn hạn, đã nhận được giấy báo của ngân hàng. 9. Ngày 29/3, nhận ứng trước của khách hàng công ty K bằng tiền gửi ngân hàng 15.000.000đ. Yêu cầu: - Định khoản các nghiệp vụ phát sinh trên - Ghi sổ chi tiết TK 131, sổ cái TK 131. Bài 6: Phòng kế toán công ty A có tình hình về khoản phải thu khó đòi như sau: 1. Ngày 31/12/x0, căn cứ vào thời gian quá hạn các khoản phải thu khó đòi, căn cứ vào điều kiện lập dự phòng, kế toán tiến hành lập dự phòng khoản phải thu khó đòi là 15.000.000đ. 2. Tháng 02/x1: - Xóa sổ một khoản nợ của khách hàng X đã quá hạn 3 năm là 5.000.000đ.
• 31. nợ của khách hàng Y, đã xóa sổ năm trước bằng tiền mặt 10.000.000đ (cho biết số nợ gốc đã xóa sổ là 20.000.000đ) 3. Ngày 31/12/x1, căn cứ vào điều kiện lập dự phòng và thời gian quá hạn các khoản phải thu khó đòi, kế toán tính số dự phòng cần lập là 15.000.000đ. Kế toán đã so sánh số liệu trên sổ kế toán để xử lý. Yêu cầu: Tính toán, định khoản các nghiệp vụ phát sinh trên. -----//----
• 32. TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ Mục tiêu: Chương 3 giúp người đọc nắm được những nội dung chính sau đây:  Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ.  Phương pháp tính giá nhập kho, giá xuất kho đối với nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ.  Phương pháp kế toán chi tiết và nội dung kế toán tổng hợp một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ như: kế toán nhập kho, xuất kho, kiểm kê phát hiện thừa thiếu…  Khái niệm, nguyên tắc lập dự phòng và phương pháp kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 2.1. Kế toán nguyên vật liệu 2.1.1. Khái niệm, đặc điểm, phân loại: 2.1.1.1. Khái niệm, đặc điểm: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn để sản xuất bánh kẹo thì cần phải có nguyên vật liệu là đường, bột, sữa…; để sản xuất quần áo cần có nguyên vật liệu là vải, chỉ, nút…; để xây dựng thì phải có gạch, cát, xi măng… Do đó, nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của hoạt động sản xuất kinh doanh; tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm và ảnh hưởng quan trọng đến chất lượng của sản phẩm. Từ khái niệm trên, ta thấy nguyên vật liệu có những đặc điểm cơ bản sau: - Tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, - Thay đổi hình thái vật chất ban đầu sau khi đưa vào sử dụng, - Nguyên vật liệu chuyển toàn bộ một lần giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh. 2.1.1.2. Phân loại vật liệu Trên thực tế, nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp gồm nhiều chủng loại, được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, được bảo quản, dự trữ trên nhiều địa điểm khác nhau nên cần phải phân loại vật liệu để thống nhất công tác quản lý trong doanh nghiệp và phục vụ yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu.
• 33. vào yêu cầu quản lý và công dụng của vật liệu: Theo tiêu thức phân loại này thì nguyên vật liệu được chia thành các nhóm sau: + Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. + Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói, phục vụ cho quá trình lao động. + Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng và thể khí như xăng, dầu, gas… + Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất. + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu, thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản. + Nguyên vật liệu khác: Là các vật liệu không được xếp vào các loại nguyên vật liệu trên như phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất, từ quá trình thanh lý TSCĐ… (b) Căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu: Theo tiêu thức phân loại này, nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài - Nguyên vật liệu tự sản xuất - Nguyên vật liệu có từ nguồn khác như được cho tặng, được cấp, nhận vốn góp… (c) Căn cứ mục đích sử dụng: Nếu căn cứ mục đích sử dụng thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu dùng trực tiếp sản xuất sản phẩm. - Nguyên vật liệu dùng cho công tác bán hàng. - Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu dùng cho các mục đích khác. 2.1.2. Tính giá nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho trong doanh nghiệp nên cũng phải tuân thủ các qui định về tính giá đối với hàng tồn kho đã được qui định trong chuẩn mực kế toán Hàng tồn kho. Tính giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc
• 34. đắn về vật liệu trên các phương diện giá trị tài sản (trong trường hợp vật liệu tồn kho) và chi phí (trong trường hợp vật liệu đã sử dụng). Do đó, tính giá vật liệu là xác định giá nhập kho và giá xuất kho của nguyên vật liệu. 2.1.2.1. Tính giá nhập kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu được nhập kho theo giá gốc. Giá gốc nguyên vật liệu bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được nguyên vật liệu tại thời điểm đưa vào nhập kho. Giá nhập kho nguyên vật liệu trong một số trường hợp cụ thể như sau: (a) Nguyên vật liệu mua ngoài: Giá Giá mua Các khoản Chi phí trực Các khoản nhập = ghi trên + thuế không + tiếp phát sinh - giảm giá kho hóa đơn được hoàn lại ở khâu mua mua thực tế Trong đó: - Giá mua ghi trên hóa đơn là giá chưa có thuế GTGT - Các khoản thuế không được hoàn lại gồm: thuế nhập khẩu, thuế GTGT không được khấu trừ. - Chi phí trực tiếp phát sinh ở khâu mua như chi phí vận chuyển, bốc dở… - Các khoản giảm giá mua thực tế như chiết khấu thương mại được hưởng, giảm giá hàng mua. Ví dụ 2.1: Công ty Xây dựng HA mua 1.000 bao xi măng với giá 77.000 đồng/bao, đã bao gồm 10% thuế GTGT. Chi phí vận chuyển xi măng về kho công ty là 2.000.000 đồng. Tính giá nhập kho của lô xi măng trên. Giải: Giá nhập kho của lô xi măng trên: Giá mua chưa thuế: 70.000 x 1.000 = 70.000.000 Chi phí vận chuyển 2.000.000 Cộng: 72.000.000 Đơn giá nhập kho: 72.000đ/bao Trường doanh nghiệp trên tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì khoản thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ là một khoản thuế không được hoàn lại nên cũng được tính vào giá nhập kho của lô xi măng trên. (b) Nguyên vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho = Giá thành thực tế sản xuất. (c) Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá nhập = Giá vật liệu xuất + Chi phí thuê + Chi phí vận chuyển, kho gia công chế biến gia công chế biến bốc dỡ vật liệu
• 35. liệu nhận góp vốn: Giá nhập kho = Giá do hội đồng định giá xác định. (e) Nguyên vật liệu được biếu tặng: Giá nhập kho = Giá thị trường ở thời điểm được biếu tặng. 2.1.2.2 Tính giá xuất kho nguyên vật liệu Việc tính giá xuất kho nguyên vật liệu được thực hiện theo một trong bốn phương pháp tính giá xuất hàn tồn kho và phụ thuộc vào phương pháp kế toán hàng tồn kho. a. Các phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: Nguyên vật liệu khi xuất kho, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 3 phương pháp tính giá xuất của hàng tồn kho được trình bày dưới đây. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong niên độ kế toán và trình bày phương pháp được lựa chọn trên thuyết minh báo cáo tài chính. (a.1) Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này doanh nghiệp phải xác định được nguyên vật liệu xuất kho thuộc lô nguyên vật liệu nào đã nhập kho với giá là bao nhiêu để làm căn cứ tính giá xuất kho. Do đó, phương pháp này chỉ áp dụng được với những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và phải nhận diện được. (a.2) Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) phương pháp này được áp dụng dựa trên giả định những nguyên vật liệu nhập kho trước thì sẽ được xuất kho trước. Do đó, nguyên vật liệu tồn cuối kỳ là những nguyên vật liệu được nhập kho gần thời điểm cuối kỳ nhất. (a.3) Theo phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này giá trị của từng nguyên vật liệu được tính theo giá trị trung bình. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Cụ thể như sau: Trị giá xuất kho = Số lượng x Đơn giá bình quân gia quyền Đơn giá bình quân gia quyền = Giá trị NVL + Giá trị NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Số lượng Số lượng NVL tồn + NVL nhập đầu kỳ trong kỳ Dựa vào thời điểm tính thì phương pháp này có hai cách tính: Nếu tính đơn giá bình quân vào thời điểm cuối tháng thì được gọi là phương pháp bình quân gia quyền một lần cuối tháng. Nếu tính đơn giá bình quân ở mỗi thời điểm xuất kho thì gọi là
• 36. quyền liên hoàn. Mỗi cách tính có ưu nhược điểm riêng, việc vận dụng phương pháp nào là tùy thuộc đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Phương pháp bình quân gia quyền một lần cuối tháng thuận lợi cho việc tính toán nhưng lại có nhược điểm là không cung cấp kịp thời giá xuất kho ở thời điểm xuất mà phải đợi đến cuối tháng do cuối tháng tính được đơn giá bình quân. - Phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn giá trị xuất tính toán kịp thời ở ngay tại thời điểm xuất kho nhưng lại có nhược điểm là khối lượng tính toán nhiều. Trên thực tế, để khắc phục nhược điểm của phương pháp bình quân gia quyền một lần cuối tháng thì doanh nghiệp còn có thể sử dụng “giá hạch toán” để phản ánh sự biến động của vật liệu trong kỳ. Giá hạch toán là giá được xác định trước từ đầu kỳ kế toán và sử dụng liên tục trong kỳ kế toán. Doanh nghiệp có thể lấy giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước làm giá hạch toán cho kỳ này. Do giá hạch toán chỉ là giá tạm tính nên không được sử dụng trong kế toán tổng hợp mà chỉ được ghi chép trong kế toán chi tiết vật liệu. Kế toán tổng hợp vật liệu phải sử dụng giá thực tế để ghi chép. Sử dụng giá hạch toán nhằm giúp kế toán kịp thời cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất trong kỳ. Khi sử dụng giá hạch toán để phản ánh vật liệu thì cuối kỳ kế toán phải tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu tồn và nhập trong kỳ để xác định giá thực tế của vật liệu xuất trong kỳ. Giá thực tế của VL + Giá thực tế của VL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Hệ số chênh lệch = Giá hạch toán của + Giá hạch toán của VL tồn đầu kỳ VL nhập trong kỳ Giá thực tế của VL = Giá hạch toán của x Hệ số chênh lệch xuất trong kỳ VL xuất trong kỳ Thực chất phương pháp giá hạch toán cũng là một hình thức của phương pháp bình quân gia quyền một lần cuối tháng. b. Các phương pháp kế toán hàng tồn kho: Có hai phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. (b.1) Phương pháp kê khai thường xuyên: là phương pháp theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất tồn kho vật tư hàng hóa trên sổ kế toán. Phương pháp này áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn hoặc trong các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị cao, ít chủng loại, số lượng lớn. Trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp
• 37. xuyên thì trị giá xuất kho vật liệu được tính toán trực tiếp dựa vào 3 phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho. Ví dụ 2.2: Công ty X kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, có tình hình nhập xuất kho vật liệu A trong tháng 4/201x như sau: - Tồn đầu tháng: 11.000.000đ (200 kg x 55.000 đ/kg) Các nghiệp vụ nhập xuất kho vật liệu A trong kỳ như sau: - Ngày 02/4 Nhập 500 kg x 56.000đ/kg = 28.000.000 - Ngày 13/4 Xuất 600 kg - Ngày 16/4 Nhập 500 kg x 60.000 đ/kg = 30.000.000 - Ngày 24/4 Xuất 400kg Yêu cầu: Hãy xác định giá trị vật liệu A xuất kho trong kỳ. Giải: * Phương pháp đích danh: Giả sử: 600kg xuất ngày 13 được lấy từ 200kg tồn đầu và 400kg nhập ngày 2. 400kg xuất ngày 24 được lấy từ lô vật liệu nhập ngày 16. Trị giá vật liệu xuất kho ngày 13: 200 x 55.000 + 400 x 56.000 = 33.400.000 Trị giá vật liệu xuất kho ngày 24: 400 x 60.000 = 24.000.000 Cộng xuất trong kỳ: 57.400.000 * Phương pháp nhập trước - xuất trước: Trị giá vật liệu xuất kho ngày 13: 200 x 55.000 + 400 x 56.000 = 33.400.000 Trị giá vật liệu xuất kho ngày 24: 100 x 56.000 + 300 x 60.000 = 23.600.000 Cộng xuất trong kỳ: 57.000.000 * Phương pháp bình quân gia quyền: - Tính theo phương pháp bình quân gia quyền cuối tháng: Đơn giá bình quân (200 x 55.000) + (500 x 56.000) + (500 x 60.000) 200 + 500 + 500 = 57.500 đồng/kg Giá xuất kho vật liệu ngày 13: 600 x 57.500 = 34.500.000 Giá xuất kho vật liệu ngày 24: 400 x 57.500 = 23.000.000 Cộng xuất trong kỳ: 57.500.000 - Tính theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn: Đơn giá bình quân gia quyền ngày 13: (200 x 55.000) + (500 x 56.000) = 55.714đ/kg 700 kg Trị giá vật liệu xuất kho ngày 13: 55.714 x 600 kg = 33.428.400
• 38. quân gia quyền ngày 24: (100 x 55.714) + (500 x 60.000) =59.286đ/kg 600 kg Trị giá vật liệu xuất kho ngày 24: 59.286 x 400kg = 23.714.400 Cộng xuất trong kỳ: 57.142.800 - Tính theo giá hạch toán: Giả sử doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán trong kỳ là 55.000đ/kg Trong kỳ kế toán tính giá xuất kho theo giá hạch toán để ghi sổ chi tiết. Cuối kỳ, kế toán xác định hệ số chênh lệch giá như sau: (200 x 55.000) + [(500 x 56.000) + (500 x 60.000)] HSCL = = 1,0455 (200 x 55.000) + (1.000 x 55.000) Từ đó, tính được giá trị thực tế vật liệu xuất dùng là: (600+400) x 55.000 x 1.0455 = 57.500.000 (b.2) Phương pháp kiểm kê định kỳ: là phương pháp mà kế toán không cần theo dõi thường xuyên liên tục tình hình xuất kho vật tư hàng hóa. Đến cuối kỳ, người ta tiến hành kiểm kê hàng tồn kho, tính giá hàng tồn kho rồi mới xác định trị giá vật tư hàng hóa xuất kho. Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ hoặc trong các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, nhiều chủng loại như các cửa hàng bách hóa, thực phẩm … Trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì trị giá xuất kho vật liệu được tính toán theo công thức: Trị giá vật tư hàng hóa xuất trong kỳ = Trị giá vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư hàng hóa nhập trong kỳ - Trị giá vật tư hàng hóa tồn cuối kỳ Lưu ý: Nếu doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì không cần thiết và cũng không thể áp dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn và phương pháp sử dụng giá hạch toán vì đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ là không theo dõi giá trị vật tư, hàng hóa xuất trong kỳ. Ví dụ 2.3: Công ty XY kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, có tình hình nhập kho vật liệu A trong tháng 4/201x như sau: - Tồn đầu tháng: 11.000.000đ (200 kg x 55.000 đ/kg) Các nghiệp vụ nhập kho vật liệu A trong kỳ như sau:
• 39. Nhập 500 kg x 56.000đ/kg = 28.000.000 - Ngày 16/4 Nhập 500 kg x 60.000 đ/kg = 30.000.000 Cuối kỳ kiểm kê vật liệu A còn tồn 200 kg Yêu cầu: Hãy xác định giá trị vật liệu A xuất kho trong kỳ. Giải: * Phương pháp đích danh: Giả sử: 200kg vật liệu A tồn cuối tháng gồm 100kg mua ngày 02 và 100kg mua ngày 16. Trị giá vật liệu tồn cuối tháng: 100 x 56.000 + 100 x 60.000 = 11.600.000 Trị giá vật liệu xuất trong tháng: 11.000.000 + 58.000.000 – 11.600.000 = 57.400.000 * Phương pháp nhập trước - xuất trước: Trị giá vật liệu tồn cuối tháng: 200 x 60.000 = 12.000.000 Trị giá vật liệu xuất trong tháng: 11.000.000 + 58.000.000 – 12.000.000 = 57.000.000 * Phương pháp bình quân gia quyền: Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì chỉ tính theo phương pháp bình quân gia quyền cuối tháng: Đơn giá bình quân (200 x 55.000) + (500 x 56.000) + (500 x 60.000) 200 + 500 + 500 = 57.500 đồng/kg Trị giá vật liệu tồn cuối tháng: 200 x 57.500 = 11.500.000 Trị giá vật liệu xuất trong tháng: 11.000.000 + 58.000.000 – 11.500.000 = 57.500.000 2.1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu phải đồng thời kế toán chi tiết cả về giá trị và hiện vật theo từng thứ, từng loại, quy cách vật tư theo từng địa điểm quản lý và sử dụng, luông phải đảm bảo sự khớp, đúng cả về giá trị và hiện vật giữa thực tế với sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 phương pháp kế toán chi tiết gồm: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. 3.1.3.1. Phương pháp thẻ song song Nguyên tắc chung của phương pháp thẻ song song là: Ở kho theo dõi số lượng vật tư. Tại Phòng kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị của từng thứ, từng loại vật liệu. Do đó, tổ chức ghi chép của phương pháp này như sau:
• 40. kho sử dụng Thẻ kho để ghi chép. Mỗi loại vật liệu mở một Thẻ kho. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để ghi chép biến động về mặt số lượng từng loại vật liệu vào thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho tính ra số tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho. Ở phòng kế toán: Sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về mặt số lượng, lẫn giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ các chứng từ nhập xuất vật liệu kế toán phản ánh vào các sổ chi tiết vật liệu. Ở cùng một thời điểm thì số tồn trên các sổ chi tiết vật liệu phải khớp đúng với số tồn trên thẻ kho. Cuối tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn vật liệu theo mẫu sau: Mẫu 2.1: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu Tháng….năm…. Danh điểm Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất hàng tháng Tồn cuối tháng NVL chính - VL chính A - VL chính B ……… Cộng NVL phụ - VL phụ X - VL phụ Y Cộng …….. Tổng cộng
• 41. chép kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song thể hiện qua sơ đồ sau: Kiểm tra –đối chiếu Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ =======> Cuối tháng Sơ đồ 2.1 - Phƣơng pháp thẻ song song Phương pháp thẻ song song có nguyên tắc ghi chép đơn giản, dễ thực hiện và thuận lợi nếu có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin nên được sử dụng phổ biến trên thực tế. 3.1.3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có nguyên tắc ghi chép gần giống với phương pháp thẻ song song, chỉ khác ở chỗ tại phòng kế toán không sử dụng “sổ chi tiết vật liệu” mà sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển”. Cụ thể, tổ chức ghi chép của phương pháp này như sau: Ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về mặt số lượng. Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng Sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi từng loại vật liệu nhập, xuất về số lượng và giá trị có mẫu như sau: Thẻ Kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ chi tiết VL Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn
• 42. Sổ đối chiếu luân chuyển Năm : …. Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Số dư đầu tháng N+1 Luân chuyển trong tháng N+1 Số dư cuối tháng N+1Nhập Xuất Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Sổ này được ghi chép 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất trong tháng và mỗi danh điểm vật liệu được ghi 1 dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Số liệu số lượng trên sổ này sẽ được đối chiếu với thẻ kho, số liệu giá trị sẽ được đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp. Trình tự ghi chép kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyểnthể hiện qua sơ đồ sau: Kiểm tra – đối chiếu Sơ đồ 2.2 – Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển nhìn chung không phức tạp nhưng có nhược điểm là khối lượng ghi chép của kế toán dồn vào cuối tháng quá nhiều nên có thể ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin. 3.1.3.3. Phương pháp sổ số dư Nguyên tắc ghi chép của phương pháp này là thủ kho ghi chép số lượng còn phòng kế toán thì ghi chép về mặt giá trị. Cụ thể như sau: Hàng ngày Hàng ngày Cuối tháng Hàng ngày Cuối tháng Hàng ngày Bảng kê xuất Thẻ Kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập
• 43. kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng vật liệu nhập, xuất, tồn trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Cuối tháng thủ kho căn cứ vào số tồn của vật liệu trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư. Sổ này do phòng kế toán lập và gửi xuống cho thủ kho vào ngày cuối tháng để ghi sổ (chỉ ghi cột số lượng), sau khi ghi xong thủ kho chuyển lại sổ này cho phòng kế toán. Sổ số dư có mẫu như sau: Mẫu 2.3 – Sổ số dƣ Năm : …. Kho : ….. Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Định mức dự trữ Số dư đầu năm Số dư cuối tháng 1 Số dư cuối tháng 2… Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Các chứng từ nhập, xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho phải được thủ kho phân loại theo chứng từ nhập, chứng từ xuất của từng loại vật liệu để lập Phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất. Phiếu giao nhận chứng từ có mẫu như sau: Mẫu 2.4 – Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) Từ ngày ….. đến ngày ….. tháng ….. năm ….. Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu của chứng từ Số tiền Ngày …. Tháng …. Năm…. Ngƣời nhận Ngƣời giao Ở phòng kế toán: Đầu năm, kế toán phải mở sổ số dư. Sổ này được dùng cho cả năm, mỗi tháng ghi một cột. Trước cuối mỗi tháng, kế toán chuyển sổ này cho thủ kho để ghi chép cột số lượng. Hàng tháng, sau khi nhận lại sổ từ thủ kho, kế toán sẽ ghi cột giá trị.