Ký hiệu của buồng sử dụng nội bộ là gì?

Skip và sleep là thuật ngữ dùng để chỉ tình trạng phòng bên trong khách sạn. Đối với nhân viên lễ tân khách sạn thì thuật ngữ này không còn xa lạ. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết tình trạng phòng skip và sleep là gì. Ở phạm vi bài viết này, Hướng Nghiệp Á Âu sẽ giúp bạn giải đáp vấn đề này.

Cách phân biệt phòng skip và sleep trong khách sạn

Skip là tình trạng phòng được ghi nhận có khách ở bộ phận lễ tân, nhưng bộ phận buồng phòng lại ghi nhận phòng trống. Sự nhầm lẫn giữa lễ tân và buồng phòng đôi khi là do khách du lịch mang ít hành lý hoặc khách đã được công ty lữ hành thanh toán nên rời đi mà không báo lễ tân khách sạn.

Sleep là tình trạng phòng được ghi nhận phòng trống ở bộ phận lễ tân, nhưng thực tế bộ phận buồng phòng xác nhận có khách đang ở. Sai sót này có thể là do nhập sai số phòng hoặc khách chưa làm thủ tục nhập phòng trên PMS (Property Management System – Phần mềm Quản lý Khách sạn).

(Ảnh: Internet)

Quy trình xử lý thông tin sai lệch về tình trạng phòng

Trong quá trình tiếp nhận thông tin, đôi khi giữa bộ phận lễ tân và housekeeping sẽ gặp những tình huống sai sót, chẳng hạn việc từ chối tiếp nhận khách mới trong khi phòng còn trống hoặc tiếp nhận khách mới khi khách cũ chưa trả phòng. Để khắc phục sự cố cũng như tránh được tình trạng trên, lễ tân khách sạn phải thực hiện những bước sau:

Kiểm tra thông tin sai lệch

Nhân viên lễ tân phải thường xuyên kiểm tra thông tin phòng trên PMS và lọc ra danh sách những phòng bị sai thông tin. Việc này phải được kiểm tra 3 lần hoặc trên 3 lần trong ngày, nhất là khi khách đông, dịp nghỉ lễ, mùa du lịch…

Xử lý các phòng skip (skipper là khách phòng skip)

• Lễ tân cần xác nhận phòng trống với bộ phận buồng phòng
• Bộ phận buồng phòng cần kiểm tra xem phòng có hành lý không
• Bộ phận lễ tân kiểm tra về tình trạng hóa đơn; nếu có hóa đơn chưa thanh toán thì báo ngay cho giám sát

Xử lý các phòng sleep (sleeper là khách phòng sleep)

• Xác nhận với bộ phận buồng phòng xem phòng đó thực sự có khách không
• Bộ phận buồng phòng kiểm tra thực tế bên trong phòng có khách không; nếu thật sự có người thì cần xác minh danh tính của khách

Điều chỉnh chính xác tình trạng phòng

Sau khi đã xác nhận các bước, lễ tân có nhiệm vụ điều chỉnh ngay tình trạng phòng về đúng với thực tế. Trong trường hợp bỏ sót hoặc đã thông báo với khách về tình trạng phòng trống mà khách lên thấy có người ở thì việc đầu tiên chính là xin lỗi khách hàng và đưa ra phương án khắc phục phù hợp với yêu cầu của khách.

(Ảnh: Internet)

Thuật ngữ tình trạng phòng khách sạn lễ tân nên biết

Ngoài phân biệt được tình trạng phòng skip hay sleep, nhân viên lễ tân cần phải nắm được các thuật ngữ khác về sự thay đổi tình trạng phòng nhằm duy trì chất lượng dịch vụ và hạn chế những trải nghiệm không đáng có với khách lưu trú. Đối với lễ tân mới tiếp xúc với môi trường khách sạn, cần chú ý đến một số thuật ngữ tình trạng phòng khách sạn như sau:

• Occupied: Khách hiện đang ở trong phòng
• Stayover: Khách không phải trả phòng ngày hôm nay và sẽ còn lại ít nhất một đêm nữa
• On change: Khách đã check out, nhưng phòng vẫn chưa được làm sạch để bán
• Do not disturb: Khách yêu cầu không được làm phiền
• Cleaning in progress: Nhân viên buồng phòng hiện đang làm sạch phòng này
• Sleep out: Phòng khách đã thuê nhưng ngủ bên ngoài
• On queue: Khách đã đến khách sạn, nhưng phòng chưa sẵn sàng.
• Vacant ready: Phòng đã được làm sạch, kiểm tra và đã sẵn sàng cho khách ở
• Vacant dirty: Phòng trống bẩn
• Vacant clean: Phòng trống sạch
• Due out: Phòng sắp check out
• Out of order (OOO): Phòng không được bán và các phòng này sẽ được khấu trừ khỏi hàng tồn kho của khách sạn.
• Out of service (OOS): Phòng có vấn đề tạm thời không phục vụ

Trên đây là cách phân biệt tình trạng phòng skip và phòng sleep dành cho lễ tân và cả nhân viên buồng phòng khách sạn. Để biết thêm nhiều thuật ngữ ngành Nhà hàng Khách sạn, hãy đón chờ các bài viết tiếp theo từ Hướng Nghiệp Á Âu nhé.

Là một trong những ngành dịch vụ thường xuyên phải tiếp xúc với khách hàng chắc hẳn các nhân viên khách sạn phải nắm rõ những thuật ngữ về tình trạng phòng. Những thay đổi về tình trạng phòng khách sạn thường do quy định của khách sạn hoặc do yêu cầu của khách. Nhân viên lễ tân cần nắm rõ sự thay đổi này để tối ưu hóa doanh thu, duy trì chất lượng phòng, chất lượng dịch vụ. Điều này cần sự phối hợp nhịp nhàng giữ các bộ phận, đặc biệt là bộ phận buồng phòng để có thể phục vụ khách hàng một cách chu đáo nhất, chuyên nghiệp nhất và tốt nhất.

Sau đây, OneInventory xin chia sẻ với bạn ” Thuật ngữ về tình trạng phòng mà nhân viên khách sạn không nên bỏ qua”

1. Thuật ngữ nghiệp vụ buồng

• Check in time – Giờ nhận phòng
• Check out time – Giờ trả phòng
• Check list – Danh mục kiểm tra
• Arrival list – Danh sách khách đến
• Departure list – Danh sách phòng khách sắp rời đi
• Departure room – Phòng khách sắp rời đi
• Maintenance list – Danh sách bảo trì
• Turn down service – Dịch vụ chỉnh trang phòng buổi tối
• Section – Khu vực được phân công
• Morning duties – Công việc buổi sáng
• Evening duties – Công việc buổi tối
• Discrepancy check – Kiểm tra sai lệch
• Grandmaster key – Chìa khóa vạn năng
• Double lock – Khóa kép (khóa hai lần)
• Masterkey – Chìa khóa tổng
• Floor key – Chìa khóa tầng
• Lost and Found – Tài sản thất lạc tìm thấy​

2. Thuật ngữ về tình trạng phòng

• AE: Chuẩn bị buồng trống cho khách chuẩn bị làm thủ tục nhận phòng
• Baby cot (BC): Nôi trẻ em
• Cleaning in progress (CIP): Phòng đang được nhân viên làm sạch
• Check-out (CO): Khách đã thanh toán hóa đơn của mình, trả lại chìa khóa phòng và rời khách sạn.
• Do not Disturb (DND): Phòng được khách yêu cầu không làm phiền

• Due Out (DO): Phòng dự kiến sẽ trở thành phòng trống sau khi khách check out.
• Doublelocked (DL): Phòng khóa kép
• DU: Khách trong ngày
• Extra bed (EB): Giường phụ
• Expectedarrival (EA): Phòng khách sắp đến
• Extraperson (EP): Người bổ sung
• On-change: Phòng khách đã check out nhưng vẫn chưa được làm sạch.
• Occupied (O hoặc OC): Phòng có khách
• On-Queue: Khách đã đến khách sạn nhưng phòng chưa sẵn sàng. Trong trường hợp này, phòng được đưa vào xếp hạng Queue theo yêu cầu của nhân viên buồng phòng để ưu tiên các phòng đó trước tiên.
• Out of Order (OOO): Phòng không được bán và các phòng này sẽ được khấu trừ khỏi hàng tồn kho của khách sạn. Một phòng có thể không hợp lệ vì nhiều lý do khác nhau có thể do bảo trì, tân trang và làm sạch tổng thể…
• Out of service (OOS): Các phòng không đảm bảo dịch vụ để phục vụ khách. Đây là biện pháp tạm thời và các lý do có thể là cầu chì, bóng đèn, TV, ấm đun nước… không hoạt động. Những phòng này không được chỉ định cho khách cho đến khi những vấn đề bảo trì nhỏ này được khắc phục.
• House use (HU): Phòng sử dụng nội bộ
• Handicappedguest (HG): Khách khuyết tật
• Lock out: Phòng đã bị khóa để khách không thể vào lại cho đến khi người đó được kiểm tra bởi nhân viên khách sạn.
• Late check-out: Khách đã yêu cầu và được phép trả phòng muộn hơn thời gian khởi hành bình thường/ tiêu chuẩn của khách sạn.
• Make up room: Phòng cần làm ngay

• RO: Giường bánh xe
• Stayover (SO): Phòng khách ở lâu hơn dự kiến
• Sleep-out (SLO): Phòng có khách nhưng khách không ngủ trong phòng vào đêm hôm trước
• Skipper: Khách đã rời khỏi khách sạn mà không được sắp xếp để giải quyết thanh toán.
• Primarycare giver (PCG): Khách khuyết tật
• Vacant (V): Phòng trống
• Vacant clear (VC): Phòng trống sạch
• Vacant dirty (VD): Phòng trống bẩn
• Vacant ready (VR): Phòng đã được làm sạch, kiểm tra và đã sẵn sàng cho khách đến.
• Very important person (VIP): Phòng có khách rất quan trọng

3. Một số đồ dùng và thiết bị trong phòng

• Bed side table – Bàn cạnh giường
• Dressing table – Bàn trang điểm
• Coffee table – Bàn tròn
• Reading lamp – Đèn bàn
• Chandeliers – Đèn chùm
• Standing lamp – Đèn để bàn đứng
• Wall lamp – Đèn tường
• Dimmer – Nút vặn đèn
• Telephone – Điện thoại
• Bed – Giường
• Bed base – Hộp giường
• Chair – Ghế
• Shelf – Kệ
• Luggage rack – Kệ đặt hành lý
• Wardrobe – Tủ đựng quần áo
• Safety box – Két an toàn
• Air conditioner (A.C) – Máy lạnh
• Kettle – Bình đun nước
• Tea set – Bộ tách trà
• Basket – Giỏ rác
• Underline – Bao lót giỏ rác
• Safe key – Chìa khóa két sắt
• Ashtray – Gạt tàn
• Match – Diêm
• Opener – Đồ khui bia
• Coaster – Lót ly
• High ball glass – Ly cao
• Tumbler – Ly thấp

• Bath robe – Áo choàng
• Hanger – Móc áo
• Pillow – Gối
• Pillow case – Vỏ gối
• Mattress – Nệm
• Bed sheet – Lót giường
• Drap – Ga giường
• Bed spread/ bed cover – Tấm phủ
• Slippers – Dép đi trong phòng
• Barier matting – Thảm chùi chân
• Caddy – Khay đựng đồ chuyên dụng
• Drawer – Ngăn kéo
• Cabinet towel – Khăn lau tay
• Key hole – Ổ cắm thẻ
• Door knob – Tay nắm cửa
• Latch – Chốt gài cửa
• Minibar – Tủ lạnh nhỏ
• Laundry bill/ Voucher – Hóa đơn giặt là
• Laundry bag – Túi đựng đồ giặt
• Guest Comment – Phiếu góp ý
• Bill Minibar/ Voucher – Phiếu thanh toán

Trên đây, OneInventory đã chia sẻ với bạn “Thuật ngữ về tình trạng phòng mà nhân viên khách sạn không nên bỏ qua”. Hy vọng rằng bài viết sẽ giúp ích cho nhân viên khách sạn của bạn trong việc nắm bắt rõ thuật ngữ về tình trạng phòng để phục vụ khách hàng một cách chu đáo, chuyên nghiệp và tốt nhất.