Nếu đã từng hoạt động doanh nghiệp hoặc làm các công việc liên quan đến Công nghệ Thông tin cho các công ty, chắc hẳn bạn đã từng nghe qua về phần mềm ERP hay hệ thống ERP. Phần mềm này được biết sẽ hỗ trợ doanh nghiệp rất nhiều trong quản lí và vận hành các hoạt động kinh doanh. Bài viết này của WEBICO sẽ làm rõ các khái niệm cơ bản về hệ thống ERP cũng như các tác động của nó đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Show
Hệ thống ERP là gì?Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) có nghĩa là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giữ vai trò giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc quản lí, vận hành dự án cũng như nhân sự và các nguồn tài nguyên khác. Thay vì thực hiện các công việc một cách thủ công, hệ thống ERP là một loại phần mềm tự động giúp doanh nghiệp quản lí và thực hiện các quy trình đó một cách hiệu quả và tránh sai sót hơn. Các công việc trong một doanh nghiệp có thể được tự động hóa bởi ERP bao gồm: Hỗ trợ mua bán hàng, kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, các dự án đang khởi tạo và theo dõi. các quy trình giải quyết công việc giữa các phòng ban trong công ty…  Các chức năng của hệ thống ERPTrong nhiều doanh nghiệp trước đây, mỗi phòng ban hay một bộ phận lại có cách quản lí dữ liệu khác nhau, không thống nhất. Cách này có thể hiệu quả trong nội bộ, nhưng khi bước ra kết hợp các bô phận khác và tiến hành chuẩn hóa, nó lại mang đến nhiều khó khăn khi không thực sự thống nhất. Thứ nhất là việc kết nối các dữ liệu với nhau, đặc biệt là các khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích. Từ đó việc phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Hệ thống ERP là gì? Vì vậy, ERP đã ra đời như một giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp. ERP thì gom hết tất cả những dữ liệu, thông tin ngày từ đầ vào cùng một hệ thống và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau. Điều này tiện hơn rất nhiều so với trước đây khi ai cũng có thể cập nhật các tin tức chung của toàn doanh nghiệp thông qua việc truy cập hệ thống theo chức năng được phân công Xem thêm: ERP là gì ? Nó đem lại những hữu ích gì cho doanh nghiệp? ERP là một phạm trù rất rộng, trong ERP còn có thể bao gồm nhiều phần mềm nhỏ phục vụ cho từng chức năng khác nhau. Một số chức năng chính của ERP bạn có thể tham khảo là:
…. Tác dụng của hệ thống ERP trong doanh nghiệpDoanh nghiệp có quy mô càng lớn, hệ thống nhân sự càng nhiều và phức tạp thì lại càng cần một hệ thống ERP chất lượng hiệu quả vì nó giúp ích được khá nhiều thứ cho doanh nghiệp. Cụ thể, hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp các hỗ trợ như sau:
Chức năng quản lý nhân sự và tính lương của ERP giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên hợp lý. Bên cạnh đó còn thực hiện các qui trình quản lý nhân sự, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, giảm thiểu các sai sót và gian lận trong việc tính lương như trước đây.
ERP giúp các doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định quan trọng trong kinh doanh. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau và có thể tìm thấy nhiều số liệu khác nhau để nghiên cứu và hoạch định các chiến lược hiệu quả. Tuy nhiên, với hệ thống ERP, bạn không cần phải làm điều này vì hệ thống sẽ luôn cung cấp những con số thực. Hệ thống ERP còn tập trung xử lí các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung, điều này giúp các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau dễ dàng.
Với hệ thống ERP, các đơn hàng của khách hàng được tự động hóa từ khoảng thời gian nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn. Trên cơ sở này, Hệ thống ERP sẽ giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng hơn. Chức năng quản lý kho hàng trong phần mềm ERP giúp các công ty, doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà nó sẽ giảm nhu cầu vốn lưu động và tăng hiệu quả kinh doanh hơn.
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP sẽ giúp các công ty giảm bớt được những sai sót mà nhân viên thường mắc phải so với khi thực hiện các tác vụ này một cách thủ công. Chức năng hỗ trợ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác thông tin của từng tài khoản. Hơn nữa, một hệ thống quản lí kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các quy trình kế toán và kiểm soát nội bộ chất lượng hơn. CÔNG TY TNHH WEBICOĐịa chỉ: Mekong Tower, 235-241 Cộng Hòa, Phường 13, Quận Tân Bình, TPHCM Hotline: 1800 6016 – 0886.02.02.02 Webiste: www.webico.vn Facebook: https://www.facebook.com/webico.vn/ Email:
Để quản lý doanh nghiệp hiện nay có rất nhiều phần mềm, nhưng có lẽ ERP là phần mềm tổng thể nhất giúp quản lý toàn bộ doanh nghiệp. Các chức năng quản lý được tích hợp trong hệ thống ERP. Vậy Hệ thống ERP là gì? Hệ thống ERP giúp gì trong việc quản lý doanh nghiệp? Cùng Ben Computer tìm hiểu trong bài viết dưới đây. Hệ thống ERP là gì?Hệ thống ERP được viết tắt bởi từ tiếng Anh Enterprise Resource Planning Systems (dịch nghĩa: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Đây là một mô hình tích hợp All-in-One, nhiều ứng dụng được cài đặt vào trong một phần mềm nhằm quản lý đa nhiệm, đa phòng ban. Phần mềm này không chỉ giúp quản lý tốt những dữ liệu trong doanh nghiệp mà còn có thể lập kế hoạch, phân tích chi phí sản xuất, kinh doanh, quản lý nhân sự,… rất tiện ích. Tính năng của hệ thống ERPERP quản lý xuyên suốt mọi phòng ban của doanh nghiệp bao gồm những việc như:
Hiện nay, phần mềm ERP còn có thể sử dụng trên các thiết bị thông minh như điện thoại di động, máy tính bảng, máy quét mã,… Các yếu tố cần thiết cho một hệ thống ERPĐể vận hành một hệ thống doanh nghiệp và quyết định sự thành công của dự án ERP thì cần đến một số yếu tố cần thiết. Các yếu tố cần thiết cho một hệ thống ERP bao gồm:
Hệ thống ERP giúp gì trong doanh nghiệp?Nhìn vào tính năng mà hệ thống ERP hoạt động trong doanh nghiệp có thể thấy rõ ràng nhất đó chính là khả năng quản lý thông minh của hệ thống này. Các doanh nghiệp đều mong muốn các nguồn lực của mình được quản lý một cách rõ ràng, triệt để nhằm mục đích cuối cùng đó là quản lý doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngoài ra, hệ thống ERP còn giúp: 1 – Quản lý thông tin khách hàngViệc quản lý thông tin khách hàng giúp doanh nghiệp có thể nắm bắt được số lượng khách hàng, nhu cầu và khả năng tiềm ẩn trong khách hàng. Khách hàng đang có những vấn đề gì với sản phẩm và doanh nghiệp? Hệ thống ERP sẽ giúp toàn bộ nhân viên chăm sóc khách hàng nắm bắt được thông tin về khách hàng khi được cập nhật, từ đó có sự sắp xếp và xử lý kịp thời. 2 – Quản lý dự án, giám sát chất lượngNgười quản lý dự án sẽ không mất quá nhiều thời gian để xem xét và bổ nhiệm vị trí cho nhân sự bởi hệ thống ERP đã giúp họ làm việc này. Từ việc quản lý nhân sự, ERP có thể đánh giá được điểm mạnh của nhân sự và khả năng giải quyết công việc để sắp xếp họ vào những vị trí hợp lý. Ngoài ra, ERP còn giúp doanh nghiệp theo dõi quá trình sản xuất sản phẩm, kiểm tra tính đồng nhất của các sản phẩm. 3 – Quản lý nhân sựNhờ sự sát sao của ERP mà doanh nghiệp có thể tự động theo dõi nhân sự: về thời gian làm việc (giờ đến, giờ về), về khối lượng công việc (khối lượng công việc nhiều hay không? Làm có tốt hay không? Từ đó đánh giá năng lực và hỗ trợ lương, thưởng cho nhân viên). Nhân sự trong doanh nghiệp chắc chắn sẽ hài lòng khi có một “người” công bằng với thời gian và công sức họ bỏ ra trong công việc. 4 – Kết nối nhân sựĐoàn kết là sức mạnh. Các nhân sự cần có sự liên kết với nhau để có thể hỗ trợ nhau kịp thời, nhanh nhất và tiện lợi nhất. Giải quyết được các vấn đề của doanh nghiệp chính là việc mà các nhân sự phải chung tay góp sức thì mới dễ dàng thành công được. Hệ thống ERP giúp cho việc giao tiếp của các nhân viên thuận tiện hơn rất nhiều. 5 – Kiểm soát chặt chẽ lượng lưu khoSẽ mất rất nhiều thời gian và công sức khi kiểm soát hàng tồn kho một cách thủ công. ERP có thể giúp doanh nghiệp đơn giản hơn, chính xác hơn khi làm công việc này. ERP lưu trữ và giúp quản lý kho biết được trong kho còn tồn bao nhiêu hàng hóa, thời gian tồn kho đã bao lâu hoặc trong kho đang thiếu nguyên vật liệu gì để có thể bổ sung kịp thời, tránh việc làm gián đoạn sản xuất, kinh doanh. 6 – Tạo báo cáo tài chínhERP có thể tạo ra các bản BCTT (báo cáo tài chính) theo tiêu chuẩn quốc tế hay tiêu chuẩn Kế toán Việt Nam tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin về tài chính của mình một cách dễ dàng, minh bạch hơn. Ngoài ra hệ thống ERP còn có nhiều tác dụng khác nữa có thể giúp doanh nghiệp rất nhiều trong việc quản lý. Dù doanh nghiệp có các chi nhánh ở nhiều nơi, số lượng nhân sự và hàng hóa nhiều thì ERP cũng có thể hỗ trợ được rất tốt. Sử dụng hệ thống ERP giúp doanh nghiệp giảm khá nhiều chi phí và thời gian quản lý, không những chính xác mà còn giúp doanh nghiệp tăng năng suất hơn rất nhiều. Các phần mềm ERP hiệu quả nhất hiện nayDưới đây là top các phần mềm ERP đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng và đánh giá cao hiện nay. Bạn có thể tham khảo:
Kết luậnNhư vậy, qua bài viết này chúng ta đã có thể hiểu được Hệ thống ERP là gì. Nó thực sự quan trọng đối với các doanh nghiệp. Để yên tâm phát triển hơn, chắc chắn việc dùng hệ thống ERP để quản lý là cần thiết. |
