Chào Trung Tâm Xuất Nhập Khẩu VinaTrain, em là sinh viên đang tìm hiểu về bộ chứng từ xuất nhập khẩu trong giáo trình nhà trường hầu như không có các mẫu chứng từ thực tế để tham khảo cho việc học, điều này khiến em mơ hồ khi đọc lý thuyết. Trung tâm có thể tư vấn giúp em về bộ chứng từ xuất nhập khẩu cần có để làm thủ tục hải quan và thanh toán trong mua bán được không ạ? Em xin cảm ơn ạ!” Show Phan Nguyễn Linh Nhi – Đại học Thương Mai, Hà Nội  Bài viết về Bộ chứng từ xuất nhập khẩu được tư vấn nghiệp vụ bởi giảng viên Nguyễn Trọng Hoàng, Quản lý hoạt động Công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận Hoàng Long;
Các bạn tải Full bộ chứng từ xuất nhập khẩu theo link download bên dưới Ngay sau đây, các bạn hãy tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về các chứng từ trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu mà chúng ta cần quan tâm Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tổng hợp những chứng từ liên quan tới hàng hóa gồm chứng từ vận tải, chứng từ theo hàng, chưng từ liên quan tới thanh toán được 2 bên mua bán chuẩn bị xuất trình cho cơ quan chức năng khi thông quan xuất nhập khẩu hàng hóa. Mỗi mặt hàng khi làm thủ tục hải quan sẽ cần bộ chứng từ để làm căn cứ giao dịch và thanh toán với nhà cung cấp, tùy theo từng mặt hàng sẽ cần các loại chứng từ xuất nhập khẩu sau:
II. Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Gồm Những Gì?1. Chứng từ dùng trong mua bán thương mại quốc tế (bắt buộc phải có)Đây là những chứng từ dùng để thanh toán và xác nhận quan hệ mua bán hàng hóa do 2 bên mua hoặc bên bán phát hành thể hiện việc giao kết hợp đồng của 2 bên. a) Hợp đồng thương mại (Sale Contract)Đây là chứng từ đầu tiên giữa bên mua và bên bán. Là văn bản thỏa thuận của 2 bên. Sale contract là chứng từ quan trọng nhất là căn cứ xác định trách nhiệm, rủi ro và chi phí giữa các bên mua bán liên quan tới hàng hóa thanh toán. Chứng từ này do người bán phát hành hoặc có thể người mua phát hành. Có các loại hợp đồng thường gặp như:
Một điều lưu ý, hợp đồng la chứng từ ràng buộc thanh toán và các điều kiện khác giữa 2 bên mua bán chứ không phải chứng từ bắt buộc phải có khi xuất trình bộ chứng từ thông quan xuất nhập khẩu. Hợp đồng được soạn thảo trên giấy hoặc file excel theo form mẫu bạn có thể tham khảo một mẫu hợp đồng đơn giản như vậy: FILE_20200316_152221_SALES CONTRACT电容密封圈2003 b) Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)Là chứng từ có giá trị thanh toán trong bộ chứng từ, người bán dùng để đòi tiền người mua, hải quan dựa vào INV để xác định giá xuất nhập khẩu cơ bản người xuất nhập khẩu sẽ dựa vào giá trị trên INV để kê khai giá trị hải quan. Xin nhấn mạnh, hóa đơn thương mại là chứng từ rất quan trọng trong bộ chứng từ thanh toán quốc tế, nó sẽ theo bạn suốt quá trình thanh toán và lưu trữ: Các loại hóa đơn được phân loại cơ bản như sau:
Ngoài ra có một số loại hóa đơn khác như:
Trên Invoice có đầy đủ nội dung: tổng số tiền, phương thức thanh toán, ngày phát hành hóa đơn (lưu ý: ngày phát hành inv phải sau hoặc cùng với ngày phát hành hợp đồng ngoại thương), thông tin 2 bên mua bán, term giao kết hợp đồng, số lượng hàng, tên hàng, đơn giá, tổng giá trị thanh toán, những điều kiện khác,… Lưu ý: Số tiền trong hóa đơn phải khơp với số tiền trong giao dịch, ngày phát hành hóa đơn phải sau hoặc trùng với ngày trên hợp đồng. Cần lưu ý với hàng xuất khẩu ngày phat hành inv phải trước ngày trên tờ khai xuất khẩu theo thực tế phải có được hóa đơn mới có căn cứ kê khai hải quan. Bạn đọc có thể tham khảo mẫu hóa đơn thương mại: INVOICE SMC.SKB-200302 c) Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)Phiếu đóng gói hàng hóa là chứng từ được lập sau khi đóng hàng dùng để kiểm kê hàng hóa tại đầu nhập, hải quan dùng chứng từ này để làm căn cứ đánh giá thực tế xuât nhập khẩu của công ty có đúng như khai báo không. Dựa vào Packing List sẽ biết được kế hoạch khai thác hàng, phương tiện vận tải, bố trí công nhân, kho bãi nếu cần. Đây là chứng từ người bán phát hành cho người mua khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Dựa vào packinglist người mua sẽ kiểm kê được thực thế số lượng hàng được giao. Mẫu Packing list bạn có thể tham khảo: PACKING LIST SMC.SKB-200302 2. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu liên quan tới giao nhận hàng hóaĐây là những chứng từ do các đơn vị dịch vụ vận tải do bên bán hoặc, bên mua thuê phát hành nhằm thể hiện trách nhiêm thuê và giao nhận vận tải. Đồng thời đây cũng là căn cứ để xác nhận nghĩa vụ, trách nhiệm của các bên liên quan: ai là người thanh toán, căn cứ về giao nhận hàng hóa tại 2 đầu xuất và đầu nhập. a) Vận đơn vận tải (Bill of Lading)Vận đơn là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải như tàu biển, máy bay,… do hãng tàu hoặc hãng bay phát hành gọi là vận đơn chủ (MBL/MAWB) ngoài ra các công ty FWD cũng có thẻ phát hành vận đơn thứ để theo dõi tình tình vận tai hàng hóa (HBL/HAWB). Một số cách phân biệt vận đơn bạn có thể tham khảo cách phân loại một số vận đơn cơ bản: Xét về mặt pháp lý
Vân đơn là căn cứ để các bên vận tải có trách nhiệm với chủ hàng khi xảy ra trouble liên quan tới quá trình vận tải. Mẫu vận đơn tham khảo: B.L COAU7226802020
b) Booking note (Phiếu đặt chỗ với hãng vận tải)Đây là chứng từ được các đơn vị dịch vụ logistics phát hành gửi cho người đặt cước .Dựa vào điều kiện mua bán trên hợp đồng ngoại thương để xác định bên bán hoặc bên mua có trách nhiệm book cước vận tải quốc tế. Mẫu booking tham khảo: BOOKING NOTE
c) Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)Là chứng từ do đơn vi vận tải phát hành như: hãng tàu, công ty FWD,… với mục đích thông báo về tình trạng vận tải của hàng hóa cập bến tại cảng nhập vào thời gian nào, số lượng thực tế ra sao để người nhận có kế hoạch khai thác hàng và chuẩn bị chi phí thanh toán. Đây là chứng từ rất cần thiết trong khai báo hải quan nhập khẩu. Dựa vào thông tin trên giấy báo hàng người khai hải quan sẽ lấy các thông tin hàng hóa để thực hiện khai báo. Mẫu giấy báo hàng đến: AN- QIM039752-1SEHPH2211316-01
d) Hướng dẫn gửi hàng (Shipping Instruction – SI)Hướng dẫn gửi hàng (Shipping Instruction) là chứng do người book cước phát hành gửi cho bên vận tải sau khi đã tiến hành book cước vận tải. Người gửi hàng sẽ cung cấp SI cho hãng vận chuyển như một bản ghi chú về số lượng hàng hóa giao nhận các thông tin như: tên hàng, số lượng, hình thức vận tải, loại vận đơn mong muốn, các yêu cầu khác cần show trên vận đơn như thế nào. Mẫu SI tham khảo: Form SI tham khảo
e) VGM (Phiếu xác nhận tải trọng container)Phiếu xác nhận khối lượng container dùng trong vận tải đường biển, người gửi hàng sẽ cung cấp chứng từ này cho hãng tàu theo quy định để hãng tàu kiểm soát được tải trọng của container trước khi đóng hàng… f) Tờ khai hải quan (Customs Declaration)Đây là chứng từ để kê khai các mặt hàng hóa với cơ quan hải quan. Hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ có 2 tờ khai đối ứng là tờ khai xuất khẩu và tờ khai nhập khẩu. Có các cách phân loại tờ khai hải quan cơ bản như sau:
Không phải kiểm hóa, người khai phải xuống hải quan để kiểm tra thuế đã nổi trong tài khoản của kho bạc hay chưa. Khi đó, bạn có thể xuống cảng lấy hàng.
Chủ hàng xuấttrình tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại. Ngoài ra, có thể phải nộp thêm chứng từ vận đơn, C/O, giấy kiểm tra chất lượng,…
Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, người khai vừa bị kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa. Luồng đỏ ở kết quả sẽ gây tốn chi phí, thời gian và công sức của 2 bên. Nếu có nghi vấn về hàng hải quan sẽ tiến hành nghiệp vụ bẻ luồng để tiến hành kiểm hóa hàng theo quy định thực tế có 3 trường hợp kiểm hóa : Kiểm 5%; kiểm hóa 10% và kiểm hóa toàn bộ hàng.
3. Các chứng từ xuất nhập khẩu thường theo lô hàng cần biếta) Thư tín dụng (L/C)Là thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu cam kết sẽ trả tiền đúng hạn cho người xuất khẩu trong thời gian nhất định.Đây là một trong các hình thức thanh toán chặt chẽ có lợi cho người xuất khẩu thường xuyên được sử dụng trong thương mại quốc tế. Khi sử dụng L/C người mua sẽ phải ký quỹ tiền vào tài khoản để dùng cho việc trả tiền hàng cho người xuất khâu trước khi hàng được gửi đi như vậy người bán không lo tình trạng hàng đi nhưng người mua từ chối nhận hàng hoặc nhân hàng mà không thanh toán. b) Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)Là chứng từ bảo hiểm do 2 bên mua bán có thẻ mua tự nguyện hoăc bắt buộc phụ thuộc vào các điều kiện trong incoterm, đối với term CIF và CIP thì người bán phải có trách nhiệm mua bảo hiểm bắt buộc cho người mua. c) Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)Chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/0 được dùng để chứng minh nguồn gốc của hàng có 2 loại C/o Form được hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu và C/0 không được ưu đãi cả 2 loại này đều có chức năng chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa. Đây là chứng từ rất quan trọng. d) Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) Và chứng thư hun trùng ( Fumigation Certificate)Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch cấp để xác nhận lô hàng đã được kiểm dịch với mục đích ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia. Đây là chứng từ bắt buộc với một số nước nhập khẩu, hoặc đối với hàng hóa có nguồn gốc thực vật, đông vật được đựng bằng pallet gỗ. Thời gian làm hung trùng cho hàng mất từ 12 -24h. Một số chứng từ khác trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu:
VinaTrain Việt Nam là trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu thực tế hàng đầu hiện nay, chúng tôi vinh dự là cầu nối tin cậy, giúp các doanh nghiệp tìm kiếm, tuyển dụng nhân sự chất lượng cao và ngược lại. Group giới thiệu việc làm xuất nhập khẩu do VinaTrain thành lập hiện nay đó có gần 100.000 thành viên các bạn có thể tham gia nếu như có nhu cầu tìm việc hoặc tuyển dụng nhân viên xuất nhập khẩu Group Việc làm XNK VinaTrain Việt Nam là trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu thực tế hàng đầu hiện nay, chúng tôi vinh dự là cầu nối tin cậy, giúp các doanh nghiệp tìm kiếm, tuyển dụng nhân sự chất lượng cao và ngược lại. Group giới thiệu việc làm xuất nhập khẩu do VinaTrain thành lập hiện nay đó có gần 100.000 thành viên các bạn có thể tham gia nếu như có nhu cầu tìm việc hoặc tuyển dụng nhân viên xuất nhập khẩu Group Việc làm XNK Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp bạn Linh Nhi và độc giả hiểu rõ về những bộ chứng từ liên quan đến quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa.
Như vậy, trong bài viết này, hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain đã gửi tới bạn đọc thông tin về “Full bộ chứng từ xuất nhập khẩu” Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain. |
