Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC
Hiện tại, khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế tổ chức, cá nhân sẽ được cấp tải khoản truy cập trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn. Doanh nghiệp có thể quản lý tự động không chỉ hóa đơn đầu ra do mình xuất đi, còn xem được cả hóa đơn đầu vào của bên khác gửi đến nếu cũng là hóa đơn theo thông tư 78/2021/TT-BTC 1. Sử dụng thông tin link tra cứu và mã tra cứu được in trên bản thê hiện PDF của hóa đơn điện tử Việc tra cứu này để đảm bảo hóa đơn được xuất thật, đúng đối tượng người mua (đề phòng trường hợp người bán sửa file XML, PDF rồi gửi cho người mua qua email, zalo…). Do vậy, doanh nghiệp tự tra cứu và tải về file hóa đơn XML gốc và PDF từ link tra cứu của bên bán. 2. Tra cứu trên cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tống cục thuế (Dành cho đối tượng người mua chưa đăng kỷ áp dụng hóa đơn hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC) Nhập thông tin hóa đơn do bên bán gửi và tra cứu sẽ được một trong các kết quả sau: – Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm – Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm  3. Đăng nhập vào cống thông tin hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn Cách này chỉ dành cho các bạn đã được cơ quan thuế gửi thông báo “Chấp nhận” cho áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP Sau khi được Chấp nhận, người nộp thuế sẽ được cấp tài khoản để truy cập cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế tại website https://hoadondientu.gdt.gov.vn Các bạn click vào mục Tra cứu => Tra cứu hóa đơn => Chọn tiếp Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra/mua vào. Tất cả hóa đơn đã áp dụng Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP sẽ nằm hết ở đây. Để xem thông tin hóa đơn người dùng Tìm kiếm => Tại vùng hiển thị kết quả, các bạn click vào hóa đơn muốn xem sẽ hiện ra các chức năng như Xem, In, Xuất excel, Xuất XML Lưu ý: Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 1900.6165 để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác! Hiện nay, các doanh nghiệp, người nộp thuế tại 06 tỉnh, thành đã thực hiện xuất hóa đơn và gửi cho người mua. Khi nhận được hóa đơn hẳn nhiều doanh nghiệp, kế toán sẽ thắc mắc hóa đơn nhận được có hợp lý, hợp lệ hay không? Làm sao để có thể kiểm tra, xác thực được thông tin của hóa đơn là chính xác? Trong bài viết này, LuatVietnam sẽ hướng dẫn doanh nghiệp và bạn đọc cách thức tra cứu, xác thực hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 trên Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế khi nhận được hóa đơn từ bên bán gửi đến. Doanh nghiệp, người nộp thuế truy cập cổng thông tin về Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Tại đây có 2 cách thức tra cứu: Cách 1. Tra cứu thông tin từng hóa đơnB1: Sau khi truy cập cổng thông tin hóa đơn điện tử, tại tab Tra cứu hóa đơn điện tử, người dung nhập vào các thông tin của hóa đơn nhận được của bên bán (có dấu * đỏ): 1) MST người bán: nhập vào mã số thuế của bên bán xuất hóa đơn. 2) Loại hóa đơn: chọn loại hóa đơn tương ứng, ví dụ Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, .. được quy định bởi các ký tự số: 1, 2, 3, 4, 5 tương ứng ký hiệu mã loại hóa đơn trên hóa đơn (ví dụ 1C21TML – 1 ở đây là ký hiệu loại Hóa đơn giá trị gia tăng). 3) Ký hiệu hóa đơn: nhập vào ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, ví dụ C21TML. Lưu ý người dùng hay nhầm lẫn nhập cả ký tự số 1, 2, 3, 4, 5 ở đầu sẽ không chính xác. 4) Số hóa đơn: nhập vào số hóa đơn cần tra cứu (có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số, ví dụ 1 hoặc 00000001). 5) Tổng tiền thành toán: nhập vào tổng tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số. 6) Mã captcha: nhập lại chính xác vào chuỗi mã captcha hiện thị ở bên trái. B2: Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, người dùng nhấn vào nút Tìm kiếm để tra cứu:
- Nếu nhận được kết quả như mục A như trên hình thì hóa đơn cần tìm kiếm đã hợp lệ, trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn. - Nếu nhận được kết quả như mục B tức là hóa thông tin hóa đơn cần tra cứu không tồn tại, người dùng cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập liệu tìm kiếm ở trên đã chính xác hay chưa và thử lại. Nếu vẫn không có kết quả cần liên hệ với bên bán để kiểm tra lại. Cách 2. Tra cứu thông tin danh sách hóa đơn mua vào/bán raCách tra cứu này áp dụng đối với các doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. B1: Tại cổng thông tin Hóa đơn điện tử trên, người dùng thực hiện đăng nhập vào theo thông tin tài khoản đã được cơ quan thuế cấp và gửi về email cho doanh nghiệp khi hoàn thành thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
B2: Đăng nhập xong, người dùng vào menu Tra cứu à chọn Tra cứu hóa đơn. B3: Trên form Tra cứu hóa đơn, nhấn vào tab Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào Tại đây sẽ hiển thị danh sách hóa đơn mua vào của doanh nghiệp gồm các thông tin: Ký hiệu mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày lập, Thông tin hóa đơn, Tổng tiền chưa thuế, Tổng tiền thuế, Tổng tiền chiết khấu thương mại, Tổng tiền phí, Tổng tiền thanh toán, .. Người dùng có thể lọc tìm kiếm theo các điều kiện, chọn xem thông tin chi tiết hóa đơn cần xem: chọn dòng hóa đơn cần xem à nhấn nút Xem hóa đơn). Ngoài ra tại menu này, người dùng có thể xem được thông tin của Hóa đơn điện tử bán ra của chính doanh nghiệp mình xuất gửi cho khách hàng tại tab Hóa đơn điện tử bán ra. Trên đây, LuatVietnam đã có những tổng hợp và hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 khi nhận được từ người bán. Mong rằng thông qua bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp cập nhật các chính sách và thông tin mới về việc xuất và nhận hóa đơn đúng quy định khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị đinh 123, Thông tư 78. Nếu có thêm thắc mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ 6 quy định mới về hóa đơn áp dụng từ 01/01/2022 kế toán cần biết
Hóa đơn điện tử ngày càng được các tổ chức, cá nhân trong nền kinh tế sử dụng phổ biến. Tuy nhiên, không phải hóa đơn điện tử nào cũng hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn đọc cách tra cứu hóa đơn điện tử, từ đó phát hiện kịp thời những sai sót về hóa đơn. Bài viết xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử sai ngày tháng năm 1. Văn bản pháp luật ứng dụng để tra cứu hóa đơn điện tử
2. Phân loại hóa đơn điện tử và nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử2.1 Phân loại hóa đơn điện tửTheo quy định tại các văn bản trên thì hóa đơn điện tử bao gồm:
Vì vậy, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn đọc cách tra cứu 2 loại hóa đơn trên. 2.2 Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tửNguyên tắc tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 28 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: "1. Bên sử dụng thông tin thực hiện truy cập, truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn. 2. Tổng cục Thuế thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu. 3. Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin nhập thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu nội dung hóa đơn điện tử. 4. Trường hợp cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 2 Điều 27 Nghị định này có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì cơ quan thuế có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các cơ quan, người có thẩm quyền có liên quan. 5. Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng hệ thống cung cấp thông tin tự động." 3. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử3.1 Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan ThuếTheo nguyên tắc của việc tra cứu hóa đơn mà Kế toán Lê Ánh trích dẫn trên thì người nộp thuế cần làm các bước sau để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Bước 1: Bạn truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục thuếTruy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục thuế tại địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html Khi đó màn hình sẽ hiển thị như sau: Chọn mục “Thông tin hóa đơn, biên lai”/ Chọn “Hóa đơn”/ Chọn “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”. Chi tiết như sau: Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứuBạn cần nhập đầy đủ các trường thông tin có gắn dấu (*). Đây là các thông tin bắt buộc phải điền. Điền thông tin xong, bạn ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu. Lưu ý:
Bước 4: Kiểm tra thông tin kết quả tra cứu- Nếu kết quả trả về hiển thị đầy đủ cả 2 trường “Thông tin người bán hàng hóa, dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn” thì Hóa đơn điện tử mà bạn tra cứu là hợp lệ, hợp pháp. - Nếu kết quả trả về thiếu một trong hai trường thì hóa đơn điện tử đang tra cứu là không hợp pháp. Lý do có thể do bên bán chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được update lên cổng thông tin điện tử. Trong trường hợp này, các bạn xử lý như sau:
3.2 Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan ThuếBước 1: Truy cập vào trang web để xác minh hóa đơnTruy cập trang web xác minh hóa đơn có mã xác thực của Tổng cục thuế tại https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit Hoặc trang web tra cứu hóa đơn điện tử http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html => Chọn “Hóa đơn có mã xác thực” => Chọn “Xác minh hóa đơn” Theo 2 cách trên, màn hình đều hiển thị như sau: Bước 2: Điền thông tin của hóa đơn điện tử cần tra cứuNhập đầy đủ các chỉ tiêu: “Số HĐ xác thực” => “Mã xác thực” => “Mã kiểm tra” => Chọn “Tra cứu” Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế- Hóa đơn hợp pháp, hợp lệ nếu chỉ tiêu “Trạng thái hóa đơn” ở kết quả trả về là một trong các trường hợp sau:
Theo quy định, khi xóa bỏ hoặc thay thế hóa đơn thì bên bán và bên mua cần có văn bản thỏa thuận. Nếu bên mua không được thông báo trước thì có quyền yêu cầu bên bán giải thích và cung cấp thông tin. 3.3. Tra cứu hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trườngViệc tra cứu hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường đã được quy định rõ ràng tại Điều 29 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: "1. Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử. 2. Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu hóa đơn, nếu: a) Trường hợp người vận chuyển hàng hóa có chứng từ giấy (bản sao bằng giấy không cần ký tên, đóng dấu của người mua, người bán hàng hóa) chuyển từ hóa đơn điện tử thì xuất trình chứng từ giấy chuyển cho cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra hàng hóa. Cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra căn cứ chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử để lưu thông hàng hóa và tiếp tục thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử (tại đầu mối đăng ký với Tổng cục Thuế) để phục vụ công tác kiểm tra để xử lý theo quy định; b) Trường hợp người vận chuyển hàng hóa không có chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử thì cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để kiểm tra, xác nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp." 4. Một số câu hỏi về hóa đơn điện tửCâu 1: Các nội dung của hóa đơn điện tử Câu 2: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên, địa điểm công ty Câu 3: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai ngày tháng năm Câu 4: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa Câu 5: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai số tiền, thuế suất thuế giá trị gia tăng Câu 6: Quy định về chữ ký hóa đơn điện tử |
