Cách viết email bằng tiếng NhậtCách viết email bằng tiếng Nhật. Nếu làm việc tại 1 doanh nghiệp Nhật hoặc tại 1 doanh nghiệp sử dụng tiếng Nhật, chắc chắn bạn sẽ phải viết email bằng tiếng Nhật. Đây chính là cơ hội để bạn sử dụng vốn kính ngữ của mình. Để tiếp nối bài viết về kính ngữ tiếng Nhật, trong bài viết này Tự học online xin giới thiệu với các bạn cách viết email bằng tiếng Nhật một cách chuẩn tắc. 1 bức email bằng tiếng Nhật chuẩn tắc sẽ bao gồm các thành phần sau :宛名 (atena : người Nhận)、挨拶 (aisatsu : chào hỏi)、名乗り (nanori : xưng tên)、要旨 (youshi : nội dung cốt lõi)、詳細 (shousai : chi tiết)、結びの挨拶 (musubi no aisatsu : chào hỏi để gắn kết)、署名 (shomei : tên, ký tên). Một bức email bằng tiếng Nhật chuẩn tắc sẽ bao gôm 7 phần trên. Với tình huống đã tương đối thân mật, bạn có thể lược bỏ 1 phần nào đó. Tuy nhiên nhiều trường hợp nếu bỏ đi sẽ làm cho bức email kém phần trang trọng. Mục lục :
1. 宛名 atena : người NhậnĐược viết vào ngay dòng đầu tiên của email ABC 株式会社 (ABC kabushiki kaisha) Tên công ty hoặc tổ chức. Không nên lược bỏ loại hình công ty : cổ phần, hữu hạn. 代表取締役 (daihyou torishime yaku) Tên chức vụ, nếu là nhân viên thì có thể bỏ qua phần này. Tham khảo : tên các chức danh bằng tiếng Nhật 平野友朗様 Tên đầy đủ cộng với様 sẽ tạo ấn tượng tốt hơn. Tuy nhiên đôi khi (ví dụ không biết tên đầy đủ) bạn viết họ +様 cũng vẫn Ok. Khi giao thiệp giữa 2 bên đã khá thân thuộc, chúng ta có thể bỏ phần tên doanh nghiệp (tổ chức) và chức vụ. Chỉ cần tên đầy đủ hoặc họ+様 là được. Khi đã rất thân và muốn gần gũi hơn thì cũng có trường hợp thay 様 bằng さん. 2. 挨拶 aisatsu : chào hỏiVí dụ : ご無沙汰しております 先日は、ありがとうございました 早速のご連絡ありがとうございます Đối với liên lạc ngoài công ty thì những câu chào hỏi rất hay đượcsử dụng là :お世話になっております Hoặc lịch sự hơn nữa : いつも大変お世話になっております Với trường hợp lần đầu liên lạc, thay vì sử dụng 2 câu trên, chúng ta nên dùng お世話になります Với liên lạc trong nội bộ doanh nghiệp, câu chào hỏi hay được sử dụng là : お疲れ様です 3. 名乗り nanori : xưng tênTiếp theo bạn sẽ viết tên công ty (tổ chức), chức vụ và tên của mình, giống như phần người Nhận (tất nhiên là không dùng 様 với bản thân mình). Các bạn có thể dùng cấu trúc : chức vụ ~をしております、Tên đầy đủ と申します. Cũng có người nghĩ rằng tên người gửi đã được thể hiện trên mail, tuy nhiên không phải lúc nào trình duyệt cũng thể hiện tên của bạn đúng. Hoặc khi duyệt email trên điện thoại di động, phần thông tin người gửi của mail có thể không được hiển thị. Bởi vậy để cho mail tiến triển thuận lợi, bạn nên xưng danh của mình để đối phương nắm được khái lược đối tượng mà mình đang giao dịch email 4. 要旨 youshi : nội dung cốt lõiSau phần chào hỏi và xưng danh, phần tiếp theo là lúc đi vào nội dung chính của mail. Trong phần này, bạn hãy nêu khái lược nội dung, mục đích của mail để người Nhận định hình được nội dung cơ bản. Một số câu ví dụ có thể dùng : 打ち合わせの日程について、ご相談いたします。 Tôi xin trao đổi về lịch trình họp (trao đổi) 先日のお礼を申し上げたく、メールをお送りしました。Tôi viết mail này để thể hiện sự cảm ơn anh/chị về việc hôm trước についてお詫びを申し上げたく、ご連絡いたしました。Tôi liên lạc để xin lỗi về việc お見積内容のご確認のために、ご連絡いたしました。Tôi xin liên lạc để xác nhận nội dung báo giá. Trường hợp cần câu trả lời, bạn có thể sử dụng các câu như : 「お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします」Thật phiền anh, nhưng nhờ anh xác nhận giúp 「お返事をお待ちしております」Tôi đang chờ hồi âm của anh/chị Cách viết email bằng tiếng Nhật : Phần nội dung cốt lõi : 5. 詳細 shousai : nội dung chi tiếtTrong phần này bạn hãy giải thích chi tiết nội dung mà mình muốn truyền đạt, chúng ta muốn đối phương làm cho mình điều gì. Quan trọng trong phần này là giải thích dễ hiểu, không nên quá cầu kỳ. Sử dụng kính ngữ là quan trọng, tuy nhiên nếu bạn không rõ kính ngữ trong phần đó, hãy dùng thể trang trọng (ます) để ưu tiên trình bày đúng nội dung muốn truyền đạt. Trong phần này, các bạn có thể sử dụng dạng liệt kê, danh sách, gạch đầu dòng để nội dung được rõ ràng. Ví dụ : 内容 ビジネスメールコミュニケーション講座 日時 2019年2月22日(金) 場所 株式会社アイ・コミュニケーション 対象 新入社員もしくは研修担当者 参加費 8,640円(税込) 6. 結びの挨拶 musubi no aisatsu : chào hỏi để gắn kếtSau khi đã nêu nội dung chính, trước khi kết thúc, bạn nên dùng 1 số câu chào kết thúc, ví dụ như : 今後ともよろしくお願いいたします。 ご検討の程、よろしくお願いいたします。 引き続きよろしくお願いいたします。 ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします. 7. 署名 shomei : tên, ký tênKết thúc mail bạn có thể ký tên bằng cách ghi lại tên mình hoặc có thể cài đặt để có chữ ký điện tử bao gồm : 会社名 (kaishamei) : tên công ty、部署名 (bushomei ) : Tên phòng ban 名前 Tên (nếu tên khó đọc nên có phiên âm) 郵便番号 (yuubin bangou)、住所 (juusho)、ビル・建物名 (tatemonomei) 電話番号 (denwa bangou) : số điện thoại ファクス番号 (fakusu bangou ) : số Fax メールアドレス : địa chỉ email URL : Địa chỉ website công ty. Những thông tin trên sẽ giúp đối tác tiện lợi trong việc liên lạc lại với bạn, nhất là trong tình huống khẩn cấp. Mẫu email bằng tiếng nhật :Để giúp các bạn hình dung tốt hơn 7 phần trong 1 email bằng tiếng Nhật ở trên, mời các bạn xem 1 bức thư bằng tiếng Nhật mẫu. Ngoài bức thư mẫu này, các bạn có thể xem thêm các mail mẫu theo tình huống được giới thiệu trong chuyên mục : email bằng tiếng Nhật. 件名:kenmei : Tiêu đề mail 「」お打ち合わせ日程のご相談 株式会社 鈴木様 お世話になっております。 の高橋です。 Tôi là Takahashi thuộc (phòng ban, công ty) このたびは弊社の新サービス「」について お問い合わせいただきありがとうございます。 Nhân dịp này, tôi xin được cảm ơn Ngài đã có chúng tôi có cơ hội trao đổi về dịch vụ mới của công ty chúng tôi . 早速ですが、お打ち合わせに伺います。 サービスの詳細および導入効果について、ご説明の機会を頂戴できればと存じます。 今月中ですと以下の日程のご都合はいかがでしょうか。 Nếu trong tháng này, không biết ngài có thể tạo thời gian nào đó trong lịch dưới đây được không? 日時 jitsuji : Ngày giờ2月20日(火)11時~15時 : Ngày 20/2 (thứ 3) 11h ~ 15h 2月22日(木)13時~18時 : Ngày 22/2 (thứ 5) : 13h ~ 18h 2月26日(月)10時~16時 : Ngày 26/2 (thứ 2) : 10h ~ 16h お時間は1時間ほど頂戴できれば幸いです。 こちらの日程でご都合が悪い場合は調整いたしますので、ご都合のよい候補日を複数いただけますでしょうか。 場所 basho : Địa điểm貴社へ伺います。 当日、弊社からは私が1名で伺います。 よろしくお願いいたします。 署名省略 shomei shouryaku : Tên giản lược Trên đây là nội dung hướng dẫn cách viết email bằng tiếng Nhật. Hi vọng bài viết này sẽ giúp các bạn nắm được cách viết email bằng tiếng Nhật, để có thể tự viết cho mình 1 bức email giao dịch bằng tiếng Nhật. We on social :Facebook - Youtube - Pinterest
|