Tài khoản google drive là gì

Google Drive mô tả là “Keep everything. Share anything”. Có ngĩa là “quản lý tất cả mọi thứ. Chia sẻ bất cứ cái gì”. Là dịch vụ lưu trữ trực tuyến vừa được Google trình làng vào đầu tháng 5 năm 2012 , cho phép người dùng dễ dàng upload, chia sẻ và đồng bộ hóa dữ liệu lên dịch vụ này. Với Google Drive, người dùng có thể upload những dữ liệu quan trọng từ máy tính của mình để tạo một bản sao và có thể download để sử dụng những dữ liệu này ở bất kỳ đâu, thông qua máy tính có kết nối Internet. Điều này sẽ phát huy hiệu quả trong trường hợp máy tính hoặc ổ cứng không may hỏng hóc, từ đó những dữ liệu quan trọng của bạn vẫn còn được nguyên vẹn chứ không bị biến mất hoàn toàn. Google Drive cho phép bạn lưu giữ mọi thứ và chia sẻ bất kỳ thứ gì. Đó là nơi lưu trữ cá nhân các tệp, thư mục và tài liệu Google mà bạn có thể truy cập từ trình duyệt web hoặc bất kỳ thiết bị nào đã cài đặt Google Drive của bạn ví dụ như ( Laptop, Pc, Iphone, Smartphone…).

2. Tại sao nên sử dụng Google Drive ?

• Google Drive miễn phí và đi kèm với tài khoản Google của bạn.
• Có khả năng tạo các tài liệu và bảng tính như Microsoft Word và Excel trên internet để nhiều người có thể truy cập và sửa nội dung.
• Mỗi một tài khoản Google(chính là tài khoản Gmail, Youtube, G+,…) cũng tương ứng là một tài khoản Drive. Điều này do Google thiết lập một tài khoản có thể dùng mọi dịch vụ của Google. Mỗi một tài khoản thường sẽ được Google cung cấp cho 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí hoàn toàn. Nếu bạn muốn sử dụng thêm, bạn sẽ cần phải mua.
• Có thể lưu trữ mọi loại file kể cả file có dung lượng lớn như video vì Google Drive cho phép mỗi file tối đa đến 1TB.
• Truy cập và cập nhật dữ liệu trên tất cả các thiết bị mọi lúc mọi nơi với phần mềm Google Drive Now cho máy tính, smartphone, và máy tính bảng
• Google Drive hỗ trợ công việc hiệu quả, giúp chia sẻ hình ảnh với bạn bè và gia đình. Bạn chỉ cần tạo một thư mục mới trên Google Drive và tải toàn bộ ảnh bạn muốn chia sẻ vào thư mục đó. Với Google Drive, bạn có thể tạo các tài liệu như khi bạn làm việc với phần mềm Microsoft Office trên máy tính. Sau khi tạo các tài liệu, bạn có thể chia sẻ với các bạn trong lớp hay trong tổ chức của bạn để tất cả mọi người đều có thể sửa và thay đổi nội dung của các tài liệu. Google Drive là một công cụ rất tốt nhưng lại miễn phí hoàn toàn. Công cụ hỗ trợ bạn trong rất nhiều cả trong học tập cũng như công việc.

Bên cạnh các thiết bị lưu trữ phần cứng, nhiều người dùng lựa chọn sử dụng các ứng dụng, phương tiện lưu trữ online. Có thể bạn chưa từng biết, hoặc đã biết đến công cụ Google Drive, nhưng chưa thực sự hiểu tường tận về cách sử dụng của nó, hoặc đơn giản muốn biết rõ hơn để tối ưu hóa hiệu năng sử dụng. Hãy đọc ngay bài viết này để biết Google Drive là gì, cách sử dụng tối ưu và hiệu quả nhất cho người mới bạn nhé.

Tóm Tắt Bài Viết

Google Drive là gì?

Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây và chia sẻ tệp tin trực tuyến được cung cấp bởi Google. Nó cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu trên máy tính và các thiết bị di động trong “đám mây” của Google, giúp truy cập và chia sẻ tệp tin từ bất kỳ nơi nào có kết nối internet.

Google Drive cung cấp miễn phí 15GB không gian lưu trữ cho mỗi tài khoản Google, và người dùng có thể mua thêm dung lượng lưu trữ nếu cần. Điều này cho phép người dùng lưu trữ và chia sẻ các loại tệp tin như văn bản, bảng tính, hình ảnh, video và tệp tin khác trên nền tảng đám mây.

Google Drive cũng tích hợp sâu với các ứng dụng và dịch vụ khác của Google, cho phép người dùng dễ dàng làm việc với tệp tin từ Gmail, Google Docs, Google Sheets và nhiều ứng dụng khác. Nó cũng hỗ trợ tính năng chia sẻ tệp tin, cho phép người dùng chia sẻ tệp tin và thư mục với người khác và cùng làm việc trên cùng một tệp tin đồng thời.

Google Drive đã trở thành một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất trên thế giới, với hàng triệu người dùng sử dụng nó cho việc lưu trữ và quản lý tệp tin trực tuyến.

Google Drive dùng để làm gì?

Là một giải pháp lưu trữ dựa trên đám mây nổi trội, Google Drive được sử dụng với ba chức năng chính:

• Lưu trữ tài liệu trực tuyến.
• Chỉnh sửa tài liệu.
• Cho phép truy cập sử dụng tài liệu trên mọi thiết bị: điện thoại thông minh, máy tính bảng, laptop,…

Google Drive hoạt động như thế nào?

Toàn bộ dữ liệu như tài liệu, âm thanh, hình ảnh, video của người dùng sau khi tải lên Google Drive sẽ được lưu trữ trên máy chủ của Google với độ bảo mật dữ liệu cao.

Đặc biệt, dịch vụ này được đánh giá cao bởi khả năng cho phép người dùng sử dụng các ứng dụng văn phòng quen thuộc như: Google Docs, Google Sheets, Google Slide, Google Photos, Google Classroom,… Người dùng có thể tải xuống dễ dàng và hoàn toàn miễn phí trên chợ ứng dụng CH Play hoặc App Store.

Ngoài ra, Google Drive cung cấp trình chỉnh sửa tài liệu tiện lợi, được so sánh ngang hàng với bộ Office trực tuyến của Microsoft. Ví dụ, khi sử dụng Google Tài liệu (Google Docs), nếu hai người trở lên cùng chỉnh sửa cùng một nội dung, Google Drive cho phép người dùng khôi phục các phiên bản trước của nội dung, tự động sao lưu hoặc kiểm tra xem ai đã thực hiện các thay đổi trên nội dung đó.

Để truy cập tài liệu trên Google Drive một cách nhanh chóng khi không có kết nối internet, người dùng có thể cài đặt và sử dụng công cụ Google Drive File Stream. Công cụ này cho phép bạn mở tất cả các tệp tin được lưu trữ trên Google Drive trực tiếp từ máy tính.

Các tính năng hữu ích của Google Drive

Dưới đây là những tính năng hữu ích của dịch vụ lưu trữ Google Drive mà BKNS tổng hợp được, bạn cùng tham khảo nhé.

Gửi file trực tiếp thông qua Gmail

Người dùng có thể gửi file trực tiếp từ Drive bằng Gmail của mình. Phía người nhận có thể mở thư trực tiếp hoặc chọn lưu tệp ở Drive của họ mà không cần thực hiện tải xuống.

Để làm được như vậy bạn chỉ cần chọn biểu tượng của Drive trên thanh công cụ dưới thư, sau đó chọn tệp mà bạn muốn gửi.

Cộng tác trực tuyến trở nên đơn giản

Như đã nêu ở trên, Google Drive cho phép nhiều tài khoản truy cập và được quyền chỉnh sửa trên một văn bản, bảng tính,… những thao tác của từng người đều được sao lưu khi trực tuyến. Từ đó, giúp tối ưu được thời gian và năng suất công việc thay vì thực hiện từng người sau đó mới tổng hợp như trước kia.

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Alt+Shift+G để theo dõi được lịch sử hoạt động trên tệp của từng tài khoản trong nhóm.
• Ngoài ra, người dùng có thể xem danh sách đầy đủ các phím tắt của Google Drive bằng cách ấn tổ hợp phím Ctrl + / ở bất cứ đâu trên trang.

Sao lưu dữ liệu từ điện thoại

Để sao lưu dữ liệu từ điện thoại lên máy tính, bạn cần thực hiện các bước như sau:

• Bước 1: Từ Drive của thiết bị, bấm “Settings” đến “Backup”, sau đó chọn mục mà bạn muốn sao lưu. Ví dụ: Ảnh, video, danh bạ điện thoại.

• Bước 2: Bấm chọn “Start Backup”, sau đó chờ một lúc để điện thoại thực hiện quá trình sao lưu.

Bạn nên lưu ý mạng ổn định trong quá trình sao lưu để dữ liệu được đồng bộ một cách tốt nhất.

Tạo bảng khảo sát và thu thập dữ liệu

Tạo biểu mẫu là một trong những chức năng khác quan trọng của Google Drive. Bằng các biểu mẫu này, bạn có thể khảo sát người dùng, thu thập thông tin, làm báo cáo, khảo sát, nghiên cứu,… Để tạo một biểu mẫu rất đơn giản, bạn chỉ cần làm theo các bước bên dưới.

Thao tác thực hiện như sau:

1. Chọn tạo “File”, sau đó nhấp chọn dòng “Google biểu mẫu”: gồm mẫu trống và mẫu có sẵn.
2. Google biểu mẫu chứa các hình thức khảo sát đa dạng bạn có thể kết hợp với nhau như: câu hỏi, văn bản thông thường, chọn đáp án,…

Ưu nhược điểm của Google Drive

Dưới đây là những ưu điểm tuyệt vời của Google Drive:

Ưu điểm

Google Drive cung cấp các lợi ích sau:

1. Sao lưu tệp tin: Google Drive là một giải pháp lưu trữ tốt để thay thế ổ cứng ngoài, thẻ nhớ hoặc USB. Điều này giúp ngăn chặn việc mất dữ liệu vĩnh viễn do hỏng hóc của các thiết bị lưu trữ truyền thống.

2. Gửi tệp tin lớn: Với tài khoản Gmail, bạn có thể dễ dàng gửi các tệp tin có kích thước lớn đến bạn bè, đồng nghiệp thông qua Google Drive.

3. Truy cập tài liệu qua ứng dụng: Bạn có thể truy cập, tải xuống và làm việc với các tệp tin trên Google Drive thông qua điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc các thiết bị di động khác mà không cần sử dụng máy tính.

4. Công cụ tìm kiếm tích hợp:

Google Drive tích hợp tính năng tìm kiếm theo loại tệp tin, từ hình ảnh, tệp Word đến từ khóa và video. Bạn cũng có thể tìm kiếm theo chủ sở hữu của tệp tin.

5. Nhận dạng ký tự quang học: Google Drive có tính năng quét các tài liệu được lưu trữ bởi người dùng khác và tìm kiếm từ, tên dựa trên công nghệ nhận dạng ký tự quang học. Điều này hữu ích cho những người nghiên cứu hoặc làm việc với các tài liệu lịch sử.

6. Chia sẻ ảnh và video: Bạn có thể chia sẻ ảnh và video với các liên hệ trong danh bạ của bạn. Điều này giúp dễ dàng chia sẻ tệp tin với bạn bè, gia đình và đồng nghiệp.

7. Truy cập và chỉnh sửa đa dạng tài liệu: Bạn có thể mở và chỉnh sửa nhiều loại tài liệu khác nhau trên Google Drive, bao gồm cả Adobe Suite, tài liệu Word, bảng tính và biểu mẫu.

8. Công nghệ nhận dạng hình ảnh: Google Drive có tích hợp công nghệ nhận dạng hình ảnh, cho phép nhận diện nội dung trong hình ảnh của bạn. Ví dụ, hình ảnh của một địa điểm có thể được tìm thấy bởi người dùng khác thông qua tính năng này.

9. Miễn phí sử dụng: Google Drive cung cấp các lợi ích trên hoàn toàn miễn phí cho người dùng.

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm tuyệt vời, Google Drive cũng có những hạn chế nhất định:

• Dễ mất dữ liệu nếu truy cập đồng thời: Nếu bạn thực hiện chỉnh sửa mà chưa lưu, những người dùng truy cập sau vào file có thể làm mất chúng nếu họ nhấn F5.
• Dễ mất dữ liệu, nhầm lẫn hoặc thất lạc dữ liệu: Điều này xảy ra khi bạn không nhớ thư mục đã lưu file, hoặc vô tình xóa mà không nhớ, hoặc ai đó di chuyển file của bạn đến một file khác.
• Chưa thực sự thân thiện người dùng: Một số chức năng chỉ có thể chỉnh sửa trực tuyến, vì thế sẽ rất bất tiện nếu thiết bị của bạn đột ngột bị ngưng kết nối mạng.

Một số chú ý khi sử dụng Google Drive

• Bạn được dùng dung lượng lưu trữ miễn phí tối đa là 15GB, nếu có nhu cầu mở rộng thì phải thanh toán theo gói/Tháng.
• Những tài liệu dùng với Google Docs gồm: .gdoc, .gslides, và .gsheet lưu trữ tại Google Drive đều không bị giới hạn.
• Khi trải nghiệm Google Drive, hình ảnh cần lưu ý như sau: Hình ảnh kích thước tối đa là 2048 x 2048 pixel còn video nên dưới 15 phút sẽ không bị giới hạn.
• Những tập tin được tải lên từ phần mềm Microsoft Office sở hữu định dạng mở sẽ được chuyển thành định dạng Google và được phép lưu trữ trên Google Drive không giới hạn.

Hướng dẫn sử dụng Google Drive

Cách tạo Google Drive

• Đầu tiên, bạn cần thực hiện tạo tài khoản Google mới.

• Hoàn tất việc tạo mới tài khoản Google, bạn hãy truy cập vào đường link sau: https://drive.google.com/, đó là Google Drive của bạn.

Cách đăng tải và tạo tệp lưu trữ

Muốn truy cập và sử dụng các tài liệu trên Google Drive, đầu tiên bạn phải tải các tệp đó lên.

Thực hiện tải tệp lên Google Drive thông qua hai cách sau:

1. Kéo tệp hoặc thư mục từ màn hình thiết bị của bạn và thả chúng vào cửa sổ trình duyệt đang sử dụng.
2. Nhấn vào mục “Mới” ở góc bên trái của màn hình của bạn. Sau đó sẽ có những lựa chọn được hiện lên. Bấm chọn “Thư mục” để tạo tệp mới, nhấn chọn “Tải tệp lên” hoặc “Tải thư mục lên” nếu muốn tải lên những tài liệu nằm ở thiết bị.

Đồng thời, bạn cũng có thể dùng mục “Mới” để tạo mới tệp, tài liệu, biểu mẫu,… mới dùng những phần mềm tích hợp trên Google Drive.

Dựa theo nhu cầu của bản thân, bạn có thể tùy chọn những ứng dụng tương ứng trên thanh Menu. Chúng sẽ được sao lưu tự động và cho phép truy cập từ Google Drive.

Cách sắp xếp dữ liệu

Hãy cố găng sắp xếp dữ liệu của mình một cách khoa học để tiết kiệm thời gian, hiệu suất công việc và nâng cao thẩm mỹ hơn. Đồng thời, nó cũng giúp bạn tìm kiếm các file, tài liệu một cách dễ dàng.

Một vài mẹo bạn nên áp dụng để lưu trữ file hiệu quả:

• Nhất quán việc đặt tên cho thư mục.
• Hãy chọn “Drive của tôi” và click “Mới” tạo thư mục nếu có nhu cầu lập thư mục lớn nhất.
• Trường hợp muốn tạo một thư mục con, nên mở thư mục mẹ trước sau đó chọn “Mới” tạo thư mục con. Tại đây bạn có thể dễ dàng kéo thả các thư mục tùy thích.

Cách chia sẻ tệp và tài liệu

Đây cũng chính là ưu điểm nổi bật của Google Drive, người dùng có thể chia sẻ toàn bộ tài liệu cho người khác một cách nhanh chóng và đơn giản.

Thông qua các bước như sau:

• Bấm chuột phải cho file hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ. Cuối cùng bấm “Chia sẻ”.

• Tiếp tục, bổ sung người dùng khác thông qua tài khoản Email và tiến hành phân quyền cho các vị trí như: Người xem, nhận xét, chỉnh sửa. Đặc biệt, tất cả các file và thư mục sau khi được tạo tại Drive có thể tùy chỉnh được nhiều người chỉnh sửa cùng một thời điểm dễ dàng.

Nếu muốn ai cũng có thể truy cập thư mục, bạn thực hiện chia sẻ địa chỉ liên kết với tuỳ chọn là “Bất kì ai có đường liên kết”. Cuối cùng, copy URL đó và chia sẻ.

Lưu ý: “Bị hạn chế” là một tùy chỉnh mà chỉ những người bạn thêm bằng Email mới có thể mở file, thư mục.

Hướng dẫn tải Google Drive cho điện thoại

Để sử dụng Google Drive mọi lúc mọi nơi, thực hiện thao tác tải Google Drive về điện thoại của bạn theo hướng dẫn bên dưới:

1. Tìm và tải Google Drive thao tác trên CH Play (cho Android) và App Store (cho iOS).
2. Nếu có nhu cầu tạo mới file, chỉnh sửa và sắp xếp file một cách linh động nhất, người dùng cần thực hiện tải xuống ứng dụng di động độc lập của Google gồm: Google Tài liệu, Google Trang tính, Google Trang trình bày, Google Hình ảnh.
3. Các ứng dựng trên đều được tích hợp tính năng hỗ trợ ngoại tuyến để có vận hành tốt mà không cần đến mạng Internet, đồng thời cũng được cập nhật với ứng dụng Google Drive.

Ngoài ra, nếu người dùng có nhu cầu lưu trữ dữ liệu ở máy tính của mình thì hiện tại Mac và PC là hai hệ điều hành hỗ trợ chức năng “Sao lưu và Đồng bộ hóa” các tệp sẽ được sao lưu nhanh chóng vào Google Drive.

Kết luận

Đến đây chắc chắn bạn đã hiểu được Google Drive là gì, ưu nhược điểm, cách sử dụng của nó. Hy vọng những kiến thức này sẽ giúp cho bạn sử dụng Google Drive một cách chuyên nghiệp và thành thạo hơn.

Google Drive tài khoản miễn phí cho phép lưu trữ bao nhiêu GB?

Mỗi Tài khoản Google đều có 15 GB dung lượng lưu trữ miễn phí, dùng chung trên toàn Gmail, Google Drive và Google Photos.

Google Drive có lợi ích gì?

Google Drive là bộ nhớ trực tuyến miễn phí của Google, giúp bạn có thể lưu trữ mọi thứ từ hình ảnh, video đến các tài liệu, bản ghi, bản vẽ… Chia sẻ dễ dàng: Chỉ cần vài thao tác nhỏ trên Google Drive, bạn có thể nhanh chóng mời thêm người xem, tải xuống và chia sẻ bất kỳ tệp mong muốn.

Tài khoản Google Drive dung lượng bao nhiêu?

Mỗi Tài khoản Google có 15 GB dung lượng lưu trữ dùng chung cho Google Drive, Gmail và Google Photos.

Đâu là ưu điểm của lưu trữ dữ liệu trên GG Drive?

Ưu điểm của Google drive​Chỉ cần chụp một bức ảnh của những tài liệu như biên nhận, thư và bản sao kê – và Drive sẽ lưu trữ chúng ngay lập tức dưới dạng tệp PDF. Drive có thể truy cập được từ mọi điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính. Bạn có thể sử dụng ở bất cứ nơi đâu. Khả năng tìm kiếm mạnh mẽ.