Thông tin có tầm quan trọng đặc biệt trong việc giải quyết mọi vấn đề của cuộc sống, công việc. Đặc biệt trong thời đại 4.0 ngày ngay thì việc thu thập và xử lý thông tin càng quan trọng và cần thiết. Nhằm giúp bạn đọc dễ dàng hình dung bài viết, chúng tôi xin đưa ra ví dụ về thu thập và xử lý thông tin cụ thể đến bạn đọc theo dõi. Show
Thu thập và xử lý thông tin là gì?Thông tin đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động quản lý hành chính. Thuật ngữ “Thông tin” (gốc Latinh là Informatio – có nghĩa là diễn giải, thông báo, lý giải) là thuật ngữ thông dụng và được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Trong đời sống hàng ngày, thông tin được hiểu là tin tức về các sự kiện diễn ra trong thế giới xung quanh. Trong các lĩnh vực khoa học khác như triết học, toán học, vật lý học, điều khiển học, di truyền học…khái niệm thông tin được sử dụng nhưng có nội dung rất khác nhau. Đối với công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ thu thập thông tin và xử lý thông tin cần cẩn thận, linh hoạt. Thu thập thông tin là hoạt động tìm kiếm các thông tin nhằm mang lại hiểu biết cho con người. Thu thập thông tin trong lĩnh vực hành chính có thể được hiểu là việc tập hợp các nguồn thông tin phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ của công chức. Một số phương pháp cơ bản như khả năng tốc ký, sao chụp tài liệu và tra cứu mạng, nghe báo cáo,… sẽ giúp công chức có được những nguồn thông tin đa dạng, hữu ích. Thông tin thu thập được tuy là rất quý, nhưng không phải mọi thông tịn thu thập được đều sử dụng. Xử lý thông tin là việc công chức căn cứ các thông tin tập hợp được phân tích, phân loại, lựa chọn phục vụ trực tiếp cho mục đích, nhiệm vụ được giao. Xử lý thông tin giúp công chức lựa chọn được thông tin đảm bảo yêu cầu đầy đủ, chính xác, cập nhật, đồng bộ và từ đó có điều kiện để giải quyết công việc tốt nhất. Vai trò của thu thập và xử lý thông tinViệc thu thập và xử lý thông tin có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc quản lý hành chính. Quá trình thu thập thông tin đóng vai trò quan trọng mang tính chất khởi đầu trong cả quy trình từ thu thập, xử lý thông tin đến khi ra quyết định. Nguyên nhân vì khi thu thập nguồn thông tin không chỉ cần yêu cầu về số lượng thông tin mà còn cần yêu cầu về những ý nghĩa cũng như giá trị của thông tin, tính chân thực của thông tin để có thể đảm bảo không có bất cứ sai lầm nào có thể xảy ra. Thông tin thu thập đầy đủ thì có căn cứ xác định và đảm bảo điều kiện cung cấp được số liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của một hiện tượng xã hội để người ra quyết định có quyết định xử lý chính xác, hợp lý. Bên cạnh đó thu thập và xử lý thông tin còn giữ vai trò định hướng giải quyết công việc. Thu thập thông tin chính xác sẽ giúp cho việc xử lý thông tin hiệu quả hơn và bao quát, do đó công việc được giải quyết có trọng tâm, trọng điểm, đúng, trúng, sát thực tiễn, đáp ứng yêu cầu của công việc. Ngược lại nếu không có thông tin hoặc thông tin không đầy đủ, thiếu chính xác sẽ có những tác động, ảnh hưởng đến việc đánh giá kết quả, dẫn đến việc xử lý công việc thiếu tính thuyết phục và không đáp ứng yêu cầu. Chúng tôi xin đưa ra ví dụ về thu thập và xử lý thông tin để bạn đọc có thể hình dung vấn đề dễ dàng hơn, cụ thể: Ban thanh tra nhân dân có quyền hạn nhiệm vụ tiếp nhận kiến nghị, phản ánh của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan đến phạm vi giám sát của Ban thanh tra nhân dân. Do đó khi có đơn khiếu nại gửi đến Ban Thanh tra nhân dân cần thu thập thông tin, từ đó xử lý xem thông tin đó có đúng sự thật, đúng người đúng việc hay không và đưa ra các bước xử lý tiếp theo. Cảnh sát nhận được tin trình báo sẽ có vụ buôn ma túy lớn diễn ra vào ngày tháng cụ thể từ nhiều nguồn tin khác nhau thì cần thu thập thông tin ấy đến từ ai, có chính xác hay không và từ đó xử lý nguồn tin đó để đưa ra hướng xử lý giải quyết vấn đề. Trên đây là nội dung chúng tôi hỗ trợ đưa ra Ví dụ về thu thập và xử lý thông tin để bạn đọc quan tâm theo dõi có thể nắm được về vấn đề. Thu thập và xử lý thông tin là những bước quan trọng và cần thiết để hoạt động quản lý hành chính được diễn ra hiệu quả.
04/11/2020 564 Câu hỏi Đáp án và lời giải Đáp án và lời giải đáp án đúng: A Điền Chính Quốc [Tổng hợp] Khái niệm phân tích công việc [job analysis] thường bị nhầm lẫn với đánh giá giá trị công việc [job evaluation] – là quá trình so sánh một công việc với các công việc khác trong tổ chức, nhằm mục đích xác định mức trả lương phù hợp. Tại sao phải phân tích công việc?Vai trò của phân tích công việc là giúp doanh nghiệp xác định trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên, nhờ đó đảm bảo tính hiệu quả và hoàn thành mục tiêu đề ra. Với một bản phân tích rõ ràng, doanh nghiệp sẽ giảm bớt nguy cơ xảy ra bất bình đẳng nội bộ – đồng thời hỗ trợ định hướng phát triển và đào tạo cho nhân sự. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để cấp quản lý phân chia thời gian biểu, giám sát tiến độ công việc, đánh giá hiệu quả và lên chiến lược trong tương lai tốt hơn. Thông tin thu thập được từ hoạt động phân tích công việc có thể được vận dụng cho những hoạt động sau:
Nội dung phân tích công việcQuy trình phân tích công việc bao gồm việc thu thập thông tin về các đặc điểm đặc trưng của công việc như:
Nếu người sử dụng lao động chưa có kinh nghiệm cần thiết, việc nhóm các công việc với chức năng liên quan sẽ góp phần hỗ trợ hiệu quả của quá trình phân tích công việc. Ví dụ:
Lấy ví dụ về cách phân tích công việc với dịch vụ kỹ thuật:
Các phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việcViệc xác định những nhiệm vụ nhân viên cần làm không hề đơn giản. Bí quyết ở đây là thu thập thông tin thông qua quan sát trực tiếp, cũng như từ những người đương nhiệm có năng lực nhất – thông qua bảng câu hỏi hoặc phỏng vấn. 1. Bảng câu hỏi mởVới phương pháp này, nhân viên đương nhiệm và / hoặc người quản lý sẽ điền vào bảng câu hỏi về các KSA cần thiết cho công việc. HR sẽ tổng hợp câu trả lời để từ đó làm nên một tuyên bố tổng hợp về các yêu cầu công việc. Đây là phương pháp cơ bản, thích hợp khi nguồn lực hạn chế. 2. Bảng câu hỏi cấu trúcBảng câu hỏi loại này hướng tới mục tiêu lọc ra các câu trả lời cụ thể – nhằm xác định tần suất thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, tầm quan trọng tương đối của chúng và các kỹ năng cần thiết cho công việc. Phương pháp này tỏ ra rất hữu ích khi cần phân tích công việc cách khách quan, cũng như cho phép sử dụng đến các mô hình máy tính. 3. Phỏng vấnTrong phỏng vấn trực tiếp, người phỏng vấn thu thập thông tin cần thiết từ nhân viên về các KSA cần thiết cho công việc. Một danh sách câu hỏi định trước sẽ được đưa vào buổi nói chuyện, với các câu hỏi bổ sung được đưa ra thêm dựa trên phản ứng của nhân viên. Phương pháp này là lựa chọn lý tưởng cho các công việc đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao.
4. Quan sátVới phương pháp này, cấp quản lý/ nhân sự sẽ tiến hành quan sát trực tiếp nhân viên khi họ đang thực hiện nhiệm vụ – kết quả sau đó sẽ được tổng hợp thành các KSA cần thiết cho công việc. Quan sát giúp doanh nghiệp có cái nhìn thực tế về các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Cách phân tích này tỏ ra hiệu quả nhất với các công việc sản xuất chu kỳ ngắn. 5. Nhật ký làm việcNhật ký làm việc là một hồ sơ tổng hợp lại thông tin về tần suất và thời gian của các nhiệm vụ. Nhân viên sẽ giữ cuốn nhật ký này trong khoảng thời gian vài ngày hoặc vài tuần. Sau đó, bộ phận nhân sự sẽ phân tích nhật ký để từ đó xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí này. Ưu điểm của phương pháp này là cung cấp lượng thông tin lớn. Thế nhưng, vai trò của bộ phận chuyên trách trong phân tích công việc là phải lọc lại dữ liệu để tìm ra thông tin phù hợp. 6. Phỏng vấn hành viNếu như phương pháp truyền thống chỉ tập trung vào nhiệm vụ, bổn phận và trách nhiệm của công việc – thì ngược lại, mục đích của phỏng vấn hành vi là đánh giá những năng lực cần thiết cho công việc. Trong đó:
Tham khảo: Bảng câu hỏi & Bảng phân tích công việc mẫu.
Trình tự phân tích công việcQuy trình phân tích công việc được tiến hành theo trình tự các bước sau:
Lời kếtHy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ giúp bạn đọc nắm được lợi ích của phân tích công việc trong quản trị nhân sự – cũng như quy trình thực hiện theo từng bước. Nếu bạn đọc quan tâm và muốn tìm hiểu thêm, vui lòng tham khảo thông tin các khoá học quản trị nhân sự ngắn hạn của ITD tại đây. Có thể bạn quan tâm:
|