Kỹ năng chạy deadline là gì

Đối với hầu hết chúng ta, deadline vẫn luôn là một điều gì đó gây nhiều áp lực hơn niềm vui. Thế nhưng bằng cách áp dụng hiệu quả 5 bí quyết để bạn không bị dealine “dí” được giới thiệu trong bài viết này, bạn hoàn toàn có thể làm chủ deadline, cân bằng công việc và cả cuộc sống. Cùng BlogTopCV tìm hiểu Deadline là gì là những cách để thoát khỏi cảnh deadline dí ngay sau đây nhé.

• Deadline là gì? 
• Phân biệt Deadline và Dateline 
• Tầm quan trọng của deadline
• Điểm tích cực và tiêu cực của deadline
  • Tích cực
  • Tiêu cực
• Sai lầm khi lập deadline
• Phương pháp chạy deadline hiệu quả
  • Lên kế hoạch rõ ràng và chi tiết
  • Động viên, khích lệ nhân viên cố gắng cao nhất để hoàn thành mục tiêu
  • Đưa ra lượng thời gian hợp lý
  • Đội ngũ và công cụ phù hợp với kế hoạch
  • Yêu cầu trợ giúp khi rắc rối
• Kết luận

Chúng ta có thể hiểu deadline có nghĩa là “hạn chót“, “hạn cuối” hay “thời hạn cuối cùng“. Nói một cách dễ hiểu thì nó được dùng như một thuật ngữ chỉ thời gian giới hạn để hoàn thành một công việc nào đó, hay tại một thời điểm nhất định phải hoàn thành công việc nào đó. Ngày nay, chúng ta thấy khái niệm deadline xuất hiện trong mọi công việc, ngành nghề trong xã hội.

Ở hầu hết các ngành nghề hiện nay đều sử dụng deadline vào trong công việc nhằm thúc đẩy nhân viên hoàn thành kịp tiến độ đã đề ra như thời hạn cuối đối với nhân viên content về nội dung video quảng cáo tháng 6/2022, deadline cho kế hoạch Marketing tổng thể 6 tháng cuối năm 2022… Với bất kì ngành nghề nào thì deadline chính là nhiệm vụ giúp họ hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và có hiệu quả nhưng đi kèm với đó thì việc chạy deadline, trễ deadline cũng là nỗi ám ảnh với rất nhiều nhân viên.

Phân biệt Deadline và Dateline 

Deadline và Dateline có cách đọc và viết khá tương đồng. Nhưng về nghĩa thì 2 từ này hoàn toàn trái ngược nhau. 

• Thuật ngữ dateline dùng để chỉ mốc thời gian xảy ra sự việc như ngày giờ sẽ tổ chức cuộc họp hoặc thời gian sẽ thực hiện việc đó. Còn thuật ngữ deadline như đã nói ở trên nó là mốc thời hạn mà người làm phải hoàn thiện một công việc cụ thể đã được giao phó.
• Trong cách dùng cũng có sự khác nhau: Nếu dateline thường được sử dụng trong việc lập kế hoạch, đánh dấu thời gian để theo dõi chờ đợi đến ngày đó để làm. Thì trái ngược lại, deadline là bạn phải cố gắng hoàn thành trước thời gian đã đề ra.

Tầm quan trọng của deadline

Đối với cấp quản lý, deadline được xem như là các quản lý công việc khoa học nhất, đảm bảo tiến độ công việc hoàn thành nhanh nhất. Từ đó, các nhân viên sẽ có những kế hoạch riêng của mình và sắp xếp công việc, thời gian sao cho hợp lý nhất cho mỗi nhiệm vụ. Chính bởi vì những mục đích trên mà các nhà quản lý luôn lựa chọn deadline như một công cụ không thể thiếu cho các nhiệm vụ được giao.

Deadline trong công việc chúng là công cụ được sử dụng để thúc đẩy tốc độ cũng như hiệu quả công việc cho nhân viên. Deadline sẽ phản ánh được năng lực làm việc, tác phong chuyên nghiệp của nhân viên. Một nhân viên giỏi sẽ là người có thể hoàn thành được mọi công việc đúng deadline hoặc trước hạn yêu cầu. Ngược lại, người thường xuyên trễ deadline, không hoàn thành được công việc cấp trên giao phó là người không có khả năng sắp xếp và cân bằng công việc một cách tốt nhất.

>>> Xem thêm: Hiệu quả công việc là gì? 10 phương pháp làm việc hiệu quả

Thông thường, nhà quản lý giỏi sẽ đặt deadline cho nhân viên hoàn thành trước thời gian so với deadline chính một chút, bởi khi đó họ sẽ có đủ thời gian để rà soát lại một lần nữa trước khi báo cáo lên cấp trên.

Điểm tích cực và tiêu cực của deadline

Đối với nhiều người thì deadline luôn mang nghĩ tiêu cực nhiều hơn. Nhưng sự thật thì deadline vẫn có những mặt tích cực của nó. Cụ thể:

Tích cực

• Thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả hơn, nhanh hơn để đảm bảo đáp ứng được tiến độ đã đề ra.
• Deadline tương đương một dụng cụ đo thời gian hữu hiệu, giúp các cá nhân hoặc đội nhóm, tập thể hoàn thành tốt công việc của họ
• Giúp các nhà quản trị so sánh, đối chiếu và đánh giá năng lực làm việc của từng nhân viên trong tập thể. Dù làm cùng một nhiệm vụ trong một khoảng thời gian giống nhau nhưng kết quả của mỗi người lại có sự khác biệt. Người quản lý sẽ nhìn ra được ai là người có tốc độ làm việc nhanh nhất, có hiệu suất làm việc tốt nhất thông qua việc đặt ra mốc thời gian quy định cho các nhân viên của mình.
• Giúp các nhà quản lý đáng giá đúng nhân viên và nhân viên cũng có cơ hội để nhìn ra những thiếu sót của mình, từ đó nỗ lực rèn luyện để cải thiện nhược điểm, phát huy điểm mạnh.
• Giúp con người nhận thức được tầm quan trọng của thời gian và trân trọng nó hơn vì một khi nó đã trôi qua thì không bao giờ trở lại
• Tạo dựng lòng tin giữa lãnh đạo và nhân viên, hiệu suất làm việc của nhân viên cấp dưới càng cao thì họ càng giành được sự tín nhiệm của cấp trên

Tiêu cực

• Nếu sử dụng deadline không phù hợp, dễ biến thành nguồn áp lực tinh thần; khiến người ta gặp các vấn đề về tâm lý như: stress, trầm cảm, ảnh hưởng xấu đến sức khỏe của người lao động và cuộc sống thường nhật.
• Dễ dẫn đến tình huống, nhân viên viên vì để kịp deadline nên cố làm cho xong mà không quan tâm đến chất lượng thực sự của công việc.
• Thời hạn deadline không phù hợp có thể khiến nhân viên cứ mãi chạy deadline mà bỏ quên các kế hoạch tổng thể, ảnh hưởng đến chất lượng công việc chung

Sai lầm khi lập deadline

Để việc lập deadline trong công việc được đúng đắn, phù hợp, bạn cần tránh những sai lầm thường gặp dưới đây:

1. Đưa ra deadline một cách chồng chéo: Mỗi công việc sẽ có thời gian làm việc và thời gian hoàn thành công việc nhất định. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp khác nhau nhân viên của bạn sẽ gặp phải tình trạng deadline bị trùng lên nhau, đặc biệt là các giai đoạn cao điểm. Do vậy bạn nên ghi lại đầy đủ, chi tiết về tất cả các deadline của các đầu việc, để có sự phân công cho phù hợp, tránh chồng chéo lên nhau.

1. Tạo deadline quá gấp gáp: Việc tạo ra deadline không phải là công việc dễ dàng gì vì nó không chỉ xuất phát từ yêu cầu công việc mà còn bắt nguồn từ khả năng hoàn thành của mỗi cá nhân. Nếu deadline vượt quá khả năng thực tế, quá sức của nhân viên sẽ gây ra sự chán nản, ảnh hưởng đến kết quả công việc. Do đó, là nhà quản lý bạn cần tham khảo ý kiến của nhân viên, để có sự điều chỉnh deadline cho phù hợp nhất.

1. Không chia giai đoạn deadline phù hợp: Khi một deadline được hình thành thì với vai trò là một người quản lý bạn nên chia nhỏ công việc thành các giai đoạn khác nhau vừa dễ quản lý nhân viên vừa giúp tiến độ công việc hoàn thành đúng yêu cầu. Nếu không chia giai đoạn deadline phù hợp sẽ là một sai lầm cho bạn khiến việc kiểm soát công việc khó hơn.

1. Tạo ra deadline cho mọi công việc: Tùy vào tính chất công việc mà người quản lý sẽ quyết định có nên đặt ra deadline hay không. Đối với những công việc đòi hỏi sự chuyên môn hóa cao thì việc đặt ra deadline sẽ giúp phát huy khả năng riêng của mỗi cá nhân vào kết quả công việc hơn. Còn với những công việc yêu cầu sự tỉ mỉ, nhất quán trước sau thì deadline chỉ làm phí thời gian mà kết quả đạt được sẽ không đạt yêu cầu.

1. Bắt chước deadline của người khác: Mỗi nhiệm vụ đều có yêu cầu khác nhau, tính chất riêng biệt. Vậy nên hãy cân nhắc khả năng nhóm, năng lực mỗi cá nhân và các công cụ hỗ trợ hoàn thành công việc để đặt ra deadline phù hợp

>>> Có thể bạn quan tâm: Bí quyết tự tạo động lực làm việc hiệu quả

Phương pháp chạy deadline hiệu quả

Dưới đây sẽ là hướng dẫn 5 phương pháp chạy deadline hiệu quả mà TopCV dành riêng cho bạn. Khám phá ngay nào!

Lên kế hoạch rõ ràng và chi tiết

Thói quen lên kế hoạch rõ ràng, chi tiết với mức độ liên tục sẽ tạo hiệu quả không ngờ trong công việc cho mỗi người. Vì thế, trong từng giai đoạn là việc, không chỉ có kế hoạch chung cho công việc mà bạn nên có kế hoạch cá nhân mình cũng như từng nhân viên cụ thể. Một lời khuyên là bạn nên sắp xếp các kế hoạch theo mức độ quan trọng từ nhỏ đến lớn, từ ít quan trọng đến rất quan trọng và phổ biến điều này đến nhân viên của mình.

Động viên, khích lệ nhân viên cố gắng cao nhất để hoàn thành mục tiêu

Sự cố gắng không ngừng và quyết tâm cao độ là yếu tố cần thiết ở bất cứ công việc nào. Khi mỗi người tự ý thức về tầm quan trọng của các yếu tố trên và không ngừng nuôi dưỡng nó ngày một lớn hơn thì công việc sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. 

Đưa ra lượng thời gian hợp lý

Mỗi công việc cần một khoảng thời gian khác nhau để hoàn thành và đảm bảo hiệu quả công việc. Bạn không thể đưa ra khối lượng công việc 30 ngày và lên kế hoạch 3 ngày hoàn thành. Đó là điều hoàn toàn không phù hợp. Vì vậy hãy tính toán thời gian hợp lý để công việc diễn ra đúng thời gian nhưng cũng không làm nhân viên chán nản bởi khối lượng công việc khổng lồ. 

Đội ngũ và công cụ phù hợp với kế hoạch

Mỗi công việc đều có đặc thù và tính chất riêng yêu cầu đội ngũ nhân viên có chuyên môn kỹ thuật khác nhau. Khi thành lập được đội, nhóm phù hợp với yêu cầu đó, hãy họp lại để họ có thể đưa ra những sáng kiến phù hợp nhất. Người quản lý hãy lắng nghe họ tìm ra phương pháp hiệu quả nhất để công việc của bạn hoàn thành đúng và đạt yêu cầu đề ra, bên cạnh việc sử dụng những công cụ tạo động lực cho nhân viên.

Yêu cầu trợ giúp khi rắc rối

Một số công việc đôi khi sẽ vượt quá khả năng của của nhân viên bạn hay xảy ra những tình huống bất ngờ. Do đó, là nhà quản lý bạn cần thường xuyên trò chuyện, trao đổi cùng nhân viên để nắm bắt quá trình hoàn thành công việc của họ. Khi nhân viên gặp khó khắn, bạn nên đứng ra hỗ trợ giải quyết hoặc yêu cầu sự giúp đỡ của mọi người. Việc này sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ công việc, đồng thời nâng cao tinh thần đoàn kết trong tập thể. 

Kết luận

Đến đây hẳn bạn cũng đã nắm được deadline là gì, chạy deadline là gì hay tầm quan trọng của nó trong công việc rồi đúng không. Bên cạnh đó, tin rằng những phương pháp chạy deadline sao cho phát huy hiệu quả công việc cao nhất và những sai lầm cần tránh khi chạy deadline mà BlogTopCV chia sẻ sẽ cực kỳ hữu ích cho bạn đấy. Chúc bạn sẽ làm chủ deadline trong công việc và đạt được nhiều thành công hơn nữa. 

Lượt xem: 284