Excel công cụ thông minh nhất mà chuyên viên văn phòng thường hay gọi, tại sao lại vậy, bởi vì sự thông minh và các tính năng chuyên nghiệp, hỗ trợ người dùng từ những việc khó nhất đến đơn giản tùy theo yêu cầu công việc. Bình thường khi bạn muốn so sánh gì đó bạn thường so sánh thủ công bằng mắt thường, nhưng số lượng phải so sánh quá nhiều và chất lượng so sánh phải chi tiết nhất thì 1 trong các tính năng của Excel sẽ giúp bạn. Nhưng cách để so sánh dữ liệu 2 cột thế nào để chuẩn nhất thì bạn hãy tham khảo dưới đây. Show
1. Khi nào cần so sánh dữ liệu 2 cột- Khi nhắc đến việc so sánh thì chắc chắn là phải có ít nhất là 2 đối tượng để đối chiếu, điều cơ bản của việc so sánh là tìm ra sự giống và khác nhau. - So sánh dữ liệu 2 cột trong Excel cũng vậy, mục đích của việc so sánh là phải tìm ra sự giống và khác cho mục đích của công việc cần làm. 2. Cách so sánh dữ liệu 2 cột trong excel- Excel cung cấp tính năng so sánh dữ liệu 2 cột bằng nhiều cách khác nhau, nhưng chuẩn nhất và dễ dàng nhất cho người sử dụng bằng hàm COUNTIF. Đây là hàm thống kê được sử dụng nhiều nhất khi thực hiện thủ thuật so sánh hai cột dữ liệu trong Excel. 2.1. Sử dụng hàm COUNTIF để so sánh dữ liệu 2 cột- Hàm COUNTIF được dùng để đếm các ô thỏa mãn những điều kiện nào đó được đưa ra trong phạm vi điều kiện khoanh vùng. Khi thực hiện so sánh hai cột dữ liệu trong Excel sẽ dùng hàm này để so sánh. - Đây cũng là một trong số các công thức hàm cơ bản của hệ thống hàm trên trang tính Excel, với chức năng đếm ô theo yêu cầu trong phạm vi nhất định đã được định ra sẵn, ngoài ra được dùng với chức năng chủ yếu là để so sánh dữ liệu trong 2 cột nhất định để tìm ra sự tương đồng giống và khác nhau. - Ưu điểm của hàm COUNTIF: Hàm này không phân biệt chữ hoa, chữ thường, so sánh được 2 cột dữ liệu chính xác. - Nhược điểm của hàm COUNTIF: Các bước thực hiện phức tạp. - Cú pháp của hàm: =COUNTIF(Range;Criteria) Trong đó: + Range: Vùng chứa dữ liệu cần đếm (tham số bắt buộc). + Criteria: Điều kiện dùng để đếm dữ liệu (tham số bắt buộc). - Cách thực hiện như sau: - Bước 1: Truy cập trang tính Excel và mở 2 dữ liệu cần so sánh  Truy cập trang tính Excel và mở 2 dữ liệu cần so sánh - Bước 2: Chọn bảng hàng cột thứ nhất khoanh vùng chọn > thay đổi tên bất kì viết liền không dấu, rồi Enter, tương tự với cột thứ 2 cũng vậy. Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel - Bước 3: Thao tác tiếp theo ở giữa khoảng trống của hàng so sánh thứ nhất nhập theo công thức hàm =COUNTIF(list2,A5), sau đó Enter và thực hiện thao tác bắt đầu so sánh theo công thức từ hàng đầu tiên. Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel Như vậy sau khi thực hiện so sánh cho ra kết quả: Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel - Bước 4: Vào phần name box để chọn theo kí hiệu tam giác chọn list1 > vào mục Styles > chọn Conditional Formatting > chọn New ruler Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel - Hiện lên cửa sổ New formatting Rule, click vào dòng cuối cùng Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel - Bước 5: Tab mới mở ra, nhập công thức của hàm COUNTIF > Format > chọn trong bảng màu một màu > Format để hoàn thành. .=> Bạn sẽ thấy được xuất hiện trong bảng tính ở cột 1 những những giá trị được bôi theo màu bạn chọn, đó là những giá trị không có ở trong cột 2. Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel
>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết 4 cách in file PDF mới nhất 2022 2.2. Sử dụng hàm EXACT để so sánh dữ liệu 2 cột trong Excel- Hàm EXACT cũng là một trong những hàm được dùng để so sánh trong Excel. - Ưu điểm của hàm EXACT: Dễ sử dụng dành cho những người mới tiếp xúc và làm quen với Excel. - Nhược điểm của hàm EXACT: Hàm này phân biệt chữ hoa và chữ thường, ngoài ra hàm này chỉ so sánh được dữ liệu trên một hàng ngang. - Cú pháp hàm: =EXACT(Text1;Text2) Trong đó: - Text1: Dữ liệu thứ 1 cần so sánh. - Text2: Dữ liệu thứ 2 cần so sánh. - Cách thực hiện như sau: - Bước 1: Quan sát ví dụ sau và so sánh 2 cột như hình. Hàm EXACT để so sánh dữ liệu - Hình 1 - Bước 2: Nhập công thức =Exact($A$2:$A$7;$B$2:$B$7) vào ô cần so sánh. Trong đó: - $A$2:$A$7: Dữ liệu của cột 1 cần so sánh - $B$2:$B$7: Dữ liệu của cột 2 cần so sánh. Hàm EXACT để so sánh dữ liệu - Hình 2 - Bước 3: Nhấn Enter để nhận kết quả: True - giống nhau, False - khác nhau. Hàm EXACT để so sánh dữ liệu - Hình 3 - Bước 4: Nhấn giữ ô vuông ỏ góc nhỏ ô vừa mới nhập công thức. Bạn kéo xuống để nhận kết quả ở những ô còn lại. Hàm EXACT để so sánh dữ liệu - Hình 4 Trên đây là những thao tác đơn giản và tối ưu nhất để thực hiện so sánh dữ liệu 2 cột trong Excel, bạn đọc hãy vừa tìm hiểu vừa thực hành và áp dụng ngay để nhanh chóng tối ưu thời gian làm việc của mình. Để nâng cao kiến thức cũng kỹ năng thực hành mời bạn đọc tham khảo các khóa tin học văn phòng trên trang Unica của chúng tôi nhé. >> Xem thêm: Thủ thuật in nhiều sheet trong bảng tính Excel Tags: Excel
Khi dữ liệu của bạn có khối lượng lớn, đồng thời bạn muốn kiểm tra xem dữ liệu có bị trùng lặp hay không bằng cách kiểm tra thông thường thì quả thực vừa tốn rất nhiều thời gian lại cực kỳ vất vả. Trong bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu tới các bạn cách dùng các hàm so sánh trong Excel, có kèm ví dụ thực tế giúp bạn dễ hình dung để có thể thuận tiện hơn khi áp dụng trong quá trình làm việc. Sử dụng hàm so sánh trong excel Exact để so sánh dữ liệuMô tả hàmHàm Exact là hàm được sử dụng trong Excel để thực hiện kiểm tra 2 chuỗi văn bản, sau khi sử dụng hàm, nếu là hai chuỗi trùng nhau sẽ trả lại kết quả TRUE, nếu là hai chuỗi khác nhau thì kết quả hàm trả về sẽ là FALSE. Một Chú ý cần để ý khi sử dụng hàm Exact là hàm có phần biệt chữ hoa và thường. Cú pháp của hàm Exact= EXACT(Text1, Text2) Text1 và Text2 là các chuỗi văn bản, số, các giá trị logic cần sử dụng hàm Exact để so sánh, đây là các tham số bắt buộc. Sau khi đã chọn được 2 chuỗi so sánh > Ấn Enter. Hàm sẽ trả về hai kết quả:
Ví dụ cụ thể sử dụng hàm ExactTrong bảng tính dưới đây, hàm Exact trong Excel được sử dụng để so sánh 4 cặp chuỗi văn bản khác nhau ở hai cột A và B. Công thức cần nhập: Sử dụng hàm trung gian Countif để so sánh dữ liệuĐể khắc phục hiện trạng ở ví dụ 1 bạn có thể sử dụng hàm Countif làm trung gian để so sánh các giá trị trong cột 1 so với các giá trị trong cột 2 có trùng hay không. Mô tả hàmHàm Countif trong Excel được dùng để thực hiện đếm các giá trị ở số ô thỏa mãn các điều kiện đưa ra trong vùng giá trị đã chọn. Cú pháp của hàm Countif:=COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],…) Trong đó: criteria_range1 là phạm vi thứ nhất criteria1 là tiêu chí dưới dạng một số, tham chiếu, biểu thức. criteria_range2, criteria2, …là những phạm vi bổ sung và tiêu chí liên kết của chúng Lưu ý: criteria_range1 và criteria1 là hai đối số bắt buộc criteria_range2, criteria2, …giá trị tùy chọn Hàm tính cho phép tối đa 127 cặp phạm vi/tiêu chí. Trong trường hợp đối số tiêu chí là tham chiếu tới một ô trống thì khi đó hàm tính COUNTIFS sẽ coi ô trống là giá trị 0. Ví dụ cụ thể của hàm CountifĐếm số lần tất cả tiêu chí thỏa mãn được điều kiện với ví dụ cụ thể như hình ảnh bảng tính bên dưới đây: Bước 1: Nhập cú pháp của hàm tính tại ô B6 như sau: Đếm xem có bao nhiêu người được thưởng chuyên cần trong T1 và T2 của họ (Trần Văn B và Ngô Quang C) Bước 1: Nhập cú pháp của hàm tính tại ô B7 như sau: Bài viết giới thiệu các kiến thức cơ bản về hàm so sánh trong Excel. Từ những kiến thức này, bạn đã có thể áp dụng trong công việc để mang lại hiệu quả làm việc cao hơn. Để có thể nắm trọn bí quyết sử dụng hai hàm so sánh trên, bạn cần có thời gian thực hành, luyện tập nhiều. Khi đó bạn sẽ giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chất lượng nhất. Chúc các bạn thành công. |
