Chức năng của Excel là gì

Trong doanh nghiệp, việc thành thạo phần mềm văn phòng là điều tất yếu của mọi nhân viên. Điều này sẽ giúp cho tiến trình công việc nhân viên diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn. Một trong những phần mềm văn phòng đang được ưa chuộng, tin dùng hiện nay là Microsoft Excel. Vậy phần mềm Excel này là gì? Vai trò của excel trong doanh nghiệp là như thế nào? Hãy tìm hiểu bài viết bên dưới đây để biết thêm thông tin về phần mềm văn phòng đó.

Microsoft Excel là phần mềm văn phòng như thế nào?

Microsoft Excel là một trong những thành phần trong bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office. Đây là một chương trình bảng tính được dùng cho việc ghi chép và phân tích dữ liệu số. Nếu bạn chưa bao giờ tiếp xúc với phần mềm, hãy nghĩ đến hình ảnh như sau. Một bảng tính gồm các hàng và cột được đánh dấu theo thứ tự từ A đến Z. Một ô của phần mềm này được tính bằng điểm của hàng và cột cắt nhau. Có thanh công cụ đa năng để sử dụng phục vụ cho nhiều vai trò. Như trang trí, tạo viền, thay đổi kích cỡ chữ, thiết kế bảng, chèn tập tin,

Bên trên là phần mô tả về phần mềm văn phòng Excel của bộ Microsoft Office. Với những tính năng ưu điểm, bạn tự hỏi phần mềm này có vai trò gì cho doanh nghiệp? Sau đây là những vai trò chủ yếu của Excel trong công ty, doanh nghiệp mà bạn cần biết.

Trong doanh nghiệp, vai trò của Excel là gì?

Microsoft Excel là một phần mềm hữu ích cho nhiều đối tượng khác nhau như sinh viên, giáo viên,Trong tổ chức doanh nghiệp, tầm quan trọng và vai trò của excel rất được đề cao. Chẳng hạn như việc kế toán, tài chính, giới thiệu và quản lý sản phẩm, tạo bảng kế hoạch,

Vai trò của excel với bộ phận tài chính và kế toán của doanh nghiệp

Làm việc trong doanh nghiệp, mỗi máy tính bộ phận này đều trang bị sẵn phần mềm Excel. Những công việc như: tính toán tài chính, ngân sách, lập bảng tính toán, đều thông qua chương trình. Với độ chính xác và khả năng trình bày rõ ràng dễ nhìn, đây là trợ thủ đắc lực

cho bộ phần tài chính và kế toán tin dùng nhất là bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office. Bởi vậy, thông thạo phần mềm là lợi thế vô cùng to lớn cho nhân viên bộ phận này.

Tuy nhiên, với trình độ đầu vào doanh nghiệp như bây giờ, nhân viên nào cũng sử dụng được. Các thủ tục như tính toán cộng trừ nhân chia thông thường thì kể cả học sinh còn biết. Bởi thế, nhằm để thăng tiến trong sự nghiệp nhân viên bộ phận này. Nhân viên nên biết sử dụng những thủ thuật nâng cao và học thuật hơn. Đây là những công thức hay shortcut để tính toán số liệu một cách nhanh chóng. Chẳng hạn như các hàm IF nâng cao với VLookup và Pivot Table

Thành thạo những công thức nâng cao sẽ giúp công việc của bạn trong doanh nghiệp. Ví dụ như tăng tốc độ làm việc dẫn đến tăng năng suất cả team của bạn. Hay bằng việc sử dụng công thức rõ ràng, bộ phận sẽ phân tích dễ và chính xác hơn. Đặc biệt, dùng được các công thức nâng cao, bạn có thể tính những trường hợp tính toán mà nhân viên biết sử dụng bình thường không thể nào làm được, hoặc là họ phải thủ công rất chật vật từng số liệu một.

Vai trò của excel với hoạt động Marketing và quản lý sản phẩm cho doanh nghiệp

Tuy sự phụ thuộc của nhân viên Marketing vào bộ phận tài chính là có trong doanh nghiệp. Như là việc bộ phận tài chính sẽ tạo ra bảng, thực hiện phân tích tài chính phân tích. Nhưng ngoài ra, nhân viên Marketing cũng có thể chủ động sử dụng Excel. Những công việc như lập danh sách khách hàng, các mục tiêu doanh số được làm trên kết quả. Các công việc này sẽ giúp ích rất nhiều cho team của bạn chủ động trong công việc

Lúc này, bảng Pivot trong phần mềm Excel là công cụ vô cùng hữu dụng cho bộ phận Marketing. Việc tóm tắt dữ liệu của khách hàng và doanh thu theo các tiêu chí bằng những thao tác kéo-thả tiện lợi chỉ xảy ra trong tích tắc và nhanh chóng. Microsoft Excel trong doanh nghiệp có lợi không những cho tài chính kế toán, mà còn nhân viên Marketing. Việc giảm công việc bộ phận khác, bạn đã giúp công việc doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn.

Vai trò của excel với hoạt động lập ra bảng kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp

Phần mềm làm về dữ liệu Oracle, SAP và Quickbooks dùng để quản lý lương, thông tin nhân viên. Tuy vậy, nếu sử dụng Excel bộ phận nhân sự sẽ nắm trong tay những điểm ưu vượt trội.

Một trong những tính năng đó là hoạt động xuất các dữ liệu đó ra file Excel. Từ đó cho phép người dùng nhìn nhận ra được các xu hướng hợp lý. Ngoài ra, phần mềm có thể tóm tắt các khoản chi phí trả theo giờ, ngày, tháng hay năm. Thêm vào đó là có góc nhìn tốt hơn về lực lượng nhân sự. Như việc họ được phân bổ thế nào theo từng vai trò và mức lương hằng tháng. Dựa từ các thông tin số liệu, bạn sẽ quản lý và tận dụng chức năng của họ tốt hơn.

Nếu các số liệu của nhân viên được trình bày một cách có tổ chức. Thì chuyện gia về nhân sự sẽ dễ dàng trong việc trông coi và giám sát. Từ đó nắm rõ những chi phí có từ đâu và làm thế nào để tạo ra kế hoạch. Cũng như quản lý những chi phí này một cách hiệu quả có lợi cho doanh nghiệp. Dù là phần mềm chuyên về tính toán, như dành riêng cho bộ phận kế toán và tài chính. Nhưng nếu bộ phận khác chủ động sử dụng sẽ có lợi ích tiềm năng có thể khai thác.

Những việc bạn có thể làm để tận dụng phần mềm excel trong doanh nghiệp

Tham gia các khóa học excel

Trên mạng hiện nay có những trang web về khóa học về các phần mềm văn phòng. Chẳng hạn như những khóa học về toàn bộ phần mềm của Microsoft Office, bao gồm phần mềm Excel. Đây là những khóa học từ cơ bản đến nâng cao nên rất phù hợp cho mọi đối tượng. Giá học tương đối rẻ so với những công dụng tuyệt vời mà phần mềm Microsoft mang lại.

Vậy để tận dụng excel trong doanh nghiệp, bạn nên đăng ký các khóa học này.

Mở mang thêm kiến thức

Dù bạn là người dùng nâng cao và đã biết các thủ thuật tính toán nhanh trong Excel. Nhưng bạn nên mở mang với những kiến thức mới. Chẳng hạn thiết lập công thức này với số liệu bảng này đã là tối ưu, nhanh nhất chưa? Lúc này nếu có những hướng đi mới mẻ từ đồng nghiệp, hãy lắng nghe họ. Làm việc nhóm sẽ thúc đẩy cho việc tận dụng được các vai trò tiềm năng của phần mềm Excel một cách triệt và chuyện nghiệp hơn trong doanh nghiệp.

Ngoài ra, bạn cần có óc sáng tạo, luôn tìm phương án mới trong công việc. Dù là bạn ở bộ phận không liên quan đến tính toán. Nhưng hãy nhớ trường hợp trên, mọi nhân viên đều có thể tận dụng các vai trò của Excel. Điều này giúp công việc của bạn trở nên nhanh chóng và dễ dàng quản lý. Mà còn tiết kiệm thời gian cho các bộ phận tính toán khác. Từ đó giúp tinh thần làm việc đôi bên trở nên gắn kết và hiệu quả bao giờ hết.

Học hỏi từ đồng nghiệp

Tuy nhiên, nếu bạn chưa sở hữu bất kỳ kỹ năng nào về Microsoft Excel. Thì bạn vẫn có thể lên ý tưởng cho những người đồng nghiệp trong team hay bộ phận khác. Trong quá trình theo dõi mà từ đó học hỏi cách sử dụng từ nó. Ngoài ra luyện tập giao tiếp với họ, để tăng kỹ năng mềm về lĩnh vực này. Các công việc cần để ý đó là việc liên quan đến tính toán, quản lý và thống kê. Đây là các việc nếu áp dụng vào Excel thì sẽ tận dụng tiềm năng công việc của nó.

Bài viết trên giới thiệu sơ về phần mềm văn phòng Microsoft Excel. Từ đó đưa ra những vai trò của nó trong doanh nghiệp mà mọi nhân viên cần nên biết. Cho dù bạn có vai trò như thế nào trong công ty. Thì việc biết sử dụng và thành thạo phần mềm Excel là một ưu thế lớn. Đây là những điểm ưu mà các nhà đứng đầu, những người phỏng vấn việc hay lưu ý tới. Vì vậy bạn hãy tận dụng thời gian quý báu bây giờ để xây dựng nền tảng vững chắc