Cách đặt mã vật tư sản phẩm hàng hóa erp năm 2024

Trong thời đại công nghệ hiện nay, việc quản lý kho hàng đòi hỏi sự chính xác và hiệu quả để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra một cách suôn sẻ. Phần mềm quản lý kho Arito đã được phát triển nhằm giúp các doanh nghiệp tự động hóa quá trình quản lý kho, từ việc nhập hàng, kiểm kê, đến việc xuất hàng và theo dõi tồn kho. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày các tính năng nổi bật của phần mềm, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm quản lý kho, cùng với các lời khuyên để tối ưu hóa việc quản lý kho bằng Arito.

1. Giới thiệu về phần mềm quản lý kho Arito

Arito là một hệ sinh thái phần mềm quản lý kho hàng do Công ty CP Giải Pháp Công Nghệ Arito thiết kế, nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Với sứ mệnh làm thế nào để giúp các doanh nghiệp hiện đại tối ưu hóa quá trình quản lý kho hàng và tăng cường hiệu suất, Arito cung cấp một loạt các sản phẩm và dịch vụ chuyên sâu. Thực tế, Arito được coi là một trong những ứng dụng quản lý kho hàng phổ biến nhất hiện nay, với một cộng đồng người dùng rộng lớn lên đến 15.000 người, trong đó có hơn 2000 doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Phân hệ quản lý kho của Arito Solutions cung cấp một loạt các tính năng quan trọng. Đầu tiên, ứng dụng cho phép ghi chép mọi hoạt động nhập xuất kho một cách chi tiết. Đồng thời, phân hệ Arito này cũng cho phép quản lý hiệu quả bằng cách theo dõi vị trí cụ thể của vật tư trong kho và quản lý hàng theo nhiều tiêu chí như lô, hạn sử dụng, đơn vị tính và nhiều hơn nữa. Ngoài ra, chương trình cung cấp nhiều báo cáo quản trị và phân tích về xuất nhập tồn kho, giúp các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chính xác về tình hình hoạt động của kho.

Một số tính năng nổi bật khác của phần mềm quản lý kho Arito bao gồm thống kê báo cáo đa dạng từ đơn hàng, kiện hàng đến tổng đơn hàng, quản lý và báo cáo nhập – xuất kho theo ngày, theo SKU, IMEI, và lịch sử tồn kho. Phần mềm cũng cho phép sắp xếp và kiểm tra hàng hóa theo phân loại như hình dáng, kích cỡ, màu sắc và quy cách, và phân quyền cho nhân viên quản lý kho theo mong muốn.

Arito không chỉ là phương pháp quản lý kho hiệu quả mà còn là một giải pháp quản trị toàn diện doanh nghiệp trên nền tảng web và cho phép làm việc mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị. Điều này giúp các doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc quản lý và theo dõi hoạt động kho hàng của mình. Đối với những doanh nghiệp cần sự linh hoạt, họ có thể lựa chọn các phân hệ nghiệp vụ cần thiết theo yêu cầu và sau này mở rộng và bổ sung các phân hệ còn lại theo nhu cầu của họ.

2. Các tính năng chính của phần mềm quản lý kho Arito

Những tính năng cơ bản của phần mềm quản lý kho Arito bao gồm:

2.1 Danh mục hàng hóa, vật tư:

Phần mềm cho phép người dùng khai báo thông tin về các loại hàng hóa và vật tư một cách chi tiết và linh hoạt. Điều này bao gồm việc khai báo độ rộng của mã vật tư lên đến 32 ký tự, phân loại vật tư theo các loại như Vật tư, CCLĐ, Hàng hoá, Bán thành phẩm, Thành phẩm, và phân nhóm vật tư theo nhu cầu quản lý khác nhau. Đặc biệt, phần mềm còn cho phép quản lý vật tư với nhiều đơn vị tính khác nhau và theo dõi vật tư theo lô và thời hạn sử dụng.

2.2 Khai báo kho hàng và vị trí kho hàng:

Người dùng có thể khai báo không giới hạn số lượng kho hàng và vị trí trong kho hàng. Điều này cho phép họ tự do tổ chức và quản lý kho hàng theo cách phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh của họ, bao gồm khai báo và theo dõi kho hàng đại lý, ký gửi.

2.3 Báo cáo:

Phần mềm cung cấp hệ thống sổ sách báo cáo tồn kho hoàn chỉnh, được thiết kế để quản lý hàng tồn kho thực tế và tồn kho theo sổ sách một cách hiệu quả. Các mẫu báo cáo linh hoạt và tùy chọn kết xuất đa dạng giúp người dùng có thể theo dõi và phân tích thông tin tồn kho một cách toàn diện. Các báo cáo quản trị về tồn kho bao gồm nhóm báo động tồn kho, nhóm báo cáo hàng chậm luân chuyển và nhóm báo cáo hàng liên quan đến hạn sử dụng.

2.4 Tồn kho khả dụng:

Ngoài việc theo dõi tồn kho tức thời, phần mềm còn cho phép theo dõi được tồn kho khả dụng. Tồn kho khả dụng được tính toán dựa trên tồn kho tức thời và số lượng trên các đơn hàng bán, đơn hàng mua đang thực hiện, giúp người dùng có cái nhìn chính xác về tình trạng tồn kho và lượng hàng có sẵn cho việc tiếp tục kinh doanh.

3. Hướng dẫn sử dụng chức năng khai báo các chứng từ

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý kho erp Arito đối với chức năng khai báo các chứng từ: Phiếu nhập kho, Phiếu yêu cầu xuất kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất điều chuyển và Phiếu nhập điều chuyển.

3.1. Phiếu nhập kho

Đường dẫn: Tồn kho / Phiếu nhập kho

Giải thích các trường thông tin chung

• Loại nhập: Để theo dõi nhập kho vào loại tồn kho nào, có 3 tùy chọn: Cả hai / Nhập sổ sách / Nhập thực tế. Khi Sửa chứng từ phải xóa hết các dòng chi tiết mới sửa được Loại nhập này.
• Mã giao dịch: Mã giao dịch dùng để phân biệt phạm vi sử dụng của phiếu nhập.
• Hiện tại, tồn tại 4 mã gd là “Nhập nội bộ”, “Nhập thành phẩm”, “Nhập điều chỉnh” và ”Nhập khác”. Chọn mã giao dịch chỉ nhằm mục đích phân loại, thống kê sau này. Về xử lý dữ liệu khi lưu, các mã giao dịch có xử lý như nhau.
• Mã đối tượng: Mã đối tượng nhập vật tư. Thông thường mã khách hàng, nhà cung cấp được dùng để theo dõi công nợ, trong trường hợp phiếu nhập kho có liên quan tới các nghiệp vụ công nợ như mượn vật tư của đơn vị khác. Tuy nhiên, trong một số trường hợp không liên quan công nợ, thông tin này được dùng theo dõi các đối tượng nội bộ như dây chuyền, xưởng…Thông tin được chọn nhập từ danh mục khách hàng, nhà cung cấp.

• Diễn giải: Diễn giải thêm trong chứng từ.
• Đơn vị: Là thông tin đơn vị cơ sở của chứng từ, chỉ hiện các đơn vị có quyền của user nhập liệu, chỉ được sửa đơn vị khi thêm Mới, hoặc Sửa khi đã xóa hết các dòng chi tiết. Hiện đang mặc định bằng đơn vị hiện hành.
• Số phiếu nhập/ Ngày lập / Ngày hạch toán: Thông tin về số chứng từ, ngày lập, ngày hạch toán. Số chứng từ có thể do hệ thống tự tạo (định dạng số) hoặc do người sử dụng chủ động nhập vào. Ngày lập chứng từ và ngày hạch toán có thể khác nhau.
• Tỷ giá: Sử dụng trong trường hợp theo dõi nhập theo ngoại tệ. Tỷ giá được lấy từ danh mục tỷ giá quy đổi gần nhất trước ngày lập chứng từ.
• Trạng thái: Trạng thái của chứng từ. Có 2 trạng thái:
• Lập chứng từ: Chưa chuyển vào bất kỳ sổ sách nào;
• Nhập kho: ghi vào sổ tăng kho lên.

Giải thích các trường thông tin chi tiết

• Mã sản phẩm: Chọn mã hàng cần nhập. .
• Mã kho: Mặc nhiên sẽ được trả về từ danh mục vật tư, nếu kho mặc nhiên không thuộc đơn vị hiện hành, chương trình sẽ để trống. Tìm kiếm danh mục kho chỉ cho phép trong đơn vị hiện hành.
• Mã vị trí: Nếu doanh nghiệp theo dõi tồn kho theo vị trí kho thì phải nhập thêm thông tin về vị trí kho sẽ nhập vật tư.
• Mã lô: Số lô của hàng hóa, được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp có theo dõi vật tư theo lô. Khai báo về lô hàng được thực hiện ở phân hệ hàng tồn kho.
• Số lượng: Số lượng vật tư cần nhập.
• Giá tb: Giá nhập kho theo giá trung bình trong trường hợp vật tư được tính theo phương pháp trung bình tháng. Trong một số trường hợp nhập lại kho do sản xuất thừa (hoặc những trường hợp khác) từ phiếu xuất trong tháng và cần phải lấy giá nhập theo đúng giá trung bình tính được thì phải chọn tùy chọn này.
• Giá: Giá nhập của mặt hàng.
• Số lượng: Bằng Số lượng*giá nhưng cho phép sửa lại.
• Mã bộ phận: Chọn mã bộ phận trong Danh mục bộ phận
• Vụ việc: Nếu phiếu nhập có liên quan tới các sự vụ, vụ việc cần theo dõi thì cần phải chọn nhập từ “Danh mục vụ việc”.
• Một số thao tác khi cập nhật chứng từ: Chức năng lấy dữ liệu từ Phiếu nhập kho thực tế, chỉ thực hiện được khi Loại nhập chọn là Nhập sổ sách.

3.2. Phiếu yêu cầu xuất kho

Đường dẫn: Tồn kho / Phiếu yêu cầu xuất kho

Chứng từ này dùng trong các doanh nghiệp có quy trình lập “Phiếu yêu cầu xuất kho”. Quản lý sản xuất sẽ duyệt phiếu trước khi xuất kho.

Thông tin trên phiếu yêu cầu xuất kho tương như trên Phiếu nhập kho

3.3. Phiếu xuất kho

Đường dẫn: Tồn kho / Phiếu xuất kho

Giải thích các trường thông tin chung

• Loại xuất: Để theo dõi xuất kho vào loại tồn kho nào, có 3 tùy chọn: Cả hai / Nhập sổ sách / Nhập thực tế. Khi Sửa chứng từ phải xóa hết các dòng chi tiết mới sửa được Loại nhập này.
• Mã giao dịch: Mã giao dịch dùng để phân biệt phạm vi sử dụng của phiếu nhập. Hiện tại, tồn tại 4 mã gd là “Xuất nội bộ”, “Xuất nguyên liệu”, “Xuất điều chỉnh” và ”Xuất khác”. Chọn mã giao dịch chỉ nhằm mục đích phân loại, thống kê sau này. Về xử lý dữ liệu khi lưu, các mã giao dịch có xử lý như nhau.

• Mã đối tượng: Mã đối tượng xuất vật tư. Thông thường mã khách hàng, nhà cung cấp được dùng để theo dõi công nợ, trong trường hợp phiếu nhập kho có liên quan tới các nghiệp vụ công nợ như mượn vật tư của đơn vị khác. Tuy nhiên, trong một số trường hợp không liên quan công nợ, thông tin này được dùng theo dõi các đối tượng nội bộ như dây chuyền, xưởng…Thông tin được chọn nhập từ danh mục khách hàng, nhà cung cấp.
• Diễn giải: Diễn giải thêm trên chứng từ.
• Số phiếu xuất/ Ngày chứng từ: Thông tin về số chứng từ, ngày chứng từ. Số chứng từ có thể do hệ thống tự tạo (định dạng số) hoặc do người sử dụng chủ động nhập vào.
• Tỷ giá: Sử dụng trong trường hợp theo dõi xuất theo ngoại tệ. Tỷ giá được lấy từ danh mục tỷ giá quy đổi gần nhất trước ngày lập chứng từ.
• Trạng thái: Trạng thái của chứng từ. Có 2 trạng thái:
  • Lập chứng từ: Chưa chuyển vào bất kỳ sổ sách nào;
  • Xuất kho: ghi vào sổ giảm kho xuống.

Giải thích các trường thông tin chi tiết

• Mã hàng / Mã kho / Mã vị trí / Mã lô: Nếu doanh nghiệp theo dõi tồn kho theo vị trí kho hoặc lô nhập thì phải nhập thêm thông tin về lô cần xuất và vị trí kho đã nhập vật tư trước đây.
• Vụ việc: Nếu phiếu xuất có liên quan tới các sự vụ, vụ việc cần theo dõi thì cần phải chọn nhập từ “Danh mục vụ việc”.
• Số lượng: Số lượng vật tư cần xuất. Nếu vật tư tính theo giá NTXT, thì chương trình không cho phép nhập số lượng 0.
• Tồn: Thể hiện số tồn tức thời.
• Giá đích danh: Trong trường hợp cần phải áp dụng một giá xuất kho cụ thể cho vật tư thì phải chọn tùy chọn này. Khi chương trình tính giá, giá đích danh này sẽ không bị thay đổi.
• Vụ việc: Mã vụ việc trong trường hợp xuất chi tiết theo vụ việc, công trình.

Một số thao tác cơ bản:

• Lấy số liệu từ Phiếu xuất kho thực tế: Chức năng lấy dữ liệu từ Phiếu xuất kho thực tế, chỉ thực hiện được khi Loại xuất chọn là Xuất sổ sách.
• Lấy số liệu từ Phiếu yêu cầu xuất kho: Cho phép chức năng lấy dữ liệu từ phiếu yêu cầu xuất kho.

3.4. Phiếu xuất điều chuyển

Đường dẫn: Tồn kho / Phiếu xuất điều chuyển

Giải thích các trường thông tin chung

• Loại xuất: Để theo dõi xuất kho vào loại tồn kho nào, có 3 tùy chọn: Cả hai / Nhập sổ sách / Nhập thực tế. Khi Sửa chứng từ phải xóa hết các dòng chi tiết mới sửa được Loại nhập này.
• Loại điều chuyển:
  • Điều chuyển gồm có 2 loại 1 bước hay 2 bước. Nếu điều chuyển tự động 1 bước, chương trình sẽ tự động tạo ra phiếu nhập tại kho đích và người sử dụng sẽ không thể hiệu chỉnh phiếu nhập trong danh sách phiếu nhập điều chuyển. Ngược lại, nếu điều chuyển 2 bước, chương trình sẽ tạo sẵn phiếu nhập điều chuyển có số và ngày chứng từ tương tự như phiếu xuất điều chuyển để người sử dụng có thể hiệu chỉnh phiếu nhập theo thực tế nhập kho.
  • Điều chuyển gồm 1 bước được sử dụng trong trường hợp chắc chắn số liệu xuất và nhập như nhau. Điều chuyển 2 bước thường được sử dụng trong trường hợp thủ kho tại kho nhập xác nhận lại số lượng nhập thực tế (do mất mát hư hỏng trong quá trình vận chuyển).
  • Lưu ý: Trong trường hợp điều chuyển 2 bước, nếu có điều chỉnh lại phiếu nhập thì số xuất trên thẻ kho của kho xuất và số nhập trên thẻ kho của kho nhập sẽ khác nhau.

• Mã giao dịch: Mã giao dịch dùng để phân biệt phạm vi sử dụng của phiếu xuất. Hiện tại, tồn tại 3 mã gd là “Điều chuyển nội bộ”, “Điều chỉnh” và ”Khác”. Chọn mã giao dịch chỉ nhằm mục đích phân loại, thống kê sau này. Về xử lý dữ liệu khi lưu, các mã giao dịch có xử lý như nhau.
• Mã kho xuất: Mã kho xuất vật tư (nguồn) chỉ hiện lên các mã kho thuộc đơn vị cơ sở hiện hành của chứng từ
• Diễn giải: Thông tin phụ
• Số phiếu xuất: Số phiếu xuất có thể do hệ thống tự tạo (định dạng số) hoặc do người dùng khai báo trong “danh mục quyển chứng từ”, nhưng cũng có thể chủ động nhập bằng tay.
• Ngày lập/ Số chứng từ: Thông tin về số chứng từ, ngày lập. Số chứng từ có thể do hệ thống tự tạo (định dạng số) hoặc do người sử dụng chủ động nhập vào.
• Tỷ giá: Sử dụng trong trường hợp theo dõi xuất theo ngoại tệ. Tỷ giá được lấy từ danh mục tỷ giá quy đổi gần nhất trước ngày lập chứng từ.
• Trạng thái: Trạng thái của chứng từ. Có 2 trạng thái:
  • Lập chứng từ: Chưa chuyển vào bất kỳ sổ sách nào;
  • Xuất kho: ghi vào sổ giảm kho xuống.

Giải thích các trường thông tin chi tiết

• Mã hàng / Mã kho / Mã vị trí / Mã lô: Nếu doanh nghiệp theo dõi tồn kho theo vị trí kho hoặc lô nhập thì phải nhập thêm thông tin về lô cần xuất và vị trí kho xuất (nhập vào trường “Từ vị trí”). Trong trường hợp kho nhận cũng theo dõi tồn kho theo vị trí kho thì phải nhập vào vị trí kho nhận (nhập vào trường “Đến vị trí”).
• Mã kho nhập: Mã kho nhập vật tư (đích) chỉ hiện lên các mã kho thuộc đơn vị cơ sở hiện hành của chứng từ, có thể điều chuyển đến nhiều mã kho nhập trên 1 chứng từ.
• Số lượng: Số lượng vật tư cần điều chuyển.
• Giá đích danh: Trong trường hợp cần phải áp dụng một giá xuất kho cụ thể cho vật tư thì phải chọn tùy chọn này. Khi chương trình tính giá, giá đích danh này sẽ không bị thay đổi.
• Vụ việc: Nếu phiếu xuất có liên quan tới các sự vụ, vụ việc cần theo dõi thì cần phải chọn nhập từ “Danh mục vụ việc”.

3.5. Phiếu nhập điều chuyển

Đường dẫn: Tồn kho / Phiếu xuất nhập chuyển

Phiếu nhập điều chuyển tự động sinh ra khi Phiếu xuất điều chuyển chọn Loại điều chuyển là 2 bước.

Giải thích các trường thông tin chung

• Loại xuất: Mặc định tương tự như Phiếu xuất điều chuyển.
• Mã giao dịch: Mặc định tương tự như Phiếu xuất điều chuyển, có thể sửa lại.
• Mã kho xuất: Mặc định tương tự như Phiếu xuất điều chuyển
• Diễn giải: Mặc định tương tự như Phiếu xuất điều chuyển.
• Số phiếu nhập / Ngày lập: Mặc định tương tự như Phiếu xuất điều chuyển, có thể sửa lại.
• Tỷ giá: Sử dụng trong trường hợp theo dõi xuất theo ngoại tệ. Tỷ giá được lấy từ danh mục tỷ giá quy đổi gần nhất trước ngày lập chứng từ.
• Trạng thái: Trạng thái của chứng từ. Có 2 trạng thái:
  • Lập chứng từ: Chưa chuyển vào bất kỳ sổ sách nào;
  • Nhập kho: ghi vào sổ tăng kho lên.

Lưu ý: khi PNDC tự động sinh ra sẽ mặc định trạng thái Lập chứng từ, người dùng phải sửa lại trạng thái Nhập kho thì mới tăng tồn kho

Giải thích các trường thông tin chi tiết

• Mã hàng / Mã kho / Mã vị trí / Mã lô: Nếu doanh nghiệp theo dõi tồn kho theo lô thì mã lô tự động chuyển từ phiếu xuất điều chuyển qua và không được sửa lại. Trong trường hợp kho nhận cũng theo dõi tồn kho theo vị trí kho thì vị trí kho nhận cũng được chuyển từ phiếu xuất điều chuyển qua nhưng trên phiếu nhập có thể xác định lại mã vị trí.
• Vụ việc: Nếu phiếu xuất có liên quan tới các sự vụ, vụ việc cần theo dõi thì cần phải chọn nhập từ “Danh mục vụ việc”.
• Giá tb: Giá nhập kho theo giá trung bình trong trường hợp vật tư được tính theo phương pháp trung bình. Là dấu hiệu để chương trình áp lại giá cho phiếu nhập điều chuyển khi giá trên phiếu xuất điều chuyển thay đổi do chạy chức năng tính giá cuối tháng.
• Số lượng: Mặc định bằng số lượng của Phiếu xuất điều chuyển, được phép sửa lại theo số thực tế nhập kho.

Lưu ý: Sau khi PNDC sửa thành trạng thái Nhập kho, thì chương trình sẽ không cho phép sửa PXDC

4. Hướng dẫn sử dụng các tính năng báo cáo

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý kho erp Arito đối với tính năng báo cáo:

4.1. Tổng hợp nhập xuất tồn theo đối tượng

Đường dẫn: Báo cáo / Tổng hợp nhập xuất tồn theo đối tượng

Báo cáo này cho biết thông tin cân đối về tồn kho: Tồn đầu, Nhập kho, Xuất kho, Tồn cuối.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Từ ngày đến ngày: Lọc từ ngày đến ngày cần xem.
• Đối tượng tồn kho: Chọn đối tượng cần xem, đối tượng bao gồm: Mã kho, Mã vật tư, Mã lô, Mã vị trí. Nếu có chọn Mã lô, Mã vị trí thì báo cáo hiện lên 2 cột này, trong các đối tượng chọn bắt buộc phải có Mã vật tư.
• Các tùy chọn Mã vật tư, Mã kho…: Chọn đối tượng nào thì báo cáo lên đối tượng đó thôi, nếu để trắng thì lên hết các đối tượng.
• Vật tư theo dõi tồn: Có 2 tùy chọn:
  • Tất cả: lên tất cả mã hàng có phát sinh trong thời gian lọc
  • Chỉ xem vật tư có theo dõi tồn kho: chỉ lên các mã hàng có check chọn Theo dõi tồn trong Danh mục vật tư, sản phẩm.
• Loại dữ liệu: Tùy chọn Loại kho thực tế hoặc sổ sách.
• Mẫu báo cáo: Chọn các loại mẫu: Số lượng, Số lượng và Giá trị, Số lượng và Giá trị ngoại tệ.
• Nhóm theo: Có thể tùy chọn nhóm theo các điều kiện sau, hoặc là không cần nhóm.
  • Loại vật tư
  • Nhóm vật tư 1
  • Nhóm vật tư 2
  • Nhóm vật tư 3
• Tính phát sinh điều chuyển: Tùy chọn
  • Tính phát sinh điều chuyển: sẽ tính số nhập xuất của các Phiếu xuất điều chuyển và Phiếu nhập điều chuyển vào, trường hợp xem chi tiết cho từng kho thì bắt buộc phải chọn là Có tính thì số liệu mới đúng.
  • Không tính phát sinh điều chuyển: không tính số nhập xuất của các Phiếu xuất điều chuyển và Phiếu nhập điều chuyển vào, dùng trong trường hợp xem tổng kho loại bớt các giao dịch nội bộ ra.

4.2. Báo cáo tồn kho

Đường dẫn: Báo cáo / Tồn kho / Báo cáo tồn kho

Báo cáo thể hiện số tồn kho của tại ngày xem báo cáo, thể hiện số tồn chi tiết theo Mã hàng – Mã kho, mỗi mã hàng tồn kho bao nhiêu kho thì hiện bấy nhiêu dòng.

Các tùy chọn trên điều kiện lọc tương tự báo cáo Tổng hợp nhập xuất tồn theo đối tượng.

4.3. Tổng hợp nhập xuất tồn theo kho

Đường dẫn: Báo cáo / Tồn kho / Tổng hợp nhập xuất tồn theo kho

Báo cáo thể hiện số cân đối tồn kho: Tồn đầu, Số lượng nhập, Số lượng xuất, Tồn cuối trong khoảng từ ngày đến ngày xem báo cáo, thể hiện số liệu chi tiết theo Mã hàng – Mã kho, báo cáo nhóm theo từng kho, mỗi mã hàng phát sinh bao nhiêu kho thì hiện bấy nhiêu dòng.

Các tùy chọn trên điều kiện lọc tương tự báo cáo Tổng hợp nhập xuất tồn theo đối tượng.

4.4. Bảng kê nhập / xuất kho

Đường dẫn: Báo cáo / Tồn kho / Bảng kê nhập, xuất kho

Báo cáo thể hiện chi tiết số liệu nhập, xuất của các mã hàng, báo cáo thể hiện theo từng chứng từ,mỗi chứng từ có bao nhiêu dòng phát sinh sẽ thể hiện bấy nhiêu dòng.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Nhập/ xuất: Có 3 tùy chọn:
  • Tất cả: lên cho cả Nhập và xuất.
  • Nhập: chỉ lên các phiếu nhập
  • Xuất: chỉ lên các phiếu xuất
• Các tùy chọn khác: tương tự các báo cáo khác

4.5 Tổng hợp hàng nhập / xuất kho

Đường dẫn: Báo cáo / Tồn kho / Tổng hợp hàng nhập/ xuất kho

Báo cáo thể hiện chi tiết số liệu nhập, xuất của các mã hàng, báo cáo thể hiện theo mã hàng, mỗi mã hàng thể hiện 1 dòng, thể hiện số tổng của các chứng từ phát sinh.

Các tùy chọn trên điều kiện lọc tương tự các báo cáo Tồn kho khác.

4.6. Thẻ kho

Đường dẫn: Báo cáo / Tồn kho / Thẻ kho

Báo cáo thể hiện chi tiết số tồn đầu, phát sinh và tồn cuối theo từng Mã hàng – Mã kho tại thời điểm xem báo cáo, có thể hiện chi tiết nhập xuất theo từng chứng từ.

Báo cáo có 2 tùy chọn Xem Thẻ kho hoặc xem Sổ chi tiết vật tư.

Các tùy chọn trên điều kiện lọc tương tự các báo cáo Tồn kho khác.

4.7. Báo động tồn kho vật tư

Đường dẫn: Báo cáo / Tồn kho / Báo động tồn kho vật tư

Báo cáo thể hiện chi tiết số tồn kho theo từng Mã hàng – Mã kho tại thời điểm xem báo cáo, nếu có mã hàng nào tồn kho lớn hơn mức tối đa hoặc nhỏ hơn mức tối thiểu thì sẽ lên báo cáo. Số tồn tối đa và tối thiểu được khai báo trong Danh mục vật tư, sản phẩm, trường hợp không khai báo tồn tối đa tối thiểu thì báo cáo sẽ không lên.

Các tùy chọn trên điều kiện lọc tương tự các báo cáo Tồn kho khác.

4.8. Báo cáo tồn kho theo tuổi

Đường dẫn: Báo cáo / Tồn kho / Báo cáo tồn kho theo tuổi

Báo cáo này cho biết thông tin về số lượng, giá trị các vật tư có thời gian lưu kho lớn hơn hoặc bằng số ngày hoặc số tháng quy định trước. Điều kiện giả định: vật tư sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước và không tính các phát sinh điều chuyển kho.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Đến ngày: Ngày báo cáo, ngày xét tồn kho vật tư
• Kỳ phân tích: Kỳ chọn để phân tích. Kỳ phân tích nhận 2 giá trị: 1- Theo Ngày; 2- Theo Tháng
• Thời gian phân tích: Chọn thời gian muốn phân tích

4.9. Báo cáo tồn kho theo thời gian

Đường dẫn: Báo cáo / Tồn kho / Báo cáo tồn kho theo tuổi

Báo cáo này cho biết thông tin về số lượng lưu kho, thời gian lưu kho (tuổi tồn kho) của những vật tư trong từng khoảng thời gian quy định trước. Báo cáo này tính số lượng tồn kho tại thời điểm báo cáo và xác định số lượng lưu kho tại những độ tuổi tồn kho nhất định. Điều kiện giả định: vật tư sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước và không tính các phát sinh điều chuyển kho.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Đến ngày: Ngày báo cáo, ngày xét tồn kho vật tư
• Kỳ tính tuổi: Kỳ chọn để phân tích. Kỳ tính tuổi nhận 2 giá trị: 1- Theo Ngày; 2- Theo Tháng
• Chu kỳ tính tuổi
  • Nếu kỳ tính tuổi là 1: số ngày của 1 kỳ
  • Nếu kỳ tính tuổi là 2: số tháng của 1 kỳ
• Số kỳ: Số kỳ xét tuổi, số cột mốc thời gian xét tuổi.

4.10. Báo cáo tồn kho chậm luân chuyển

Đường dẫn: Báo cáo / Tồn kho / Báo cáo tồn kho chậm luân chuyển

Báo cáo này cho biết thông tin về số lượng, giá trị của những vật tư chậm luân chuyển theo số ngày quy định trước (số ngày vật tư không được xuất kho). Các vật tư chậm luân chuyển phải thỏa mãn các điều kiện là những vật tư còn tồn kho, ngày xuất kho lần cuối nhỏ hơn ngày báo cáo và khoảng thời gian giữa ngày báo cáo và ngày xuất kho lần cuối không được lớn hơn số ngày quy định trước. Lưu ý: các vật tư xuất điều chuyển không được xem là chậm luân chuyển.

Giải thích thông tin các trường trên màn hình lọc:

• Đến ngày: Ngày xét báo cáo
• Số ngày:Số ngày vật tư không được xuất kho trước ngày báo cáo

4.11. Báo cáo kiểm kê

Đường dẫn: Báo cáo/ Kho/ Báo cáo kiểm kê

Mục đích của báo cáo này thể hiện cho biết số lượng kiểm kê của từng mặt hàng ở từng kho là bao nhiêu, từ đó đưa ra quyết định luân chuyển hàng tồn kho hợp lý nhầm tránh tổn thất về hàng hóa, vật tư, tiết kiệm chi phí lưu kho và dự trù được lượng vốn lưu động cho hàng tồn kho này.

• Ngày từ/ đến: khoảng thời gian cần xem báo cáo
• Đơn vị: Mã đơn vị cần xem báo cáo
• Mã kho: Kho cần xem báo cáo
• Số phiếu kiểm kê:Lookup từ phiếu yêu cầu kiểm kê
• Tùy chọn xử lý:
  • Đối chiếu chênh lệch: Thể hiện số lượng thực tế, sl kiểm kê và sl chênh lệch
  • Xem kết quả kiểm kê: Chỉ thể hiện số lượng kiểm kê
• Nhập/ xuất chênh lệch: Tính hoặc không tính nhập xuất từ chênh lệch kết quả kiểm kê
• Mẫu báo cáo: Mẫu hiển thị số lượng

5. Hướng dẫn sử dụng chức năng tồn kho khả dụng

Ngoài việc theo dõi tồn kho tức thời chương trình còn cho phép theo dõi tồn kho khả dụng. Tồn kho khả dụng được tính toán dựa trên số liệu tồn kho tức thời, đơn hàng bán và đơn hàng mua.

Tồn kho khả dụng giúp cho doanh nghiệp biết được số lượng tồn kho có thể bán được sau khi đã trừ đi các đơn hàng mà khách hàng đã đặt hàng nhưng chưa giao hàng xong và đã cộng thêm các đơn hàng mà doanh nghiệp đã đặt mua nhưng nhà cung cấp chưa giao hàng. Đồng thời chức năng này còn giúp doanh nghiệp chủ động trong việc kiểm soát hàng tồn kho không chỉ dựa vào số liệu tồn kho hiện tại mà còn tính toán được trên các đơn hàng đang giao dịch à tránh được tình trạng hàng chỉ đủ giao cho khách hàng này nhưng lại nhận thêm đơn hàng của khách hàng khác hoặc hàng đủ giao (do đã đặt mua thêm) nhưng lại không dám nhận thêm đơn hàng do tưởng không đủ hàng.

Tồn kho khả dụng sẽ được thể hiện trên màn hình nhập liệu Đơn hàng bán và trên Báo cáo tồn kho khả dụng.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý kho erp Arito đối với chức năng tồn kho khả dụng sẽ bao gồm:

• Vào menu Hệ thống/Khai báo các tham số tùy chọn/Bán hàng để bật tham số theo dõi tồn kho khả dụng.

• Nếu option chọn là Sử dụng tồn kho khả dụng theo vật tư thì trên đơn hàng sẽ thể hiện tồn kho khả dụng của mặt hàng ở tất cả các kho (sum của tất cả các kho) mà không quan tâm kho đang chọn là kho nào.
• Nếu option chọn là Sử dụng tồn kho khả dụng theo vật tư, kho thì trên đơn hàng sẽ thể hiện tồn kho khả dụng của mặt hàng tại kho đang chọn. Lưu ý: đối với option này thì đơn hàng mua sẽ không tham gia vào việc tính toán tồn kho khả dụng vì trên đơn hàng mua không theo dõi mã kho.
• Nếu option chọn là Không sử dụng thì tồn kho trên đơn hàng sẽ thể hiện tồn kho tức thời (không phải là tồn kho khả dụng).

Công thức tính tồn kho khả dụng:

Tồn kho khả dụng = tồn kho tức thời – số lượng còn lại trên các đơn hàng bán ở trạng thái Duyệt hoặc Đang thực hiện + số lượng còn lại trên các đơn hàng mua ở trạng thái Duyệt hoặc Đang thực hiện.

Để xem báo cáo tồn kho khả dụng thì vào menu Báo cáo/Tồn kho/Tồn kho khả dụng để xem:

6. Hướng dẫn cách khai báo các tham số

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý kho erp Arito đối với tính năng khai báo các tham số:

6.1. Hiển thị tồn kho tức thời trên màn hình nhập liệu

Trên các chứng từ xuất kho (phiếu xuất kho, hóa đơn bán…), chương trình sẽ thể hiện tồn kho tức thời của vật tư xuất. Để khai báo cách thể hiện tồn kho tức thời thì vào menu Hệ thống/Khai báo các tham số tùy chọn/Tồn kho:

Nếu option Sử dụng kho thực tế chọn là Có thì chương trình sẽ thể hiện tồn kho tức thời theo số liệu tồn kho của kho thực tế, nếu chọn là Không thì sẽ thể hiện tồn kho tức thời theo số liệu tồn kho hóa đơn (sổ sách kế toán):

Nếu option Tồn kho theo vị trí chọn là Có thì khi chương trình sẽ thể hiện tồn kho theo vị trí đang chọn trên phiếu nhập liệu, nếu chọn là Không thì sẽ thể hiện tồn kho ở tất cả các vị trí mà không quan tâm vị trí đang chọn là vị trí nào.

Nếu option Tồn kho theo lô chọn là Có thì khi chương trình sẽ thể hiện tồn kho theo lô đang chọn trên phiếu nhập liệu, nếu chọn là Không thì sẽ thể hiện tồn kho của tất cả các lô mà không quan tâm lô đang chọn là lô nào:

6.2.Hiển thị mã vị trí trên màn hình nhập liệu

Trường hợp không theo dõi tồn kho theo vị trí thì có thể ẩn cột Vị trí ở trên tất cả các màn hình nhập liệu liên quan đến kho bằng cách vào menu Hệ thống/Khai báo các tham số tùy chọn/Tồn kho, option Hiện cột vị trí khi nhập liệu chọn là Không:

Trường hợp muốn ẩn cột Vị trí trên từng màn hình nhập liệu thì vào menu Hệ thống/Danh mục/Danh mục chứng từ, chọn chứng từ cần ẩn và bỏ check ở trường Hiện vị trí trên màn hình nhập liệu:

6.3. Hiển thị lô trên màn hình nhập liệu

Trường hợp muốn ẩn/hiện theo dõi tồn kho theo lô thì vào menu Hệ thống/Khai báo các tham số tùy chọn/Tồn kho rồi chọn ở option Theo dõi tồn kho theo lô:

• Nếu chọn là Chỉ kho sổ sách thì chỉ các chứng từ nhập liệu của kế toán mới nhập mã lô, còn các chứng từ của thủ kho sẽ không thể hiện mã lô.
• Nếu chọn là Chỉ kho thực tế thì chỉ các chứng từ của thủ kho mới nhập mã lô, còn các chứng từ của kế toán sẽ không thể hiện mã lô.
• Nếu chọn là Sử dụng cả 2 kho thì trên tất cả các chứng từ nhập liệu của thủ kho và của kế toán đều thể hiện mã lô.
• Nếu chọn là Không sử dụng thì trên tất cả các chứng từ nhập liệu của thủ kho và của kế toán đều không thể hiện mã lô.

7. Hướng dẫn cách xử lý sự cố và hỗ trợ

Khi thực hành các cách sử dụng phần mềm quản lý kho Arito, có thể bạn sẽ gặp phải một số vấn đề thường gặp. Dưới đây là cách giải quyết những vấn đề đó:

• Kiểm tra tài liệu hướng dẫn: Trước tiên, hãy kiểm tra tài liệu hướng dẫn đi kèm hoặc tài liệu tham khảo trên trang web chính thức của Arito. Thường thì các vấn đề phổ biến đã được giải đáp trong tài liệu này.
• Liên hệ hotline hỗ trợ: Nếu vấn đề của bạn vẫn chưa được giải quyết, bạn có thể liên hệ trực tiếp với bộ phận hỗ trợ của Arito thông qua số hotline: 028.7101.2288. Nhân viên hỗ trợ sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp cho vấn đề một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
• Tra cứu trên diễn đàn hoặc cộng đồng người dùng: Đôi khi, các vấn đề đã được người dùng khác gặp phải và giải quyết trên các diễn đàn hoặc cộng đồng người dùng. Hãy tham gia vào những nơi như vậy để tìm kiếm giải pháp từ những người có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Arito.
• Yêu cầu hỗ trợ trực tuyến: Nếu bạn có thể, hãy sử dụng tính năng yêu cầu hỗ trợ trực tuyến trên trang web chính thức của Arito. Bằng cách này, bạn có thể gửi câu hỏi của mình và nhận được hỗ trợ từ đội ngũ chuyên gia của Arito.

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu và hướng dẫn cách sử dụng phần mềm quản lý kho Arito. Từ việc giới thiệu các tính năng cơ bản, cài đặt phần mềm, nhập dữ liệu, đến việc giải quyết các vấn đề thường gặp và tìm kiếm hỗ trợ từ đội ngũ chuyên gia, chúng ta đã có cái nhìn toàn diện về cách tận dụng hiệu quả phần mềm này để quản lý kho hàng một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Với Arito, việc quản lý kho hàng trở nên đơn giản và linh hoạt hơn bao giờ hết. Tính năng đa dạng, giao diện thân thiện và hỗ trợ chuyên nghiệp đã giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Hy vọng rằng sau khi đọc bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về cách sử dụng phần mềm quản lý kho Arito và có thể áp dụng nó vào công việc hàng ngày của mình.