Biên bản hủy hóa đơn và xuất thay thế

Khi lập hóa đơn, nếu có sai sót dù lớn hay nhỏ thì đều phải thu hồi để điều chỉnh, sửa chữa hoặc hủy hóa đơn rồi lập hóa đơn khác. Trong bài viết này, Rồng Việt sẽ cùng các bạn tìm hiểu sự khác nhau giữa biên bản thu hồi hóa đơn và biên bản hủy hóa đơn.

1. Biên bản thu hồi hóa đơn

a. Khi nào cần lập biên bản thu hồi hóa đơn

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế. Nếu phát hiện sai phải hủy bỏ. Người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

b. Những chú ý khi lập Biên bản thu hồi hóa đơn

• Ngày trên biên bản thu hồi hóa đơn và ngày trên hóa đơn mới phải giống nhau.
• Trên biên bản cần thể hiện rõ: Lý do thu hồi, thu hồi hóa đơn số… ngày… tháng… ký hiệu…, và xuất hóa đơn mới số… ngày… tháng… ký hiệu…
• Sau khi lập xong 2 bên phải ký và ghi rõ họ tên ( thông thường sẽ là người đại diện pháp luật) và đóng dấu và biên bản xác nhận=> Xuất lại hóa đơn mới.

c. Ví dụ minh họa

Vào ngày 10/02/2019, Công ty A bán hàng và đã lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng. Tuy nhiên, đến ngày 15/02/2019 Công ty A phát hiện ra đơn giá ghi trên hóa đơn bị sai. Lúc này Công ty A sẽ phải tiến hành lập biên bản thu hồi hóa đơn GTGT sau đó xuất lại hóa đơn mới có đoan giá đúng cho khách hàng.

2. Biên bản hủy hóa đơn:

a. Khái niệm

Biên bản bản hủy hóa đơn là biên bản ghi nhận lại diễn biến sự việc đã diễn ra trong quá trình hủy hóa đơn mà đối tượng thực hiện hủy cũng đồng thời là đối tượng nắm giữ và sử dụng hóa đơn. Biên bản hủy hóa đơn dùng để ghi nhận việc sai sót hóa đơn dẫn đến phải hủy và cam kết hai bên không kê khai thuế hóa đơn đã viết sai phải hủy. Theo thông tư 39/2014/TT-BTC doanh nghiệp khi cung ứng hàng hóa dịch vụ có hóa đơn viết sai thực hiện thủ tục lập biên bản thu hồi hóa đơn và biên bản điều chỉnh hóa đơn thay cho mẫu biên bản hủy hóa đơn cũ.

b. Các trường hợp hủy hóa đơn:

• Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
• Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

c. Thủ tục hủy hóa đơn:

– Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh

• Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
• Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
• Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.
• Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

– Hủy hóa đơn của cơ quan thuế:

• Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.
• Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in.

d. Ví dụ minh họa

Công ty A đã thông báo phát hành hóa đơn GTGT với số lượng 5 cuốn tương đương 250 số. Kể từ khi thông báo phát hành đến ngày 20/4/2019, Công ty A đã sử dụng 4 cuốn tương đương 200 số. Vào ngày 21/4/2019, Công ty A thay đổi địa chỉ đặt trụ sở kinh doanh và đã thực hiện xong thủ tục cấp giấy chứng nhận ĐKKD mới. Địa chỉ ghi trên hóa đơn đang sử dụng sẽ không còn trùng với địa chỉ mới và Công ty A cũng không có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn GTGT còn tồn 1 cuốn ( tương ứng 50 số). Do đó Doanh nghiệp này thành lập hội đồng tiến hành hủy toàn bộ số hóa đơn 50 số đó theo quy định tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014.

Hy vọng qua bài viết này, các bạn đã hiểu rõ hơn về sự khác nhau giữa biên bản thu hồi hóa đơn và biên bản hủy hóa đơn. Chúc các bạn thành công!

Theo đó, hủy hóa đơn điện tử đã lập là việc làm cho hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được lập bằng phương tiện điện tử không còn giá trị sử dụng.

Sau đây là mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử đã lập theo Thông tư 78/2021/TT-BTC có thể tham khảo:

Tải về miễn phí mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử đã lập theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại đây tải về

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử đã lập theo Thông tư 78 mới nhất 2023? (Hình từ Internet)

Khi nào thì cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử?

Căn cứ theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

1. Đối với hóa đơn điện tử:

....

b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

d) Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);

...

Như vậy, biên bản hủy hóa đơn điện tử đã lập sẽ thực hiện khi:

- Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ;

- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót những thông tin quan trọng như: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế cần tuân theo nguyên tắc nào?

Căn cứ theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

- Không bắt buộc có chữ ký số;

- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Xuất hóa đơn thay thế thì làm biên bản gì?

Tuy nhiên, tại Việt Nam, theo quy định của pháp luật về thuế, khi sử dụng hóa đơn thay thế, người bán phải lập biên bản giao hàng hoặc biên bản nghiệm thu hàng hoá để bảo đảm tính chính xác và minh bạch trong việc thanh toán thuế và quản lý tài chính.

Biên bản hủy hóa đơn là gì?

2. Khi nào thì cần lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản hủy hóa đơn là một loại biên bản được lập để ghi nhận lại việc sai sót hay lý do nào khác dẫn đến việc phải hủy hóa đơn. Từ đó hai bên sẽ cam kết không kê khai thuế đối với các hóa đơn đã viết sai này.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử khi nào?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn được lập ra khi hóa đơn đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa/dịch vụ, xảy ra sai sót. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai nội dung mới nhất sẽ có trong bài viết dưới đây của Luật Minh Khuê.

Biên bản hủy hóa đơn điện tử ai ký?

Bước 1: Sau khi nhận email thông báo biên bản hủy hóa đơn từ người bán, người mua mở email -> Nhấn Xem chi tiết biên bản. Bước 2: Người mua kiểm tra kỹ các thông tin tại biên bản hủy do bên bán lập. Ở mục Đại diện bên B, người mua nhấn Ký điện tử để ký điện tử lên biên bản hủy.