Ví dụ về quản lý thời gian

Mỗi chúng ta đều có 24 giờ một ngày, có người sống rất thoải mái với 24 giờ ấy, nhưng cũng có những người vật vã và luôn ao ước một ngày có nhiều hơn 24 giờ. Nguyên nhân chính là bởi họ chưa biết cách quản lý thời gian hiệu quả.

Còn bạn, người đang đọc bài viết này, bạn có đang quản lý thời gian của mình tốt chưa? Nếu câu trả lời là chưa thì bài viết này là dành cho bạn. Và cho dù bạn đã quản lý thời gian tốt rồi thì Lagital cá là bài viết này vẫn có những kiến thức thú vị mà bạn chưa biết.

Không nói nhiều nữa, chúng ta bắt đầu ngay nhé!

Bạn biết không, khi làm Freelancer, mình luôn cảm thấy làm mãi không hết việc, lúc nào cũng muốn ngồi vào bàn làm việc miệt mài cho đến tận khuya.

Lúc đầu, mình cho rằng vì thực sự có quá nhiều việc nên mình mới bị quá tải như vậy. Nhưng dần già mình nhận ra, người bận rộn đa phần là người chưa biết cách sắp xếp công việc và chưa quản lý thời gian thật tốt.

Đơn cử là có những ngày mình ngồi hàng giờ bên máy tính chỉ để lướt web, xem newfeed trên Facebook, tán gẫu với bạn bè,…mà chẳng làm được việc gì. Đến tối mình lại cuống cuồng làm đến khuya cho kịp deadline.

Tất nhiên, không phải ngày nào mình cũng “lơ là” như thế, nhưng những ngày mình không sao nhãng thì vẫn có quá nhiều việc chưa hoàn thành.

Kết quả là mình không thực sự làm việc hết công suất nhưng vẫn luôn bận rộn, mệt mỏi. Ví dụ như: Khả năng của mình có thể viết được 3-4 bài/ngày nhưng vì không sắp xếp tốt và thiếu tập trung nên có khi cả một ngày mình không viết xong nổi 1 bài. Ngày này qua tháng nọ, công việc cứ nhiều lên và mình thì mãi đuổi theo nó.

Mình đã không kiểm soát được công việc, và tất nhiên là mình cũng không có thời gian nghỉ ngơi, thư giãn. Sau một thời gian, mình thường xuyên bị stress, cảm thấy quá tải và bắt đầu có những triệu chứng của bệnh đau lưng, mỏi mắt.

Mình nhận ra đó chính là hậu quả của việc không biết cách quản lý thời gian.

Cách quản lý thời gian hiệu quả với 5 gợi ý cực chi tiết!

Mình bắt đầu lên mạng tìm hiểu cách quản lý thời gian để làm việc năng suất, hiệu quả hơn và mua cả sách về đọc. Sau một thời gian nghiên cứu tìm tòi, tham khảo nhiều bài chia sẻ, mình đã đúc kết lại những nguyên tắc và một số mẹo thực sự hữu ích dưới đây.

Những nguyên tắc này có lẽ không quá xa lạ với nhiều người, nhưng vận dụng chúng để quản lý thời gian tốt hơn thì không phải ai cũng biết. Cụ thể như thế nào, hãy cùng mình tìm hiểu ngay nhé!

1. Lên kế hoạch, liệt kê những việc cần làm

Đầu tiên, để làm chủ thời gian, bạn cần biết mình sẽ phải làm gì và làm trong bao lâu. Bước này không khó, nhưng nhiều người vẫn thất bại vì quá ôm đồm. Ví như lúc lên kế hoạch thì ai cũng muốn làm được thật nhiều việc trong khi khả năng và nguồn lực thì giới hạn.

Để khắc phục điều này, mình đã áp dụng quy tắc này và thấy nó thực sự hiệu quả. Đó là:

• Nguyên tắc 80/20

Nguyên tắc 80/20 nói rằng 80% tài sản thuộc về 20% người giàu có.

Cũng như vậy, trong số danh sách công việc phải làm sẽ có khoảng 20% công việc đóng 80% vai trò quan trọng, quyết định hiệu suất công việc.

Ví dụ: Bạn có 10 đầu việc phải làm, nhưng thực chất trong đó có khoảng 2-3 đầu việc thực sự quan trọng cần giải quyết trong hôm nay, nếu giải quyết được là ngày hôm đó bạn đã làm việc hiệu quả.

Nhiệm vụ của chúng ta là tìm ra những đầu việc quan trọng ấy. Tất nhiên, chỉ có bạn mới có khả năng làm được điều này, vì chỉ có bạn mới hiểu công việc của mình hơn ai hết.

Tham khảo: Cách lập kế hoạch công việc cá nhân

• Thuyết 4 lò lửa

Quay trở lại với vấn đề ôm đồm công việc rồi thất vọng khi không thể hoàn thành, chúng ta nên hiểu về thuyết 4 lò lửa, rằng:

Cuộc sống của chúng ta cũng tương tự như một cái bếp có 4 lò lửa, bao gồm: Gia đình, công việc, sức khỏe và mối quan hệ xã hội. Để hoàn thành tốt bạn cần tắt đi 1 lò lửa để tập trung nguồn lực cho 3 lò lửa còn lại.

Thậm chí, để hoàn thành xuất sắc, bạn cần tắt đi ít nhất 2 lò để tập trung tối đa cho 2 lò còn lại.

Ví dụ, để tập trung cho gia đình và công việc, có khi bạn sẽ phải hạn chế giao lưu bạn bè và không có nhiều thời gian chăm lo cho sức khoẻ của bản thân.

Như vậy, khái niệm cân bằng trong cuộc sống là cực khó, hoặc trạng thái cân bằng bạn đạt được là ở mức trung bình. Việc nào bạn cũng hoàn thành ở mức bình thường, không có gì nổi bật. Điển hình là: Một nhân viên bình thường có một gia đình ở mức bình thường, kinh tế không khá giả, thi thoảng đi tập gym và gặp gỡ bạn bè.

Vậy chẳng lẽ chúng ta sẽ không thể làm tốt nhất mà vẫn cân bằng các khía cạnh của cuộc sống sao?

Không hẳn là vậy, thay vào đó, bạn có thể tập trung nguồn lực của mình cho từng khía cạnh ở những giai đoạn khác nhau trong cuộc đời, thậm chí là trong một ngày.

Ví dụ: Trong giai đoạn mới tốt nghiệp ra trường, lò lửa mà bạn cần tập trung là công việc. Sau đó, bạn tập trung xây dựng tổ ấm với vợ/chồng, con cái, rồi bạn bắt đầu chú ý đến sức khoẻ và dành nhiều thời gian hơn cho những mối quan hệ chất lượng.

Tương tự như vậy, trong một ngày bạn có thể chia thời gian nhất định cho từng công việc. Ví dụ, sáng sớm hoặc chiều tà bạn tập thể dục rèn luyện sức khoẻ, trong ngày bạn tập trung làm việc, buổi tối là lúc quây quần bên gia đình hoặc cùng nhau đi gặp gỡ bạn bè, người thân.

Nhìn chung, trong cuộc sống không có gì là tuyệt đối, chúng ta cần chấp nhận những lúc “khuyết thiếu” và tìm cách bù đắp chúng vào thời điểm thích hợp.

Tham khảo: Bánh xe cuộc đời là gì? Cách xây dựng và cân bằng Bánh xe cuộc đời

2. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên từ quan trọng nhất đến ít quan trọng

Sau khi lên danh sách những việc cần làm, bạn sẽ cần sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên để đạt được hiệu quả như mong đợi bằng cách sử dụng ma trận Eisenhower để phân loại công việc theo mức độ khác nhau, bao gồm:

• Quan trọng và khẩn cấp: Phải làm ngay!
• Quan trọng nhưng không gấp: Lên kế hoạch làm khi thích hợp.
• Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Uỷ thác cho người khác.
• Không quan trọng và cũng không khẩn cấp: Có thể loại bỏ hoặc để làm khi có thời gian trống.

Mình đã thử thực hiện và thấy rằng: Sau khi phân loại như trên mình biết phải làm việc gì trước, việc gì sau và không còn thấy bị quá tải nữa.

• Quy tắc 2 phút

Bên cạnh ma trận Eisenhower ở trên, bạn có thể tham khảo quy tắc 2 phút. Tức là, việc nào có thể làm dưới 2 phút, hãy làm ngay, không chần chừ.

Ngược lại, nếu mất hơn 2 phút, bạn có thể cho vào danh sách làm sau.

3. Tập trung khi làm việc

Bắt tay vào thực hiện danh sách công việc ở trên, chắc chắn nhiều người trong chúng ta sẽ gặp phải một khó khăn khá phổ biến là: Mất tập trung!

Có thể lúc đầu hào hứng, bạn làm rất năng suất, nhưng một tiếng rồi hai tiếng trôi qua, bạn bắt đầu thấm mệt và mất tập trung dần.

Bạn đá đưa nói chuyện với đồng nghiệp một chút, bạn tranh thủ lên Facebook xem có tin gì mới, có drama nào để hít hà không,…rồi bạn nhớ ra là mình còn một đống việc chưa hoàn thành.

Bạn tự hứa với bản thân từ giờ sẽ tập trung làm việc, không xem điện thoại, email, không tán gẫu nữa,…nhưng sao khó quá!

Mình cũng từng như bạn đấy, lý do là bởi nếu tập trung quá mức thì chỉ trong một khoảng thời gian ngắn là cơ thể chúng ta sẽ biểu tình đòi nghỉ ngơi.

May mắn là mình đã tìm được một phương pháp cực hiệu quả, đó là Pomodoro.

• Phương pháp Pomodoro

Khi áp dụng Pomodoro, chúng ta sẽ chia thời gian làm việc ra thành nhiều chu trình. Bạn có thể cài đồng hồ đếm ngược (hoặc đồng hồ báo thức) và tập trung làm việc trong vòng 25 phút, sau đó tạm dừng và nghỉ 5 phút để lấy lại năng lượng.

Với mình, 25 phút khá nhanh, nên mình thường cài 30 phút hoặc hơn một chút để đảm bảo hoàn thành xong các đầu việc theo đúng mạch. Điều này phụ thuộc nhiều vào khả năng tập trung của mỗi người, bạn có thể thử các chu trình khác nhau và chọn ra một chu trình phù hợp giúp bạn làm việc năng suất nhất.

• Phân nhóm công việc (Batching)

Bên cạnh đó, bạn cũng nên phân nhóm công việc để giải quyết chúng nhanh gọn, tránh làm đi làm lại nhiều lần, dàn trải, mất thời gian.

Ví dụ: Bạn có thể dành 30 phút cố định trong ngày để check mail và trả lời những email quan trọng thay vì chốc chốc lại vào check mail.

Hoặc nếu có những công việc với deadline rải rác thì bạn có thể gom lại làm một lần. Giả sử, mình cần mỗi ngày đăng một bài trên website thì thay vì ngày nào cũng ngồi viết, mình sẽ tập trung viết một lần 3-5 bài và set lịch đăng theo đúng lịch trình.

4. Luôn kiên trì và giữ kỷ luật

Bất cứ việc gì cũng vậy, để thành công và đi đến đích bạn cần kiên trì và giữ kỷ luật. Có thể ở những lần đầu tiên, bạn thấy thực sự khó khăn khi phải tập trung làm việc, nhưng sau một thời gian ngắn bạn sẽ thấy: Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn có thêm nhiều thời gian thư giãn và nghỉ ngơi hơn. Bên cạnh đó, công việc cũng sẽ được hoàn thành đúng tiến độ, giúp bạn đạt được những thành tích nổi bật.

5. Sắp xếp nơi làm việc gọn gàng, khoa học

Sắp xếp nơi làm việc khoa học, gọn gàng theo phong cách bạn yêu thích sẽ mang lại 2 lợi ích thiết thực là:

• Không mất thời gian tìm tài liệu hay đồ đạc vì bạn biết rõ chúng ở đâu.
• Tạo cảm hứng tích cực mỗi khi ngồi vào bàn làm việc.

Không biết bạn thế nào, chứ mình lúc nào cũng thích góc làm việc phải ngăn nắp, khoa học và tối giản. Nhìn bàn làm việc bừa bộn, giấy tờ ngổn ngang, không có chỗ để máy tính là mình muốn stress theo.

Bên cạnh đó, mình còn định kỳ thay đổi vị trí và thiết kế lại bàn làm việc để luôn cảm thấy tươi mới, hứng khởi. Điều này ít nhiều giúp mình cảm thấy thoải mái, thích thú khi ngồi làm việc, bớt căng thẳng mệt mỏi và làm việc năng suất hơn.

Trên đây là những chia sẻ về cách quản lý thời gian hiệu quả với 5 gợi ý chi tiết kèm ví dụ minh hoạ để bạn dễ hình dung. Nghe có vẻ đơn giản những nếu bạn thử áp dụng sẽ thấy hiệu quả nó mang lại khiến bản thân bạn kinh ngạc đấy. Và dù những chia sẻ này thiên về quản lý thời gian khi làm việc nhưng bạn hoàn toàn có thể áp dụng chúng vào cuộc sống hàng ngày. Chúc bạn sớm quản lý tốt thời gian và có nhiều khoảng khắc ý nghĩa trong cuộc sống nhé!