Thông báo phát hành hóa đơn thay đổi địa chỉ năm 2024

(Trường hợp không thay đổi các thông tin hiển thị trong Hồ sơ hóa đơn điện tử thì không thực hiện bước này)

• Vào mục Hệ thống/Hồ sơ hóa đơn điện tử, tại mục Thông tin đơn vị thì bạn nhấn vào cây bút để sửa.

• Khai báo thông tin thay đổi, nhấn Lưu.

• Chương trình hiển thị thông báo như sau, nhấn Có.

Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh, đồng thời cũng là địa chỉ liên hệ (địa chỉ nhận các thông báo bản cứng của cơ quan thuế) cần thực hiện cập nhật Địa chỉ mới vào đồng thời 2 mục: Thông tin đơn vị, Thông tin liên hệ.

Bước 2: Lập Tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

• Vào mục Đăng ký phát hành, chọn dòng Lập tờ khai, nhấn nút Lập tờ khai.

• Tích chọn Thay đổi thông tin, khai báo thông tin thay đổi, nhấn Lưu và gửi để gửi tờ khai đến Cơ quan thuế.

• Trường hợp thay đổi danh sách chứng thư số sử dụng như thêm chứng thư số mới/gia hạn chứng thư số hoặc ngừng sử dụng chứng thư số thì khai báo chi tiết tại mục Danh sách chứng thư số.

Lưu ý: Trường hợp ký điện tử vào tờ khai báo lỗi “Ký điện tử không thành công” xem cách xử lý Tại đây

Bước 3: Theo dõi kết quả nộp tờ khai

Theo dõi kết quả gửi tờ khai tại mục Trạng Thái trên danh sách tờ khai.

Trạng thái cuối cùng của tờ khai được CQT chấp nhận là trạng thái CQT Chấp nhận. Xem chi tiết quy trình thực hiện và trạng thái phản hồi kết quả gửi tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT đến CQT. Xem chi tiết tại đây.

Chỉ thay đổi tên và địa chỉ trên hóa đơn, không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp

• Thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu DN có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã thông báo phát hành

2. Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh nhu cầu điều chỉnh thông tin trên các hóa đơn đã phát hành, thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

1. Kế toán thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng.
2. Kế toán lập thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn để nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

\=> Riêng trường hợp: “Thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu DN có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã thông báo phát hành”, kế toán cần phải lập thêm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để nộp cho cơ quan thuế chuyển đi.

3. Hướng dẫn trên phần mềm

Chỉ có thể lập thông báo điều chỉnh lại thông tin cho các hóa đơn đã phát hành trước đó. Khi đó, nghiệp vụ điều chỉnh này được thực hiện trên phần mềm như sau:

• Vào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Thông báo điều chỉnh thông tin HĐ, chọn chức năng Thêm.
• Khai báo thông tin về thông báo điều chỉnh: Ngày, Số, Cơ quan thuế quản lý…
• Khai báo thông tin về thông báo phát hành hóa đơn, đồng thời nhấn biểu tượng … để đính kèm thông báo phát hành hóa đơn.
• Tích chọn và khai báo các thông tin cần thay đổi.
• Tích chọn các loại hóa đơn cần chuyển đổi thông tin.

  

• Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.

  Lưu ý: Trường hợp thay đổi thông tin dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kế toán sẽ chọn tab Tình hình sử dụng hóa đơn để lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nộp cho cơ quan thuế. - Thì DN phải thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến. Thông tư 78/2021 đã đưa ra nhiều quy định mới về hóa đơn, trong đó có quy định xử lý hóa đơn sai sót. Với hóa đơn điện tử bị sai địa chỉ người mua, kế toán cần thực hiện biện pháp xử lý nào cho đúng quy định?

1. Xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ người mua

Thông tư 78/2021 được ban hành nhằm hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện các quy định về hóa đơn điện tử. Với hóa đơn điện tử có sai sót về thông tin địa chỉ người mua sẽ phải xử lý theo từng trường hợp cụ thể dưới đây.

1.1. HĐĐT có mã chưa gửi cho người mua

Theo quy định Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ- CP hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có mã chưa gửi cho người mua nhưng có sai sót như sau: “Trường hợp người bán phát hiện hoá đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc huỷ hoá đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hoá đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan để cấp mã hoá đơn mới thay thế hoá đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện huỷ hoá đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế”. Theo đó, doanh nghiệp có thể giải quyết trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai địa chỉ và có mã chưa gửi cho người mua bằng cách thực hiện các bước sau đây: Bước 1: Hủy hoá đơn điện tử đã lập bằng cách tạo Thông báo hủy hoá đơn điện tử theo mẫu số 04/SS-HĐĐT, Phụ lục IA đi kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Bước 2: Lập hoá đơn điện tử mới và đảm bảo rằng thông tin địa chỉ là chính xác. Bước 3: Cơ quan thuế thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử sai sót và lưu trữ trên hệ thống của cơ quan thuế. \>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

1.2. HĐĐT có mã hoặc không có mã, đã gửi cho người mua

Để giải quyết trường hợp này, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau đây theo quy định tại Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hướng dẫn xử lý hoá đơn điện tử bị lập sai như sau: "Khi người bán phát hiện hoá đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế nhưng chưa được gửi cho người mua và có sai sót, người bán sẽ thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA kèm theo Nghị định này về việc huỷ hoá đơn điện tử có mã đã lập sai sót và lập hoá đơn điện tử mới. Sau đó, người bán sẽ ký số trên hoá đơn mới và gửi cơ quan thuế để được cấp mã hoá đơn mới để gửi cho người mua. Cơ quan thuế sẽ thực hiện việc hủy hoá đơn điện tử đã có mã sai sót và lưu trữ trên hệ thống của cơ quan thuế." Theo đó, bên lập hoá đơn sẽ thực hiện các bước sau: Bước 1: Hủy hoá đơn điện tử đã lập bằng cách tạo Thông báo hủy hoá đơn điện tử theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA đi kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Bước 2: Lập hoá đơn điện tử mới và đảm bảo rằng thông tin địa chỉ là chính xác. Bước 3: Cơ quan thuế thực hiện việc hủy hoá đơn điện tử sai sót và lưu trữ trên hệ thống của cơ quan thuế.

1.3. HĐĐT có mã hoặc không có mã, bị CQT phát hiện sai sót

Đối với trường hợp này, việc giải quyết được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT tại Phụ lục IB để người bán kiểm tra sai sót. Bước 2: Người bán sẽ lập thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA trong thời hạn mà cơ quan thuế thông báo về việc kiểm tra hoá đơn điện tử đã lập có sai sót. Trong trường hợp vượt quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo, cơ quan thuế sẽ xem xét và chuyển sang trường hợp kiểm tra về việc sử dụng hoá đơn điện tử. \>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

2. Nội dung chính Thông tư 78/2021

Ngoài nội dung hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai thông tin, Thông tư 78/2021/TT-BTC còn có 6 nội dung khác đáng chú ý về hóa đơn điện tử.

2.1. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có quyền ủy nhiệm bên thứ 3 lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn điện tử ủy nhiệm cần đáp ứng đủ các yêu cầu về thông tin liên quan đến bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

2.2. Giải thích ký hiệu và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử:

Ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm 6 ký tự thể hiện thông tin về loại hóa đơn điện tử, năm lập hóa đơn, và mã cơ quan thuế. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là các con số tự nhiên từ 1 đến 6 phản ánh loại hóa đơn điện tử.

2.3. Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng:

Đối với dịch vụ ngân hàng, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa 2 bên kèm bảng kê và chứng từ xác nhận. Đối với dịch vụ ngân hàng phát sinh thường xuyên với số lượng lớn và liên quan đến bên thứ 3 cần có thời gian đối soát thì thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên.

2.4. Quy định hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền:

Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, với nội dung cụ thể như tên, địa chỉ, mã số thuế người bán, thông tin người mua (nếu có), tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Đối tượng áp dụng là các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh.

2.5. Các văn bản về hóa đơn, chứng từ không còn hiệu lực từ 01/07/2022: