Công việc càng phát triển thì đi kèm theo là hồ sơ giấy tờ liên quan càng nhiều đòi hỏi doanh nghiệp phải mất thêm chi phí về tiền bạc, nhân sự để có thể quản lý tốt số lượng hồ sơ giấy tờ khổng lồ đó. Chính vì thế, số hóa văn phòng nhất là việc số hóa tài liệu được ra đời như một giải pháp hữu hiệu giúp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ giấy tờ, tài liệu cũng như nâng cao chất lượng công việc của doanh nghiệp, giúp phòng văn thư lưu trữ hay doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí lâu dài. Show
Số hóa văn phòng là gì?Hiểu đơn giản thì giải pháp số hóa văn phòng chính là quá trình chuyển việc công tác điều hành, quản lý văn phòng, quản lý công việc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu, công văn đi, đến theo cách truyền thống như các bản giấy tờ viết tay, bản in trên giấy hay mọi hình ảnh âm thanh, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và các thiết bị lưu trữ khác. Thậm chí việc điều hành quản lý công việc của nhân viên hay lãnh đạo văn phòng cũng được thay đổi theo hình thức hiện đại từ việc họp mặt bàn tròn, nhắc nhở, phân công điều phối công việc bằng miệng, ghi trên giấy tờ sang việc quản lý điều hành trên máy tính có kết nối internet.  Số hóa văn phòng giúp ích gì cho doanh nghiệp?Số hóa văn phòng mang lại vô vàn lợi ích cho các doanh nghiệp. Công việc lưu trữ và sử dụng tài liệu của bạn sẽ trở lên An toàn - Tiết kiệm - Linh hoạt - Hiệu quả - Tính bảo mật thông tin cao. An toàn: Tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ thành tài liệu số lưu trữ trên máy tính, các thiết bị lưu trữ số như USB, ổ cứng, etc sẽ tránh được các nguy cơ làm mất thông tin, tài liệu: chữ bị mờ do thời gian lưu trữ, thiên tai hỏa hoạn gây mất mát tài liệu. Tiết kiệm: Tài liệu được lưu trữ trên máy tính, tiết kiệm không gian lưu trữ, chỉ với 1 chiếc máy tính ta có thể lưu trữ tới hàng triệu trang văn bản, trong khi đó với tài liệu cứng để lưu trữ hàng triệu trang văn bản đó sẽ tốn rất nhiều không gian lưu trữ. Linh hoạt trong quản lý tài liệu: Tài liệu số với việc lưu trữ trên máy tính hoặc upload lên internet thông qua một phần mềm quản trị tài liệu bạn có thể truy nhập, truy xuất bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào. Không những vậy tài liệu số hóa sẽ được lập chỉ mục và lưu trữ theo thư mục định sẵn, vì thế mà việc quản lý là rất dễ dàng Hiệu quả: Do được lưu trữ dưới dạng tài liệu số nên việc phản hồi sẽ rất nhanh, không cần tốn thời gian để tìm kiếm văn bản trong đống tài liệu bằng giấy, nâng cao năng suất, hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức. Tính bảo mật thông tin cao: Thông tin được lưu trữ bảo mật an toàn. Bạn có thể phân quyền cho người sử dụng, từ đó đảm bảo thông tin được chia sẻ đúng người, đúng chỗ, đúng lúc,… Với những phần mềm về quản lý văn phòng hiện đại ngày nay sẽ bao gồm nhiều hệ thống kết nối với nhau để tiện cho việc quản lý công việc, quản lý dữ liệu, hồ sơ, văn bản sẽ giúp doanh nghiệp cuả bạn tiết kiệm thời gian tối đa để nâng cao hiệu quả trong công việc. Số hóa văn phòng bằng cách nào?Trong vài năm trở lại đây, rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp đã tìm được giải pháp cho văn phòng của mình thông qua việc ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử của công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn. Phần mềm văn phòng điện tử của công ty Thái Sơn là giải pháp hàng đầu cho việc số hóa tài liệu văn phòng. Phần mềm với tên gọi Cloudoffice là một hệ thống các phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện, chuyên nghiệp. Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Có khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa thông qua Internet. Ngoài các chức năng trên, phần mềm Cloudoffice còn được tích hợp các tiện ích văn phòng như thảo luận, Biểu quyết, bầu cử, thăm dò ý kiến, lên lịch công tác cá nhân và lịch đơn vị… Tận dụng lợi thế của công nghệ là một bước quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho công ty bạn. Như vậy, trong khi văn phòng không giấy đang là niềm mơ ước thì việc từng bước loại bỏ phiền toái của giấy tờ ra các quy trình hoạt động để tạo ra một môi trường kinh doanh năng động là một công việc xác thực và cần thiết nhất. Trong những năm gần đây, thuật ngữ “số hóa” hay “chuyển đổi số” xuất hiện dày đặc trên các phương tiện truyền thông đại chúng, nhất là sau thời điểm dịch Covid-19 bùng nổ, những thuật ngữ này càng được giới chuyên môn “bàn tán sôi nổi” hơn. Vậy
“số hóa” và “chuyển đổi số” là gì? Chúng khác nhau như thế nào? Cùng Tino Group tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé! Số hóa là thuật ngữ khá phổ biến trong những năm gần đây, nổi lên như một hiện tượng mới của lĩnh vực công nghệ hiện đại. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu một cách toàn diện về thuật ngữ này. Số hóa được định nghĩa chung là quá trình đổi mới hệ thống thường sang hệ thống kỹ
thuật số. Với sự mở rộng của kinh tế, số hóa là xu hướng tất yếu trong lĩnh vực kinh doanh. Hai hình thức số hoáTrên thực tế, số hóa được cấu thành bởi hai hình thức chính là: số hóa tài liệu (Digitization) và số hóa quy trình (Digitalization) Số hóa tài liệu (Digitization)Đây là phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ analog hay vật lý sang dạng kỹ thuật số. Sau đó, chúng được hệ thống máy tính sử dụng vào các mục đích khác nhau. Ví dụ: Người dùng quét tài liệu giấy và lưu trữ nó dưới dạng tài liệu kỹ thuật số (PDF). Số hóa tài liệu chính là sự kết nối giữa “thế giới” vật lý với phần mềm. Giải pháp này đáp ứng các nhu cầu về dữ liệu, hỗ trợ quy trình kinh doanh hoạt động hiệu quả hơn. Số hóa quy trình (Digitalization)Đây là quá trình cải thiện hoặc kích hoạt quy trình kinh doanh bằng các công nghệ kỹ thuật số và dữ liệu số hóa. Việc này giúp cải thiện năng suất, tăng hiệu quả làm việc và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, giải pháp này không làm biến đổi quy trình kinh doanh của bạn. Một số lợi ích của số hóa đối với doanh nghiệpThúc đẩy hiệu suất làm việcTrước đây, nhân viên phải dành thời gian ít nhất là 10 phút để tìm kiếm các tài liệu giấy. Điều này làm ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất của các công việc khác. Ngoài ra, với khối lượng tài liệu khổng lồ, nhân viên còn dễ mắc sai phạm trong quá trình tìm kiếm. Với sự xuất hiện của số hóa, tình trạng này đã được cải thiện rất nhiều. Nhân viên chỉ cần một vài thao tác đơn giản đã có thể tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng. Vì vậy, họ sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung xử lý các công việc quan trọng, nâng cao hiệu suất làm việc. Giảm bớt chi phíMột doanh nghiệp truyền thống thường bỏ ra số tiền khổng lồ cho việc in ấn giấy tờ. Ngoài ra, họ còn phải chi trả các khoản phí cho trang thiết bị, giấy mực, máy móc, tiền điện,… Khi áp dụng giải pháp số hóa, những loại chi phí này hoàn toàn được cắt giảm. Vì vậy, bạn có thể tận dụng nguồn ngân sách này cho bộ phận khác để thu lại nhiều lợi nhuận hơn. Quy trình số hóa có khả năng giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng trăm triệu đồng nhờ việc loại bỏ chi phí in ấn và phí lao động. Tính bảo mật caoĐối với những tài liệu quan trọng, cần bảo mật trong phạm vi nội bộ, số hóa cho phép bạn giới hạn quyền truy cập người xem. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh các luồng công việc liên quan tương đồng với quyền hạn (quyền chỉnh sửa, quyền chỉ xem, quyền nhận xét,…). Tiếp cận dễ dàng, lưu trữ không giới hạnVới giải pháp số hóa, bạn có thể lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu của mình thông qua hệ thống đám mây hoặc các phần mềm lưu trữ hỗ trợ. Bạn không cần lo lắng khối lượng tài liệu lớn chiếm hết không gian làm việc của mình như trước kia, số hóa giúp mang lại một kho lưu trữ gần như không giới hạn. Bên cạnh đó, bạn có thể dễ dàng truy cập dữ liệu của mình ở bất cứ đâu trong mọi thời điểm. Hạn chế thất lạc thông tinNhững thông tin được lưu trữ trên tài liệu giấy thường rất dễ bị thất lạc hoặc hư hỏng do các yếu tố bên ngoài. Thay vì phải đau đầu tìm kiếm giải pháp khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp bạn có thể chuyển sang hình thức số hóa. Việc này giúp tài liệu quan trọng của bạn được lưu trữ một cách cẩn thận và an toàn hơn. Tạo tiền đề cho công cuộc chuyển đổi sốCó thể nói, số hóa được xem là bước chuyển mình đầu tiên trong công cuộc chuyển đổi số. Việc quét hình ảnh bằng phần mềm hoặc lưu trữ dữ liệu ảo đều chính là nền tảng cho quá trình chuyển đổi số hiện đại. Số hóa giúp doanh nghiệp bạn dễ thành công hơn khi chuyển đổi số trong tương lai. Sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi sốKhái niệm chuyển đổi sốTrước khi khai thác sâu hơn về nét tương đồng và khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số, chúng ta cần biết được khái niệm Chuyển đổi số (Digital Transformation) là việc chuyển đổi từ mô hình truyền thống sang mô hình ứng dụng công nghệ số. Mọi quy trình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ hoàn toàn ứng dụng các công nghệ kỹ thuật số hiện đại. So với số hóa, chuyển đổi số là thuật ngữ chuyên sâu hơn. Quá trình này áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào mọi hoạt động, quy trình, mô hình và sản phẩm kinh doanh. Từ đó, chuyển đổi số giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả làm việc, kiểm soát rủi ro và khai thác được các cơ hội phát triển mới. Điểm giống và khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi sốGiống nhauSố hóa và chuyển đổi số “giao thoa” với nhau tại hai điểm mấu chốt là: hình thức và mục tiêu.
Khác nhauDựa trên bảng so sánh, số hóa chỉ là một phần nhỏ của quá trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp không thể bỏ qua công đoạn số hóa. Thuật ngữ “chuyển đổi số” có ý nghĩa khái quát và bao hàm cho mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Chuyển đổi số có khả năng mở ra 3 điểm mới: thị trường mới, xu hướng làm việc mới và khách hàng mới. Việc nhầm lẫn giữa chuyển đối số và số hóa rất dễ khiến doanh nghiệp đánh mất tầm nhìn trong tương lai, đưa ra các quyết định sai và định hướng sai lầm. Vì vậy, bạn cần tìm hiểu rõ về hai thuật ngữ này trước khi quy chụp chúng là một. Những câu hỏi thường gặp về số hóaCó các dạng lưu trữ tài liệu số hóa nào?Hiện nay, các tài liệu được số hóa có rất nhiều hình thức lưu trữ. Trong đó, một số dạng lưu trữ số hóa tài liệu phổ biến như là: lưu trữ theo văn bản, lưu trữ theo hồ sơ, lưu trữ theo dạng hộp/kệ/kho,… Việc lưu trữ theo nhiều dạng giúp bạn dễ dàng phân biệt các loại tài liệu khác nhau, thuận tiện hơn trong việc quản lý, phân loại và đánh giá tài liệu. Đồng thời, hình thức lưu trữ đa dạng cũng giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu nhanh hơn. Vì sao số hóa lại quan trọng?Số hóa không đơn thuần là sự cộng hưởng của các phần mềm công nghệ mới. Giải pháp này rất quan trọng đối với một tổ chức, doanh nghiệp. Chúng tạo ra một dư duy và cách tiếp cận mới, giúp doanh nghiệp nhận thức được vai trò của mình trong lĩnh vực hoạt động. Đồng thời, số hóa cũng làm tăng lợi nhuận cho công ty, tổ chức, giúp tạo tiền đề để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công hơn. Ứng dụng thực tiễn của số hóa là gì?– Nhập dữ liệu checklist trên các ứng dụng, phần mềm số hóa Có những loại sản phẩm số hóa nào?Sản phẩm số hóa là sản phẩm không tồn tại hữu hình dưới dạng vật lý. Người dùng có thể sử dụng sản phẩm số hóa để kinh doanh trực tuyến và thu lại lợi nhuận. Hiện nay, có rất nhiều sản phẩm số hóa phổ biến như là: Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé! Tinh gọn quy trình – chạm đỉnh doanh thu – Tino Group tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số! CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO
|
