Bất kỳ công ty lớn nhỏ nào cũng đều cần phải sử dụng văn phòng phẩm. Do đó, để quản lý hiệu quả, các công ty đều có bộ phận phụ trách nhiệm vụ này? Tại bài viết dưới đây, VinaTrain sẽ cung cấp thông tin về quy trình nghiệp vụ trên. Mời bạn đọc cùng tham khảo. Show Xem thêm:
Để quy định sử dụng văn phòng phẩm cần có kế hoạch chi tiết và những định mức chi thết dưới đây là những lưu ý cụ thể về định cụ thể đã được VinaTrain note chi tiết như sau: Định Mức Sử Dụng
Quy Trình Cấp Văn Phòng PhẩmTùy thuộc vào từng công ty mà công việc cấp phát sẽ khác nhau: Gần cuối mỗi tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị văn phòng phẩm của tháng sau theo biểu mẫu, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, rồi gửi lên phòng Hành chính, Nếu Phòng hành chính xem xét đề nghị, nếu chưa hợp lý thì chuyển cho bộ phận đề nghị sửa lại. Sau đó phòng HC tổng hợp tất cả các bảng đề xuất chuyển lên Ban giám đốc duyệt. Theo đó, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua văn phòng phẩm. Chia làm 2 lần mua: lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Tương tự việc cấp VVP cũng chia làm 2 đợt như 2 lần mua. Mỗi lần cấp phát bằng 50% nhu cầu của tháng. Người nhận văn phòng phẩm sau khi kiểm tra sẽ cần ký tên vào biên bản cấp phát. Tải mẫu cấp văn phòng phẩm tại đây:MAU CAP VPP Các hình thức cấp văn phòng phẩm áp dụng trong doanh nghiệp: Cấp Văn Phòng Phẩm Không Thường XuyênKhi có nhu cầu văn phòng phẩm đột xuất, phòng ban lập giấy đề nghị văn phòng phẩm theo biểu mẫu cho Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển lên Phòng hành chính. Phòng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức, nếu không đúng thì đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ duyệt. Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua văn phòng phẩm theo yêu cầu. Văn phòng phẩm được cấp phát ngay sau khi và người nhận cũng cần phải ký xác nhận. Quản Lý Sử Dụng Văn Phòng Phẩm
Phân Phối Và Quản Lý Văn Phòng Phẩm Sao Cho Hiệu QuảChi phí văn phòng phẩm sẽ không đáng là bao với những công ty nhỏ nhưng đối với các doanh nghiệp lớn, chi phí văn phòng phẩm có thể lên tới hàng chục, hàng trăm triệu mỗi năm. Vì thế cần phải có phương án quản lý hiệu quả. Tác giả chia sẻ với bạn đọc 3 mô hình quản lý văn phòng phẩm cụ thể như sau: Tải biễu mẫu đầy đủ tại đây:
1, Mô Hình Quản Lý Văn Phòng Phẩm Tập TrungToàn bộ việc mua văn phòng phẩm được thực hiện tại một bộ phận của cơ quan, thường là tại phòng Hành chính. Hàng tháng, trên cơ sở tổng hợp và rà soát nhu cầu từ các đơn vị, bộ phận đầu mối sẽ mua văn phòng phẩm sau đó phân phối lại cho các đơn vị. Ưu điểm của mô hình:
Nhược điểm
2, Mô Hình Quản Lý Văn Phòng Phẩm Phân TánViệc mua sắm văn phòng phẩm được phân giao cho các phòng ban tự thực hiện thông qua định mức chi phí hoặc tính trên đầu người (tùy theo đặc điểm, chức năng nhiệm vụ của mỗi bộ phận mà đưa ra mức chi phí khác nhau). Các bộ phận chủ động tìm kiếm, quyết định lựa chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm. Ưu điểm:
Nhược điểm:
3, Mô Hình Quản Lý Văn Phòng Phẩm Hỗn HợpXuất phát từ ưu nhược điểm của cả hai mô hình trên, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng mô hình hỗn hợp: các văn phòng phẩm phổ biến như giấy in, mực in thì mua sắm tập trung, loại khác thì giao cho đơn vị theo định mức. Ưu điểm:
Nhược điểm:
Nội dung về thu mua văn phòng phẩm nằm trong chương trình đào tạo của khóa học Hành chính văn phòng tại Hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain. Hiện tại, đơn vị đang có 02 hình thức đào tạo là online và đạo tạo trực tiếp. Ngoài ra, chúng tôi có nhận đào tạo in-house theo yêu cẩu của doanh nghiệp. Với thế mạnh: đào tạo thực tế, sở hữu đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực Hành chính văn phòng, Vinatrain tự tin mang đến chất lượng đào tạo tốt nhất. Bạn đọc quan tâm, vui lòng liên hệ qua hotline 0964.237.168 hoặc zalo để được tư vấn và thông báo lịch học gần nhất trong tháng. |
