Hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ. Show Tính hợp pháp: Tính hợp pháp của hóa đơn thể hiện bằng việc đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định. Cụ thể, hóa đơn điện tử được công ty hợp danh lập có tính hợp pháp khi: - Hóa đơn phải đảm bảo đúng định dạng (định dạng văn bản XML) theo tiêu chuẩn định dạng được quy định tại Quyết định 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 của Tổng cục Thuế và cần đảm bảo có đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. - Hóa đơn đã được công ty hợp danh đăng ký sử dụng theo quy định và được Cơ quan thuế chấp nhận trước khi đưa vào sử dụng. - Hóa đơn được lập đúng thời điểm và đúng và đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì cần phải được cơ quan thuế cấp mã trước khi giao cho bên mua. Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, công ty hợp danh chỉ được sử dụng sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế. Theo đó, hóa đơn bất hợp pháp là: - Hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng, hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn (trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế); - Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; - Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền; Ví dụ: Hóa đơn cung ứng dịch vụ lập ngày 26/3/2022 và bên lập hóa đơn là công ty hợp danh đã được cơ quan thuế xác định không hoạt động tại đại chỉ kinh doanh đã đăng ký với Phòng Đăng ký kinh doanh kể từ ngày 14/3/2022. Như vậy, hóa đơn cung ứng dịch vụ trong trường hợp này được xem là hóa đơn bất hợp pháp. - Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn trước ngày xác định công ty lập hóa đơn không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc công ty hợp danh không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn không hợp pháp. Tính hợp lệ: Tính hợp lệ được thể hiện khi hóa đơn đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn. Cụ thể: - Hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định pháp luật về hóa đơn và pháp luật về thuế GTGT như điền đầy đủ ngày, tháng, năm lập hóa đơn; họ tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty hợp danh (bên bán) và người mua; tên, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ;... - Hóa đơn phải có chữ ký số của công ty hợp danh khi gửi cho người mua (trừ các trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của công ty quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP). - Lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử theo nguyên tắc được pháp luật quy định. Tính hợp lý: Hóa đơn được xác định là hợp lý khi hóa đơn đó thực tế phát sinh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty (là những hoạt động được xác định trong phạm vi được cấp phép trên giấy phép kinh doanh của công ty hợp danh). Ví dụ: Công ty luật hợp danh mà lại mua một máy nghiền sắt thép thì khoản chi phí đó là khoản chi phí không hợp lý vì nó không phục vụ cho cung cấp dịch vụ tư vấn luật của công ty. Lưu ý: - Hóa đơn có đầy đủ các tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý sẽ là căn cứ để xác định chi phí của hàng hóa, dịch vụ của hóa đơn có được trừ hay không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp đối với công ty hợp danh. Ngoài việc phải đáp ứng các yếu tố trên, hóa đơn còn phải đáp ứng một số yêu cầu khác như: không vượt định mức, không vượt mức khống chế… - Những hóa đơn có giá trị hơn 20 triệu phải chuyển khoản qua Ngân hàng thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Chính phủ yêu cầu bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nhưng nhiều Doanh nghiệp vẫn chưa phân biệt được hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp cần các tiêu chí gì? Nghị định số 119/2018/NĐ-CP là cơ sở pháp lý để nâng cao hiệu quả, hiệu lực công tác quản lý hoá đơn để phòng, chống việc sử dụng hoá đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hoá đơn để gian lận, trốn thuế, khấu trừ, hoàn khống thuế giá trị gia tăng hoặc rút tiền thanh toán từ ngân sách nhà nước. Đồng thời, Nghị định tạo cơ sở để ngành Thuế tiếp tục thực hiện cải cách hành chính, cải cách thủ tục quản lý thuế, trong đó có thủ tục về quản lý, sử dụng hoá đơn, hướng tới hoạt động quản lý hoá đơn thống nhất, dễ thực hiện. Theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã nêu rõ: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: – Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử. – Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Cũng giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có các chỉ tiêu cơ bản sau:
Nội dung hàng hoá dịch vụ:
So với hóa đơn giấy, các tiêu chí của Hóa đơn điện tử có nhiều sự khác biệt. Căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì hóa đơn điện tử ngoài nhưng thông tin cơ bản như hoá đơn giấy, cần có thêm các chỉ tiêu sau:
Một số lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ: – Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. – Tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in. \>> Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử theo từng lĩnh vực ngành nghề 2. Hóa đơn điện tử hợp pháp Theo quy định, nghị định số 119/2018/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực ngày 01/11/2018, Nghị định được ban hành đã đánh dấu thêm một bước tiến trong lộ trình chuyển dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) của chính phủ để cải cách thủ tục hành chính, cải cách thủ tục quản lý thuế, tạo cơ sở pháp lý để nâng cao hiệu quả hiệu lực công tác quản lý hóa đơn,.. Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng quy định rõ về Hóa đơn điện tử hợp pháp phải đảm bảo toàn vẹn của thông tin, đồng thời đáp ứng quy định tại khoản 5 Điều 4; các Điều 6,7,8 của Nghị định. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
Hóa đơn điện tử có các nội dung sau:
Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể các nội dung hóa đơn điện tử và các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ những nội dung quy định bên trên. Thời điểm lập hóa đơn điện tử: – Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. – Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. – Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. – Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và nội dung quy định bên trên. Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại: Định dạng hóa đơn điện tử: Bộ Tài chính quy định cụ thể về định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp dùng thử hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp TẠI ĐÂY Phân biệt Hóa đơn điện tử hợp pháp và Hóa đơn điện tử không hợp pháp \>> Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC \>> 5 Thay đổi về quy định hóa đơn điện tử sẽ có hiệu lực từ 1/11/2020 \>> Tổng hợp mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp cho Doanh nghiệp 3. Hóa đơn điện tử không hợp phápBên cạnh việc hiểu rõ về hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp. Doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ hóa đơn điện tử không hợp pháp dựa trên việc hóa đơn đó không đáp ứng các quy định về hóa đơn hợp pháp đã nói ở trên. Hoặc Hóa đơn điện tử thuộc trường hợp quy định tại khoản 9, khoản 10 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Cụ thể như sau: – Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. – Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử là việc lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông. 4. Cách tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn điện tử qua mạng dễ dàng, nhanh chóngVới những quy định về tính hợp pháp và không hợp pháp của Hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp có thể tự đối chiếu và so sánh để kiểm tra xem hóa đơn điện tử đó có hợp pháp hay không. Bên cạnh đó, Doanh nghiệp có thể tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng bằng việc vào trang thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế theo đường dẫn: 5. Phần mềm hóa đơn điện tử nào tốt cho Doanh Nghiệp?Nhận thấy xu hướng, nhu cầu thực tế thị trường về hóa đơn điện tử, MISA đem đến phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice. Đây chính là phần mềm hóa đơn điện tử giúp khách hàng quản lý, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử. Người mua tức thời nhận hóa đơn qua Email hoặc tra cứu, tải về trực tuyến qua Internet. MISA cung cấp các mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp. Điểm vượt trội của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice so với những phần mềm hóa đơn điện tử khác là sản phẩm ứng dụng công nghệ BlockChain, đảm bảo tính an toàn, minh bạch và tin cậy của hóa đơn điện tử. MISA meInvoice đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về: Thời gian, chi phí và độ an toàn. Hỗ trợ tạo lập, xuất hóa đơn, kết nối với cơ quan thuế và có thể tích hợp các giải pháp quản lý có sẵn của Doanh nghiệp. & MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử an toàn nhất, dễ sử dụng nhất và đông đảo DN sử dụng hiện nay Với 25 năm kinh nghiệm chuyên về lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho hơn 250.000 Doanh nghiệp và đội ngũ chuyên viên tư vấn đông đảo, nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ về hóa đơn và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp yên tâm lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA – Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay. |
