Những sổ sách cần thiết của kế toán năm 2024

Bài viết cung cấp những kiến thức cơ bản và thiết yếu để hiểu rõ về sổ sách kế toán và giải quyết các vấn đề liên quan đến việc quản lý sổ sách trong doanh nghiệp.

Sổ sách kế toán là một trong những khái niệm quan trọng và thiết yếu trong lĩnh vực kế toán. Nó là tài liệu ghi chép đầy đủ và chính xác các thông tin tài chính của doanh nghiệp, đồng thời cũng là công cụ hỗ trợ quản lý và giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về sổ sách kế toán và cách quản lý nó đúng cách. Vì vậy, trong bài viết này, SAPP Academy sẽ giới thiệu về khái niệm sổ sách kế toán và các vấn đề liên quan trong doanh nghiệp. Qua đó, giúp độc giả có được những kiến thức cơ bản và thiết yếu để hiểu rõ về sổ sách kế toán và giải quyết các vấn đề liên quan đến việc quản lý sổ sách trong doanh nghiệp.

1. Sổ sách kế toán là gì?

Sổ sách kế toán là gì

1.1. Khái niệm sổ kế toán

Sổ kế toán là một công cụ quan trọng trong quản lý tài chính của đơn vị kế toán. Nó được sử dụng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ tất cả các giao dịch kinh tế và tài chính liên quan đến đơn vị. Sổ kế toán bao gồm nhiều tờ sổ, được thiết kế theo một mẫu cố định và có liên kết chặt chẽ với nhau. Chúng được sử dụng để ghi lại các giao dịch kinh tế và tài chính theo phương pháp kế toán dựa trên thông tin từ các chứng từ kế toán. Mục đích chính của sổ kế toán là cung cấp thông tin hữu ích để hỗ trợ quản lý và lãnh đạo trong các hoạt động kinh tế và tài chính của đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp.

1.2. Các yêu cầu đối với sổ kế toán hợp lệ

Mẫu số kế toán được xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu tập hợp và hệ thống hoá các thông tin từ chứng từ gốc, phục vụ cho công tác quản lý và kiểm tra khi cần thiết. Để có sổ kế toán hợp lệ, cần tuân thủ các yêu cầu chung sau:

• Tuân thủ quy định của Luật kế toán, bao gồm ghi rõ tên đơn vị, tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, số trang và dấu giáp lai;
• Kết cấu sổ phải được thiết kế một cách khoa học và hợp lý, đảm bảo tính thuận lợi trong quá trình ghi chép và tổng hợp thông tin để phục vụ công tác quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời, sổ cũng cần tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động kiểm tra và kiểm soát của các cơ quan chức năng;
• Mỗi doanh nghiệp chỉ sử dụng duy nhất một hệ thống sổ kế toán trong mỗi kỳ kế toán;
• Doanh nghiệp có quyền tự chọn hệ thống sổ kế toán phù hợp cho đơn vị của mình, tuân thủ hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định.

2. Ý nghĩa, chức năng của sổ kế toán trong doanh nghiệp

Ý nghĩa, chức năng của sổ kế toán trong doanh nghiệp

Sổ kế toán trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng và có ý nghĩa đa dạng trong quản lý tài chính và hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số chức năng và ý nghĩa của sổ kế toán trong doanh nghiệp:

• Ghi chép thông tin tài chính: Sổ kế toán là nơi ghi chép tất cả các giao dịch kinh tế và tài chính của doanh nghiệp. Nó hệ thống hoá thông tin từ các chứng từ gốc như hóa đơn, biên lai, báo cáo tài chính, cho phép doanh nghiệp lưu giữ và theo dõi mọi hoạt động tài chính của mình;
• Cung cấp thông tin quản lý: Sổ kế toán cung cấp thông tin chi tiết về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa trên thông tin trong sổ kế toán, lãnh đạo và quản lý có thể đưa ra quyết định kinh doanh, đánh giá hiệu suất và tìm kiếm cơ hội cải thiện;
• Phục vụ công tác kiểm tra và kiểm soát: Sổ kế toán là căn cứ để thực hiện kiểm tra, kiểm soát và giám sát hoạt động kế toán và tài chính của doanh nghiệp. Các cơ quan chức năng và bên ngoài có thể kiểm tra và xác minh sự tuân thủ các quy định và quy trình kế toán thông qua sổ kế toán;
• Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Sổ kế toán phải tuân thủ các quy định pháp lý về kế toán, bảo đảm tính hợp lệ và đầy đủ của thông tin. Nó cung cấp cơ sở để xác minh và báo cáo thông tin tài chính theo quy định của cơ quan quản lý thuế, ngân hàng và các tổ chức có thẩm quyền;
• Hỗ trợ quản lý tài chính: Sổ kế toán cung cấp dữ liệu cần thiết để chuẩn bị báo cáo tài chính, biên lai thuế, và các tài liệu pháp lý khác. Nó giúp quản lý tài chính hiểu rõ về tình hình tài chính, lợi nhuận, nợ phải trả và nợ phải thu của doanh nghiệp.

3. Các loại sổ kế toán được sử dụng phổ biến hiện nay

Các loại sổ kế toán được sử dụng phổ biến hiên nay

Hệ thống sổ sách kế toán doanh nghiệp đa dạng và mỗi loại sổ sách đều mang các chức năng đặc thù. Để có thể hiệu quả trong việc phản ánh và quản lý thông tin, kế toán cần hiểu rõ cách phân loại hệ thống sổ sách kế toán từ các góc độ khác nhau.

3.1. Dựa trên mức độ thông tin phản ánh trên sổ kế toán

Hệ thống sổ kế toán bao gồm 3 loại: sổ tổng hợp, sổ chi tiết và sổ liên hợp, với các đặc điểm sau:

• Sổ tổng hợp: Được sử dụng để phản ánh về một đối tượng kế toán cụ thể ở mức độ tổng quát và khái quát. Sổ tổng hợp thường sử dụng thước đo tiền tệ để ghi lại các biến động và giá trị hiện có của đối tượng. Nó là nguồn dữ liệu để xây dựng các báo cáo tài chính và chỉ tiêu khác;
• Sổ chi tiết: Được tạo ra để chi tiết hóa thông tin về đối tượng kế toán, phù hợp với nội dung trên sổ tổng hợp. Sổ chi tiết cung cấp thông tin cụ thể về đối tượng, bao gồm cả thước đo tiền tệ và thước đo hiện vật nếu cần thiết;
• Sổ liên hợp: Kết hợp tính chất của sổ tổng hợp và sổ chi tiết trên cùng một mẫu sổ. Sổ liên hợp cho phép ghi lại thông tin chi tiết về đối tượng kế toán mà không cần phải phân chia thành sổ tổng hợp và sổ chi tiết riêng biệt.

Các loại sổ kế toán này có vai trò quan trọng trong việc tổ chức và ghi chép thông tin kế toán, đáp ứng nhu cầu phân tích và kiểm soát tài chính của doanh nghiệp.

3.2. Dựa trên hình thức của sổ kế toán

Sổ kế toán có thể được phân loại dựa trên hình thức thành hai loại chính là sổ đóng quyển và sổ tờ rời:

• Sổ đóng quyển: Đây là loại sổ kế toán có hình thức ràng buộc và chính xác hơn. Sổ đóng quyển được in sẵn với các trang được liên kết chặt chẽ với nhau thành một cuốn sách. Mỗi trang của sổ đóng quyển được thiết kế để ghi chép thông tin cho một khoảng thời gian cụ thể, ví dụ như một tháng hoặc một quý. Các trang trong sổ đóng quyển thường có số trang và dấu giáp lai để đảm bảo tính chính xác và kiểm soát;
• Sổ tờ rời: Đây là loại sổ kế toán không bị ràng buộc bởi hình thức đóng quyển. Sổ tờ rời thường là một tập hợp các tờ giấy riêng lẻ, có thể được lưu trữ trong các hồ sơ hoặc tập tin khác nhau. Mỗi tờ trong sổ tờ rời thường được sử dụng để ghi chép thông tin cho một giao dịch hoặc một sự kiện cụ thể. Tuy nhiên, sổ tờ rời có thể gây ra sự mất mát hoặc mất trật tự thông tin nếu không được quản lý cẩn thận.

Sự lựa chọn giữa sổ đóng quyển và sổ tờ rời phụ thuộc vào quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp. Sổ đóng quyển thích hợp cho các hoạt động kế toán lớn và có tính liên tục, trong khi sổ tờ rời linh hoạt và dễ dàng sử dụng cho các hoạt động kế toán nhỏ và tạm thời.

3.3. Dựa trên phương pháp ghi, trình tự hệ thống hóa số liệu

Hệ thống sổ kế toán bao gồm 3 loại chính: Sổ Nhật ký, Sổ Cái và Nhật ký - Sổ Cái.

• Sổ Nhật ký: Đây là loại sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, sắp xếp theo thứ tự các nghiệp vụ phát sinh. Thông thường, sổ này không phản ánh riêng biệt sự biến động của một đối tượng cụ thể, và không có số dư đầu kỳ. Nó chỉ ghi chép các số phát sinh của các đối tượng;
• Sổ Cái: Đây là loại sổ kế toán mà trong đó hệ thống nghiệp vụ kinh tế của một đối tượng được theo dõi. Sổ Cái ghi chép giá trị hiện có của đối tượng ở thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ, cũng như sự biến động của đối tượng trong kỳ. Loại sổ này có thể được sử dụng riêng cho một đối tượng hoặc kết hợp nhiều đối tượng;
• Nhật ký - Sổ Cái: Đây là loại sổ kết hợp cả hai tiêu chí của hệ thống nghiệp vụ kế toán. Nó vừa thống kê theo trình tự thời gian vừa theo dõi theo đối tượng.

Các loại sổ này giúp tổ chức và ghi chép thông tin kế toán một cách rõ ràng và có thứ tự, giúp quản lý và phân tích dữ liệu kế toán một cách hiệu quả trong doanh nghiệp.

3.4. Dựa trên kết cấu đối ứng giữa các tài khoản bên trong sổ

Hệ thống sổ kế toán được phân loại thành hai loại chính: sổ kết cấu theo kiểu đối ứng cột và sổ kế toán theo kiểu đối ứng dòng.

• Sổ kết cấu theo kiểu đối ứng cột: Trong loại sổ này, các tài khoản đối ứng được thiết kế theo từng cột riêng cho từng đối tượng kế toán. Mỗi cột tương ứng với một đối tượng và ghi chép các thông tin liên quan đến đối tượng đó;
• Sổ kết cấu theo kiểu đối ứng dòng: Trái ngược với sổ kết cấu theo kiểu đối ứng cột, loại sổ này thiết kế các tài khoản đối ứng theo dòng. Các chứng từ được ghi vào sổ theo cột tài khoản đối ứng, và thông tin của từng đối tượng được ghi chép liên tục trên từng dòng.

Việc phân loại sổ kế toán theo kiểu đối ứng cột và đối ứng dòng giúp tổ chức và theo dõi thông tin kế toán một cách cụ thể và có hệ thống. Qua việc ghi chép theo cột hoặc dòng, sổ kế toán giúp hiển thị mối liên hệ giữa các tài khoản và đối tượng kế toán, đồng thời cung cấp dữ liệu cần thiết cho quản lý và phân tích trong doanh nghiệp.

4. Một số mẫu sổ kế toán tổng hợp theo quy định của Bộ Tài chính

Môt số mẫu sổ kế toán tổng hợp theo quy định của bộ tài chính

SAPP Academy cung cấp một số mẫu sổ kế toán phổ biến theo Thông tư 200/2014/TT-BTC với hình thức ghi sổ Nhật ký chung, cụ thể như sau:

• Mẫu sổ nhật ký chung theo Thông tư 200

Đơn vị:............................................

Địa chỉ:............................................

Mẫu số S03a-DN

(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính)

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Năm…

Đơn vị tính……….

Ngày tháng ghi sổ

Chứng từ

Diễn giải

Đã ghi Sổ Cái

STT dòng

Số hiệu TK đối ứng

Số phát sinh

Số hiệu

Ngày tháng

Nợ

Có

A

B

C

D

E

G

H

1

2

Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau

X

x

x

• Sổ này có… trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…
• Ngày mở sổ…

Ngày…tháng…năm…

Người lập biểu

(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

Người đại diện theo pháp luật

(Ký, họ tên, đóng dấu)

• Mẫu sổ cái kế toán theo Thông tư 200

Đơn vị: …………………………..

Địa chỉ: …………………………...

Mẫu số S03b-DN (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

SỔ CÁI

(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung)

Năm...

Tên tài khoản ………

Số hiệu…………

Ngày, tháng ghi sổ

Chứng từ

Diễn giải

Nhật ký chung

Số hiệu TK đối ứng

Số tiền

Số hiệu

Ngày tháng

Trang sổ

STT dòng

Nợ

Có

A

B

C

D

E

G

H

1

2

- Số dư đầu năm

- Số phát sinh trong tháng

- Cộng số phát sinh tháng

- Số dư cuối tháng

- Cộng lũy kế từ đầu quý

- Sổ này có .... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ...

- Ngày mở sổ:...

Người lập biểu (Ký, họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

Ngày ... tháng ... năm ... Người đại diện theo pháp luật (Ký, họ tên, đóng dấu)

Khóa học ACCA Online của SAPP Academy có thể giúp học viên cải thiện kiến thức và kỹ năng trong việc làm sổ sách kế toán. Trong quá trình học tập, học viên sẽ được hướng dẫn và rèn luyện kỹ năng lập sổ sách kế toán, bao gồm:

• Phân tích, đánh giá và xử lý thông tin kế toán để lập sổ sách kế toán;
• Áp dụng các nguyên tắc và phương pháp kế toán để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của sổ sách;
• Biết cách lập các loại chứng từ, như chứng từ chi, chứng từ thu, chứng từ chuyển khoản và các chứng từ khác;
• Hiểu và áp dụng các quy định pháp luật liên quan đến kế toán và thuế.

Đặc biệt, khóa học cũng cung cấp cho học viên nhiều bài tập và bài kiểm tra để họ có thể tự kiểm tra và củng cố kiến thức của mình. Ngoài ra, học viên còn có cơ hội thực hành trực tiếp trên phần mềm kế toán thực tế, giúp họ làm quen và thực hành các kỹ năng cần thiết trong quá trình làm sổ sách kế toán.

Với những kiến thức và kỹ năng được học tập trong khóa học ACCA online của SAPP Academy, học viên có thể cải thiện và nâng cao năng lực trong việc làm sổ sách kế toán, từ đó giúp họ hoàn thành tốt công việc và đóng góp tích cực vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Tạm kết

Sổ sách kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép, hệ thống và lưu giữ thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Việc nắm vững kiến thức về sổ kế toán và áp dụng chúng đúng cách là điều không thể thiếu đối với các nhà quản lý và chuyên gia kế toán. Sổ kế toán đúng cách giúp đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và minh bạch trong ghi chép và báo cáo tài chính, đồng thời là cơ sở để đánh giá tình hình tài chính và đưa ra quyết định chiến lược cho doanh nghiệp.