Hiệu quả công việc là một chỉ số quan trọng giúp nhà quản lý biết được nhân viên của mình đang làm việc như thế nào. Nhìn nhận rõ các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc sẽ giúp bạn cải thiện, khắc phục các vướng mắc phát sinh và qua đó giúp gia tăng hiệu quả công việc tổng thể của doanh nghiệp. Phương pháp quản trị ở mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có sự khác nhau phụ thuộc vào tính chất công việc. Ví dụ như:
 Và việc quản trị không phù hợp là một trong các yếu tố ảnh hướng đến hiệu quả công việc bởi cũng như việc người làm vườn uốn cây, nắn cành quá lực hoặc không đủ mức dẫn đến cây không tạo thành thế mong muốn. Vậy nên, phương pháp quản trị không phù hợp sẽ tác động trực tiếp đến hiệu quả công việc nhân viên đạt được. Điều này có thể khiến nhân viên khó thích ứng, khó phát huy được hết năng lực, khả năng cũng như hiệu quả công việc của họ. Ví dụ như nhân viên thiết kế cần một không gian sáng tạo để tạo ra các tác phẩm nghệ thuật phá cách. Tuy nhiên, công ty lại nhấn mạnh đến phương pháp quản trị kỷ luật theo giờ hành chính thì sẽ kìm kẹp sự phát triển của nhân viên. Vậy lúc này giải pháp là gì? Trước hết bạn cần xây dựng phương pháp quản trị phù hợp với định hướng phát triển, “tính cách” doanh nghiệp của mình. Tiếp theo, bạn nên tuyển dụng nhân viên có năng lực làm việc và tính cách phù hợp với phương pháp quản trị của công ty. Ngay từ khâu phỏng vấn, bạn nên bố trí Trưởng bộ phận và Trưởng phòng nhân sự cùng phòng vấn. Trưởng bộ phận sẽ cảm nhận, đánh giá được về năng lực làm việc của ứng viên còng Trưởng phòng nhân sự sẽ đánh giá được mức độ phù hợp của ứng viên với công ty. Động lực làm việc là yếu tố thôi thúc bên trong khiến nhân viên luôn nỗ lực làm việc dù gặp khó khăn, trở ngại. Động lực làm việc đúng và đủ lớn thì hiệu quả làm việc cũng tương ứng sẽ được gia tăng. Nhân viên dù tài năng nhưng không còn hoặc không có động lực làm việc cũng là trong các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Sẽ thật khó có nhân viên nào đạt được hiệu quả công việc cao mà thiếu đi động lực làm việc. Chắc hẳn bạn cũng đã từng đọc được chi tiết về Bàng Thống trong truyện Tam quốc diễn nghĩa lúc được cử đi làm huyện quan thì trễ nải công việc, thậm chí không làm gì trong thời gian dài. Bàng Thống vốn là một người tài nhưng thời điểm đó không có động lực làm việc do được phân công công việc không phù hợp nên hiệu quả công việc cũng không đạt được. Giải pháp để gia tăng động lực làm việc, bạn có thể áp dụng:
Cam kết trong công việc thường thể hiện qua tinh thần trách nhiệm, những kết quả xác định cụ thể mà nhân viên nỗ lực hướng đến trong một khoảng thời gian. Cam kết ảnh hưởng đến hiệu quả công việc vì yếu tố này gián tiếp phản ánh sự hài lòng của nhân viên đối với công việc. Nhân viên hài lòng càng cao với công việc thì sẽ có sự cam kết càng cao. Ví dụ như một nhân viên chuẩn bị nghỉ việc thường sẽ có sự cam kết công việc không cao, hiệu quả làm việc cũng sẽ suy giảm nhất định. Giải pháp để gia tăng cam kết trong công việc của nhân viên Để nhân viên gia tăng cam kết trong công việc, bạn hãy đảm bảo nhân viên cảm thấy hạnh phúc, hài lòng khi làm việc tại công ty bạn.
Thực tế, nhân viên của bạn rất hiếm khi chỉ đảm nhận một đầu việc. Do đó, nhân viên bắt buộc phải có năng lực lập kế hoạch thì mới đảm bảo được hiệu quả công việc như mong muốn. Nhân viên thiếu năng lực lập kế hoạch thì thường khó sắp xếp thứ tự giải quyết công việc, công việc thường chậm tiến độ. Mặt khác, không có kế hoạch hợp lý nên chính nhân viên cũng cảm thấy áp lực đè nặng lên bản thân mỗi ngày. Từ đó, hiệu quả công việc của họ sẽ ngày càng suy giảm. Giải pháp để cải thiện năng lực lập kế hoạch của nhân viên Để giúp nhân viên cải thiện năng lực lập kế hoạch, bạn có thể áp dụng một số giải pháp như:
Nhân viên sẽ khó toàn tâm, toàn ý, nỗ lực hết mình khi chỗ làm việc hiện tại chỉ là tạm thời, bấp bênh, không có lộ trình phát triển nào. Qua đó, hiệu quả công việc của họ cũng sẽ bị suy giảm đáng kể. Cảm giác bất an của nhân viên sẽ ngày càng gia tăng khi công ty gặp những bất lợi trong kinh doanh hay tình hình kinh tế suy thoái dẫn đến công ty bắt buộc phải sa thải nhân viên để duy trì tổ chức. Nhân viên sẽ không biết đến khi nào mình bị sa thải. Nỗi lo sợ về tương lai công việc vô định phía trước sẽ khiến lòng trung thành, sự tận tâm cũng như sự tập trung trong công việc của nhân viên bị suy giảm. Qua đó các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc tất yếu cũng sẽ bị ảnh hưởng. Giải pháp để giúp nhân viên an tâm trong công việc Sự minh bạch, công khai trong vận hành công ty sẽ giúp nhân viên của bạn an tâm hơn khi làm việc.
Năng lực của nhân viên và hoạt động đào tạo của nhân viên có đảm bảo thì nhân viên mới có thể hoàn thành và đạt được hiệu quả công việc. Năng lực của nhân viên càng cao, hoạt động đào tạo của công ty càng tốt, càng kịp thời thì hiệu quả công việc của nhân viên càng cao. Bạn rất nên chú trọng hoạt động đào tạo của công ty mình. Năng lực của nhân viên có thể được gia tăng đáng kể nếu công ty có hoạt động đào tạo phù hợp, kịp thời. Giải pháp để cải thiện năng lực của nhân viên và hoạt động đào tạo trong công ty? Để cải thiện năng lực của nhân viên, tổ chức tốt hoạt động đào tạo của công ty, bạn có thể thực hiện các giải pháp như:
Thông thường, thời gian làm việc của nhân viên sẽ vào khoảng 8 tiếng/ngày theo quy định của nhà nước. Thời gian làm việc ca sáng 4 tiếng. Sau đó, nhân viên được nghỉ trưa trước khi vào làm việc ca chiều 4 tiếng. Thời gian làm việc càng dài thì hiệu quả công việc của nhân viên càng suy giảm. Nhân viên của bạn sẽ rất khó có thể tập trung cao độ cho công việc trong một khoảng thời gian quá dài. Khi thời gian làm việc quá dài, sự căng thẳng về thể chất và tinh thần quá lớn thì nhân viên của bạn sẽ không tránh khỏi những sai sót trong công việc và hiệu quả công việc không đạt được như mong muốn. Giáp pháp tối ưu thời gian làm việc Bạn nên khuyến khích nhân viên của mình chia công việc trong ngày ra thành các khoảng thời gian ngắn (25 phút) và tập trung xử lý theo phương pháp quả cà chua Pomodoro. Điều đó có nghĩa là trong 25 phút đó, nhân viên chỉ tập trung toàn bộ tinh thần, tâm trí để xử lý 1 công việc. Sau đó, họ có thể nghỉ khoảng 5 phút trước khi vào phiên làm việc 25 phút mới. Bạn cũng nên khuyến khích nhân viên có những khoảng nghỉ ngơi hợp lý, ví dụ như giờ ngủ trưa 20 – 30 phút để giảm căng thẳng, mệt mỏi cho ca làm việc buổi chiều. Quản lý càng có sự giao tiếp phù hợp, động viên khen thưởng kịp thời, dẫn dắt định hướng thì hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ càng gia tăng. Nhân viên thường có xu hướng nỗ lực trong công việc cao hơn khi quản lý của họ cũng đang nỗ lực và đạt hiệu quả công việc cao. Nhân viên có thể nhìn thấy hình ảnh họ mong muốn đạt được trong 3 – 5 năm tới từ chính quản lý của mình. Người quản lý có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của nhân viên vì nhiều lý do như:
Giải pháp để yếu tố người quản lý hỗ trợ gia tăng hiệu quả công việc cho nhân viên Đối với quản lý cấp cao và quản lý cấp trung bạn hãy dành thời gian, sự chú tâm để tuyển được người xứng đáng, phù hợp nhất với tổ chức của mình. Bạn cũng có thể áp dụng chính sách lương mềm, phụ cấp quản lý, phụ cấp trách nhiệm dành cho nhóm nhân viên quản lý như một phần thưởng cho những đóng góp giúp gia tăng hiệu quả công việc của nhân viên trong bộ phận họ quản lý. Đồng nghiệp và quá trình giao tiếp trong công ty cũng thuộc các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc bởi nó có thể làm ảnh hưởng đến tâm trạng của nhân viên.
Mặt khác, rất nhiều công việc cần có sự phối hợp, giao tiếp thường xuyên mới có thể đạt được hiệu quả làm việc nhóm cao. Nếu việc giao tiếp trong công ty bạn gặp quá nhiều trở ngại thì từng nhân viên sẽ chỉ là những cá nhân đơn lẻ với những nỗ lực đơn lẻ, khó gắn kết tạo nên sức mạnh chung. Giải pháp để yếu tố đồng nghiệp, giao tiếp giúp cải thiện hiệu quả công việc Để yếu tố đồng nghiệp, giao tiếp trong công ty bạn giúp cải thiện hiệu quả công việc, bạn có thể cân nhắc thực hiện một số giải pháp như:
Về lâu dài, khi nhân viên thân thiết với nhau, giao tiếp thoải mái và có sự kết nối chặt chẽ hơn thì hiệu quả công việc toàn công ty sẽ được gia tăng. Nhân viên hàng ngày xử lý công việc đều cần dùng đến các trang thiết bị, cơ sở vật chất và do đó đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của họ. Ví dụ như nhân viên dựng video của bạn sẽ bị suy giảm hiệu quả làm việc nếu máy tính của họ quá lỗi thời, xuất file video chậm chạp, thậm chí máy bị dừng đột ngột do quá tải. Hay văn phòng của bạn gặp khó khăn trong việc lấy sáng tự nhiên, không đảm bảo ánh sáng đèn cũng sẽ khiến hiệu quả công việc của nhân viên sẽ ngày càng suy giảm. Giải pháp để cải thiện cơ sở vật chất giúp gia tăng hiệu quả công việc Việc tối ưu về cơ sở vật chất giúp nhân viên thoải mái và gia tăng hiệu quả công việc thường gắn liền với việc phát sinh chi phí. Để cải thiện cơ sở vật chất, bạn có thể xem xét các giải pháp như:
Bạn còn có thể tiến hành một khảo sát với các đề xuất cải thiện cơ sở vật chất từ chính nhân viên của mình. Nhân viên là người làm việc thường xuyên, hàng ngày tại văn phòng và từ góc nhìn của “người trong cuộc” bạn có thể có thêm những giải pháp tốt cho việc cải thiện cơ sở vật chất văn phòng. Nhân viên của bạn có thể bị bao quanh, phân tán sự tập trung bởi các thiết bị công nghệ. Di động của họ thường xuyên “tinh tinh” thông báo khiến nhân viên tạm dừng công việc. Sau mỗi lần đứt quãng làm việc như vậy, nhân viên sẽ khó quay trở lại ngay với guồng công việc, luồng suy nghĩ trước đó. Vì vậy, ngày làm việc của họ sẽ là những “mảnh nhỏ” bị chia cắt do mất tập trung và hiệu quả công việc đạt được cũng rất hạn chế. Giải pháp để các thiết bị công nghệ giúp tối ưu hiệu quả công việc Tùy vào đặc thù từng công ty khác nhau mà bạn có thể cân nhắc áp dụng các biện pháp khác nhau như:
Không gian làm việc bao gồm nhiều yếu tố như: nhiệt độ, ánh sáng, chất lượng không khí… đều có thể ảnh hưởng tới hiệu quả công việc của nhân viên. Nhiệt độ phòng quá nóng hay quá lạnh đều khiến nhân viên mất tập trung công việc. Ánh sáng quá gay gắt hay thiếu sáng đều khiến nhân viên gặp khó khăn khi làm việc. Còn với chất lượng không khí, phòng làm việc quá bụi bặm hay bí bách đều khiến nhân viên ảnh hưởng sức khỏe, không đạt được hiệu quả làm việc cao. Đây đều là các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Giải pháp cải thiện không gian làm việc để gia tăng hiệu quả công việc Với các nước có khí hậu nóng ẩm như Việt Nam, bạn nên để nhiệt độ phòng làm việc trong khoảng 25 – 27 độ C. Với nhiệt độ như vậy, máy điều hòa vẫn có thể hoạt động hiệu quả, tiết kiệm điện và nhân viên có thể làm việc thoải mái. Về ánh sáng, bạn nên cố gắng tận dụng nguồn ánh sáng tự nhiên. Về lắp đặt bóng đèn điện, bạn nên ưu tiên lựa chọn bóng đèn LED. Loại bóng đèn này vừa đảm bảo chất lượng cao, sự ổn định và tiết kiệm điện năng tiêu thụ. Văn phòng của bạn cũng cần đảm bảo thoáng khí, trong lành. Bạn có thể tận dụng luồng không khí bên ngoài bằng cách mở cửa sổ nếu đảm bảo yên tĩnh. Hoặc bạn cũng có thể lắp đặt các quạt thông gió, máy lọc không khí để phòng làm việc thoáng khí, thoải mái hơn. Thức ăn nhẹ và đồ uống miễn phí tại nơi làm việc có thể làm công ty của bạn gia tăng thêm một khoản chi phí hàng tháng. Tuy nhiên, khoản chi phí này rất xứng đáng để giúp gia tăng hiệu quả công việc của nhân viên. Nhân viên của bạn sẽ thật khó để tập trung làm việc khi họ đói hoặc khát. Tất nhiên, nhân viên có thể chủ động chi trả cho các khoản ăn uống cá nhân của họ. Tuy nhiên, khi nhân viên nhận được những phúc lợi như thức ăn, đồ uống miễn phí tại công ty, họ sẽ cảm nhận được sự quan tâm công ty dành cho họ. Từ đó, tinh thần và hiệu quả làm việc của nhân viên cũng được cải thiện. Giải pháp tối ưu về thức ăn nhẹ, đồ uống để gia tăng hiệu quả công việc Thức ăn nhẹ và đồ uống tại văn phòng nên được cung cấp trên nguyên tắc đảm bảo vừa đủ, không lãng phí. Bạn có thể giới hạn ngân sách mua sắm thức ăn nhẹ, đồ uống tại văn phòng cho Phòng Hành chính – Nhân sự thực hiện. Bạn cũng có thể tạo một cuộc khảo sát nhanh nhu cầu về thức ăn nhẹ, đồ uống của nhân viên tại văn phòng để lên thực đơn đáp ứng phù hợp. Nếu không gian văn phòng của bạn rộng rãi, bạn có thể thu xếp 1 khu vực làm căn-tin để nhân viên ăn trưa thoải mái hơn. Khu vực căn-tin cũng có thể lắp đặt các dãy ghế thoải mái để nhân viên có thể ngồi uống cafe, trà và trò chuyện cùng nhau. Rất nhiều ý tưởng công việc có thể “nảy” ra từ chính khoảng thời gian nghỉ ngơi, trò chuyện này. Khi nhân viên mắc bệnh mãn tính, các tác động tiêu cực của bệnh khiến cho nhân viên nhanh chóng bị mệt mỏi, cảm thấy đau nhức, khó chịu… Điều đó làm họ mất tập trung, suy giảm khả năng và hiệu quả công việc. Ví dụ như nhân viên bị viêm xoang thì mỗi khi trời trở lạnh hay phòng làm việc bật điều hòa lạnh, họ sẽ thường xuyên bị hắt hơi, sổ mũi, đau đầu và ảnh hưởng đến công việc. Giải pháp khắc phục bệnh mãn tính ở nhân viên để giúp gia tăng hiệu quả công việc Vì bệnh mãn tính thường rất khó điều trị dứt điểm mà chỉ có thể hạn chế các tác động tiêu cực, do đó, bạn nên quan tâm tạo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên để tránh các bệnh mãn tính.
Nhà quản lý cũng cần hiểu đặc thù công việc nhân viên thực hiện để lựa chọn người có sức khỏe phù hợp. Ví dụ như nhân viên bảo vệ cần lựa chọn người có sức khỏe tốt, không mắc bệnh mãn tính. Ngay từ khâu tuyển dụng, bạn hãy tuyển đúng người có sức khỏe phù hợp. Khoảng cách di chuyển từ nhà đến công ty có thể định lượng theo số km, ví dụ như 5, 7, 10km… Hoặc khoảng cách di chuyển từ nhà đến công ty của nhân viên cũng có thể đo lường bằng số phút trung bình để họ di chuyển đến nơi, ví dụ như 15, 20, 30 phút… Khoảng cách di chuyển càng dài, thời gian di chuyển càng lớn thì nhân viên sẽ càng mệt mỏi và suy giảm hiệu quả công việc. Bạn hãy tưởng tượng nhân viên của mình phải trải qua 60 phút tiến lên từng bánh xe chậm rãi để thoát khỏi dòng xe cộ đông nghẹt. Khi đến công ty họ sẽ khó có được tâm trạng vui vẻ, thoải mái, sự hứng khởi để bắt đầu ngày làm việc mới. Hành trình sau khi tan làm lại lặp lại quãng đường đau khổ đó hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng… Những mệt mỏi, căng thẳng sẽ dồn nén lại và đè nặng lên nhân viên của bạn. Giải pháp giúp cải thiện vấn đề khoảng cách di chuyển Ngay từ khâu phỏng vấn tuyển dụng, bạn nên quan tâm đến nơi ở hiện tại của ứng viên. Với những ứng viên đang thuê nhà quá xa, ví dụ như trên 10km bạn nên hỏi xem ứng viên có thể thay đổi chỗ ở không. Nếu kinh phí cho phép, bạn có thể tổ chức các chuyến xe bus để đưa đón nhân viên hàng ngày. Với cấp quản lý, bạn còn có thể xem xét thêm phụ cấp đi lại, thậm chí là lái xe riêng. Để giảm thiểu áp lực di chuyển của nhân viên, bạn còn có thể xem xét cho nhân viên làm việc linh hoạt vào ngày thứ 7. Ví dụ, nhân viên có thể xử lý công việc ngay tại nhà vào ngày thứ 7 mà không phải đến công ty. Trường hợp bắt buộc xử lý công việc tại công ty thì nhân viên mới phải làm việc tại công ty. Khi nhân viên của bạn không có đủ thời gian nghỉ ngơi phù hợp, họ sẽ mệt mỏi, suy giảm khả năng làm việc, thường phát sinh các sai sót và không đạt được hiệu quả công việc. Các trường hợp nhân viên không đủ thời gian nghỉ ngơi có thể kể đến như: thiếu ngủ, làm việc quá tải, thời gian làm việc liên tục quá dài… Những trường hợp này đều thuộc các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Giải pháp giúp tối ưu thời gian nghỉ ngơi của nhân viên Để nhân viên có thêm thời gian nghỉ ngơi, chuẩn bị cho buổi sáng đến công ty, bạn có thể bắt đầu ngày làm việc mới từ 8:30 thay vì 8:00 chẳng hạn. Thêm 30 phút không quá nhiều nhưng nhân viên sẽ có thêm thời gian nghỉ ngơi, đưa con đến trường, ăn sáng và cũng đỡ bị tắc đường hơn. Một ca làm việc của bạn không nên quá dài. Bạn nên bố trí 1 ca làm việc trong khoảng 4 tiếng để nhân viên có thời gian nghỉ ngơi hợp lý. Giữa ca làm việc buổi sáng và buổi chiều nên có khoảng thời gian nghỉ trưa để nhân viên có thể ăn trưa và ngủ khoảng 30 phút sẽ giúp hiệu quả làm việc ca chiều được cải thiện. Ngoài ra, bạn có thể bố trí khu vực căn-tin ngay ở văn phòng làm việc. Như vậy, nhân viên có thể ăn trưa nhanh chóng và có thêm thời gian để nghỉ ngơi. Bạn cũng nên rà soát khối lượng công việc của nhân viên có đang quá tải hay không. Trường hợp nhân viên quá tải và không có đủ thời gian nghỉ ngơi, bạn nên bố trí tuyển dụng thêm một người hỗ trợ hoặc thực tập sinh để giảm tải công việc cho nhân viên. Xem thêm: 12 cách nâng cao hiệu quả công việc tốt nhất giúp nhà quản lý có những nhân viên xuất sắc Trên đây, bạn đã cùng VNOKRs tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhân viên. Trong đó, 5 yếu tố đầu là nguyên nhân gián tiếp. Còn 11 yếu tố sau là nguyên nhân trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Nguyên nhân gián tiếp tuy không ngay lập tức làm suy giảm hiệu quả công việc của nhân viên nhưng cũng như những hòn đá tảng làm cản trở dòng chảy. Nếu bạn không tìm cách khơi dòng, loại bỏ các trở ngại thì hiệu quả công việc của nhân viên sẽ ngày càng suy giảm. Còn với nguyên nhân trực tiếp, hiệu quả công việc sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp, nhìn thấy rõ khi các yếu tố này tác động. Bạn nên cố gắng điều chỉnh hợp lý các yếu tố như tuyển dụng đúng nhân viên đủ năng lực; bố trí thời gian làm việc, cơ sở vật chất, không gian làm việc đáp ứng yêu cầu… Đặc biệt, muốn nhân viên đạt được hiệu quả công việc cao, bạn rất cần chú ý đến mô hình quản trị. Mô hình quản trị đúng, phù hợp sẽ giúp nhân viên gia tăng được hiệu quả công việc nhiều lần. Bạn có thể tham khảo phương pháp quản trị OKRs (Mục tiêu và các kết quả chính). OKRs không phải một chiếc chìa khóa vạn năng giúp bạn tháo gỡ mọi vướng mắc nhưng mô hình quản trị này rất hiệu quả trong việc giúp gia tăng hiệu quả công việc nhờ các yếu tố như:
Phương pháp quản trị OKRs có thể giúp bạn gia tăng động lực làm việc, hiệu quả công việc của nhân viên. Tuy nhiên trong thực tế, việc áp dụng OKRs vào doanh nghiệp, tổ chức không hề dễ dàng. Bạn cần hiểu đúng, làm đúng để áp dụng OKRs từng bước hiệu quả. WEBINAR CHIẾN LƯỢC TỔNG THỂ 3 BƯỚC ĐỂ XÂY DỰNG DOANH NGHIỆP 10X & BỀN VỮNG Webinar này đã giúp hơn 50 doanh nghiệp tăng trưởng X3-X5 doanh thu chỉ sau 9-12 tháng, CEO chỉ cần làm việc 2 tiếng/ngày, doanh nghiệp tự động hoá 90% Trong webinar này, bạn sẽ được biết những bí mật sẽ mãi mãi thay đổi cách bạn điều hành doanh nghiệp của mình, giúp bạn chạm tay tới mục tiêu tài chính, giấc mơ tự do của bản thân, cũng như phát triển doanh nghiệp của bạn không có giới hạn. Xem Webinar Miễn Phí Nếu cần thêm thông tin hay tư vấn về OKRs, bạn có thể liên hệ với các chuyên gia của VNOKRs. Đội ngũ VNOKRs luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn gia tăng hiệu quả công việc. CÔNG TY TNHH J.O.H.N Capital |
