Kiểm kê hàng tồn kho là gì? Chúng phát sinh như thế nào và đâu là cách hiệu quả nhất để doanh nghiệp sản xuất kiểm kê hàng tồn kho? Nếu bạn đang lo lắng về các thách thức trong việc kiểm kê hàng tồn kho cho doanh nghiệp của mình, hãy tham khảo bài viết dưới đây từ Retex để tìm kiếm giải pháp phù hợp. Show
Kiểm kê hàng tồn kho là gì?Hoạt động kiểm kê hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra, so sánh và điều chỉnh số lượng hàng hóa thực tế trong kho so với số lượng ghi nhận trên sổ sách. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Kế hoạch và chính sách kinh doanh hàng hóa thường được nghiên cứu và phân tích dựa trên kết quả kiểm kê hàng tồn kho. Với hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay, việc nhập kho một lượng hàng hóa đủ để phục vụ sản xuất và kinh doanh là rất cần thiết. Tuy nhiên, việc nhập kho quá nhiều sẽ dễ dẫn đến tình trạng tồn kho lâu dài, gây lãng phí chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp. 2 phương pháp phổ biến để kiểm kê hàng tồn kho1. Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyênPhương pháp này được áp dụng tùy theo loại mặt hàng và số lượng hàng hóa của doanh nghiệp. Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên giúp giảm thiểu sai lệch và thất thoát, nhưng đòi hỏi chi phí cao hơn cho tiền công nhân viên kiểm tra hàng hóa và thời gian công việc của bộ phận kế toán. 2. Kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳPhương pháp này được thực hiện theo chu kỳ định kỳ, có thể là hàng tháng, quý hoặc chỉ riêng của từng doanh nghiệp. Kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ giúp tiết kiệm thời gian và giảm áp lực cho kế toán, nhưng khó phát hiện sai sót trong hàng hoá vì mỗi đợt kiểm kê cách khá xa nhau. Phương pháp này phù hợp cho các doanh nghiệp có sản phẩm số lượng lớn và đa dạng mã sản phẩm với giá trị sản phẩm trung bình. Quy trình kiểm kê hàng tồn khoNhững lưu ý trước khi thực hiện kiểm kê hàng tồn khoTrước khi bắt đầu kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp cần thực hiện các bước chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo cho quy trình được diễn ra đúng quy trình và chính xác. Không nên chờ đợi đến khi có hàng hóa cần lưu trữ mới bắt đầu chuẩn bị vì điều này có thể gây rối loạn trong các thao tác lưu trữ và bảo quản. Doanh nghiệp cần lên kế hoạch sắp xếp kho trước đó, bao gồm cả sơ đồ lưu trữ và các yếu tố như thời gian lưu trữ, số lượng hàng hóa, kích thước và quy trình kiểm tra để tối ưu hóa quá trình sắp xếp hàng hóa trong kho. Việc lên kế hoạch sẽ giúp đảm bảo rằng sản phẩm mới có thể được lưu trữ một cách thuận tiện và nhanh chóng, sản phẩm được sắp xếp một cách có hệ thống và dễ dàng tìm kiếm, cũng như giúp quản lý kho hiệu quả và giảm chi phí lưu trữ. Một kế hoạch cẩn thận và hợp lý có thể giúp giải quyết nhiều vấn đề phức tạp cho doanh nghiệp:
7 Bước cơ bản trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho Bước 1: Dựa trên các báo cáo và phần mềm quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp để lần lượt tạo ra các số liệu thống kê hàng tồn kho đầy đủ và chi tiết. Bước 2: Kiểm kê tại kho và ghi số lượng vào phiếu thông tin. Quá trình kiểm kho nên do 2 người thực hiện, kiểm hàng song song, khi kiểm xong ghi 2 biên bản số liệu độc lập để đối chiếu. Bước 3: Hoàn thành kiểm kê và so sánh kết quả của hai biên bản kiểm kê. Mọi sự khác biệt cần được người chịu trách nhiệm kiểm kê thống kê lại để có kết quả chính xác nhất. Bước 4: Nhập số lượng tồn kho thực tế và đối chiếu với số lượng tương ứng trong báo cáo. Nếu có chênh lệch phải yêu cầu thủ kho và kế toán giải trình chi tiết Bước 5: Sau khi giải trình, kế toán sẽ điều chỉnh số chênh lệch cho phù hợp với số liệu thực tế. Bước 6: Hoàn thành việc kiểm kê hàng hóa và yêu cầu người có liên quan ký xác nhận. Bước 7: Công việc kiểm kho đã hoàn thành, nhưng nếu xảy ra sai sót, ban lãnh đạo cần xác định rõ nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời cho lần kiểm tra tiếp theo. Làm thế nào để khiến quy trình kiểm kê hàng tồn kho trở nên dễ dàng và chính xác cho doanh nghiệp?Để tối ưu hóa quá trình kiểm kho và tiết kiệm chi phí lưu kho, các doanh nghiệp sản xuất nên xem xét một số khuyến nghị như: 1. Phân loại sản phẩm trong khoTheo các chuyên gia kinh doanh, việc phân loại số lượng tồn kho thành nhiều nhóm là một giải pháp hiệu quả để quản lý kho hàng. Cụ thể, các sản phẩm nên được chia thành các nhóm khác nhau như nhóm A (sản phẩm có giá cao và số lượng nhập ít), nhóm B (sản phẩm có giá trung bình và số lượng nhập vừa phải) và nhóm C (sản phẩm có giá thấp và khả năng bán nhanh). Thực hiện việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp có phương án phù hợp khi kiểm tra hàng tồn kho và giảm thiểu chi phí lưu kho. 2. Theo dõi toàn diện thông tin sản phẩmViệc ghi chép các thông tin như SKU, mã vạch, số lô, xuất xứ và thông tin nhà cung cấp sẽ giúp cho việc quản lý kho hàng trở nên dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, việc theo dõi chi phí của từng mặt hàng cũng là một yếu tố quan trọng để có thể đưa ra các phương án thay đổi phù hợp với thị trường và nhu cầu của khách hàng. 3. Nhất quán trong quy trình kiểm kê hàng tồn khoĐể đảm bảo tính nhất quán trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho, việc đồng bộ hóa phương pháp làm việc của nhân viên kho và nhân viên nhập hàng là rất quan trọng. Điều này sẽ giúp tránh được những sai sót không đáng có và tăng cường hiệu quả làm việc. 4. Ứng dụng công nghệ phần mềm quản lý kho vào kiểm kê hàng hoáMột giải pháp hiện đại và hiệu quả trong việc kiểm kê hàng hóa là ứng dụng công nghệ phần mềm quản lý kho thông minh. So với các phương pháp truyền thống như sử dụng sổ ghi chép thủ công, phần mềm quản lý kho sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp. Việc quản lý hàng tồn kho trở nên đơn giản, dễ dàng hơn và chính xác hơn. Tuy nhiên, để đạt được điều này, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chọn công nghệ phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình. \>>> Tìm hiểu thêm: Hệ thống quản lý kho thông minh cho ngành sản xuất Quản lý hàng tồn kho hiệu quả cùng giải pháp của RetexRetex – Giải pháp quản lý kho thông mình giúp bạn:
Retex là một giải pháp toàn diện cho vấn đề quản lý kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực và dễ gây sai sót. Nó cũng giúp giải quyết tình trạng tồn kho vượt quá mong đợi hoặc không đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất. Hãy liên hệ ngay với Retex để nhận được sự thay đổi toàn diện quy trình kiểm kê hàng tồn kho cho doanh nghiệp mình! |
