Quản lý kho là hạng mục công việc phức tạp nhất đối với bộ phận kế toán nhà hàng vì lượng hàng lưu trữ tồn kho rất đa dạng và thuộc nhiều chủng loại khác nhau. Vì vậy, để tối ưu hiệu quả công việc quản lý kho, nhà hàng cần có quy tắc mã hóa tên vật tư và nguyên vật liệu sao cho phù hợp và thống nhất. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé! Show Nội dung 1. Tính chất mã vật tư hàng hóa trong nhà hàngBộ mã vật tư hàng hóa của nhà hàng tương đối cồng kềnh do nhiều yếu tố: Thứ nhất, trong kho nhà hàng có rất nhiều loại vật tư hàng hóa cần quản lý, từ đó kéo theo nhiều loại mã khác nhau, chẳng hạn như mã hàng hóa, mã nguyên vật liệu, mã công cụ dụng cụ, mã bán thành phẩm, mã thành phẩm,… Thứ hai, trung bình mỗi nhà hàng bán tầm khoảng 200 – 300 món ăn, đồ uống nên số lượng mã nguyên vật liệu sẽ dao động trong khoảng từ 400 mã với hơn 200 đầu công cụ dụng cụ cần quản lý. Thứ ba, số lượng mã vật tư hàng hóa trong nhà hàng tăng nhanh theo thời gian. Nguyên nhân là do nhà hàng thường xuyên thay đổi, điều chỉnh món bán để phù hợp với chiến lược kinh doanh và nhu cầu thị trường. Sau khi thêm bộ mã mới, bộ mã cũ vẫn tồn tại trong hệ thống do liên quan tới dữ liệu cũ đã phát sinh ở thời điểm trước.  Việc quản lý một bộ mã cồng kềnh không hề đơn giản. Nhiều nhà hàng không có quy chuẩn tạo bộ mã vật tư hàng hóa, dẫn đến hậu quả là sử dụng mã không đúng, lượng hàng thừa thiếu, trừ kho sai lệch, việc quản lý kho trên hệ thống gặp rất nhiều vấn đề khó khăn. Đối với các chuỗi nhà hàng có nhiều điểm kinh doanh, việc quản lý vật tư hàng hóa theo bộ mã lại càng phức tạp hơn. Mỗi bộ phận dùng một bộ mã riêng mà không có quy tắc thống nhất sẽ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn thông tin khi trao đổi, chất lượng công việc kém hiệu quả. Do đó, mỗi nhà hàng đều cần xây dựng bộ mã vật tư hàng hóa chuẩn chỉnh để có được hệ thống quản lý kho hàng và kế toán khoa học, gọn nhẹ và báo cáo quản trị có số liệu nhất quán giữa các bộ phận. Xem thêm: Cách quản lý nguyên vật liệu nhà hàng chi tiết và hiệu quả 2. Quy tắc tạo mã vật tư hàng hóa cho nhà hàngMột bộ mã vật tư hàng hóa phức tạp và cồng kềnh phải được quản lý theo quy tắc thống nhất theo tính chất đặc thù của từng nhà hàng. Chủ kinh doanh có thể tham khảo một số quy tắc chung được áp dụng phổ biến như sau: – Đặt tên mã ngắn gọn, không nên vượt quá 20 ký tự và tối ưu trong khoảng 8 – 10 ký tự. Cố định độ dài mã, chẳng hạn như toàn bộ mã đều có độ dài 8 ký tự. – Tên mã hàng nên có tính chất gợi nhớ tới các đặc trưng phân biệt của hàng hóa đó, ví dụ như thuộc nhóm hàng ở quầy bar hay nhóm hàng đồ gia vị,… – Mã vật tư hàng hóa không chứa các ký tự đặc biệt như chữ tiếng việt có dấu và @, $, %,… – Bộ mã phải thống nhất trên toàn hệ thống và được quản lý bởi một đầu mối duy nhất có chức năng cấp phát mã. Các bộ phận không được phép tự do đổi mã từ hàng hóa này sang hàng hóa khác. Đế đáp ứng được các quy tắc trên, trước khi thực hiện xây dựng bộ mã, chủ kinh doanh cần khảo sát toàn bộ vật tư hàng hóa trong kho, phân loại theo tính chất hàng hóa để biết được đâu là hàng chuyển bán, đâu là nguyên vật liệu, đâu là thành phẩm và bán thành phẩm. Từ đó, nhà hàng sẽ rút ra được yêu cầu về quản lý và đưa ra phương án chuẩn hóa bộ mã sao cho phù hợp. 3. Một số phương pháp tạo mã vật tư hàng hóa trong nhà hàngTrên thực tế, có rất nhiều cách đặt mã khác nhau tùy theo tính chất và yêu cầu của từng mô hình kinh doanh. Chúng ta có thể tham khảo một số cách tạo cách tạo mã dưới đây: Đặt mã theo số/nhóm chữ số ở đầu mỗi mã biểu thị thông tin từng nhóm vật tư hàng hóa Ví dụ: Đầu 1 là nguyên vật liệu, đầu 2 là hàng hóa, thì từ 0001 đến 0999 là mã hàng hóa, từ 1000 đến 3000 là mã nguyên vật liệu.
Đặt mã theo nhóm ký tự gợi nhớ Dùng các ký tự chữ cái hoa đầu nhóm vật tư hàng hóa đi kèm cùng các số thứ tự liệt kê để đặt mã cho sản phẩm. Ví dụ, nhóm mặt hàng trà sữa được bắt đầu bằng nhóm ký tự TS. Trong đó, TS001 là trà sữa Olong, TS002 là trà sữa Matcha.
Đặt mã theo chữ cái đầu của tên món Dùng các ký tự chữ cái trong tên gọi của món để đặt mã cho sản phẩm. Ví dụ như MXHS là Mỳ xào hải sản, BIAHANOI là Bia Hà Nội,…
4. Lưu ý khi xây dựng bộ mã vật tư hàng hóa cho chuỗi nhà hàngĐối với mô hình chuỗi nhà hàng, để tránh bị trùng lặp mã thì chủ kinh doanh cần lưu ý một vài nguyên tắc sau đây: – Thống nhất quy tắc tạo mã chung cho cả chuỗi nhà hàng. – Tạo bộ mã quy chuẩn cho một nhà hàng sau đó đồng bộ mã cho tất cả các điểm, yêu cầu tất cả các bộ phận đều phải làm việc dựa trên bộ mã chung. – Những món có tên giống nhau thì mã món cũng phải giống nhau dù giá có thể khác nhau. Ví dụ: Ở điểm nhà hàng 1 mã của Coca cola là DU0001 có giá bán 20.000 VNĐ/lon, ở điểm nhà hàng 2 mã của Coca cola cũng là DU0001 mặc dù giá bán là 18.000 VNĐ/lon. – Quy định chặt chẽ và phân công cho nhân sự nào có quyền tạo mã khi nhà hàng có phát sinh mã mới để đảm bảo tốc độ kịp thời cho việc quản lý và vận hành. – Khi có phát sinh thêm một mã hàng bán hay nguyên liệu mới, người quản lý sẽ kiểm tra đã có hàng hóa này trên hệ thống hay chưa. Nếu mã đã tồn tại trên hệ thống, nhà hàng sẽ phải sử dụng đúng mã đó. Ngược lại, nếu chưa có, nhân sự có quyền tạo mã sẽ thêm mã mới. – Các mặt hàng chung cần tuân thủ quy tắc đặt mã của của hệ thống, còn các mặt hàng bán chỉ có tại điểm cơ sở thì có quy tắc riêng để phân biệt. Hy vọng bài viết trên đã giúp chủ kinh doanh hiểu rõ hơn về các quy tắc xây dựng bộ mã vật tư hàng hóa cho nhà hàng. Đây là công việc tương đối phức tạp, đòi hỏi người quản lý phải có chuyên môn và kinh nghiệm thực tế. Nếu nhà hàng của bạn đang cần bộ phận kế toán để hỗ trợ công tác quản lý kho, hãy tham khảo chi tiết thêm gói Dịch vụ kế toán nhập liệu và Dịch vụ kế toán kiểm soát hiện tại Công ty iPOS.vn đang cung cấp. Click |
