Cách viết quy trình vận hành

Quy trình vận hành chuẩn (SOP) là một tập hợp các chỉ dẫn có hiệu lực thi hành dùng cho những hoạt động sản xuất hay cung cấp dịch vụ đã được tiêu chuẩn hoá với mục đích đảm bảo việc thực hiện các hoạt động nói trên với hiệu suất cao nhất.

Quy trình vận hành chuẩn có thể trở thành chất xúc tác hiệu quả cho việc cải thiện hiệu suất và cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hầu hết các hệ thống chất lượng đều được vận hành dựa trên quy trình vận hành chuẩn (SOPs).

Với nhận thức đó, bạn có thể muốn xem xét những điểm sau đây khi viết các quy trình vận hành chuẩn (SOPs):

Giải thích mục tiêu thủ tục được dự định để đạt được. Điều này cần được 1 hoặc 2 dòng ngắn gọn để làm rõ cho người đọc hiểu những gì sẽ được đề cập trong tài liệu. Tránh những nội dung mơ hồ. Cố gắng trình bày thật chính xác. Sử dụng các từ ngắn gọn, súc tích. Tránh các các từ đặc biệt hay những khái niệm quá chuyên ngành. Hãy nhớ rằng các chuyên viên đánh giá sẽ xem xét và đánh giá các quy trình theo một kế hoạch định kỳ.

Làm rõ những điều kiện đặc biệt mà người dùng được phép bỏ qua quy trình này hay những quy trình thay thế cho quy trình chuẩn trong trường hợp đặc biệt.

Xác định phạm vi các hoạt động phải tuân thủ SOP, cũng như những hạn chế, trường hợp ngoại lệ, và điều kiện áp dụng.

Xác định các nhân viên, phòng ban, và các nhà thầu chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục. Chỉ rõ những người chịu trách nhiệm đào tạo nguồn nhân lực.

Giải thích các thủ tục với các bước rõ ràng rõ ràng. Xác định người thực hiện cho từng bước công việc và tất cả những công nghệ hay hệ thống cần thiết để thực hiện các bước công việc.

Liệt kê các quy trình tác nghiệp chuẩn liên quan khác, tài liệu hỗ trợ, và các quy định áp dụng.

Xác định bất kỳ từ nào và từ viết tắt được sử dụng trong tài liệu.

Đính kèm bất kỳ tài liệu được đề cập trong các SOP, ví dụ như, sơ đồ, hướng dẫn công việc, các thủ tục khác.

Xác định bất kỳ thay đổi đã được thực hiện SOP, bao gồm ngày, tác giả và loại thay đổi đã được thực hiện.

Viết các quy trình và sau đó kiểm tra để chắc chắn rằng nó là 1) chính xác, 2) ngắn gọn, 3) hoàn tất, và 4) toàn diện.

Sử dụng ngôn ngữ, mức độ chi tiết phù hợp với trình độ của người sử dụng. Không nói những vấn đề cao hơn khả năng nhận thức và hiểu biết của người đọc và hãy giữ một cách viết trong suốt toàn bộ nội dung của quy trình chuẩn. Cố gắng duy trì một cách trình bày thống nhất. Việc thay đổi cách trình bày, từ ngữ, định dạng, phong cách có thể khiến người đọc cảm thấy kém yên tâm về quy trình và đặt ra câu hỏi về tính chính xác của nó.

Sử dụng các bảng hiển thị thông tin dạng bảng, ma trận khiến người đọc có thể nhanh chóng thu nhận các thông tin mà không phải xem hết toàn bộ văn bản.

Hãy sử dụng ngôi thứ ba, thì hiện tại, và nên dùng thể chủ động thay vì dùng thể bị động. Thể bị động khiến quy trình kém tính thuyết phục, yếu ớt, mơ hồ, và thiếu tính thuyết phục. Đảm bảo rằng tài liệu của bạn mang tính thuyết phục cao và khuyến khích họ làm theo các bước cần thiết.

Mẹo: Tránh sử dụng các từ liên quan đến giới (hãy dùng "họ của họ thay vì của bà ấy ông ấy trừ khi điều này giúp làm rõ một lệnh hoặc một phần của văn bản.

Đảm bảo rằng mỗi trang hiển thị mã số quy trình, tiêu đề, số trang, và ngày phát hành. Nhiều người sử dụng sẽ chỉ in ra các nội dung cần thiết cho công việc của họ. Để các thông tin của tài liệu ở chân trang sẽ giúp đảm bảo rằng người đọc có thể tìm thấy và xác định vị trí các thông tin tương tự khác khi cần thiết.

Xem nguyên bản tiếng Anh tạihttp://www.standardoperatingproceduretemplates.com/procedure/guidelines-for-writing-procedures/12/

A Standard Operating Procedure is a set of instructions having the force of a directive, covering those features of operations that lend themselves to a definite or standardized procedure without loss of effectiveness.

Standard Operating Policies and Procedures can be effective catalysts to drive performance improvement and improve organizational results. Most quality systems are based on its standard operating procedures (SOPs).

With that in mind, you might want to consider the following points when writing your standard operating procedures (SOPs):

1. Purpose

Explain the objective the procedure is intended to achieve. This should be a brief 1 or 2 liner which makes it very clear to the reader what will be covered in this document. Avoid any ambiguous terms. Strive for accuracy. Use short, concise words. Avoid jargon and industry speak. Remember that the auditors review and evaluate procedures on a scheduled basis.

Highlight any exceptional occasions when users are allowed to ignore this procedure and the alternative procedures they must follow.

2. Scope
Identify the range of activities the SOP applies to, as well as limitations, exceptions, and pre-conditions.

3. Responsibility
Identify the personnel, departments, and contractors responsible for performing the procedure. Highlight the person responsible for training personnel.

4. Procedure
Explain the procedure with clear unambiguous steps. Identify who performs each step and any technologies or systems that are required to perform these steps.

5. References
List other related SOPs, supporting documentation, and applicable regulations.

6. Definitions
Define any words and acronyms used in the document.

7. Attachments
Attach any documents referred to in the SOP, e.g., flowcharts, work instructions, other procedures.

8. Version Control
Identify any changes that were made to the SOP; include the date, author and type of changes that were made.

9. Content
Write the procedure and then test it to make sure it is 1) correct, 2) concise, 3) complete, and 4) comprehensive.

Use language and a level of detail that is appropriate to the level of the user. Dont talk above the user or switch writing styles in the middle of the procedure.Aim for consistency.Changes in language, style, formatting may undermine the readers confidence in the procedure and make them question its authenticity.

10. Tables
Use tables to display information that is best suited to a tabular format; matrices mat also serve the same benefit as readers can quickly extract the information without having to trawl through the entire document.

11. Voice
Write in the third person, use the present tense, and stick with the active voice. This gives the procedure a sense of directness and authority. Procedures written in the passive voice often come across as weak, vague and lacking conviction. Ensure that your material resonates with the reader and encourages them to follow the necessary steps.

Tip:Avoid references to gender (they, their rather than he, she) unless this helps to clarify an instruction or part of the text.

12. Document Maintenance
Ensure that each page displays the procedure number, title, page number, and release date. Many readers will print out the sections that apply to their task only. Placing this document information in the footer helps ensure that the reader can retrieve and locate other similar information when necessary.