Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn, chứng từ kể từ ngày 01/07/2022 toàn bộ doanh nghiệp cả nước phải sử dụng hoá đơn điện tử. Nhưng hiện nay vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa biết cách viết hoá đơn điện tử đúng quy định. Hãy cùng POS365 tìm hiểu về những quy định khi viết hoá đơn điện tử trong bài viết này nhé! Show
Căn cứ theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định cách viết hoá đơn điện tử cần đảm bảo đầy đủ các thông tin dưới đây để xác định tính hợp lệ của hoá đơn điện tử:
Quy định về cách viết hóa đơn điện tử
II. Cách viết hoá đơn điện tử theo thông tư 78Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định cách viết hóa đơn điện tử bao gồm những nội dung chính sau: 2.1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơnTên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn theo quy định tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Ví dụ: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế, hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu, hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán hàng tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, tem, vé, thẻ. Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thực hiện theo quy định của bộ tài chính tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn 2.2. Tên liên hóa đơnÁp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in và thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. 2.3. Số hóa đơn
Hóa đơn được lập theo thứ tự từ nhỏ đến lớn trong cùng 1 số ký hiệu và mẫu số hóa đơn. Đối với trường hợp hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn có sẵn trên hóa đơn
2.4. Thông tin bên bán (tên, địa chỉ, mã số thuế)Trên hóa đơn điện tử thể hiện được các thông tin của bên bán bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế. 2.5. Thông tin bên muaHóa đơn điện tử có các thông tin của bên mua bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán.
Trường hợp, tên, địa chỉ người mua hàng quá dài thi trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng. Ví dụ: “phường’’ thành “p”, “quận” thành “q”, “thành phố” thành “tp”… Nhưng phải đảm bảo đầy đủ thông tin để xác định được chính xác địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
2.6. Thông tin liên quan đến hàng hóa, dịch vụ mua bán hàng hóaBao gồm tên loại hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế, giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng. 2.7. Chữ ký người bán, chữ ký người muaBên bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của bên bán trên hóa đơn điện tử là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Nếu người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người ủy quyền. Tuy nhiên, cũng có trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua. Chữ ký người bán, chữ ký người mua 2.8. Thời điểm lập hóa đơn điện tửHiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. 2.9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tửLà thời điểm bên bán, bên mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử. Thời điểm ký số hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký hóa đơn khác nhau thì vẫn hợp lệ hợp pháp. 2.10. Mã của cơ quan thuếĐối với doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế thì trên hóa đơn điện tử phải hiển thị dòng mã của cơ quan thuế mới được coi là hóa đơn hợp lệ hợp pháp. \>> Xem ngay: Hướng dẫn chi tiết cách xuất hoá đơn điện tử mới nhất 2023 III. Hướng dẫn cách viết hoá đơn điện tử cho hàng xuất khẩuSau đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết hoá đơn điện tử xuất khẩu. Bạn có thể theo dõi để có thể điền đúng trường thông tin theo quy định của pháp luật. (1) Ngày lập hóa đơn GTGT xuất khẩu Theo Điều 2 của Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định: - Ngày lập hóa đơn thương mại đối với hàng hoá, dịch vụ xuất khẩu là ngày xuất hàng ra khỏi kho. - Tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán doanh thu: là tỷ giá mua vào của Ngân hàng thương mại nơi Doanh nghiệp mở tài khoản. -Tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán chi phí: là tỷ giá bán ra của Ngân hàng thương mại nơi Doanh Nghiệp mở tài khoản tại thời điểm phát sinh giao dịch thanh toán ngoại tệ Trường hợp 1: Nếu thời điểm hàng được xuất khẩu được xác định là thời điểm kê khai trong tờ khai hải quan. Căn cứ theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, ngày lập hóa đơn xuất khẩu được xác định là ngày lập tờ khai hải quan. Cách viết hóa đơn cho hàng xuất khẩu Trường hợp 2: Nếu thời điểm hàng được xuất khẩu khác với thời điểm lập trong tờ khai hải quan, nhưng được xác định là thời điểm lập hóa đơn. Khi thời điểm xuất hàng là thời điểm lập hóa đơn, thì trong trường hợp này, ngày lập hóa đơn xuất khẩu là ngày xuất hàng được xác định là việc lập hóa đơn đúng thời điểm theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Trường hợp 3: Nếu thời điểm hàng được xuất khẩu khác với thời điểm lập hóa đơn nhưng cũng không phải là thời điểm kê khai hải quan. Thời điểm lập hóa đơn khác với thời điểm hàng được xuất khẩu, do vậy, việc ghi ngày ra hóa đơn xuất khẩu như vậy được xác định là trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm. Khi hóa đơn xuất khẩu đối với loại hàng hóa này được bạn lập đúng thời điểm, đúng trình tự, thủ tục thì đây là một trong những căn cứ, điều kiện để hoàn thuế giá trị gia tăng theo quy định tại Điều 16 Thông tư 219/2013/TT-BTC. (2) Mã số thuế người mua: Gạch ngang. (3) Thuế suất: Ghi như khi xuất hóa đơn bình thường. (4) Đồng tiền ghi trên hóa đơn GTGT xuất khẩu Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật thì: - Tổng số tiền thanh toán: Được ghi bằng nguyên tệ - Phần chữ ghi bằng tiếng Việt. - Đồng thời ghi trên hoá đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hoá đơn. Trường hợp ngoại tệ là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá. IV. Cách viết hoá đơn điện tử không chịu thuế GTGTTìm hiểu những đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng cũng như cách viết hoá đơn điện tử không chịu thuế được tổng hợp chi tiết dưới đây. 4.1. Đối tượng không chịu thuế GTGTTheo Điều 4 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 Bộ Tài chính đã cụ thể hóa danh mục 26 nhóm hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng (thuế GTGT). Cụ thể được phân thành 6 nhóm chủ yếu sau đây: 4.1.1. Hàng hoá, dịch vụ của ngành nông nghiệp
Lưu ý: Sản phẩm nông nghiệp thuộc đối tượng không chịu thuế chỉ ở khâu sản xuất, và khâu nhập khẩu. Nếu sản phẩm nông nghiệp ở khâu thương mại thì không thuộc đối tượng này. Hàng hóa, dịch vụ của ngành nông nghiệp
Lưu ý: Máy móc, thiết bị chuyên dùng là những máy móc, thiết bị được sản xuất ra chỉ để dùng để sản xuất nông nghiệp mà không dùng được cho mục đích khác. 4.1.2. Nhóm hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho xã hội
Nhóm hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho xã hội 4.1.3. Hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT theo cam kết quốc tế
4.1.4. Nhóm hàng hoá, dịch vụ do nhà nước trả tiền
4.1.5. Một số trường hợp khác
Một số trường hợp khác
4.2. Hướng dẫn viết hoá đơn điện tử không chịu thuếCách viết hoá đơn điện tử không chịu thuế GTGT được thực hiện như sau:
V. Cách viết hoá đơn điện tử cho hộ kinh doanhHướng dẫn chi tiết từng bước về cách viết hoá đơn điện tử cho hộ kinh doanh cùng những quy định về đối tượng được phép sử dụng hoá đơn bán hàng. 5.1. Đối tượng được phép sử dụng hoá đơn bán hàngVới những cá nhân, tổ chức thực hiện kê khai, tính thuế theo phương pháp trực tiếp thì sẽ phải sử dụng hoá đơn bán hàng. Những đối tượng sau đây cần sử dụng hoá đơn điện tử, cụ thể như sau:
5.2. Cách viết hoá đơn điện tử cho hộ kinh doanhMột hoá đơn bán hàng được coi là hợp lệ khi đáp ứng đủ các điều kiện dưới đây. Nếu bạn đang loay hoay trong cách viết hoá đơn bán hàng cho hộ kinh doanh thì đừng bỏ qua những thông tin này. 5.2.1. Đầu mục thời gian
5.2.2.Thông tin người bán
Cách viết hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh 5.2.3. Thông tin người mua
5.2.4. Thông tin loại hàng hoá dịch vụSau đây là 11 trường thông tin cần phải hoàn thành cũng như quy định về cách viết hoá đơn điện tử cho hộ kinh doanh về loại hàng hoá, dịch vụ cung cấp:
VI. Hướng dẫn viết hoá đơn điện tử ngoại tệTrong một số trường hợp, pháp luật vẫn cho phép ghi loại đồng tiền trên hoá đơn bằng ngoại tệ. Cùng tìm hiểu ngay những trường hợp đặc biệt này cũng như cách viết hoá đơn điện tử ngoại tệ nhé. 6.1. Trường hợp sử dụng hoá đơn ngoại tệĐối với các giao dịch, thanh toán, niêm yết, quảng cáo, báo giá, định giá, ghi giá trong hợp đồng, thỏa thuận và các hình thức tương tự khác của người cư trú, người không cư trú trên lãnh thổ Việt Nam không được thực hiện bằng ngoại tệ. Trường hợp sử dụng hóa đơn ngoại tệ Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, nếu phù hợp với những quy định của Ngân hàng Nhà nước thì vẫn được phép sử dụng ngoại tệ. Cụ thể, được quy định tại Điều 5 Nghị định 70/2014/NĐ-CP. Đây là nguồn thu ngoại tệ từ xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ hoặc từ các nguồn thu vãng lai khác ở nước ngoài của người cư trú. Lưu ý: Những nguồn thu này phải được chuyển vào tài khoản ngoại tệ mở tại tổ chức tín dụng được phép tại Việt Nam, phù hợp với thời hạn thanh toán của hợp đồng hoắc các chứng từ thanh toán. Trừ một số trường hợp được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam xem xét cho phép giữ lại một phần hoặc toàn bộ nguồn thu ngoại tệ ở nước ngoài. 6.2. Cách viết hoá đơn điện tử ngoại tệTheo quy định tại điểm e khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng tiền Việt Nam. Theo đó, khi người bán được bán hàng thu ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt. Chẳng hạn: 200.000 USD – Hai trăm nghìn đô la Mỹ. Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn. Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá. Cách viết hóa đơn điện tử ngoại tệ Cách ghi tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam:Tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam được thực hiện theo quy định tại Thông tư 26/2015/TT-BTC, cụ thể như sau:
VII. Viết hoá đơn điện tử dịch vụ ăn uốngNhững quy định cũng như cách viết hoá đơn điện tử dịch vụ ăn uống theo quy định mới được tổng hợp một cách chi tiết dưới đây. Cùng tìm hiểu nhé! 7.1. Quy định về hoá đơn dịch vụ ăn uốngTheo quy định, đối với những hoá đơn điện tử trong ngành dịch vụ ăn uống cần đảm bảo các yếu tố sau: - Trường hợp hoá đơn đầu vào là hoá đơn giấy thì nội dung trên hoá đơn thực hiện theo quy định tại Điều 4, Thông tư số số 39/2014/TT-BTC. Bảng kê đính kèm trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại khoản 2, Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Quy định về hóa đơn dịch vụ ăn uống - Trường hợp hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử thì nội dung trên hóa đơn thực hiện theo quy định Điều 6, Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
7.2. Cách viết hoá đơn điện tử dịch vụ ăn uốngCăn cứ theo Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 về hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ăn uống quy định cụ thể như sau: Nội dung trong hoá đơn điện tử dịch vụ ăn uống:
Cách viết hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống Các nội dung quy định điểm b,c,d Khoản 1 Điều 6 quy định rằng, cần phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh dịch vụ ăn uống:
Theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC nêu rõ: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
Vì vậy, khi viết hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống cho khách hàng, cơ sở kinh doanh phải lập đầy đủ danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra đảm bảo nguyên tắc. Trong các trường hợp hoá đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc phải thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài Chính. Hy vọng rằng thông qua nội dung bài viết về cách viết hoá đơn điện tử mà POS365 vừa bật mí trên đây sẽ giúp bạn không gặp phải những khó khăn khi viết hoá đơn điện tử. Nếu có bất kỳ thắc mắc vui lòng liên hệ Hotline 1900 4515 để được tư vấn và giải đáp miễn phí nhé! |