Bài 7: In slide trong PowerPointon 22/12/2020 in Hướng dẫn sử dụng MS PowerPoint 2007 Show Bạn có thể tải về máy file PDF nội dung tài liệu này tại đây: Tải về file PDF
Phần này tập trung vào bước chuẩn bị các bản in của các slide Powerpoint phát cho khán giả cũng như bản in dành riêng cho người thuyết trình có kèm ghi chú trong buổi trình diễn. Bước này rất đơn giản, bạn chỉ cần xác định bố cục cho các tài liệu phát cho khán giả muốn in(gọi là handout). Nếu muốn hiệu chỉnh layout thì vào Handout Master để hiệu chỉnh trước khi in. Handout có các lựa chọn như: 2, 3, 4, 6 hoặc 9 slide in trên một trang. Chiều của trang giấy bạn có thể chọn là nằm ngang hoặc dọc. Thông thường, người ta in handout là 2 slide trên một trang giấy khổ A4 với chiều dọc. >> Bài trước, bài 6:Làm hiệu ứng, hoạt cảnh trong PowerPoint Mục lục
In handoutĐể in handout, bạn làm theo các bước sau: Chọn Office -> Print. Hộp thoại Print xuất hiện Hộp thoại Print Chọn máy in, tại Print Range có các tùy chọn sau:
Nhập số lượng bản in cần thiết vào hộp Number of Copies (mặc định là 1). chọn tùy chọn Collate nếu muốn các bộ in ra lần lượt trọn bộ này rồi đến bộ khác. Tại hộp Print What, ...Nội dung chỉ dành cho thành viên... Chờ chút, hãy để lại email, chúng tôi sẽ gửi bài vào email bạn, cùng nhiều bài khác nữa. >> Xem thêm: Download bộ sưu tập mẫu PowerPoint đẹp dùng ngay Tại hộp Color/Grayscale, bạn chọn kiểu in màu sắc khi in:
Các tùy chọn hữu ích khác:
Nếu muốn, bạn có thể nhấn nút Preview để xem trước hình dáng của bản in, sau đó nhấn nútPrint để trở về hộp thoại Print. Nhấn OK để in handout ra giấy. Bài này thuộc chuyên đềHướng dẫn PowerPoint,bạn có thể click vào để xem các bài khác cùng chuyên đề này. Sử dụng Handout MasterCác bài trong chuyên đề Hướng dẫn học PowerPoint online
Giống như Slide Master, Handout Master giúp bạn điều chỉnh bố cục, định dạng dùng chung của handout. Để vào Handout Master, bạn chọn ngăn View và nhấp Handout Master, cửa sổ Handout Master như hình sau: cửa sổ Handout Master Chọn số slide trên mỗi trang in, bạn vào Slides Per Page và chọn số slide trên mỗi trang in Chọn số slide trên mỗi trang in và các placeholder trên handout Handout Master có bốn placeholders theo mặc định là: Header, Footer, Date, và Page Number được bố trí ở bốn góc của handout.
Tại mỗi placeholder bạn có thể nhập thêm văn bản vào nếu cần và (Date và Page thì đã có sẵn thông tin). Bạn xem thêm phần tạo Header, Footer cho slide và handout ở phần sau. Bạn có thể dùng chuột di chuyển và sắp xếp lại các placeholder hoặc xóa chúng đi bằng phím Delete hoặc bỏ chọn các placeholder này trên thanh Ribbon. Để điều chỉnh hướng trang in cho handout, bạn vào ...Nội dung chỉ dành cho thành viên... Để điều chỉnh hướng trang in cho các slide trên handout, bạn vào thanh Ribbon -> chọn Slide Orientation tại nhóm Page Setup -> chọn hướng là Portrait (dọc) hoặc Landscape (ngang). Bạn có thể định dạng kiểu nền, các bộ màu, font chữ và các mẫu (theme) và các hiệu ứng cho handout từ nhóm Edit Theme trên thanh Ribbon. (Các Theme cho handlout ít khi được sử dụng vì trên handout thường không có các đối tượng để áp dụng). Thêm header và footer vào handoutThêm tiêu đề đầu và chân slide vào bản in handout, bạn vào ...Nội dung chỉ dành cho thành viên... Hộp thoại Header and Footer thêm header và footer cho bản in Handout Chọn Tab Note and Handout (Quan trọng)để thiết lập các header, footer cho Note và bản in Handout. Cácheader & footer này sẽ xuất hiện trong bản in chứ không phải xuất hiện trong silde. Header và footer thiết lập trong xuất hiện trong bản in Handout Cần phân biệt với trường hợpheader & footer trong slide như hình ngay dưới đây: Hộp thoại Header and Footer
In các slide Powerpoint có kèm ghi chú dành cho diễn giảGiống như handout, nhưng trước khi in các bản in có ghi chú (notes pages) thì bạn phải kiểm tra hoặc nhập thông tin ghi chú các các slide. Trước hết, bạn phải chuyển sang chế độ Notes Page bằng cách vào thanh Ribbon -> chọn ngăn View -> chọn Notes Page. Ghi chú cho slide trong chế độ Notes Page Bạn có thể thay đổi định dạng cho các Notes Page bằng cách vào Ribbon -> View -> NotesMaster. Các hiệu chỉnh có thể là: Di chuyển các placeholder cho slide, cho vùng ghi chú hoặc các header và footer.
Sau khi hiệu chỉnh xong thì nhấn nút Close Master View để trở về chế độ soạn thảo Normal. Muốn in Notes Pages thì bạn vào Office -> Print, hộp thoại Print xuất hiện. Tại Print What, bạn chọn Notes Pages, sau đó thiết lập thêm các tùy chọn khác như phần hướng dẫn trên và nhấn nút OK để in. Thêm và hiệu chỉnh chú thích cho slideChúng ta có thể thêm và hiệu chỉnh các chú thích (comment) cho slide. Các bước thực hiện: Thêm mới: chọn slide cần thêm comment -> chọn ngăn Review và nhấp chọn nút New Comment -> Nhập nội dung chú thích vào hộp văn bản -> Nhấp chuột ra khỏi vùng comment để hoàn tất. Hiệu chỉnh: chọn comment cần hiệu chỉnh bằng cách nhấn nút Show Markup trong ngăn Review của thanh Ribbon -> sau đó nhấn nút Next (di chuyển tới) hoặc Previous (di chuyển lui) trong các comment có trên slide để đến comment cần hiệu chỉnh -> nhấn nút Edit Comment và bắt đầu hiệu chỉnh -> nhấp ra khỏi vùng comment đề hoàn tất việc hiệu chỉnh. Xóa: chọn comment cần xóa -> nhấn phí Delete trên bàn phím để xóa hoặc vào ngăn Review -> chọn Delete. Có các tùy chọn sau:
Sao chép nội dung comment: chọn comment cần sao chép -> nhấp phải chuột -> chọn lệnh Copy Text -> nhấn nút Paste tại ngăn Home của Ribbon để dán đoạn văn bản vào slide. In ấn dàn bàiKhi bài trình diễn có chứa nhiều đoạn văn (nằm trong các placehoder), bạn có thể sẽ in nó dưới dạng dàn bài (outline) cho dễ theo dõi. Các bước in dạng outline như sau: Vào Office -> chọn Print, hộp thoại Print xuất hiện. Tại Print What, bạn chọn Outline View -> chọn các thiết lập khác sau đó nhấn OK để in. Chuyển handout / notes pages từ Powerpoint sang WordViệc chuyển các Handout hoặc Notes Pages sang Word sẽ giúp bạn có thể thêm các định dạng mong muốn khác mà PowerPoint không hỗ trợ trước khi in. Các bước thực hiện việc chuyển Handout hoặc Notes Pages sang MS Word như sau: Chọn...Nội dung chỉ dành cho thành viên... Chuyển handout hoặc notes pages sang Word chọn kiểu layout để chuyển dang Word Nếu Paste được chọn, thì các handout hoặc notes pages sẽ độc lập trong tài liệu Word, ngược lại thì bạn chọnPaste link để mỗi khi có sự hiệu chỉnh trên slide thì các hiệu chỉnh này sẽ tự động cập nhật sang tài liệu Word. Nhấp OK, Word sẽ mở lên và các slide sẽ được lần lượt chuyển sang Word. In slide Powerpoint 2 mặtDù là Word, Excel hay Power Point thì bạn cũng chỉ có thể tùy chọn in trên 1 mặt giấy đối với máy in thông thường, do vậy chúng ta sẽ phải lựa chọn in trang theo kiểu chẵn lẻ, tức là in một mặt gồm tất cả các trang chẵn sau đó lật lại in một mặt gồm tất cả các trang lẻ. In slide PowerPoint 2 mặt tiết kiệm giấy. Chọn các slide cần in trong mục Slide. Ví dụ: Bạn in Handout cho 12 slide Powerpoint, in thành 6 trang, mỗi trang 2 slide trên 1 mặt như vậy ta sẽ có tổng cộng 3 tờ A4:
Như vậy bạn in đợt 1 gồm các trang lẻ, bạn in các slide sau: 1,2,5,6,9,10 Sau đó, quan trọng nhất, bỏ lại các tờ giấy này vào...Nội dung chỉ dành cho thành viên... Đợt in 2 gồm các trang chẵn, bạn in các slide sau: 3,4,7,8,11,12 Chúc bạn thành công. Hãy share bài này cho các bạn mình nhé. Bài kế tiếp,Bài 8: Trình Chiếu Báo Cáo bằng Powerpoint Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển. Share ! |