Kế toán quản lý công nợ là một bộ phận quan trọng của doanh nghiệp đảm nhận việc quản lý, giám sát và giải quyết các khoản nợ phải thu của khách hàng hay phải phải trả cho nhà cung cấp. Show Vậy đối với những doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấp, kế toán sẽ quản lý công nợ phải trả như thế nào để đảm bảo công nợ trong doanh nghiệp chỉ tồn tại ở mức cho phép, tránh các tình trạng nợ tồn đọng, làm ảnh hưởng đến dòng tiền và phát triển tài chính của doanh nghiệp? Cùng theo dõi bài viết bên dưới của Bizzi nhé! 1. Quản lý công nợ phải trả bằng sổ sách Quản lý công nợ bằng sổ sách là cách làm phổ biến ở nhiều doanh nghiệp truyền thống. Với cách làm này kế toán sẽ thực hiện thủ công 100%. Doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí đầu tư hệ thống lưu trữ cũng như không cần đầu tư thiết bị công nghệ hiện đại. Tuy nhiên với phương pháp thủ công này, kế toán sẽ tốn nhiều thời gian cho công việc kiểm tra sổ sách, kiểm tra nhà cung cấp, ghi chép số liệu. Đồng thời việc ghi chép bằng tay tăng nguy cơ sai số, sai thông tin. Lưu trữ bằng sổ sách không đảm bảo khoa học, rủi ro bị rách, mất dữ liệu…. 2. Quản lý công nợ phải trả bằng bảng tính Excel, Google SheetBước tiến trong việc quản lý công nợ của kế toán đó là sử dụng phần mềm quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp bằng bảng tính excel hoặc Google sheet. Bằng cách này khi xử lý công nợ các khoản phải trả cho nhà cung cấp, kế toán sử dụng các hàm để tính toán, kết quả hiển thị nhanh chóng, tiết kiệm thời gian tính toán cũng như tăng khả năng chính xác của các kết quả trả về so với việc tính tay. Tuy nhiên cách làm này vẫn chưa phải là tối ưu nhất khi việc tính toán và lưu trữ trên file Excel và Google sheet đòi hỏi việc nhập chính xác các hàm số cũng như vẫn mất thời gian kế toán kiểm tra thông tin nhà cung cấp, nhập dữ liệu lên bảng tính. 3. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn, quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấpTừ trước đến nay, kế toán là người phụ trách nhận, xử lý và sắp xếp các hoá đơn, xem xét và hạch toán cẩn thận các loại chi phí, công nợ phải thu phải trả. Hiện tại, nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ phát hành hoá đơn điện tử, dẫn đến hiện trạng mỗi đối tác lại gửi hóa đơn điện tử theo mỗi cách khác nhau. Hay tới hạn thanh toán cho nhà cung cấp nhưng kế toán quá bận không nhắc hạn để thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp. Với sự phát triển của công nghệ hiện đại và xu hướng chuyển đổi số trong ngành kế toán, việc tự động hóa các nghiệp vụ cho kế toán trở thành điều cần thiết cho nhiều doanh nghiệp. Bizzi giới thiệu phần mềm xử lý hóa đơn tự động hóa quy trình kế toán bằng robot giúp kế toán kiểm tra, đối chiếu, lưu trữ hóa đơn đầu vào đồng thời thông báo chính xác công nợ phải trả cho nhà cung cấp. Với Bizzi phần mềm quản lý hóa đơn tổng thể, toàn diện và quản lý công nợ hiện đại nhất, chỉ với một vài thao tác bạn có thể dễ dàng tra cứu, theo dõi, kiểm soát công nợ theo từng hóa đơn của nhà cung cấp. Kế toán chỉ cần nhập thông tin nhà cung cấp và các khoản nợ, sau đó tích chọn nhà cung cấp là đã có thể ghi nhận công nợ hoàn toàn tự động. Dựa trên nền tảng tự động hoá ứng dụng Machine Learning, Bizzi hỗ trợ doanh nghiệp tự động nhận, lưu trữ hoá đơn điện tử với quy trình tải và quản lý hoá đơn tinh gọn. Kế toán có thể trích xuất dữ liệu phù hợp với phần mềm kế toán và hệ thống họ đang sử dụng để đối chiếu. Song song đó với Bizzi, phần mềm tự động nhắc nhở hạn thanh toán của doanh nghiệp cho nhà cung cấp Giải pháp tự động hoá xử lý hoá đơn đầu vào cùng với khả năng quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp theo hóa đơn của Bizzi có thể giúp kế toán Bài viết này sẽ giúp các bạn nắm được cách theo dõi công nợ trên phần mềm kế toán Smart Pro. THEO DÕI CÔNG NỢ THEO ĐỐI TƯỢNGNói một cách dễ hiểu, “Đối tượng” ở mục này có thể là Người mua, Người bán, Nhân viên,…Để theo dõi công nợ theo đối tượng, bạn làm theo các bước sau: – Bước 1: Cài đặt thông số + Bạn vào Nhập phát sinh => Khai báo thông tin => Cài đặt thông số THEO DÕI CÔNG NỢ THEO ĐỐI TƯỢNG VÀ CÔNG TRÌNHĐể theo dõi công nợ theo công trình bạn làm như sau. – Vào mục C.Sổ công nợ theo đối tượng và công trình khai báo số dư cho từng công trình – Vào cài đặt thông số sửa dòng Theo dõi công nợ theo từng công trình sửa giá trị thành T – Vào cài đặt thông số tìm dòng Danh sách tài khoản công nợ theo công trình để khai báo các tài khoản theo dõi công nợ theo công trình, ví dụ như (‘131′,’141′,’331’) – Khi nhập phát sinh tới ô Công trình bạn phải nhập mã công trình vào. – Khi in báo cáo chọn Sổ công nợ chọn Chi tiết của một đối tượng vào công trình hoặc Tổng hợp theo đối tượng và công trình CHÚ Ý: Nếu ô mã công trình chưa hiện ra, bạn vào Danh mục các loại chứng từ, tìm cột Màn Hình Nhập thêm chữ MA_CT vào cuối. Một cách nữa là bạn vào C. Công cụ tiện ích => 8. Thêm cột vào CSDL, chọn mục thêm tự động mã công trình rồi thêm bảng thêm cột thì phần mềm sẽ tự động thêm vào mã công trình các phiếu nhập phát sinh. THEO DÕI CÔNG NỢ THEO TỪNG HÓA ĐƠN– Bạn vào mục G.Sổ công nợ theo đối tượng và hóa đơn khai báo số dư đầu kỳ cho từng hóa đơn – Trong cài đặt thông số dòng Theo dõi công nợ theo từng hóa đơn bạn sửa giá trị thành T. – Vào cài đặt thông số sửa dòng Danh sách các tài khoản Sổ công nợ theo hóa đơn khai báo những tài khoản mà bạn muốn theo dõi, ví dụ như (‘131’,’331′) – Khi nhập phát sinh tới ô Mã TT (mã thanh toán) nếu là mua (bán) hàng thì bạn nhập là NO, nếu là thanh toán trả tiền hàng thì nhập TT. – Khi in báo cáo chọn mục Sổ công nợ => Chi tiết của một đối tượng theo hóa đơn LƯU Ý: Nếu bạn muốn phần mềm tự động trừ tiền số hóa đơn theo thứ tự từ phát sinh trước đến phát sinh sau khi thanh toán thì khi nhập phát sinh thu tiền hoặc khách hàng trả tiền, tại ô số hóa đơn bạn chỉ cần nhập chữ A. THEO DÕI CÔNG NỢ THEO TUỔI NỢĐể khai báo cách theo dõi công nợ này bạn làm như sau: – Vào Cài đặt thông số chọn dòng số 9 (Theo dõi công nợ theo từng hóa đơn) sửa giá trị thành T – Vào Cài đặt thông số tới dòng số 11 (Danh sách tài khoản Sổ công nợ theo hóa đơn) khai báo những tài khoản dùng để theo dõi công nợ theo hóa đơn, ví dụ (‘131′,’331’) – Vào cài đặt thông số tới dòng 35 (Theo dõi công nợ theo tuổi) sửa giá trị thành T THEO DÕI CÔNG NỢ THEO HỢP ĐỒNGĐể dõi dõi công nợ theo hợp đồng bạn làm như sau – Vào mục Hệ thống danh mục => Công nợ => Sổ Công nợ theo đối tượng và hợp đồng khai báo số dư đầu kỳ cho từng hợp đồng. – Vào cài đặt thông số dòng 10 (Theo dõi công nợ theo hợp đồng) sửa lại thành T – Vào cài đặt thông số dòng số 22 (Danh sách tài khoản sổ công nợ theo hợp đồng) khai báo những tài khoản theo dõi công nợ theo hợp đồng, ví dụ (‘131′,’331’) – Khi nhập phát sinh tới ô Số hợp đồng nếu có phát sinh liên quan tới hợp đồng thì bạn phải nhập số hợp đồng vào. – Tại ô số hợp đồng nhấn F1 để tìm theo tên khách hàng,F4 để tìm theo số hợp đồng. Khi in báo cáo chọn Sổ công nợ => chọn mục Chi tiết của một đối tượng và hợp đồng hoặc Tổng hợp theo đối tượng và hợp đồng Bên cạnh bài viết này, quý khách hàng và bạn đọc có thể tham khảo các video hướng dẫn trực tiếp tại link bên dưới (Chi tiết phân hệ: 11. Theo dõi kho, Công nợ) |
