Biểu mẫu quy trình kiểm soát tài liệu

1. MỤC ĐÍCH

Nhằm thống nhất cách thức trong việc kiểm soát tài liệu hệ thống quản lý chất lượng của Công ty để đảm bảo rằng:

• Kiểm soát được giá trị hiệu lực sử dụng,
• Những tài liệu thích hợp luôn sẵn có ở những nơi tiến hành công việc,
• Kiểm soát được quá trình thay đổi của chúng,
• Nhận biết và ngăn ngừa việc sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

• Quy trình này được áp dụng cho hệ thống tài liệu của Công ty.

3. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT

3.1. Tài liệu nội bộ

Là tài liệu do nhân viên Công ty biên soạn, có ảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống quản lý và được lưu hành sử dụng trong công ty, bao gồm:

• Các văn bản công bố về các chính sách, mục tiêu; Sổ tay quản lý; Quy trình; Quy chế; Nội quy, quy định; Hướng dẫn vận hành, thao tác nghiệp vụ; Nội quy.
• Tài liệu nội bộ bao gồm bằng văn bản và bằng file mềm trên mạng nội bộ do Ban ISO cập nhật, kiểm soát.

3.2.Tài liệu bên ngoài (TLBN)

Là những tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài liên quan trực tiếp đến các hoạt động của Công ty như các quy định của nhà nước, các sổ tay hướng dẫn vận hành máy, tiêu chuẩn ngành; tiêu chuẩn của khách hàng; tiêu chuẩn ISO, …

3.3. Lần ban hành, ngày ban hành, ngày hiệu lực

• Lần ban hành: Là lần ban hành tài liệu đầu tiên hoặc khi đã trải qua nhiều lần sửa đổi làm thay đổi toàn bộ nội dung tài liệu so với ban đầu.
• Ngày hiệu lực: chính là ngày có hiệu lực áp dụng của tài liệu.

3.4    Từ viết tắt

• ISO                     : Ban ISO
• TLBN                  : Tài liệu bên ngoài
• ĐDLĐ                 : Đại diện lãnh đạo
• CBCNV               : Cán bộ – công nhân viên

4. TÀI LIỆU THAM KHẢO

• Hướng dẫn trình bày tài liệu

5. TRÁCH NHIỆM

• Trưởng các Phòng/Ban chịu trách nhiệm phổ biến, triển khai tài liệu đến tất cả nhân viên trong phòng.

6. NỘI DUNG

7. BIỂU MẪU SỬ DỤNG

1. Phiếu yêu cầu tài liệu BM01/QT.ISO.01
2. Danh mục tài liệu nội bộ BM02/QT.ISO.01
3. Danh mục tài liệu bên ngoài BM03/QT.ISO.01
4. Phiếu phân phối – thu hồi tài liệu BM04/QT.ISO.01