Tối ưu hóa chi phí là một quá trình quá trình nhằm cải thiện tỷ lệ chí phí và doanh thu, từ đó giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận. Hay nói cách khác, một đồng chi phí tối ưu được tương đương với một đồng lợi nhuận tăng thêm, bởi vậy việc tối ưu hóa chi phí là vấn đề được các nhà quản lý luôn đặt câu hỏi và tìm cách trả lời trên con đường phát triển doanh nghiệp. Vậy, tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp là gì và giải pháp giúp tối ưu hóa chi phí là gì? Hãy cùng Taca theo dõi bài viết dưới đây nhé: Show
\>>Xem thêm: Chi phí trong doanh nghiệp là gì? TỔNG HỢP VỀ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP Chủ doanh nghiệp cần làm gì để kiểm soát tài chính tránh gian lận? Tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp có thể hiểu đơn giản là một nỗ lực liên tục của một doanh nghiệp để thúc đẩy chi tiêu và giảm thiểu chi phí, đồng thời tối đa hóa giá trị kinh doanh. Mục tiêu của tối ưu hóa chi phí là đảm bảo rằng một công ty nhận lại được nhiều hơn những gì họ đã chi ra hoặc thu về nhiều lợi nhuận nhất. Các nỗ lực tối ưu hóa chi phí này không ảnh hưởng đến chất lượng hay phạm vi cung cấp sản phẩm/dịch vụ, mà vẫn duy trì hoặc nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Nhà quản lý nên nhớ, tối ưu hóa chi phí khác với việc cắt giảm chi phí: Cắt giảm chi phí là hành động tức thời và giải quyết vấn đề trong ngắn hạn.
Trong kinh doanh, đây là một quá trình bao gồm:
Các giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp\>>Xem Thêm: 5 Ways to Make Cost Optimization Work for the Long Term – 5 cách tối ưu hóa chi phí hoạt động lâu dài Drive business performance with strategic cost optimization – Thúc đẩy hoạt động kinh doanh và tối ưu hóa chi phí 1. Đầu tiên, Nhà quản lý phải có một kế hoạch tối ưu hóa chi phíĐể lập được kế hoạch tối ưu hóa chi phí hiệu quả, nhà quản lí cần hiểu thật rõ tình hình chi tiêu hiện tại của doanh nghiệp. Bằng cách thực hiện khảo sát và yêu cầu các phòng ban báo cáo, nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng thể cũng như so sánh được số liệu chi phí. Sau đó, nhà quản lý xác định những phòng ban có mức độ chi tiêu từ cao đến thấp. Từ đó, dựa vào việc so sánh hiệu suất công việc có được và mức độ đầu tư cho từng phòng ban, nhà quản lý thực hiện đánh giá các cơ hội tối ưu hóa chi phí của doanh nghiệp. Điều này giúp nhà quản lý có thêm căn cứ để quyết định phòng ban nào nên đầu tư, phòng ban nào nên cắt giảm. Đây là cách lập kế hoạch cho ngân sách nhân sự, cũng như tái tập trung ngân sách và phân bổ thời gian cho các hoạt động có giá trị cao. Kế hoạch này sẽ hỗ trợ đắc lực cho quá trình: • Lập kế hoạch chiến lược – Xác định các lĩnh vực mà doanh nghiệp nổi trội. Tập trung vào các lĩnh vực ROI cao nhất. • Chuyển đổi chức năng – Hỗ trợ lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn bằng cách xác định trọng tâm để cải thiện hiệu suất công việc. • Phân bổ nguồn lực – Sắp xếp chiến lược và nguồn lực dựa trên các hoạt động kinh doanh cốt lõi. 2. Cắt giảm chi phí vật tư văn phòng\>>>Xem thêm: Giải pháp cắt giảm chi phí trong mỗi doanh nghiệp Hãy tiết kiệm chi phí mua sắm văn phòng phẩm và những vật dụng văn phòng không cần thiết. Hãy đàm phán về giá với nhà cung cấp văn phòng phẩm, hoặc lựa chọn một nhà cung cấp khác có chiết khấu và ưu đãi hấp dẫn. Hiện nay Nhà quản lý cũng có thể đặt hàng số lượng lớn với các nhà bán lẻ online như Tiki hay Lazada để tiết kiệm chi phí hơn so với mua hàng truyền thống. 3. Giảm chi phí sản xuấtChủ doanh nghiệp luôn phải tìm cách để cắt giảm chi phi nguyên vật liệu đầu vào và tận dụng tối đa các nguồn lực. Dưới đây là một số gợi ý:
4. Giảm các chi phí tài chính\>>Xem thêm: TỔNG HỢP VỀ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP Chiến lược tài chính của doanh nghiệp toàn diện Nghiên cứu kĩ các hợp đồng bảo hiểm và tài chính của công ty Nhà quản lý để loại bỏ những điều khoản phát sinh chi phí không cần thiết.
5. Đổi mới tiếp thịTất nhiên Nhà quản lý sẽ không phải ngừng các quảng cáo trả phí đang đem lại hiệu quả, tuy nhiên những lựa chọn thay thế rẻ ít tốn kém hơn cũng rất xứng đáng được cân nhắc:
6. Sử dụng chiến lược thời gian hiệu quảTối ưu hóa hiệu suất làm giảm chi phí kinh doanh của Nhà quản lý. Hãy nhớ rằng, lãng phí thời gian bằng lãng phí tiền bạc.
7. Áp dụng công nghệ thông tin
8. Sử dụng hệ thống phần mềm hiện đại thay thế cho giấy tờ
9. Hạn chế đầu tư dàn trảiViệc thu hẹp diện tập trung và đầu tư vào thế mạnh của mình là một trong những chiến lược hiệu quả nhất để cải thiện lợi nhuận. Bằng cách giới hạn các loại dịch vụ cung cấp và loại dự án có thể chấp nhận, doạnh nghiệp sẽ làm việc hiệu quả hơn và tạo ra thành quả chất lượng cao hơn. Một cách khác để thu hẹp trọng tâm kinh doanh của Nhà quản lý là trở thành nhà thầu phụ. Hãy tận dụng tối đa năng lực làm việc của Nhà quản lý bằng cách ký hợp đồng phụ bất cứ khi nào có thể. Nhiều dự án hơn đem lại nhiều doanh thu hơn, trong khi hợp đồng thầu phụ sẽ có chi phí thấp hơn và lợi nhuận sẽ được tối ưu. 10. Tận dụng tối đa không gian của Nhà quản lýPhân tích việc sử dụng diện tích làm việc hiện tại. Quẳng mọi thứ vào kho, quá nhiều trang thiết bị, giấy tờ chất đống và sắp xếp đồ nội thất không hợp lý là những lãng phí không gian phổ biến. Hãy sáp nhập các phòng chức năng hoặc bộ phận khác nhau của doanh nghiệp của Nhà quản lý. Sử dụng một không gian cho nhiều mục đích. Ví dụ, phòng họp có thể làm phòng nghỉ hoặc phòng đặt máy photo và máy fax, linh hoạt tùy theo đặc điểm mỗi công ty. 11. Tối đa hóa các kỹ năng của nhân viênĐánh giá việc tận dụng kinh nghiệm và kỹ năng của nhân viên. Trao trách nhiệm cho nhân viên có kỹ năng tốt và làm việc hiệu quả nhất trong lĩnh vực đó. Đừng bắt một chuyên gia bán hàng xử lý văn bản, bắt một chuyên gia về số liệu thiết kế ấn phẩm. Một nhân viên thường phải chịu trách nhiệm cho nhiều nhiệm vụ khác nhau, nhưng hãy xem xét giao mỗi nhiệm vụ đó cho cá nhân khác làm hiệu quả cao hơn. 12. Thuê ngoài nhân viên làm việc từ xa cho một số công việcLợi ích của việc này mà các chủ doanh nghiệp có thể đều biết đó là sự linh hoạt, năng suất tốt và tiết kiệm tiền. Nhân viên làm việc từ xa giúp Nhà quản lý tiết kiệm rất nhiều chi phí. Loại bỏ nhu cầu về thiết bị văn phòng, nguồn cung cấp tiện ích, thuê văn phòng cỡ lớn, … Theo khảo sát, những người làm việc từ xa ít căng thẳng, tập trung tốt hơn và tạo năng suất cao hơn. Họ cũng am hiểu công nghệ, tham vọng và hướng đến kết quả nhiều hơn. 13. Tổ chức các cuộc họp hiệu quảTổ chức các cuộc họp là hoạt động quen thuộc của doanh nghiệp, là nơi mọi người ngồi lại để giải quyết các vấn đề hoặc thông báo quyết định quan trọng nào đó. Đặc trưng của họp là hoạt động gồm sự tham gia của nhiều người. Mỗi phút trong một cuộc họp khi nhân với số lượng và giá trị lao động của người tham dự sẽ phản ánh sự đầu tư vào cuộc họp đó. Chúng tôi đã có một bài viết về sự lãng phí của các cuộc họp vô nghĩa với hàng loạt vấn đề tiêu cực được đưa ra như lãng phí thời gian, nguồn lực, hủy hoại tinh thần và cảm hứng làm việc của nhân viên. Một minh chứng nữa cho sự lãng phí này là 58 tỷ đô ở Anh và 499 tỷ đô ở Hoa Kỳ được dành ra cho các cuộc họp vào năm 2019 (theo công bố của Doodle). Dễ dàng nhận thấy những cuộc họp vô nghĩa thường liên quan đến việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong các hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì thế bản chất của việc nảy sinh nhiều cuộc họp chính là các quy trình của doanh nghiệp tồn tại nhiều khúc mắc và nút thắt. 14. Giảm chi phí “tài nguyên nhàn rỗi”Tài nguyên nhàn rỗi là chi phí ẩn phổ biến nhất trong một doanh nghiệp, bao gồm cả thiết bị và nhân lực. Theo một nghiên cứu, các tổ chức chỉ tự động hóa 25-40% quy trình làm việc. Trong khi đó, nhân viên dành đến 22% thời gian cho các tác vụ tay chân, lặp đi lặp lại một cách nhàm chán và lãng phí Mặc dù không hề tiêu thụ tài nguyên của công ty nhưng chúng vẫn là tài sản. Doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho nhân viên và chịu gánh nặng về mặt chi phí khấu hao và bảo trì cho các thiết bị. Số lượng tài nguyên nhàn rỗi phản ánh hiệu quả sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp, đặc biệt là nhân lực. Nhà quản lý thiếu đi sự đo lường, kiểm soát và phân bổ công việc hợp lý cho các đầu nhân sự. 15. Sắp xếp bố trí nhân sự đúng người, đúng việcMột quy trình nhân sự hiệu quả sẽ bao gồm tuyển dụng và đặt đúng người vào đúng vai trò. Nếu nhà quản lý đặt nhân viên vào phạm vi công việc không phù hợp với các kỹ năng của họ, nhiều hệ lụy tồi tệ sẽ nảy sinh. Bên cạnh những ảnh hưởng từ hiệu suất làm việc kém khiến công việc không hoàn thành, việc mất đi một nhân viên kéo theo những nguy cơ rò rỉ dữ liệu, đồng thời sẽ khiến doanh nghiệp lãng phí một lượng chi phí đáng kể: Chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, chi phí thay thế nhân viên mới. Theo nghiên cứu của Hiệp hội Quản lý nguồn nhân lực, chi phí trung bình để thay thế một nhân viên cũ khi họ rời đi là 6-9 tháng tiền lương. Điều quan trọng là nhà quản lý phải xác định điểm mạnh và điểm yếu của đội ngũ nhân viên và đặt họ vào phạm vi công việc phù hợp. Việc đánh giá nhân viên lúc này là tối quan trọng. Bên cạnh đó doanh nghiệp có thế tối ưu hóa chi phí nhân sự theo 4 bước dưới đây:
Đánh giá các cơ hội tối ưu hóa chi phí của doanh nghiệp dựa trên mức đầu tư và hiệu suất đạt được. Xem lại phương pháp tối ưu hóa chi phí nhân sự hiện tại của bạn và xác định các biện pháp tối ưu hóa chi phí. Ví dụ như: giảm giờ làm, cắt giảm vật tư văn phòng, cho thuê một phần mặt bằng,… Hãy đánh giá các biện pháp đó và lập kế hoạch cho những sự thay đổi cần thiết.
Để có kết quả lâu dài, người quản lý Nhân sự cần một phương pháp tối ưu hóa chi phí có hệ thống. Đây sẽ tiền đề để xây dựng một cơ chế chi phí nhân sự minh bạch, hiệu quả. Bản kế hoạch cần phải được hoàn thành càng sớm càng tốt.
Dù kế hoạch cắt giảm chi phí được đưa ra là gì thì nhà quản trị Nhân sự cũng cần phải có một lộ trình có hệ thống và được thực hiện từng bước. Sau đó hãy thường xuyên theo dõi tiến độ và đánh giá tính hiệu quả mà kế hoạch mang lại.
Để kế hoạch cắt giảm chi phí đem lại hiệu quả cao nhất, bạn cần sự đồng lòng của tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Vì thế hãy truyền đạt những kế hoạch này đến từng phòng ban và từng nhân viên một cách rõ ràng nhất. 16. Cải tiến quy trình làm việc, phối hợp công việcQuy trình trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cố định, nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra. Theo thời gian, quy mô của doanh nghiệp mở rộng đồng nghĩa với sự tăng lên tương ứng của bộ máy nhân sự và khối lượng công việc. Nếu các quy trình trong doanh nghiệp không được hợp lý hóa thì sẽ có rất nhiều thao tác không cần thiết phát sinh, lãng phí nhân sự, xảy ra xung đột trong các công đoạn, … Đây chính là nguyên nhân gây nên chi phí phát sinh thêm và trở thành chi phí ẩn. Ví dụ: Khi việc giao sản phẩm đến tay khách hàng của Nhà quản lý bị chậm không chỉ một lần, trải nghiệm khách hàng sẽ bị kéo xuống mức 0, thậm chí là “âm”. Cho dù Nhà quản lý giải thích rằng quá trình vận chuyển gặp vấn đề, bên cung cấp có sự cố, nhân viên nghỉ ốm, … thì khách hàng cũng khó có thể thông cảm vì điều này cũng ảnh hưởng đến chính kinh tế của họ. Những hệ lụy kéo theo tất nhiên Nhà quản lý hoàn toàn có thể nhìn ra được: mất đi khách hàng, doanh thu sụt giảm, danh tiếng ảnh hưởng, … 17. Chú ý đến các bộ phận “khó kiểm soát”Khi nói đến việc tối ưu chi phí kinh doanh, hầu hết các nhà lãnh đạo nghĩ đến những gì xảy ra trước mắt như tìm nhà cung cấp rẻ hơn, giảm chi phí nhân công hay thuê văn phòng giá thấp hơn. Điều mà nhiều người không nhìn đến là những bộ phận không có KPI/ OKR, như admin hay back office tại nhiều doanh nghiệp. Bởi vì thông thường không có con số đo lường cụ thể nào cho hiệu quả làm việc của đội ngũ này (như KPI hay OKR), nhiều vấn đề tiêu cực dễ dàng xảy ra như làm việc chậm trễ gây ảnh hưởng đến bộ phận khác, kéo theo một lượng chi phí đáng kể mà tổ chức không nhận ra để kiểm soát. 18. Tập trung vào chất lượngChất lượng sản phẩm sẽ giúp Nhà quản lý bán được hàng, dù là hàng hóa hay dịch vụ. Khách hàng hài lòng về lâu dài sẽ tăng doanh số thông qua kênh word-of-mouth, giới thiệu cho người khác và tiếp tục mua sản phẩm. Chất lượng thương hiệu cùng danh tiếng vững chắc cho phép Nhà quản lý tính giá cao hơn, đồng nghĩa với doanh thu cao hơn và lợi nhuận tốt hơn. \>>>Xem thêm: Cách thức gia tăng giá bán sản phẩm trong sự hài lòng của khách hàng 19. Liên kết, hợp tác với các công ty khác cũng là một giải pháp kinh doanh hiệu quảTrong thời đại kinh tế khủng hoảng, các công ty nhỏ thường gặp rất nhiều khó khăn để có thể tồn tại, vậy thì tại sao không liên kết thành một mạng lưới, tương hỗ nhau để cùng phát triển. Hiện nay có rất nhiều công ty áp dụng hình thức này và thành công, ví dụ như công ty về phần mềm máy tính có thể liên kết với công ty về cung cấp phần cứng và các trang mạng kinh doanh. Hãy cung cấp các dịch vụ hoặc sản phẩm phụ trợ có liên quan tới những gì mà khách hàng đã mua hoặc sử dụng. Và khi khách hàng đã đánh giá cao giải pháp phụ trợ của Nhà quản lý, lòng tin và sự trung thành của họ đối với các sản phẩm và dịch vụ của Nhà quản lý cũng sẽ được bền lâu hơn gấp bội. Sự hợp tác này có thể khiến mở rộng thị trường, tăng số lượng khách hàng tiềm năng, đồng thời có thể tích hợp mang đến cho khách hàng nhiều dịch vụ phù hợp mà không mất nhiều công tìm kiếm, giao dịch. Tuy nhiên, trên thực tế chưa có nhiều những mạng lưới liên kết như này bởi hầu hết các nhà quản lý không muốn chia sẻ lợi nhuận ban đầu mà chưa nhìn ra những lợi ích to lớn hơn về lâu dài. 20. Truyền tải thông điệp rõ ràngĐể kế hoạch cắt giảm chi phí đem lại hiệu quả cao nhất, Nhà quản lý cần sự đồng lòng của tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Vì thế hãy truyền đạt những kế hoạch này đến từng phòng ban và từng nhân viên một cách rõ ràng nhất. 21. Luôn theo dõi ngân sáchViệc lên kế hoạch và quản lý ngân sách luôn đi đôi với cắt giảm chi phí kinh doanh. Nhà quản lý sẽ không thể đưa ra những quyết định tài chính thông minh mà không có ý tưởng rõ ràng về dòng tiền Nhà quản lý chảy vào ra khỏi doanh nghiệp của Nhà quản lý mỗi tháng. Quản lý ngân sách mà doanh nghiệp sử dụng hàng ngày có thể trở thành một công cụ mạnh mẽ để giảm chi phí kinh doanh hiệu quả. Trên đây, TACA đã cung cấp cho bạn đọc 21 Phương pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp thực tế và chi tiết giúp mỗi nhà quản lý có thêm sự am hiểu sâu sắc cũng như chọn lọc cho doanh nghiệp mình những giải pháp thiết thực và hiệu quả nhất. Tuy nhiên, để thực sự đạt được những thành công trong kinh doanh với những phương pháp tối ưu hóa chi phí hợp lí bất chấp sự biến đổi khó lường từ thị trường, TACA đưa đến cho doanh nghiệp các giải pháp Dịch vụ tư vấn quản trị doanh nghiệp và Dịch vụ xây dựng và triển khai báo cáo quản trị giúp DN hiểu rõ và kiểm soát chặt chẽ hơn về tình hình kinh doanh, quản trị chi phí,..của mình và đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp qua hệ thống báo cáo quản trị chi phí thông minh, báo cáo phân tích chi tiết về các chỉ số kinh doanh. Với sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn quản trị chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể đi sâu hơn vào những con số để sở hữu các chiến lược cạnh tranh hiệu quả, tối ưu hóa chi phí và đạt được sự đột phá trong hoạt động kinh doanh. Nếu bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn quản trị, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 |
