Tất cả các doanh nghiệp đang phải đối mặt với nhiều vấn đề khác nhau mỗi ngày. Một số rõ ràng và có giải pháp để khắc phục chúng là hiển nhiên; những cái khác phức tạp hơn nhiều và đòi hỏi nhiều hiểu biết sâu sắc hơn về nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Đối với những vấn đề thuộc loại này, điều quan trọng là phải đặt câu hỏi đúng và thu thập thông tin phù hợp, và do đó kiểm tra chúng từ mọi góc độ. Khi đó, phương pháp 5W1H có thể hữu ích cho bạn. "Tôi giữ sáu người đàn ông phục vụ trung thực. Họ đã dạy tôi tất cả những gì tôi biết. Tên của họ là Cái gì , Tại sao , Khi nào , Như thế nào , Ở đâu , Ai." Rudyard KIPLING trong Con voi Show Phương pháp 5W1H là gì?5W1H là tên viết tắt của 6 từ để hỏi sau: What? Who? When? Where? Why? How? Phương pháp này bao gồm việc đặt ra một hệ thống câu hỏi để thu thập tất cả dữ liệu cần thiết để lập một báo cáo về tình hình hiện có với mục đích xác định bản chất thực sự của vấn đề và mô tả bối cảnh chính xác. Trong quá trình phân tích quan trọng và mang tính xây dựng, điều cần thiết là phải tổng hợp dữ liệu chất lượng đầy đủ. Do đó, việc sử dụng các câu hỏi mở yêu cầu các câu trả lời được hỗ trợ, từ đó giúp xác định, làm rõ và phân định vấn đề. Khi đó, kiến thức tốt hơn về tất cả các khía cạnh của một vấn đề sẽ giúp bạn có thể đề xuất các biện pháp thích hợp để thực hiện các hành động khắc phục đúng đắn. Đôi khi phương pháp này chỉ được gọi là “ năm chữ W ”, với “Cách” bị bỏ qua vì nó không phù hợp với mẫu, nhưng vẫn được sử dụng. Điều cần biết: Một biến thể 5W1H khác, đặc biệt là trong kinh doanh, bao gồm một câu hỏi bổ sung ở dạng "Bao nhiêu?" do đó tạo ra phương pháp 5W2H. Chúng tôi sẽ đề cập đến “Bao nhiêu” sau, nhưng chúng tôi sẽ giữ lại chữ viết tắt 5W1H cho phần còn lại của bài viết. Phương pháp 5W1H được sử dụng để làm gì?Phương pháp 5W1H có nhiều ứng dụng, rất khác nhau. Nó hoàn toàn phù hợp, nhờ tính đơn giản và linh hoạt, với nhiều cấu trúc, cấu hình và vấn đề khác nhau, và do đó nó có thể được sử dụng ở mọi cấp độ của doanh nghiệp: Ví dụ: - Ở cấp quản lý để cải thiện tổ chức và quy trình trong các phiên thảo luận; - Ở cấp độ chất lượng như một công cụ hỗ trợ giải quyết vấn đề; - Ở cấp độ đổi mới để thúc đẩy sự xuất hiện của các giải pháp và ý tưởng trong sự nghiệp tiến bộ; - Ở cấp độ quản lý dự án nói chung. Ưu điểm của phương pháp 5W1HĐiểm mạnh của phương pháp 5W1H nằm ở bốn thuộc tính chính: Đơn giản : không cần đào tạo hoặc những người được công nhận về phương pháp để đặt thành công những câu hỏi này. Có hệ thống : chìa khóa thành công là luôn đặt tất cả các câu hỏi, mọi lúc và mọi nơi. Đa năng : nó có thể được sử dụng tốt như nhau để thiết kế một quy trình mới cũng như thực hiện một biện pháp khắc phục. Toàn diện : phương pháp này có thể được sử dụng để có được cái nhìn 360 ° về vấn đề và phát hiện ra lộ trình giải quyết. Thực hiện và ứng dụng của phương pháp 5W1HPhương pháp 5W1H chia thành ba giai đoạn chính : - Mô tả tình huống ban đầu; - Xác định các yếu tố chính và ưu tiên chúng; - Đề xuất các hành động phù hợp và quan trọng là hiệu quả. Các câu hỏi 5W1H được sử dụng để thiết lập tình huống (giai đoạn 1). Trên cơ sở các câu trả lời và tổng quan thu được, có thể tìm ra các yếu tố then chốt (giai đoạn 2) và từ đó đưa ra các giải pháp (giai đoạn 3). Sau đây là danh sách các câu hỏi mẫu và giải thích. What? Giải thích : Mô tả nhiệm vụ, hoạt động, vấn đề, mục đích dự án. Mục tiêu : Mục đích, hành động, thủ tục, máy móc, v.v. Câu hỏi mẫu : Vấn đề hoặc rủi ro là gì? Tình hình là gì? Đặc điểm sản phẩm là gì? Dịch vụ hoạt động như thế nào? Who? Giải thích : Xác định các bên liên quan có liên quan, những người chịu trách nhiệm hoặc bị ảnh hưởng. Mục tiêu : Người quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, nạn nhân, những người liên quan trực tiếp, v.v. Câu hỏi mẫu : Ai phụ trách? Ai đã tìm ra vấn đề? Ai sẽ được yêu cầu thực hiện công việc? Where? Giải thích : Mô tả địa điểm hoặc địa điểm liên quan. Mục tiêu : Mặt bằng, nhà xưởng, trạm làm việc, v.v. Câu hỏi mẫu : Bài toán áp dụng ở đâu? Mặt bằng có dễ tiếp cận không? Sự cố nằm ở máy nào? When? Giải thích : Xác định thời gian tình huống đã, đang hoặc sẽ diễn ra. Mục tiêu : Ngày, thời lượng, tần suất, v.v. Câu hỏi mẫu : Mất bao lâu? Ngày cài đặt là khi nào? Bao lâu thì vấn đề phát sinh? How? Giải thích : Xác định cách tiến hành, các bước và phương pháp được sử dụng. Mục tiêu : Các thủ tục, phương pháp tổ chức, các hành động, phương tiện và kỹ thuật được sử dụng, v.v. Câu hỏi mẫu : Trong điều kiện hoặc hoàn cảnh nào? Bộ phận được tổ chức như thế nào? Các phương pháp được sử dụng là gì? Những nguồn lực nào được sử dụng? How much? Giải thích : Xác định các nguồn lực và thiết bị cần thiết. Mục tiêu : Số lượng, ngân sách, v.v. Câu hỏi mẫu : Chi phí là gì? Những tài nguyên nào là cần thiết? Bao nhiêu ngày công? Why? Giải thích : Mô tả động cơ, hoặc mục tiêu, hoặc sự biện minh hoặc lý do đằng sau một phương pháp làm việc. Mục tiêu : Mục tiêu, mục đích, biện minh, v.v. Câu hỏi mẫu : Mục tiêu được nhắm mục tiêu là gì? Tại sao đào tạo này hoặc thiết bị này được chọn? Câu hỏi "Tại sao?" là điều cần thiết để hiểu rõ hơn. Đừng ngừng hỏi nó sau bất kỳ câu trả lời nào cho các câu hỏi khác (4W khác và Cách thức). Tóm lại, phương pháp 5W1H là một phương pháp nổi bật để hiểu và xác định rõ hơn một tình huống , miễn là nó được kiểm soát đúng cách và sử dụng một cách khôn ngoan. Đây là một phương pháp cung cấp giải pháp hiệu quả cho các vấn đề gặp phải và giúp tạo ra động lực cải tiến liên tục tích cực trong doanh nghiệp. |
