Chi phí Tổ chức hội nghị khách hàng bao gồm đa dạng các hạng mục. Từ dựng sân khấu, thuê hệ thống chiếu sáng, thuê hội trường,… đến các chi phí cho nhân sự. Như thuê MC, người biểu diễn,… Sắp xếp chi phí cho hoạt động khen thưởng đều cần đến dự trù rõ ràng. Bên cạnh việc chia sẻ các thông tin doanh số đáng mừng đây còn là hoạt động tri ân các khách hàng, đối tác thân thiết đã sử dụng dịch vụ, sản phẩm của quý doanh nghiệp. Show
Theo đó, cách dự trù ngân sách tối thiểu là bao nhiêu thì đủ? Và tối đa bao nhiêu tiền thì là thoải mái? Cách thức tiết kiệm chi phí hay chi phí phát sinh? Dù tổ chức sự kiện ở bất kì quy mô nào thì việc dự trù ngân sách là rất cần thiết và không thể bỏ qua được. Công ty Palamun Event mời quý doanh nghiệp cùng tham khảo qua dự toán ngân sách 7 bước Tổ chức hội nghị khách hàng đầy đủ nhất qua các bước sau: Bước 1: Lên danh sách khách mời và nội dung chương trình tổ chức hội nghị khách hàng
 Bước 2: Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng
Bước 3: Lên checklist tổng thể các hạng mụcBạn cần lập danh sách các hạng mục (hay còn gọi là bảng checklist). Sau đó lập bảng dự toán kính phí mỗi hạng mục cần có sẽ có một mức giá khác nhau. Nó có thể dao động tùy theo gói dịch vụ, Để lập dự toán cho một sự kiện được chu đáo, điều cần thiết nhất là bạn phải đọc thật kỹ nội dung. Bảng kế hoạch dành cho sự kiện đó bao gồm những việc cần làm và tầm ảnh hưởng của nó như thế nào. Do đó bạn phải lên kế hoach thật kỹ lưỡng, chu toàn. Bước 4: Chi phí dự phòngVà đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện. Vì một sự kiện sẽ phát sinh những điều chúng ta không lường trước được. Cho nên nếu không có khoản này thì người tổ chức event sẽ phải gánh chịu mọi rủi ro. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% – 15% tùy mức độ rủi ro, phức tạp của từng sự kiện.
Bước 5: Thành lập một ban tổ chức hội nghị khách hàng để quản lý và kiểm soát chi phí tổng thểThành lập một BTC để dễ phân chia công việc và trách nhiệm cụ thể của mỗi phòng ban. Từ đó sắp xếp sự kiện theo timeline của chương trình. Phải dự kiến các loại danh mục và kèm theo các loại sản phẩm, dịch vụ và hàng hóa, thiết bị, ấn phẩm, phụ kiện, ấn phẩm, quà tặng cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Bước 6: Quản lý thất thoát hạng mục sự kiện
Bước 7: Chi phí về tiệc mừng sự kiệnTiệc chiêu đãi theo set menu hoặc tiệc bàn tròn. Việc này khá quan trọng để cảm ơn và tri ân khách hàng. Cũng như tạo mối quan hệ mật thiết với đối tác vững bền trong tương lai. Ngân sách này tùy thuộc vào chuẩn nhà hàng 3 sao – 5 sao hoặc nhà hàng loại trung bình. Các giá trung bình 2.200.000đ – 6.500.000đ/ bàn. Mong rằng các chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với bạn khi tổ chức hội nghị khách hàng. Quý công ty nên cân nhắc nguồn tài chính cho phép để quyết định sử dụng thêm những dịch vụ nào. Cách lên chi phí ngân sách tổ chức hội nghị khách hàng hợp lý thì chương trình sẽ được chuẩn bị chu đáo tiết kiệm. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức với chi phí tốt và thấp nhất hãy liên hệ ngay đến Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event để được tư vấn nhé! Sự kiện quy mô dù lớn hay nhỏ thì đều cần phải lập kế hoạch tổ chức. Kế hoạch càng chi tiết thì quá trình diễn ra sự kiện càng thuận lợi và ít phát sinh. Dưới đây là 11 bước giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công và hiệu quả nhất. 1. Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành côngThông qua các sự kiện, doanh nghiệp thể dễ dàng quảng bá hình ảnh, truyền tải các thông điệp đến với công chúng. Sự kiện được tổ chức càng bài bản thì doanh nghiệp càng khẳng định được uy tín và sự chuyên nghiệp của mình. Trống Đồng Palace xin chia sẻ đến bạn, quy trình 11 bước để lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công. 1.1. Bước 1: Xác định loại hình và mục tiêu sự kiệnCó nhiều loại hình sự kiện có thể tổ chức, tuỳ thuộc theo từng mục đích doanh nghiệp như: lễ khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm, lễ tri ân khách hàng… Mỗi loại hình này lại có cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện khác nhau. Do đó, việc xác định mục tiêu cụ thể của sự kiện là gì sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch chính xác nhất. Từ đó tiết kiệm thời gian công sức mà vẫn đảm bảo hướng tới mục đích chính cuối cùng. Ví dụ: Khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, mục tiêu của doanh nghiệp là phải tạo dựng được sự chú ý của khách hàng và công chúng. Do đó khi lên kế hoạch cho sự kiện cần đặc biệt quan tâm đến các hạng mục truyền thông, quảng cáo. Tùy vào mục đích, mà doanh nghiệp lựa chọn cho mình loại hình sự kiện phù hợp. 1.2. Bước 2: Xác định đối tượng khách mờiĐể sự kiện diễn ra hiệu quả, khi lên kế hoạch doanh nghiệp cần phân loại và chọn ra đối tượng khách mời phù hợp với mục đích của sự kiện. Tránh việc truyền thông sai đối tượng, dẫn đến lãng phí ngân sách và nguồn lực. Ví dụ: Sự kiện tri ân khách hàng, doanh nghiệp cần xác định đối tượng khách mời tham gia là các khách hàng thân thiết lâu năm, tin dùng sản phẩm của doanh nghiệp. Đối với các sự kiện như ra mắt sản phẩm mới thì khách mời nên lựa chọn những người có ảnh hưởng trong lĩnh vực để tạo tiếng vang cho sản phẩm mới.
Các khách mời nổi tiếng giúp nâng cao hiệu quả truyền thông cho sự kiện Trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn phải xác định danh sách khách mời sớm. Việc này sẽ giúp bạn có thể tính toán chi phí hiệu quả và tìm địa điểm tổ chức phù hợp. Đồng thời, bạn nên gửi thiệp trước ít nhất khoảng 2 tuần để khách mời có thể sắp xếp công việc và thời gian tham dự. 1.3. Bước 3: Xác định ý tưởng và chủ đề của sự kiệnVới bất kỳ sự kiện nào thì ý tưởng và chủ đề đều rất quan trọng. Ý tưởng và chủ đề phải phù hợp với mục tiêu và đối tượng khách mời mà doanh nghiệp hướng tới. Một ý tưởng tốt sẽ giúp xâu chuỗi toàn bộ hoạt động của sự kiện, giúp nó diễn ra đúng hướng và đạt được hiệu quả truyền thông tốt nhất. Nếu đang gặp khó khăn trong việc lên idea cho sự kiện bạn có thể tham khảo những ý tưởng tổ chức sự kiện của Trống Đồng Palace để chuẩn bị kế hoạch tốt nhất.
Nên ưu tiên lựa chọn các ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo 1.4. Bước 4: Xác định thời gian, địa điểm
Ưu tiên lựa chọn các địa điểm tổ chức uy tín
Các địa điểm tổ chức uy tín thường hết lịch sớm 1.5. Bước 5: Dự trù chi phí tổ chức cho công tyDự trù ngân sách là một bước cần thiết trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Qua đó, doanh nghiệp có thể làm rõ các khía cạnh khác trong kế hoạch như số lượng, quy mô, chất lượng của các chương trình, phần trang trí, địa điểm tổ chức… Dưới đây là một bảng dự trù các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện mà bạn có thể tham khảo:
Bên cạnh đó, việc lập dự trù chi phí cũng giúp tránh những bất ngờ không mong muốn như thiếu ngân sách hoặc lạm chi sau tổ chức. Từ đó, hạn chế tối đa các thiếu sót, đảm bảo chất lượng và hiệu quả của sự kiện. Lên dự trù ngân sách là việc không thể thiếu khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện 1.6. Bước 6: Xác định và thiết lập quan hệ đối tác & nhà tài trợViệc xác định và thiết lập quan hệ với các đối tác và nhà tài trợ sẽ góp phần không nhỏ đến sự thành công của sự kiện do đó bạn không nên bỏ qua bước này khi lên kế hoạch tổ chức. Đối với các sự kiện quy mô, đòi hỏi mức ngân sách lớn hoặc có nhiều hạng mục phải thực hiện, các nhà tài trợ hoặc đối tác sẽ giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí lớn. Điều này được thể hiện thông qua việc cộng tác hoặc tài trợ kinh phí, cơ sở vật chất hay trang thiết bị... Thêm vào đó, những đơn vị có nhận diện thương hiệu tốt hoặc có tầm ảnh hưởng trong lĩnh vực sẽ giúp tăng cường hiệu quả truyền thông. Đồng thời khẳng định độ chuyên nghiệp của sự kiện, dễ gây được tiếng vang với công chúng.
Các đối tác và nhà tài trợ sẽ góp phần không nhỏ đến sự thành công của sự kiện 1.7. Bước 7: Xây dựng kịch bản và timeline cho sự kiệnSau khi hoàn thành các bước trên, việc bạn cần làm tiếp theo để tạo nên một kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo là lên timeline và kịch bản cho các chương trình. Điều này thể hiện thông qua việc xây dựng timeline và kịch bản.
Các kịch bản tốt sẽ gây được ấn tượng với khách mời 1.8. Bước 8: Lập kế hoạch quảng báBạn sẽ không thể đạt được mục đích truyền tải thông điệp nếu không quảng bá sự kiện tới công chúng. Tùy vào loại hình và mục đích cụ thể của từng sự kiện mà bạn sẽ có kế hoạch quảng bá khác nhau. Các kênh quảng bá được các doanh nghiệp ưa thích lựa chọn hiện nay là:
Kế hoạch quảng bá tốt sẽ giúp doanh nghiệp thu hút đồng thời tạo thiện cảm với các đối tượng khách mời. 1.9. Bước 9: Triển khai kế hoạch tổ chức sự kiệnĐây là khâu quan trọng nhất trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện của doanh nghiệp. Bạn cần phải kiểm soát được tất cả các khâu, đảm bảo tất cả chúng đều diễn ra đúng tiến độ.
Quà tặng thể hiện sự trân trọng của doanh nghiệp tới các khách mời tham dự Phong cách trang trí và hệ thống âm thanh - ánh sáng là yếu tố đặc biệt quan trọng Standee giúp truyền tải thông điệp, thu hút sự quan tâm của công chúng 1.10. Bước 10: Tổng duyệt lại sự kiện, kiểm tra vấn đề phát sinhTrước khi sự kiện chính thức diễn ra, bạn nên tổng duyệt lại chương trình một lần để kiểm tra xem có vấn đề phát sinh gì không và kịp thời xử lý. Đồng thời, việc tổng duyệt cũng như một bản nháp của sự kiện chính, giúp bạn làm quen với kịch bản, tránh bỡ ngỡ và xảy ra các sai sót khi chương trình chính thức diễn ra. Tổng duyệt trước sự kiện góp phần giúp chương trình diễn ra thuận lợi hơn 1.11. Bước 11: Đánh giá, rút kinh nghiệmDù bạn có lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt đến đâu thì trên thực tế vẫn sẽ có những phát sinh không đáng có, hoặc những đầu mục công việc mà bạn có thể làm tốt hơn. Các buổi họp đánh giá sau sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp có sự nhìn nhận lại các vấn đề này, rút ra kinh nghiệm tổ chức cho các sự kiện sau. Từ đó nâng cao chất lượng các sự kiện, cải thiện mức độ uy tín và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. 2. Mẫu kịch bản tham khảo khi tổ chức sự kiệnDưới đây là mẫu kịch bản tham khảo khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Tùy vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và khách mời, bạn có thể điều chỉnh, chi tiết lại các chương trình cho phù hợp.
3. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện cùng Trống Đồng PalaceLà một trong những đơn vị tổ chức uy tín nhất hiện nay, Trống Đồng Palace vinh dự được đồng hành cùng các doanh nghiệp, tổ chức qua hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ trong suốt 12 năm kinh nghiệm. Hiện nay Trống Đồng Palace cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói bao gồm:
Trống Đồng Palace cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu Thực đơn được xây dựng bởi đội ngũ đầu bếp có kinh nghiệm lâu năm và yêu nghề Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp luôn sẵn sàng hỗ trợ khách bất cứ lúc nào Với những thế mạnh trong kinh nghiệm, dịch vụ và cơ sở vật chất, Trống Đồng Palace luôn sẵn sàng cùng các doanh nghiệp lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và chất lượng nhất. Từ đó, giúp quý khách hàng truyền tải các thông điệp ý nghĩa, nâng tầm thương hiệu và khẳng định vị thế của doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ: |
