Tự động tạo tổng phụ trong Excel

Sắp xếp, lọc và sử dụng AutoSum là những cách tuyệt vời để làm việc với dữ liệu của bạn để trình bày bảng tính kiểu báo cáo nhưng có một cách tốt hơn. Làm cách nào bạn có thể trình bày dữ liệu thô theo cách hiển thị tổng phụ, sau đó loại bỏ và mở rộng để tạo một bảng tính Excel đẹp mắt? . Đây là cách

1. Điều rất quan trọng trước tiên là sắp xếp cột để thiết lập thay đổi về tên. Thao tác này sẽ cho Excel biết vị trí chèn hàng hiển thị tổng phụ cho danh mục bạn chọn

2. Trên tab Dữ liệu, nhấp vào bất kỳ đâu trong cột mà bạn muốn sắp xếp và nhấp vào nút Sắp xếp để hiển thị dữ liệu của bạn theo thứ tự bảng chữ cái. Bên dưới, bạn có thể thấy rằng chúng tôi đã sắp xếp theo nhà sản xuất và chúng tôi sẽ sử dụng tính năng Tổng phụ để tạo tổng phụ theo nhà sản xuất

Q. Tôi nhận được các bảng tính thường xuyên với tất cả các tài khoản, phòng ban, nhân viên và số dư của công ty chúng tôi và tôi phải tính tổng phụ theo các tài khoản, phòng ban, v.v. Tôi đã thực hiện việc này theo cách thủ công bằng cách sử dụng hàm SUM. Một đồng nghiệp đã gợi ý tôi sử dụng hàm SUBTOTAL, nhưng thực sự có sự khác biệt nào không?

A. Có một số lý do để sử dụng SUBTOTAL thay vì SUM khi chèn tổng phụ vào bảng tính của bạn. Một lý do là các tổng phụ bị bỏ qua khi tính tổng lớn, giúp tính tổng toàn bộ bảng tính dễ dàng hơn nhiều. Các lợi ích khác khi sử dụng SUBTOTAL là bạn có thể chọn bỏ qua bất kỳ số nào đã bị ẩn, tóm tắt dữ liệu động và tính tổng các giá trị đã lọc. Và một trong những lý do hữu ích nhất là bạn có thể tự động tạo tổng phụ, tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể

Bạn có thể tải xuống sổ tính Excel tương tự như được mô tả trong câu hỏi tại đây và truy cập vào video minh họa cách tự động tạo tổng phụ ở cuối bài viết này

Xem bên dưới để biết một đoạn nhỏ của bảng tính mà chúng tôi sẽ tính tổng phụ. Nó chứa nhiều loại tài khoản, mã tài khoản, tiêu đề tài khoản, phòng ban, trung tâm chi phí, năm, tháng và giá trị ngân sách

Trước tiên, hãy tính tổng phụ các giá trị đã lập ngân sách theo loại tài khoản. Đặt con trỏ của bạn ở bất kỳ đâu trong tập dữ liệu. Nhấp vào tab Dữ liệu trên Dải băng. Sau đó chọn Tổng phụ từ nhóm Phác thảo và cửa sổ Tổng phụ sẽ mở ra. Dưới Tại mỗi thay đổi trong. , chọn ACCT_TYPE vì đó là những gì chúng tôi đã quyết định tính tổng phụ. Tuy nhiên, bạn không phải tính tổng phụ theo cột đầu tiên; . Dưới Sử dụng chức năng. , chọn Tổng, là giá trị mặc định. Lưu ý rằng có một số tùy chọn bạn có thể chọn ngoài SUM. Trong Thêm tổng phụ vào. , chọn NGÂN SÁCH vì đây là tổng số chúng tôi muốn cho từng loại tài khoản. Có ba hộp kiểm ở cuối cửa sổ Tổng phụ . Đầu tiên là Thay thế tổng phụ hiện tại, sẽ xóa mọi tổng phụ hiện có trong tập dữ liệu bằng tổng phụ mới. Theo mặc định, điều này đã được kiểm tra. Mặc dù tôi không có bất kỳ tổng phụ hiện có nào trong bảng tính của mình, nhưng tôi sẽ để tùy chọn này được chọn. Hộp kiểm thứ hai là Ngắt trang giữa các nhóm. Tùy chọn này cho phép bạn tách các phần tổng phụ thành các trang khác nhau. Điều này hữu ích nếu bạn muốn in bảng tính với mỗi loại tài khoản được tính tổng trên một trang riêng biệt. Hộp kiểm thứ ba là Tóm tắt bên dưới dữ liệu. Điều này sẽ điền dữ liệu tóm tắt liên quan đến cài đặt bạn đã chọn. Vì chúng tôi đã sử dụng SUM trong ví dụ của mình nên dữ liệu tóm tắt hiển thị tổng cộng cho tất cả các giá trị được lập ngân sách

Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị một đoạn bảng tính với các giá trị được lập ngân sách của từng loại tài khoản được tính tổng phụ và tổng cộng của tất cả các giá trị được lập ngân sách được hiển thị ở cuối bảng tính. Tất cả điều này đã được thực hiện chỉ với một vài cú nhấp chuột

Thông tin về các Tác giả

kelly l. Williams, CPA, Tiến sĩ. D. , MBA, là phó giáo sư kế toán tại Trường Cao đẳng Kinh doanh Jones thuộc Đại học Bang Middle Tennessee

gửi câu hỏi

Bạn có câu hỏi công nghệ cho cột này? . tổ chức. Chúng tôi rất tiếc không thể trả lời riêng tất cả các câu hỏi đã gửi

Chris Menard là Nhà đào tạo được chứng nhận của Microsoft (MCT) và được tuyển dụng toàn thời gian với tư cách là Nhà đào tạo cho Bakerhostetler, một trong những công ty luật lớn nhất quốc gia. Menard có kênh YouTube với hơn 800 video công nghệ về Excel, Word, Zoom, Teams, Outlook, Gmail, Google Calendar và các tài nguyên khác được hơn 12 triệu người xem đánh giá cao. Menard cũng diễn thuyết trước công chúng tại các hội nghị dành cho CPA và Chuyên viên hành chính. Kết nối với Chris trên LinkedIn tại chrismenardtraining. com/linked hoặc trên YouTube tại chrismenardtraining. com/youtube

Làm thế nào để bạn tính tổng các tổng phụ một cách tự động?

Cách nhanh nhất để thêm tổng phụ trong Excel là gì?

Làm cách nào để tự động in đậm tổng phụ trong Excel?

Làm thế nào để bạn tạo một phác thảo tự động trong Excel?