Để trở thành một nhân viên văn phòng xuất sắc, việc nắm vững nhiều kỹ năng quan trọng như kỹ năng cứng, kỹ năng mềm hay kỹ năng chuyên môn là điều cần thiết trong quá trình làm việc của mỗi nhân viên. Trong đó, kỹ năng tin học văn phòng là một kỹ năng không thể thiếu đối với mỗi nhân viên văn phòng. Trong bài viết sau đây, hãy cùng PMS tìm hiểu về các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết, quan trọng mà mọi người trong công sở cần sở hữu.
Mục lục
Kỹ năng tin học văn phòng (Office Information Skills) là bộ kỹ năng liên quan đến việc sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ công việc trong môi trường văn phòng như soạn thảo văn bản, trình chiếu slide, quản lý bảng tính,…
Đối với phần lớn các công việc, nhà tuyển dụng thường mong đợi ứng viên sở hữu ít nhất một số kỹ năng tin học văn phòng cơ bản. Để phù hợp với nhiều vị trí liên quan đến ứng dụng công nghệ, bạn cần có các kỹ năng và chứng chỉ nâng cao. Hãy làm nổi bật những kỹ năng phù hợp nhất của bạn khi nộp đơn xin việc, bất kể vai trò bạn đang ứng tuyển.
2. Tại sao kỹ năng sử dụng tin học văn phòng lại quan trọng?
Với sự ngày càng phát triển của công nghệ, các nhà tuyển dụng đang tìm kiếm nhân sự có kỹ năng tin học văn phòng cơ bản một cách thành thạo. Không phụ thuộc vào ngành nghề hoặc lĩnh vực bạn đang làm việc, việc sử dụng kỹ năng tin học văn phòng có thể giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ và bắt đầu làm việc ngay từ đầu được suôn sẻ.
Dưới đây là một số lợi ích mà kỹ năng tin học văn phòng mang lại, cụ thể:
- Giúp học tập và làm việc hiệu quả hơn: Các phần mềm văn phòng như Word, Excel, PowerPoint,… hỗ trợ người dùng tạo ra các tài liệu văn bản, bảng tính, bản trình bày,… một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp trong quá trình học tập và làm việc.
- Tăng cơ hội tìm kiếm việc làm: Việc thành thạo các kỹ năng sử dụng tin học văn phòng là một trong những yêu cầu quan trọng mà các nhà tuyển dụng đặt ra khi tìm kiếm ứng viên. Những người ứng viên có kỹ năng này thường có nhiều cơ hội được tuyển chọn trong quá trình tuyển dụng.
- Mở rộng cơ hội phát triển bản thân: Kỹ năng giúp người học tiếp cận với các kỹ năng tin học văn phòng nâng cao khác. Điều này giúp ích cho việc phát triển bản thân và cải thiện hiệu quả làm việc.
Hơn nữa, việc sử dụng kỹ năng tin học văn phòng cũng giúp bạn gây ấn tượng tích cực đối với đồng nghiệp và cấp trên, đặc biệt là khi bạn có khả năng hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và chính xác.
3. Các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết nơi công sở
3.1 Phần mềm Office
Bộ phần mềm Office là một bộ chương trình được ứng dụng để thực hiện nhiều công việc công sở khác nhau như xử lý văn bản, bảng tính, trình chiếu, email, lịch và phần mềm lưu trữ. Thành thạo việc sử dụng các phần mềm Office đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển sự nghiệp và nâng cao hiệu suất công việc của bạn.
Dưới đây là một số phần mềm Office thường được sử dụng:
- Microsoft Teams
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Calendar
- Google Drive
- PowerPoint
- Outlook
- OneNote
- OneDrive
3.2 Công cụ trình chiếu
Nhiều công việc đòi hỏi bạn phải thuyết trình trước đám đông, có thể là chia sẻ kết quả của dự án, chiến dịch, ý tưởng sáng tạo; đưa ra đề xuất mới cho đồng nghiệp hoặc khách hàng; đào tạo nhân viên về các quy trình hoặc trình bày công nghệ mới.
Các phần mềm để tạo bản trình bày thường xuất hiện trong các bộ ứng dụng văn phòng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tích hợp các yếu tố trực quan như biểu đồ, đồ họa, video từ các chương trình hoặc phần mềm khác.
Dưới đây là một số công cụ trình chiếu phổ biến như:
- PowerPoint
- Canva
- Google Slides
- Visme
- CustomShow
- Haiku Deck
- Apple Keynote
- SlideDog
- Prezi
3.3 Phần mềm bảng tính
Phụ thuộc vào ngành nghề và công việc của bạn, việc bạn sử dụng các phần mềm bảng tính là điều cần thiết để xử lý cho nhiều tác vụ khác nhau như theo dõi tiến độ, doanh số bán hàng, thông tin khách hàng, chiến lược quảng cáo,…
Tuy nhiên, việc nắm vững những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản như đọc và cập nhật bảng tính, sắp xếp dữ liệu hoặc tạo các công thức tính đơn giản là điều bạn cần phải biết.
Dưới đây là các phần mềm bảng tính phổ biến, bao gồm:
- Microsoft Excel
- Google trang tính
- LibreOffice Calc
- Apache OpenOffice Calc
- Gnumeric
- Apple Numbers
- WPS
3.4 Phần mềm chỉnh sửa video
Một trong những kỹ năng tin học văn phòng cần biết đó là chỉnh sửa, biên tập và xuất bản video cơ bản. Đây là một kỹ năng quan trọng trong thời đại 4.0 hiện nay, khi mà video được sử dụng rộng rãi để truyền đạt thông tin và giải trí trên nhiều nền tảng khác nhau một cách nhanh chóng.
Để thực hiện chỉnh sửa video cơ bản, bạn cần phải có kiến thức và kinh nghiệm với các công cụ và phần mềm chỉnh sửa video phổ biến hiện nay như:
- Adobe Premiere Pro
- Capcut
- Movavi
- iSkysoft
- Windows Movie Maker
- Renderforest
- Slidely
- Magisto
- Filmora
3.5 Phần mềm chỉnh sửa hình ảnh
Kỹ năng chỉnh sửa hình ảnh trong lĩnh vực tin học văn phòng là khả năng sử dụng các công cụ và phần mềm để chỉnh sửa, tối ưu hóa và thay đổi hình ảnh theo ý muốn. Đây là một kỹ năng quan trọng đặc biệt cần thiết cho những người làm việc trong các lĩnh vực như thiết kế đồ họa, quảng cáo, truyền thông và marketing.
Dưới đây là một số phần mềm chỉnh sửa hình ảnh mà bạn có thể tìm hiểu:
- Adobe Photoshop
- Canva
- GIMP
- Photo Pos Pro
- Zoner Photo Studio
- Lightroom
- PhotoScape
3.6 Kỹ năng lập trình
Kỹ năng lập trình được áp dụng để tạo ra phần mềm, trang web, ứng dụng hay các tính năng khác cho máy tính, máy tính bảng, điện thoại hoặc trên internet. Những kỹ năng này đặc biệt quan trọng đối với những người làm kỹ sư phần mềm, nhà phát triển web hoặc những người có công việc tương tự.
Dưới đây là một số kỹ năng lập trình ngôn ngữ mã hóa phổ biến, bao gồm:
- HTML
- CSS
- Quản lý cơ sở dữ liệu
- Java
- JavaScript
- Python
- Ruby
- SQL
3.7 Sử dụng công cụ giao tiếp
Việc giao tiếp trên máy tính qua các ứng dụng rất phổ biến ở nhiều công ty trong thời buổi hiện đại ngày nay. Tùy thuộc vào văn hóa tổ chức và phòng ban của bạn, việc nắm vững kỹ năng này liên quan đến giao tiếp có thể rất quan trọng, từ việc gửi email cho các đối tác bên ngoài công ty hay tham gia các cuộc họp và liên lạc với đồng nghiệp, cấp trên của mình trong tổ chức.
Dưới đây các công cụ hỗ trợ trong việc giao tiếp trên máy tính phổ biến hiện nay, cụ thể:
- Trò chuyện Online – Chat: Facebook, Zalo, Discord, Workplace,…
- Gửi Email: Gmail, Outlook,…
- Họp Online: Google Meet, Zoom, Skype, Google Hangouts, Facebook Workplace,…
4. Cách rèn luyện các kỹ năng tin học văn phòng
4.1 Tham gia các khóa học
Để nâng cao kỹ năng tin học văn phòng, hãy tham gia vào các khóa học cấp chứng chỉ tin học, những khóa học này mang đến cho học viên kiến thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng máy tính và các ứng dụng tin học văn phòng một cách hiệu quả.
Các chương trình đào tạo này thường được thiết kế để giúp học viên tiếp cận các công cụ và kỹ thuật mới nhất, từ những khái niệm cơ bản đến những nội dung nâng cao.
Bạn có thể tham gia các khóa học này trên các nền tảng giáo dục lớn hiện nay như Udemy, Coursera, Linkedin Learning,… hay tìm hiểu các khóa học tại các trường đại học, cao đẳng tại Việt Nam.
\>> Tham khảo ngay: Khóa học kỹ năng soạn thảo văn bản cho người mới đi làm
4.2 Tự học qua các tài liệu, video hướng dẫn miễn phí trên mạng
Nếu bạn đang muốn tiết kiệm về chi phí và thời gian trong quá trình nâng cao kỹ năng tin học văn phòng, bạn có thể tìm đến việc tham gia các khóa học trực tuyến hoặc tự học miễn phí trên các nền tảng giáo dục miễn phí như edX, Coursera, Khan Academy,… Những trang web này cung cấp các khóa học trực tuyến về nhiều chủ đề liên quan đến tin học văn phòng, từ những khái niệm cơ bản đến nâng cao.
Tuy nhiên, nếu bạn ưa thích một môi trường học tập có chất lượng cao hoặc muốn có sự hướng dẫn tận tình, chuyên nghiệp thì bạn nên tìm đến các trung tâm đào tạo tin học văn phòng, PMS giới thiệu một số trung tâm uy tín như:
- Trung tâm tin học MS
- Tin học đại dương
- Trung tâm tin học KEY
- Tin học văn phòng NewSky
4.3 Học hỏi từ đồng nghiệp, người thân
Một trong những cách hiệu quả để nâng cao các kỹ năng tin học văn phòng là học hỏi từ các đồng nghiệp giỏi hay người thân có chuyên môn tốt về tin học văn phòng. Vì đây là cách giúp bạn học hỏi được những góc nhìn, kinh nghiệm thực tế từ những người này, đặc biệt trong quá trình họ luôn giúp đỡ bạn tận tình nếu bạn không hiểu hay những điểm thiếu sót trong quá trình học.
Trên đây là toàn bộ thông tin mà Học Viện PMS tổng hợp lại để chia sẻ với mọi người, mong rằng những thông tin hữu ích này sẽ giúp ích cho bạn đọc. Nếu có bất cứ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn trong thời gian sớm nhất!