Phân tích dự án (Project Analysis) được thực hiện định kỳ trước thường xuyên trước – trong- sau khi doanh nghiệp có dự án. Việc phân tích dự án này giúp doanh nghiệp nắm bắt được các thách thức bất ngờ, những thông tin quan trọng bị bỏ qua hoặc những sai sót trong quá trình làm việc sẽ bộc lộ khi dự án mở ra. Phân tích dự án doanh nghiệp cũng cho phép doanh nghiệp đánh giá mọi chi phí hoặc vấn đề liên quan đến dự án trước khi thực hiện nó và đánh giá kết quả sau khi công việc hoàn thành. Show Vậy phân tích dự án doanh nghiệp mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp và những điểm quan trong cách phân tích dự án là gì, quý doanh nghiệp hãy cùng Taca tìm hiểu trong bài chia sẻ dưới đây. Tầm quan trọng của phân tích dự án?Một nghiên cứu đã phát biểu rằng trên hai phần ba tất cả các dự án không được hoàn thành đúng thời hạn và vượt quá ngân sách. Điều gì phân biệt 2/3 số dự án thất bại với 1/3 số dự án thành công? Phân tích dự án thường xuyên. Phân tích dự án cho phép bạn nhìn thấy các vấn đề hiện tại và chuẩn bị cũng như tránh các vấn đề trong tương lai. Điều này đảm bảo thực hiện dự án suôn sẻ và bàn giao dự án kịp thời. Do vậy, phân tích dự án là xem xét tất cả các khía cạnh của dự án theo một phương pháp phối hợp có hệ thống, nhằm để: – Chỉ ra khả năng sinh lời của dự án thông qua việc so sánh lợi ích và chi phí của dự án. – Phát hiện những bất hợp lí của dự án để kịp thời điều chỉnh nhằm làm tăng giá trị của dự án. – Giúp doanh nghiệp thực hiện có thể lựa chọn được các phương án tối ưu và giúp người ra quyết định có thể quyết định đầu tư vào dự án nào trong số các dự án đã đệ trình hay bãi bỏ dự án. Để phân tích dự án hiệu quả, điều quan trọng không kém là phải có công cụ phù hợp giúp bạn giám sát và phân tích dự án của mình từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. A. Phân tích rủi ro dự ánĐiều gì sẽ xảy ra nếu thành viên chủ chốt trong dự án của bạn bị thương và cần phải nghỉ một tháng? Hoặc thiết bị của bạn gặp trục trặc khiến công việc phải dừng lại nhưng chi phí nhân công cứ tăng lên? Hay một thảm họa tự nhiên xảy ra? Tất cả những điều này có thể ảnh hưởng đến tiến độ và chi phí của dự án. Phân tích rủi ro dự án đảm bảo rằng ít xảy ra bất ngờ nhất trong dự án của bạn. Phân tích rủi ro dự án cũng giúp bạn dự đoán những điều không chắc chắn trong dự án và giảm thiểu sự xuất hiện cũng như tác động của những điều không chắc chắn này. Làm thế nào để phân tích rủi ro dự án? Xác định đường tới hạnMỗi dự án bao gồm các nhiệm vụ phụ thuộc dựa vào một hoặc nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện theo một thứ tự cụ thể để hoàn thành. Đây là lúc việc hiểu chuỗi phụ thuộc hoặc đường dẫn quan trọng của dự án trở nên quan trọng. Bất kỳ sự chậm trễ nào trong các giai đoạn quan trọng của dự án cuối cùng sẽ dẫn đến việc trễ thời hạn dự án. Vậy nên hãy đặt mục tiêu cuối cùng của dự án và những mục tiêu cho từng giai đoạn của dự án. Và chắc chắn rằng các thành viên trong dự án cam kết dốn 100% sức lực để hoàn thành mục tiêu. Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án giúp bạn lập bản đồ kế hoạch dự án và nêu bật các mục quan trọng trong lộ trình. Hợp lý hóa các kênh truyền thôngBạn không muốn dành phần lớn thời gian của mình để phối hợp với từng quản lý, đội ngũ bán hàng, khách hàng và nhà cung cấp. Vì vậy, điều cần thiết là duy trì hoạt động giao tiếp và thông tin trong một công cụ. Thiết lập một kênh liên lạc tốt thay vì kiểm tra từng người một sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ công việc tốt hơn và tiết kiệm thời gian. Với kênh liên lạc phù hợp sẵn có, người được giao nhiệm vụ có thể cập nhật cho bạn theo thời gian thực và cho bạn biết về bất kỳ sự chậm trễ, vấn đề hoặc yêu cầu nào một cách dễ dàng. Vì vậy, điều quan trọng là phải có một công cụ quản lý dự án cho phép cộng tác và liên lạc trong thời gian thực thông qua Trò chuyện, Nhận xét nhiệm vụ và Hội họp. Thường xuyên theo dõi rủi roKhi bạn đã xác định được những giai đoạn quan trọng của dự án và sắp xếp hợp lý kênh liên lạc, việc quan trọng lúc này đó là tập trung vào cách thực hiện từng nhiệm vụ. Những tình huống như sự chậm trễ trong việc vận chuyển nguyên liệu thô – cực kì quan trọng với dự án của bạn xảy ra thường xuyên hơn bạn tưởng . Đây là lý do tại sao chúng tôi khuyên bạn nên theo dõi và phân tích tiến độ của dự án hàng tuần. (Trong hệ thống báo cáo quản trị dự án, có chế độ xem Nguồn cấp tin tức cho phép bạn chia sẻ trạng thái dự án với nhóm và để các thành viên trong nhóm chia sẻ suy nghĩ của họ về cập nhật trạng thái.) Giả sử hôm nay là thứ Bảy và bạn đang trải qua tiến trình của tuần trước. Bạn đã xác định rằng một hạng mục mua sắm có thể trở thành nút thắt cổ chai và ảnh hưởng đến đường dẫn quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn thực hiện ngay các hành động cần thiết và cứu dự án của bạn khỏi gặp phải những hạn chế lớn. \>>> Xem thêm: Báo cáo tuần Xác định tác động của rủi ro đến dự ánMọi rủi ro đều có ảnh hưởng đến dự án, một số rủi ro tác động nhiều hơn những rủi ro khác. Bạn có thể đánh giá tác động của rủi ro bằng cách xem xét:
Nếu sự chậm trễ ảnh hưởng đến dự án, chúng tôi có thể yêu cầu nhóm mua sắm đẩy nhanh việc giao hàng không? Hay có nguyên nhân gì đó dẫn đến sự chậm trễ đó mà việc thúc đẩy đơn thuần không giải quyết được vấn đề. Có một công thức để tính mức độ rủi ro trong dự án như sau: Mức độ rủi ro = tác động rủi ro * xác suất rủi ro Ví dụ nếu một rủi ro có tác động đến ngân sách là 1 tỷ với xác xuất xảy ra rủi ro là 70% thì mức độ rủi ro của dự án là 700 triệu. Phương án phòng ngừa rủi ro dự ánKế hoạch dự phòng dự án giúp bạn chuẩn bị cho những thách thức trong tương lai và giảm thiểu những rủi ro lớn nhất đến mức có thể quản lý được. Trong ví dụ về nguyên vật liệu quan trọng trong dự án của bạn bị chậm trễ và các chi phí vẫn chạy, bạn đã cố gắng đẩy nhanh việc cung cấp nguyên liệu thô; tuy nhiên, rõ ràng là mặt hàng này không được giao đúng hạn. Bây giờ, với tư cách là người quản lý dự án, đã đến lúc đánh giá lại kế hoạch dự án và xem liệu bạn có thể cứu dự án khỏi vượt quá tiến độ hay không. Có hai cách để giải quyết vấn đề này:
Quyết định của bạn sẽ dựa trên sự đánh đổi mà bạn sẵn sàng thực hiện. Vì vậy, điều khôn ngoan là nên dựa vào phản hồi của nhóm và ban quản lý để có được thông tin chi tiết tốt hơn và đưa ra quyết định tốt nhất. Thường xuyên cập nhật cho team về tiến độ dự ánĐiều quan trọng là phải cập nhật cho mọi người về tiến độ dự án và tất cả các quyết định quan trọng được đưa ra.Với tính năng Nguồn cấp tin tức của phần mềm quản lý dự án, bạn có thể cập nhật cho các thành viên dự án và các bên liên quan của dự án về mọi thứ liên quan đến dự án của bạn trong thời gian thực. Trên bản cập nhật nguồn cấp dữ liệu, các thành viên dự án có thể chia sẻ phản hồi của mình, đề cập đến người khác và chia sẻ các tệp quan trọng.Với phần mềm quản lý dự án, bạn có thể ghi lại tất cả lịch sử dự án của mình ở một nơi và dễ dàng truy cập chúng khi cần. Nó cũng giúp bạn theo dõi các dự án của mình để xác định mọi vấn đề tiềm ẩn và tắc nghẽn để bạn có thể giải quyết chúng kịp thời. B. Phân tích chi phí dự ánGiả sử bạn nhận được một dự án. Bạn dự báo sơ bộ về tiến trình, nguồn lực, ngân sách, v.v. của dự án và đạt được ước tính chi phí dự án dự kiến tại thời điểm đề xuất dự án.Nhưng tiến về phía trước mà không phân tích chi phí dự án kỹ lưỡng liên tục trong quá trình thực hiệnsẽ dẫn đến vượt ngân sách, trễ thời hạn và dự án thất bại thảm hại. Do đó, điều quan trọng là phải tiến hành phân tích chi phí dự án phù hợp để phát triển một kế hoạch chiến lược nhằm tránh chi phí lặp đi lặp lại và cứu dự án của bạn khỏi bị chìm. Làm thế nào để thực hiện phân tích chi phí dự án? 1. Xác định mục tiêu dự ánTrước khi bắt đầu tính toán chi phí cho dự án, nhóm của bạn cần có ý tưởng rõ ràng về mục tiêu và yêu cầu cuối cùng của dự án. Đây là lúc tài liệu yêu cầu khách hàng được xác định rõ ràng sẽ hữu ích. Tài liệu yêu cầu của khách hàng sẽ giúp nhóm của bạn chia dự án thành các mốc quan trọng và xác định đầy đủ tất cả các nguồn lực cần thiết để phân phối dự án kịp thời. 2. Lập kế hoạch dự ánSau khi thiết lập các cột mốc quan trọng, hãy sử dụng phần mềm quản lý dự án để vạch ra các nhiệm vụ trong các cột mốc đó cùng với tiến độ và kỳ vọng phân phối của chúng. Bạn có thể lên kế hoạch chi tiết các phần công việc xung quanh của nhiệm vụ để vạch ra kế hoạch dự án tốt hơn và cung cấp sự hiểu biết rõ ràng về lộ trình quan trọng đối với nhóm của bạn. Cuối cùng, giao từng nhiệm vụ cho một người phù hợp. Một phần mềm cộng tác tốt sẽ thông báo cho từng thành viên trong nhóm khi có nhiệm vụ mới được giao. Lợi khuyên cho bước này đó là càng chi tiết càng tốt. 3. Đặt ước tính thời gian:Một trong những yếu tố chi phí quan trọng nhất của bất kỳ dự án nào là các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án này bao gồm cả nguồn lực thời gian. Đảm bảo rằng thời gian dành cho một nhiệm vụ được đặt làm ước tính Thời gian. (Lưu ý: Ước tính thời gian hoặc nỗ lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ và dòng thời gian của nhiệm vụ không giống nhau.) 4. Xác định chi phí tài nguyênMột phần mềm quản lý tài nguyên tốt cho phép bạn xác định chi phí mỗi giờ và Tỷ lệ thanh toán cho từng tài nguyên. Vì vậy, cùng với chi phí cố định, khi phân tích dự án – đặc biệt là phân tích chi phí cần rõ ràng về người được giao, ước tính thời gian và nỗ lực cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ trong dự án, từ đó bạn cũng có được ý tưởng rõ ràng về chi phí cho mỗi nguồn lực. Và ngược lại, bạn có thể thiết lập và theo dõi tổng chi phí của dự án tốt hơn. 5. Đặt hệ số an toànMặc dù bạn hiểu tổng chi phí của dự án nhưng điều cần thiết là phải xem xét các quỹ dự phòng nếu mọi việc không diễn ra như kế hoạch. Sự tuân thủ của chính phủ, thuế, sự chậm trễ của khách hàng và nhà cung cấp có thể trì hoãn dự án và tăng chi phí giao hàng. Điều khôn ngoan là xem xét tất cả các yếu tố chưa biết này và thêm chúng vào chi phí dự án như một Yếu tố An toàn. Mặc dù mỗi dự án là duy nhất và tỷ lệ phần trăm Hệ số An toàn (FOS – Factor of Safety) có thể khác nhau, chúng tôi khuyên bạn không nên có ít hơn 20% FOS. C. Phân tích khối lượng công việcGiả sử nhóm của bạn có hai kỹ sư phần mềm đang thực hiện một dự án. Bạn chia đều nhiệm vụ cho họ. Sau khi họ bắt đầu làm việc, bạn thấy rằng trong khi Kỹ sư A đã hoàn thành nhiệm vụ của mình thì Kỹ sư B vẫn chưa bắt đầu công việc của mình.Nhưng khi tìm hiểu sâu hơn, người ta thấy rằng Kỹ sư A không có nhiều việc phải làm, trong khi Kỹ sư B lại quá tải với nhiệm vụ của hơn 3 dự án, gây ra sự chậm trễ. Để tránh những tình huống như vậy, bạn cần một công cụ phân tích Khối lượng công việc để dự báo khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm, cho dù họ có bị quá tải hay không được sử dụng đúng mức. Làm thế nào để phân tích khối lượng công việc? 1. Xác định khối lượng công việc cần có trong từng dự ánNhư đã lưu ý trong phần “Phân tích chi phí dự án”, hãy xác định nỗ lực về thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ trong dự án.Tùy thuộc vào tiến trình của nhiệm vụ và nỗ lực cần thiết, hãy ước tính số giờ làm việc của từng thành viên dự án. 2. Nhìn nhận nhóm dự án để hiểu được bức tranh tổng thểVì một thành viên trong nhóm có thể tham gia vào nhiều dự án nên điều quan trọng là phải nhóm tất cả các dự án này lại. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tổng nỗ lực và trách nhiệm của họ trong các dự án khác nhau. Đây là khối lượng công việc sẽ như thế nào. Liệu rằng họ có đang bị quá tải bởi nhiều dự án khác nhau? Chế độ xem khối lượng công việc của phần mềm quản lý dự án có thể giúp bạn theo dõi xem các thành viên trong nhóm của bạn đang làm gì và cũng cho phép bạn phân công lại nhiệm vụ từ thành viên này sang thành viên khác nếu được yêu cầu. 3. Cân bằng khối lượng công việc giữa các nhómNếu nhóm của bạn liên tục bị quá tải và căng thẳng do phải làm thêm việc, điều đó có thể sớm dẫn đến suy sụp. Vì vậy, điều quan trọng là phải phân bổ đều khối lượng công việc giữa các thành viên trong nhóm của bạn. Khi bạn xác định được tình trạng quá tải tài nguyên, đây là cách bạn có thể xử lý:
 Bảng phân tích dự án (Project Analysis Dashboard) Bảng phân tích dự án (Project Analysis Dashboard) D. Phân tích quy trìnhĐôi khi một quy trình dự án cụ thể có thể phức tạp và kéo dài không cần thiết, dẫn đến hiệu suất dự án kém. Phân tích quy trình dự án giúp bạn phân tích và cải thiện quy trình có những điểm kém hiệu quả có thể ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của bạn. Làm thế nào để thực hiện phân tích quá trình? 1. Xác định nội dung doanh nghiệp muốn phân tích:Giả sử, nếu bạn đang chạy đi chạy lại cùng một loại dự án, việc bạn sửa một mẫu và thực hiện theo cùng một quy trình cho các dự án tương tự trong tương lai là điều bình thường.Điều này thường bỏ qua cơ hội để nghiên cứu và cải thiện quy trình khi bạn cứ làm theo cùng một khuôn mẫu nhiều lần.Bạn cần thoát khỏi chu trình này và xác định xem quy trình của bạn cần cải tiến ở đâu. 2. Thu thập đầy đủ thông tin về quy trình:Thu thập càng nhiều thông tin từ tất cả các dự án trước đây về quy trình đã chọn càng tốt.. Xác định các bên liên quan và tất cả những người tham gia vào quá trình này.Thu thập dữ liệu về cách họ giải quyết quy trình, họ làm gì, khi nào họ làm, tần suất, công cụ họ sử dụng, quy trình họ hiện đang tuân theo, v.v. 3. Phân tích quy trình:Bây giờ, hãy xem thông tin đã thu thập và mẫu quy trình hiện có, thực hiện phân tích kỹ lưỡng để tìm ra các vấn đề như;
Đây là lúc việc có phần mềm quản lý dự án với chế độ xem danh mục đầu tư có thể giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Với danh mục đầu tư, bạn có thể nhóm tất cả các dự án tương tự lại với nhau và nhận được tất cả thông tin chi tiết như ngày đến hạn, sự chậm trễ, người được giao, tiến độ, v.v. Đừng quên nhận phản hồi từ các bên liên quan quan trọng và những người có liên quan để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ điều gì. 4. Thực hiện các thay đổi để cải tiến:Đã đến lúc hình dung quy trình có thể được cải thiện như thế nào trong tương lai và cuối cùng thay đổi mẫu dự án để phản ánh những cải tiến đó. Những cải tiến này có thể là bổ sung hoặc loại bỏ các nhiệm vụ, tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, thay đổi dòng thời gian hoặc nỗ lực cần thiết cho từng nhiệm vụ, thay đổi nhóm, v.v… Giả sử mục tiêu của bạn là rút ngắn chu trình xử lý. Sau đó, bạn cần phát triển các giải pháp như tự động hóa quy trình của mình nếu có thể và giảm lao động thủ công để tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, hãy đảm bảo truyền đạt mọi thay đổi cho các bên liên quan và giám sát quá trình này thường xuyên. Hãy nhớ rằng phân tích quy trình kinh doanh là một quá trình liên tục. Bạn phải kiểm tra các quy trình thường xuyên và cải tiến chúng để giữ cho quy trình không có lỗi. Phân tích dự án rất quan trọng đối với các công ty và người quản lý dự án để làm cho dự án của họ thành công và bền vững hơn. Mặc dù rõ ràng là các vấn đề và thách thức sẽ đến với bạn nhưng bạn có thể kiểm soát mọi thứ bằng công cụ và cách tiếp cận phù hợp. |
