Hóa đơn điện tử phải hủy trong trường hợp nào ? . Bài viết dưới đây Mobifone sẽ hướng dẫn bạn 1 vài phương pháp hủy hóa đơn điện tử . Cùng tìm hiểu nhé ! Hủy hóa đơn điện tử được tiến hành trong các trường hợp sau đây: - Sai thông tin trên hóa đơn: Khi phát hiện có lỗi sai về thông tin người mua, người bán, hoặc các thông tin khác trên hóa đơn sau khi đã phát hành.
- Hủy bỏ giao dịch: Trong trường hợp giao dịch mua bán bị hủy bỏ hoặc thỏa thuận thay đổi sau khi hóa đơn đã được tạo ra.
- Lỗi trong việc lập hóa đơn: Như sai về số lượng, giá sản phẩm, mặt hàng, thuế,…
- Khách hàng yêu cầu: Khi khách hàng yêu cầu hủy hóa đơn vì một lý do nào đó và nhà cung cấp đồng ý.
- Hóa đơn trùng lắp: Trong trường hợp không may, hóa đơn bị tạo ra nhiều lần cho một giao dịch mua bán.
- Hóa đơn không hợp lệ: Trường hợp hóa đơn được tạo ra không tuân theo quy định hoặc không đúng định dạng chuẩn.
- Lỗi kỹ thuật: Khi hệ thống phát sinh lỗi và tạo ra hóa đơn không chính xác.
Hướng dẫn khi doanh nghiệp giải thể: Khi doanh nghiệp kết thúc hoạt động, việc đầu tiên là chuẩn bị các tài liệu liên quan đến việc đóng MST và nộp cho cơ quan thuế. Ngoài ra, theo một số điểm quy định trong Thông tư 39/2014/TT-BTC: - Các tổ chức hoặc cá nhân khi được cơ quan thuế đồng ý ngừng sử dụng mã số thuế cần dừng việc sử dụng các hóa đơn đã thông báo nhưng chưa sử dụng.
- Theo một điểm khác của Thông tư này, những hóa đơn không sử dụng nữa cần được hủy trong vòng 30 ngày từ ngày thông báo cho cơ quan thuế.
Khi cơ quan thuế thông báo hóa đơn không còn giá trị, tổ chức hoặc cá nhân phải hủy chúng trong vòng 10 ngày từ ngày nhận thông báo. Vậy, khi doanh nghiệp quyết định giải thể, trước hết họ cần hủy mọi hóa đơn điện tử còn tồn. Sau đó, cần nộp một bản thông báo đến cơ quan thuế địa phương để xác nhận việc giải thể. Tất cả các bước này đều là bắt buộc và cần được thực hiện đúng theo quy định, nhằm tránh các vấn đề phát sinh. Khi doanh nghiệp không còn hóa đơn sau khi giải thể, việc xử lý tài sản sẽ gặp khó khăn và có thể phải chịu phạt do vi phạm quy định về hủy hóa đơn. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử mẫu cũ theo thông tư 78Để hủy hóa đơn điện tử mẫu cũ theo thông tư 78, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau: - Giao tiếp với nhà cung cấp phần mềm: Trước hết, doanh nghiệp cần liên lạc với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử mà mình đã sử dụng, để yêu cầu hỗ trợ hủy hóa đơn mẫu cũ còn tồn. Thông tư 78 đặt trách nhiệm cho nhà cung cấp phần mềm trong việc hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện việc này.
- Lập và gửi thông báo hủy hóa đơn (TB03/AC): Khi đã hủy hóa đơn mẫu cũ thành công, doanh nghiệp cần tiến hành lập thông báo hủy hóa đơn TB03/AC. Thông báo này cần được gửi đến cơ quan thuế trong vòng 5 ngày làm việc từ khi hủy hóa đơn được thực hiện.
- Phát hành hóa đơn mới theo thông tư 78: Các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thường hỗ trợ việc chuyển đổi từ hóa đơn mẫu cũ sang hóa đơn mới theo Thông tư 78 một cách miễn phí.
Lưu ý: Khi đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử mới, doanh nghiệp sẽ không được phép phát hành hóa đơn điện tử mẫu cũ nữa. Đây là hướng dẫn cơ bản về việc hủy hóa đơn điện tử mẫu cũ theo Thông tư 78. Để biết chi tiết hơn, bạn nên tham khảo thông tin chính thức từ cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử của mình. Phương pháp hủy hóa đơn điện tử TB03/AC trên phần mềm HTKKViệc hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm HTKK được thực hiện thông qua việc lập thông báo hủy hóa đơn mẫu TB03/AC. Để hủy hóa đơn điện tử TB03/AC trên phần mềm HTKK, bạn thực hiện theo các bước sau:  - Mở phần mềm HTKK: Đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng tài khoản và mật khẩu của doanh nghiệp.
- Chọn chức năng hóa đơn: Trong giao diện chính của HTKK, chọn mục liên quan đến hóa đơn điện tử hoặc quản lý hóa đơn.
- Lựa chọn hủy hóa đơn: Tìm và chọn chức năng “Hủy hóa đơn” hoặc một tên chức năng tương tự.
- Lập Thông báo hủy hóa đơn TB03/AC: Chọn mẫu thông báo hủy TB03/AC và điền đầy đủ thông tin cần thiết, bao gồm: số hóa đơn cần hủy, lý do hủy, thông tin liên quan…
- Kiểm tra và xác nhận: Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, kiểm tra lại cẩn thận để đảm bảo không có sai sót. Tiếp theo, xác nhận việc hủy hóa đơn.
- Gửi Thông báo tới cơ quan thuế: Một số phiên bản của phần mềm HTKK cho phép tự động gửi Thông báo hủy hóa đơn trực tiếp tới cơ quan thuế. Nếu không, bạn cần thực hiện việc này theo quy định của cơ quan thuế.
- Lưu trữ và in ấn: Sau khi hoàn tất, lưu trữ thông báo hủy hóa đơn điện tử trong hệ thống và in ra phiên bản giấy nếu cần.
- Thực hiện các bước khác (nếu cần): Tùy theo quy định hoặc yêu cầu cụ thể, có thể cần thực hiện thêm các bước khác, như lập báo cáo, thông báo cho khách hàng…
Lưu ý: Các bước trên chỉ là hướng dẫn tổng quan và có thể khác biệt tùy vào phiên bản của phần mềm HTKK và quy định của cơ quan thuế tại từng khu vực. Bạn nên tham khảo hướng dẫn chính thức từ nhà cung cấp phần mềm và cơ quan thuế để đảm bảo tuân thủ đúng quy định. Cách ghi thông báo hủy hóa đơn điện tử TB03/ACThông báo hủy hóa đơn điện tử TB03/AC là một biểu mẫu quan trọng, được sử dụng khi doanh nghiệp cần hủy một hoặc nhiều hóa đơn điện tử đã phát hành. Để ghi đúng và đầy đủ thông tin trong TB03/AC, doanh nghiệp cần tuân thủ những quy định sau: - Thông tin chung:
- Tên doanh nghiệp: Điền tên đầy đủ của doanh nghiệp.
- Mã số thuế: Điền mã số thuế của doanh nghiệp.
- Địa chỉ trụ sở chính: Điền địa chỉ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
- Điện thoại/Fax: Điền số điện thoại và fax (nếu có) của doanh nghiệp.
- Thông tin về hóa đơn cần hủy:
- Loại hóa đơn: Điền loại hóa đơn (như bán hàng, dịch vụ…).
- Ký hiệu hóa đơn: Điền ký hiệu của hóa đơn.
- Số hóa đơn từ … đến …: Điền số hóa đơn cần hủy, bắt đầu từ số nào đến số nào.
- Ngày phát hành hóa đơn: Điền ngày phát hành của hóa đơn cần hủy.
- Lý do hủy:
- Điền rõ lý do cần hủy hóa đơn, ví dụ: “Sai sót thông tin”, “Khách hàng từ chối nhận”, “Hủy giao dịch”…
- Tổng số hóa đơn cần hủy: Điền tổng số lượng hóa đơn bạn muốn hủy.
- Người lập:
- Họ tên: Điền tên người lập thông báo.
- Chức vụ: Điền chức vụ của người đó trong doanh nghiệp.
- Ngày lập: Điền ngày lập thông báo.
- Người ký duyệt:
- Họ tên: Điền tên người có thẩm quyền ký duyệt thông báo.
- Chức vụ: Điền chức vụ của người đó trong doanh nghiệp.
- Ngày ký: Điền ngày người này ký duyệt thông báo.
- Khác:
- Cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã điền để đảm bảo chính xác và đúng định dạng.
- Tuân thủ các quy định về hình thức, nội dung và thời gian gửi thông báo tới cơ quan thuế.
Sau khi hoàn thành, doanh nghiệp cần gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử TB03/AC đến cơ quan thuế cùng các tài liệu liên quan (nếu có) theo quy định. Lưu ý rằng, quy trình và nội dung TB03/AC có thể thay đổi tùy vào từng quy định và từng khu vực, nên doanh nghiệp cần tham khảo hướng dẫn cụ thể từ cơ quan thuế hoặc nguồn tin cậy khác trước khi lập. Quy trình, thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang HĐĐT Nghị định 123Khi doanh nghiệp chuyển từ việc sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, việc tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn đòi hỏi việc tuân thủ một quy trình cụ thể. Dưới đây là các bước thường được thực hiện: - Xác định số lượng và thông tin hóa đơn còn tồn:
- Doanh nghiệp cần kiểm kê tổng số lượng hóa đơn giấy chưa sử dụng và ghi chép chi tiết ký hiệu, số lượng và dãy số của hóa đơn.
- Lập Thông báo hủy hóa đơn:
- Dựa trên số liệu đã kiểm kê, doanh nghiệp lập Thông báo hủy hóa đơn giấy còn tồn. Thông báo này cần nêu rõ lý do hủy là do chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.
- Gửi Thông báo đến cơ quan thuế:
- Doanh nghiệp gửi Thông báo hủy hóa đơn tới cơ quan thuế nơi mình đăng ký kinh doanh, kèm theo các giấy tờ, chứng từ liên quan (nếu có).
- Tiến hành tiêu hủy:
- Sau khi đã thông báo với cơ quan thuế và nhận được phản hồi hoặc không nhận được phản hồi trong thời gian quy định (thường là 5 ngày làm việc), doanh nghiệp có thể tiến hành tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn. Việc tiêu hủy phải đảm bảo hóa đơn không còn khả năng sử dụng hoặc tái sử dụng.
- Lập biên bản tiêu hủy:
- Sau khi tiêu hủy, doanh nghiệp lập biên bản ghi nhận việc tiêu hủy, nêu rõ số lượng, ký hiệu, dãy số hóa đơn và phương pháp tiêu hủy. Biên bản này cần được ký duyệt bởi người có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
- Lưu giữ biên bản:
- Biên bản tiêu hủy và các giấy tờ liên quan cần được lưu giữ trong thời gian quy định (thường là 10 năm) để phục vụ việc kiểm tra, kiểm soát của cơ quan thuế.
- Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử:
- Cuối cùng, sau khi hoàn thành việc tiêu hủy hóa đơn giấy, doanh nghiệp tiến hành áp dụng và phát hành hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123.
Bài viết trên đây Mobifone đã giới thiệu chi tiết phương pháp hủy hóa đơn điện tử . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn ! | 
