Hiện nay, cách căn lề chuẩn trong văn bản hành chính được thực hiện theo Nghị định 30/2020 của Chính phủ, ban hành ngày 05/3/2020.
Quy định cách căn lề văn bản theo Nghị định 30/2020
Theo Nghị định 30, văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 (210mmx297mm), theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
Ngoài ra, văn bản được định lề trang văn bản theo quy định sau (cách căn lề chuẩn):
- Lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).
- Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).
- Lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm (3cm – 3.5cm).
- Lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm (1.5cm – 2cm).
Hướng dẫn thực hiện căn lề văn bản hành chính
Cách căn lề theo Nghị định 30 đối với Word 2003
Bước 1: Bạn mở thẻ File trên thanh công cụ phía trên cùng góc trái của phần mềm và chọn Page Setup để mở bảng tùy chọn định dạng trang in như sau:
Lúc này, giao diện bảng Page Setup hiện ra như sau:
Bước 2: Trong thẻ Margins, các tùy chọn canh chỉnh lần lượt cho Lề trên (Top), Lề dưới (Bottom), Lề trái (Left), Lề phải (Right). Để chọn các thông số này theo đúng hướng dẫn tại Nghị định 30, ta bấm trực tiếp vào từng ô để sửa cho phù hợp. Ví dụ nếu ta muốn Lề trên là 2,5 cm, Lề dưới là 2 cm, Lề trái là 3 cm, Lề phải là 2 cm thì bấm vào từng ô và sửa lại như sau:
Bước 3: Sau khi đã chỉnh xong các lề cần sửa, nếu muốn chọn kích thước căn lề nay làm lề chuẩn cho những tài liệu tiếp theo nhấn Set As Default. Chọn Yes để lưu lại và cuối cùng bấm OK.
Cách căn lề theo Nghị định 30 đối với Word 2007, 2010, 2013, 2019
Tương tự như Word 2003, để căn lề, bạn cần mở bảng Page Setup lên. Bạn cần vào thẻ Page Layout trên thanh công cụ phía trên cùng và click vào mũi tên nhỏ phía dưới góc phải của thẻ Page Layout cạnh chữ Page Setup:
Hoặc chọn biểu tượng Margins, chọn tiếp Custom Margins ở phía cuối danh sách hiển thị để chiều chỉnh lại lề trong Word.:
Lúc này bảng Page Setup hiện ra, bạn cũng tùy chọn các thông số canh lề tương tự như Word 2003: chọn thẻ Margins và sửa lại khoảng cách canh lề theo ý muốn, bấm Set As Default/OK để hoàn tất.
“Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
Quy định căn lề văn bản hành chính theo Nghị định 30
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định căn lề văn bản hành chính như sau:
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm) theo chiều dài của khổ A4.
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản hành chính có thể được trình bày theo chiều rộng.
Ngoài ra, theo Nghị định 30 thì việc căn chỉnh, căn lề văn bản hành chính được thực hiện theo quy định sau đây (cách căn chỉnh văn bản chuẩn):
- Căn lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).
- Căn lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).
- Căn lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm (3cm – 3.5cm).
- Căn lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm (1.5cm – 2cm).
Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm.
Giãn dòng chuẩn trong văn bản hành chính
Ngoài việc đảm bảo quy định căn lề thì phần nội dung cần phải đảm bảo giãn dòng chuẩn trong văn bản hành chính.
Nội dung văn bản hành chính được canh đều cả hai lề, khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
Căn chỉnh văn bản chuẩn trong Word 2013
Để thực hiện căn chỉnh văn bản, người dùng mở Word 2013, sau đó chọn Page Layout và nhấn vào nút mũi tên như hình bên dưới.
Lúc này sẽ hiện lên Page Setup, tại thẻ Margins người dùng chọn căn lề theo hướng dẫn.
Sau khi căn chỉnh lề văn bản xong thì nhấn OK.
Thể thức văn bản hành chính
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính sau đây:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
- Nơi nhận.
Ngoài các thành phần này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như:
- Phụ lục.
- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
Xem thêm:
\>> Hướng dẫn đóng dấu giáp lai, dấu chữ ký đúng quy định
\>> Tổng hợp biểu mẫu văn bản hành chính
\>> Quy tắc viết hoa trong văn bản hành chính
Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email info@thuvienphapluat.vn.
Căn lề chuẩn như thế nào?
Cách căn lề chuẩn trong Word.
Lề trên: Cách mép trên từ 20 - 25 mm (2 cm – 2,5 cm)..
Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 - 25 mm (2 cm – 2,5 cm)..
Lề trái: Cách mép trái từ 30 - 35 mm (3 cm – 3,5 cm)..
Lề phải: Cách mép phải từ 15-20mm (1,5 cm – 2 cm)..
Căn lề 2cm trong Word là bao nhiêu?
1Tiêu chuẩn căn lề trong Word Lề trên (Top): Cách mép trên từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm). Lề dưới (Bottom): Cách mép dưới từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm). Lề trái (Left): Cách mép trái từ 30 – 35 mm (3cm – 3.5cm). Lề phải (Right): Cách mép phải từ 15 – 20 mm (1.5cm – 2cm).
Lề trên là gì?
- Top: Căn lề trên, là khoảng cách từ mép trên của khổ giấy tới dòng đầu tiên của khổ giấy. - Bottom: Căn lề dưới, là khoảng cách từ mép dưới cho đến dòng cuối cùng của khổ giấy. - Left: Căn lề trái, là khoảng cách từ mép trái khổ giấy tới ký tự đầu tiên bên trái.
Lề trai là gì?
Lề trái là thuật ngữ thường được sử dụng để chỉ phần không gian hoặc khu vực nằm ở bên trái của một trang văn bản, một trang sách hoặc một tài liệu in. Nó tạo ra một khoảng trống giữa văn bản chính và lề bên trái của trang, thường để tăng tính đẹp mắt, cải thiện đọc hiểu và tạo ra sự cân đối hình thức.