Mục đích của khoá sổ kế toán là gì

Bút toán khóa sổ (tiếng Anh: Closing Entry) là bút toán được thực hiện vào cuối kì kế toán, liên quan đến việc chuyển dữ liệu từ tài khoản tạm thời trên báo cáo thu nhập sang tài khoản vĩnh viễn trên bảng cân đối kế toán.

(Ảnh minh họa: Universal partner)

Bút toán khóa sổ

Khái niệm

Bút toán khóa sổ trong tiếng Anh là Closing Entry.

Bút toán khóa sổ là bút toán được thực hiện vào cuối kì kế toán, liên quan đến việc chuyển dữ liệu từ tài khoản tạm thời trên báo cáo thu nhập sang tài khoản vĩnh viễn trên bảng cân đối kế toán.

Tài khoản tạm thời (Temporary account) bao gồm doanh thu, chi phí, cổ tức và phải được đóng vào cuối năm kế toán.

Đặc điểm của Bút toán khóa sổ

Mục đích của bút toán khóa sổ là số dư tài khoản tạm thời phải bằng 0 trên sổ cái.

Tài khoản tạm thời được sử dụng để ghi lại hoạt động kế toán trong một khoảng thời gian cụ thể. Tất cả các tài khoản doanh thu và chi phí phải kết thúc với số dư bằng 0 vì chúng được báo cáo trong các khoảng thời gian xác định và không được chuyển sang tương lai.

Ví dụ: $100 doanh thu trong năm nay không được tính là $100 doanh thu cho năm tiếp theo, ngay cả khi công ty giữ lại tiền này để tiếp tục sử dụng trong kì kế toán tới.

Mặt khác, các tài khoản vĩnh viễn (Permanent account) ghi lại các hoạt động vượt ra ngoài kì kế toán hiện tại, được ghi chép trên bảng cân đối kế toán.

Bất kì tài khoản nào được liệt kê trong bảng cân đối kế toán, trừ cổ tức phải trả, là một tài khoản vĩnh viễn. Ví dụ, trên bảng cân đối kế toán, $75 tiền mặt được giữ hôm nay vẫn có giá trị $75 vào năm tới, ngay cả khi khoản tiền đó không được chi tiêu.

Là một phần của qui trình bút toán khóa sổ, thu nhập ròng (NI) mà công ty kiếm được sẽ được chuyển thành lợi nhuận giữ lại (Retained earnings) trên bảng cân đối kế toán.

Giả định là tất cả thu nhập từ công ty trong một năm sẽ được giữ lại để sử dụng trong tương lai. Bất kì khoản tiền nào không được giữ sẽ phải chịu một khoản chi phí làm giảm thu nhập ròng. Chi phí như vậy được xác định vào cuối năm, đó là cổ tức. Bút toán khóa sổ cuối cùng làm giảm số tiền được giữ lại bằng số tiền thanh toán cho các nhà đầu tư.

Tài khoản Xác định kết quả kinh doanh

Số dư tài khoản tạm thời có thể được chuyển trực tiếp vào tài khoản thu nhập giữ lại hoặc vào tài khoản trung gian được gọi là tài khoản xác định kết quả kinh doanh (Income summary account).

Tài khoản xác định kết quả kinh doanh là tài khoản nắm giữ được sử dụng để tổng hợp tất cả các tài khoản thu nhập trừ chi phí cổ tức. Tài khoản xác định kết quả kinh doanh không được báo cáo trên bất kì báo cáo tài chính nào vì nó chỉ được sử dụng trong quá trình khóa sổ và khi kết thúc quá trình khóa sổ, số dư tài khoản bằng 0 .

Tài khoản xác định kết quả kinh doanh sẽ tập hợp thu nhập ròng trong kì và phân phối số tiền được giữ lại thành lợi nhuận giữ lại. Số dư từ tài khoản tạm thời được chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh trước tiên để dễ dàng cho kế toán viên theo dõi.

Qui trình thực hiện Bút toán khóa sổ

Quá trình bút toán khóa sổ diễn ra gồm 04 bước sau:

1. Số dư tài khoản doanh thu được chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh.

2. Số dư tài khoản chi phí được chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh.

3. Số dư tài khoản xác định kết quả kinh doanh được chuyển sang tài khoản lợi nhuận giữ lại.

4. Số dư tài khoản cổ tức được chuyển sang tài khoản lợi nhuận giữ lại.

Lưu ý đối với Bút toán khóa sổ

Nếu doanh thu của một công ty lớn hơn chi phí của nó, bút toán khóa sổ yêu cầu phải ghi bên Nợ cho tài khoản xác định kết quả kinh doanh và ghi Có cho lợi nhuận giữ lại. Trong trường hợp thua lỗ trong kì, tài khoản xác định kết quả kinh doanh cần phải được ghi Có và lợi nhuận giữ lại được ghi giảm qua Nợ.

Cuối cùng, cổ tức được khóa sổ cho lợi nhuận giữ lại. Tài khoản lợi nhuận giữ lại được giảm bằng số tiền chi trả cổ tức ghi bên Nợ và chi phí cổ tức được ghi bên Có.

Sổ kế toán là phương tiện để ghi chép hệ thống. Và lưu giữ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh trong đơn vị kế toán. Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán. Các đơn vị HCSN có thể lựa chọn hình thức kế toán phù hợp. Trong mỗi hình thức kế toán có số lượng, nội dung và kết cấu các mẫu sổ khác nhau. Tuy nhiên khi mở và sử dụng sổ kế toán các đơn vị HCSN phải tuân thủ các quy định về mở, ghi và sửa chữa sổ kế toán.

Xem thêm:

Các khóa học HCSN thực hành thực tế

Đơn vị sự nghiệp công lập là gì?

1. Mở sổ kế toán

1.1. Nguyên tắc mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập. Và bắt đầu hoạt động của đơn vị kế toán. Sổ kế toán được mở đầu năm tài chính, ngân sách mới. Để chuyển số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm mới từ ngày 01/01 của năm tài chính, ngân sách mới.

Số liệu trên các sổ kế toán theo dõi tiếp nhận và sử dụng nguồn ngân sách nhà nước sau ngày 31/12. Được chuyển từ tài khoản năm nay sang tài khoản năm trước. Để tiếp tục theo dõi số liệu phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán. Phục vụ lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước theo quy định.

Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

1.2. Trường hợp mở sổ kế toán bằng tay (thủ công)

Đơn vị kế toán phải hoàn thiện thủ tục pháp lý của sổ kế toán như sau:

– Đối với sổ kế toán đóng thành quyển:

+ Ngoài bìa (góc trên bên trái) phải ghi tên đơn vị kế toán. Giữa bìa ghi tên sổ, ngày, tháng năm lập sổ, ngày, tháng, năm khóa sổ, họ tên và chữ ký của người lập sổ. Kế toán trưởng. Hoặc người phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị ký tên, đóng dấu. Ngày, tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác.

+ Các trang sổ kế toán phải đánh số trang từ trang một (01) đến hết trang số cuối cùng. Giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

+ Sổ kế toán sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp pháp.

– Đối với sổ tờ rời:

+ Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế toán.

+ Các sổ tờ rời trước khi sử dụng phải được Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng thẻ tờ rời.

+ Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo an toàn và dễ tìm.

1.3. Trường hợp lập sổ kế toán trên phương tiện điện tử:

Phải đảm bảo các yếu tố của sổ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán. Nếu lựa chọn lưu trữ sổ kế toán trên phương tiện điện tử. Thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy, đóng thành quyển và phải làm đầy đủ các thủ tục quy định nêu tại điểm b, khoản 5 Điều này.

Các sổ kế toán còn lại, nếu không in ra giấy, mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử. Thì Thủ trưởng đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm để bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu. Và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

2. Ghi sổ kế toán

– Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán phải có chứng từ kế toán chứng minh. Phải đảm bảo số và chữ rõ ràng, liên tục có hệ thống. Không được viết tắt, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng.

– Trường hợp ghi sổ kế toán thủ công, phải dùng mực không phai, không dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán. Phải thực hiện theo trình tự ghi chép và các mẫu sổ kế toán quy định tại Phụ lục số 03. Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang. Để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp. Không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, không tẩy xóa, cấm dùng chất hóa học để sửa chữa.

3. Khóa sổ kế toán

Khóa sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có. Và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho.

3.1. Kỳ khóa sổ

– Sổ quỹ tiền mặt phải thực hiện khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Sau khi khóa sổ phải thực hiện đối chiếu giữa sổ tiền mặt của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ và tiền mặt có trong két đảm bảo chính xác, khớp đúng. Riêng ngày cuối tháng phải lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt, sau khi kiểm kê. Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt được lưu cùng với sổ kế toán tiền mặt ngày cuối cùng của tháng.

– Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc phải khóa sổ vào cuối tháng để đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc. Bảng đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc (có xác nhận của ngân hàng, kho bạc). Được lưu cùng Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc hàng tháng.

– Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán tại thời điểm cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính.

– Ngoài ra, đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất. Hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

3.2. Trình tự khóa sổ kế toán

(1) Đối với ghi sổ thủ công:

Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu trước khi khóa sổ kế toán

– Cuối kỳ kế toán, sau khi đã phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán. Tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ kế toán (nếu cần) với số liệu đã ghi sổ. Giữa số liệu của các sổ kế toán có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ kế toán với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ kế toán với nhau. Tiến hành cộng số phát sinh trên Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết.

– Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ.

– Tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Sổ Cái. Hoặc Nhật ký – Sổ Cái đảm bảo số liệu khớp đúng và bằng tổng số phát sinh. Sau đó tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ kế toán chi tiết. Hoặc Bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho. Sau khi đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khóa sổ kế toán. Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch cho đến khi khớp đúng.

Bước 2: Khóa sổ

– Khi khóa sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán. Sau đó ghi “Cộng số phát sinh trong tháng” phía dưới dòng đã kẻ;

– Ghi tiếp dòng “Số dư cuối kỳ” (tháng, quý, năm);

– Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh lũy kế các tháng trước” từ đầu quý;

– Ghi tiếp dòng “Tổng cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm”;

Dòng “Số dư cuối kỳ” tính như sau:

Số dư Nợ cuối kỳ = Số dư Nợ đầu kỳ + Số phát sinh Nợ trong kỳ – Số phát sinh Có trong kỳ Số dư Có cuối kỳ = Số dư Có đầu kỳ + Số phát sinh Có trong kỳ – Số phát sinh Nợ trong kỳ

Sau khi tính được số dư của từng tài khoản, tài khoản nào dư Nợ. Thì ghi vào cột Nợ, tài khoản nào dư Có thì ghi vào cột Có.

– Cuối cùng kẻ 2 đường kẻ liền nhau kết thúc việc khóa sổ.

– Riêng một số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và cột “Số dư” (hoặc nhập, xuất, “còn lại” hay thu, chi, “tồn quỹ”…). Thì số liệu cột số dư (còn lại hay tồn) ghi vào dòng “Số dư cuối kỳ” của cột “Số dư”. Hoặc cột “Tồn quỹ”, hay cột “Còn lại”.

Sau khi khóa sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ, kế toán trưởng. Hoặc người phụ trách kế toán kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận. Sau đó trình Thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt để xác nhận tính pháp lý của số liệu khóa sổ kế toán.

(2) Đối với ghi sổ trên máy vi tính:

Việc thiết lập quy trình khóa sổ kế toán trên phần mềm kế toán cần đảm bảo. Và thể hiện các nguyên tắc khóa sổ đối với trường hợp ghi sổ kế toán thủ công

Trên đây kế toán Việt Hưng hướng dẫn bạn phương pháp mở sổ, khoá sổ đối với đơn vị HCSN có thu. Ngoài ra khoá học kế toán HCSN có thu tại trung tâm. Sẽ giúp học viên hiểu sâu hơn nữa về đơn vị mà mình đang công tác.

Khóa sổ kế toán để làm gì?

Khóa sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho. - Sổ quỹ tiền mặt phải thực hiện khóa sổ vào cuối mỗi ngày.

Trước khi khóa sổ kế toán cần làm gì?

Trước khi khóa sổ, kế toán cần kiểm tra: Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ trước khi khóa sổ. 2. Trước khi tiến hành kiểm kê, bộ phận kế toán phải kiểm tra các chứng từ và đối chiếu giữa sổ sách với chứng từ, giữa sổ sách với nhau để xác định số phải có về các tài sản kiểm kê.

Ngày mở sổ kế toán là ngày nào?

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời.

Khi nào dùng phương pháp cải chính?

Phương pháp cải chính. Phương pháp này áp dụng trong trường hợp: sai sót trong diễn giải hoặc số liệu ghi sai nhưng không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng, không sai quan hệ đối ứng tài khoản. Tức là việc ghi sai này được phát hiện trước khi cộng sổ kế toán.