Kiểm kho là gì

Kiểm kê hàng tồn kho định kì là việc cần làm đối với mọi cửa hàng bán lẻ. Nhưng kiểm kê hàng tồn kho là gì? Vì sao phải kiểm kê hàng tồn kho? Kiểm kê hàng tồn kho như thế nào?

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra, so sánh và điều chỉnh sự chênh lệch giữa số lượng hàng hóa thực tế và số lượng được lưu trong sổ sách.

Vì sao phải kiểm kê hàng tồn kho?

Trong quá trình kinh doanh, bán hàng, khó có thể tránh khỏi việc nhầm lẫn hoặc thất thoát hàng hóa do nhiều lý do khác nhau (hỏng, trộm cắp, bán nhầm…). Vì vậy, chủ cửa hàng cần phải kiểm kê hàng hóa định kì. Mục đích là để điều chỉnh số lượng trong sổ sách cho khớp với thực tế, tìm ra nguyên nhân chênh lệch và đưa ra biện pháp giải quyết.

Các hình thức kiểm kê hàng tồn kho

Thông thường ta có 3 hình thức kiểm kê chính:

Kiểm kê khi phát hiện chênh lệch:

Chủ hoặc nhân viên cửa hàng điều chỉnh sổ sách ngay khi phát hiện sai sót, chênh lệch.

Kiểm kê theo nhóm hàng:

Kiểm kê một hoặc vài nhóm hàng trong cửa hàng. Cách này tốn ít thời gian nên ta có thể thực hiện thường xuyên (hàng ngày/ hàng tuần). Việc kiểm kê định kỳ này sẽ giúp dữ liệu về tồn kho của bạn luôn luôn sát với thực tế nhất.

Kiểm kê toàn bộ cửa hàng:

Kiểm kê toàn bộ mặt hàng trong cửa hàng. Cách này tốn rất nhiều thời gian, đối với cửa hàng lớn có thể mất đến vài ngày để hoàn thành. Chủ cửa hàng nên lên kế hoạch kiểm kê hàng quý hoặc hàng năm. Khi kiểm kê cần phải đóng toàn bộ cửa hàng. Mục đích là để tránh phát sinh tăng/giảm do bán hàng gây nhầm lẫn cho quá trình kiểm kê.  Nên xem xét, lên kế hoạch kiểm kê vào ngày nghĩ hoặc mùa ít khách để tránh việc mất doanh thu.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho bao gồm các bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Xuất dữ liệu sổ sách

Xuất toàn bộ dữ liệu tồn kho trong sổ sách hoặc phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý kho. Lập một danh sách bao gồm tên hàng hóa và số lượng theo sổ sách.

• Đọc thêm: Cách tạo phiếu kiểm kê trên phần mềm bán hàng SUNO.vn

Bước 2: Kiểm tra chênh lệch

Đếm lại từng mặt hàng trong kho, so sánh số lượng tồn kho thực tế với tồn kho sổ sách, liệt kê số lượng chênh lệch của mỗi mặt hàng vào danh sách ở bước 1.

Bước 3: Điều chỉnh

Điều chỉnh lại số lượng trên sổ sách hoặc phần mềm bán hàng cho khớp với số lượng tồn kho thực tế.

Bước 4: Tìm nguyên nhân

Ngoài mục đích kiểm soát số lượng hàng tồn, chúng ta kiểm kê hàng tồn kho để kiểm tra những tổn thất (nếu có) trong cửa hàng đồng thời tìm ra nguyên nhân và phương án giải quyết cho tương lai.

Những điều cần lưu ý

Khi kiểm kê hàng tồn kho cần lưu ý những vấn đề quan trọng sau:

• Chọn thời gian kiểm kê tổng thể vào mùa ít khách.
• Tránh đếm nhầm hàng hóa.
• Kiểm tra từng sản phẩm và ghi lại số liệu rõ ràng.
• Đảm bảo dữ liệu trong sổ sách hoặc phần mềm bán hàng đã được cập nhật trước khi kiểm kê.
• Cố gắng tìm ra những thất thoát bất thường.
• Tìm giải pháp cho thất thoát.
• Luôn nắm được lượng hàng tồn kho trong cửa hàng.

Phần mềm quản lý kho SUNO.vn giúp quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, đồng bộ với dữ liệu bán hàng theo thời gian thực, hạn chế thất thoát trong cửa hàng.

25/06/2022 | Không có phản hồi

Nhân viên kho là một vị trí quan trọng trong bộ máy doanh nghiệp. Mặc dù công việc không quá phức tạp nhưng lại ảnh hưởng rất nhiều đến quy trình sản xuất và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Vậy nhân viên kho làm gì? Hôm nay bạn hãy cùng Glints tìm hiểu rõ hơn về vị trí này và các kỹ năng cần có cho công việc này nhé!

• Nhân viên kho là gì?
• Mô tả công việc nhân viên kho là làm gì?
  • Quản lý hồ sơ của kho
  • Chịu trách nhiệm về thủ tục xuất nhập kho
  • Quản lý hàng hóa tồn kho
  • Sắp xếp và quản lý hàng hóa trong kho
  • Kiểm kê số lượng hàng hóa trong kho
  • Các công việc khác
• Để trở thành nhân viên kho cần trau dồi những tố chất và kỹ năng gì?
  • Trình độ học vấn và chuyên môn
  • Những kỹ năng cần có của nhân viên kho
    • Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu xuất – nhập kho
    • Kỹ năng sắp xếp và quản lý hàng hóa
    • Kỹ năng kiểm kê hàng hóa trong kho
    • Kỹ năng làm việc nhóm
• Những lưu ý cần tránh khi làm nhân viên kho
• Mức lương và quyền lợi của bộ phận kho có gì hấp dẫn?
• Lời kết

Nhân viên kho là gì?

Nhân viên kho là người làm việc ở bộ phận kho hàng, thực hiện các công việc quản lý, thống kê số lượng, bảo quản và xử lý hàng tồn kho. Tùy theo quy mô của doanh nghiệp mà số lượng nhân viên kho được tuyển dụng sẽ khác nhau. Thông thường đối với những kho nhỏ thì nhân viên kho cũng là thủ kho.

Hiện nay nhiều bạn trẻ vừa ra trường rất quan tâm đến vị trí nhân viên kho trong doanh nghiệp. Bạn cũng sẽ dễ dàng tìm thấy vị trí này trên các sàn tuyển dụng. 

Vậy công việc của nhân viên kho làm gì? Có thực sự vất vả như mọi người thường đồn đoán?

Mô tả công việc nhân viên kho là làm gì?

Dưới đây sẽ là bản mô tả công việc nhân viên kho thường thấy tại các doanh nghiệp. Các thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vị trí này đấy!

Quản lý hồ sơ của kho

Bởi trong kho của mỗi doanh nghiệp, không chỉ chứa vài hoặc hàng chục sản phẩm mà con số có thể lên tới hàng trăm loại hoặc thậm chí với khối lượng hàng tấn, trăm tấn, v.v. nếu doanh nghiệp lớn.

Do vậy, người nhân viên kho phải quản lý hồ sơ chặt chẽ để nắm rõ thông tin.

• Lập hồ sơ thể hiện rõ toàn bộ lối đi và những nơi đặt các mặt hàng theo các tiêu chí nhất định.
• Căn cứ vào các tiêu chí trên để ghi thẻ bài, kích thước, màu sắc và hạn sử dụng cho từng sản phẩm.
• Đặt các mã vạch điện tử lên hàng hóa khi có yêu cầu để dễ dàng và nhanh chóng truy xuất dữ liệu khi cần.
• Nếu có các mặt hàng dễ đổ vỡ, dễ hỏng, nhân viên kho sẽ đặt các biển báo để bộ phận vận chuyển lưu ý.

Chịu trách nhiệm về thủ tục xuất nhập kho

• Chịu trách nhiệm kiểm tra những giấy tờ liên quan đến việc xuất – nhập kho đúng theo quy định.
• Trực tiếp tham gia, giám sát quá trình xuất – nhập hàng.
• Kiểm tra đầy đủ về số lượng, mẫu mã theo đúng yêu cầu của đơn hàng, sau đó ký nhận. 
• Lưu các giấy tờ liên quan và chuyển đến phòng kế toán.
• Tiến hành lập phiếu nhập – xuất kho tương ứng.
• Nếu có phần mềm quản lý, nhân viên kho sẽ lưu lại nội dung đã nhập hoặc đã xuất để đồng bộ với hệ thống.

Quản lý hàng hóa tồn kho

• Thường xuyên theo dõi và đối chiếu số lượng hàng hóa trong kho so với thực tế.
• Lập báo cáo về tình trạng hàng hóa lên cấp quản lý.
• Cập nhật số lượng hàng tồn kho và đối chiếu, đảm bảo rằng số hàng trong kho luôn duy trì ở mức tối thiểu.
• Tiến hành xác định, kiểm tra và thống kê các mặt hàng cần thanh lý gấp hoặc gần hết hạn. Sau đó lập danh sách chuyển đến phòng kinh doanh để có các biện pháp xử lý kịp thời.
• Nếu phát hiện sự chênh lệch giữa hàng thực tế trong kho và trên giấy tờ, nhân viên kho báo cáo ngay đến cấp quản lý để được xử lý kịp thời.

Sắp xếp và quản lý hàng hóa trong kho

• Phân chia và sắp xếp các mặt hàng theo các tiêu chí nhất định để dễ dàng tìm kiếm.
• Sắp xếp các mặt hàng trong kho một cách khoa học để đảm bảo không bị tình trạng nấm hoặc ẩm mốc.
• Quản lý hàng trong kho bằng cách kiểm tra hàng ngày, nhằm đảm bảo được số lượng, chất lượng hàng theo quy định.
• Giữ vệ sinh kho luôn sạch sẽ, đảm bảo an toàn.

Kiểm kê số lượng hàng hóa trong kho

• Sau khi đối chiếu các hóa đơn và chứng từ xuất nhập kho, nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm kê số lượng hàng hóa có trùng khớp với thông tin trên hóa đơn hay không.
• Nếu có sự chênh lệch, nhân viên kho báo ngay đến cấp quản lý để được xử lý. Nếu không có sự chênh lệch, họ sẽ kiểm tra xem hạn sử dụng còn dài hay không để xử lý.

Các công việc khác

Bên cạnh các công việc chính phía trên,bộ phận kho còn phải đảm bảo một số đầu việc sau:

• Lập bảng báo cáo công việc theo yêu cầu của cấp trên.
• Phụ trách dán tem và nhãn mác cho hàng hóa.
• Làm việc với kế toán kho để kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa theo định kỳ.
• Lưu trữ tất cả những giấy tờ, hóa đơn, chứng từ, v.v. để bàn giao cho cấp trên.
• Thực hiện các công việc được cấp trên yêu cầu.
• Tham gia vào đề xuất các giải pháp nhằm tối ưu được hiệu quả làm việc.

Để trở thành nhân viên kho cần trau dồi những tố chất và kỹ năng gì?

Sau khi đã xác định được nhân viên kho là làm gì, có lẽ bạn sẽ quan tâm đến những điều kiện về tố chất, kỹ năng của một nhân viên kho phải có là gì đúng không?

Các thông tin dưới đây sẽ giúp bạn tìm ra được câu trả lời.

Trình độ học vấn và chuyên môn

Vị trí này không bắt buộc bạn phải tốt nghiệp các chuyên ngành về quản lý, chỉ cần tốt nghiệp trung học phổ thông. Nhà tuyển dụng cũng sẽ ưu tiên những bạn kinh nghiệm ở vị trí này từ 1 – 2 năm.

Ngoài ra, biết sử dụng máy tính cơ bản và phần mềm cũng là một lợi thế.

Những kỹ năng cần có của nhân viên kho

Bên cạnh những yêu cầu cơ bản về trình độ học vấn, một nhân viên kho còn cần phải trau dồi các kỹ năng dưới đây:

Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu xuất – nhập kho

Nhiệm vụ chính của nhân viên kho chính là tiếp nhận, kiểm tra, và đối chiếu hóa đơn chứng từ. Cho nên, đây là một kỹ năng vô cùng quan trọng. 

Bạn cần dành ra nhiều thời gian để tìm hiểu về các loại giấy tờ liên quan và luyện tập thao tác kiểm tra, rà soát thông tin sao cho vừa nhanh chóng vừa đảm bảo được độ chính xác. 

Bên cạnh đó, bạn cần tìm hiểu quy trình lập ra các phiếu nhập và xuất kho để đảm bảo công việc được vận hành đúng theo bộ máy.

Kỹ năng sắp xếp và quản lý hàng hóa

Mặc dù công việc sắp xếp và quản lý hàng hóa không quá khó khăn, nhưng để làm việc hiệu quả thì chắc chắn bạn cần phải học hỏi rất nhiều.

Khi thành thạo kỹ năng này, bạn sẽ dễ dàng quản lý hàng hóa, rút ngắn được thời gian kiểm tra, tìm kiếm sản phẩm trong kho.

Để làm tốt kỹ năng này, hãy hiểu thông tin bao quát về hàng hóa như số lượng, mẫu mã, kích thước, v.v. để lập ra được sơ đồ sắp xếp sao cho khoa học nhất.

Kỹ năng kiểm kê hàng hóa trong kho

Kỹ năng kiểm tra hàng là một trong những yêu cầu bắt buộc. Việc kiểm tra sẽ giúp cho bạn chủ động trong việc nắm bắt các thông tin về sản phẩm, nhanh chóng phát hiện sự chênh lệch để có hướng giải quyết kịp thời.

Kỹ năng làm việc nhóm

Nhân viên quản kho sẽ là bộ phận trung gian kết nối giữa các phòng ban với nhau. Do vậy, bạn cần phải biết phối hợp với các bộ phận khác như phòng kinh doanh, phòng kế toán, bộ phận chuyên vận chuyển, v.v.

Khi bạn có kỹ năng làm việc nhóm, công việc của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ hơn, rút ngắn được thời gian và hiệu quả cao hơn.

Những lưu ý cần tránh khi làm nhân viên kho

Khi đảm nhận vị trí nhân viên kho thì bạn cần phải lưu ý một số điều dưới đây để công việc được diễn ra thuận lợi:

• Khi kiểm tra hàng hóa, bạn sẽ kiểm tra về số lượng, mẫu mã và cả hạn sử dụng của hàng hóa. Tránh trường hợp quên bảo dưỡng định kỳ máy móc dẫn đến không thể kiểm soát được hạn sử dụng và gây thiệt hại cho công ty.
• Bạn phải luôn kiểm soát các hoạt động của nhân viên cùng làm trong kho nếu bạn làm chức vụ quản lý. Khi xảy ra tình huống xấu, nhân viên thường hay đổ lỗi cho người khác. Vì vậy, bạn cần phải có sự tinh tế trong quan sát để xác định được nguyên nhân xuất phát từ ai.
• Cần đảm bảo tồn kho ở mức quy định. Nếu hàng tồn nằm ở mức tối thiểu thì rất dễ xảy ra tình trạng không kịp cung ứng hàng hóa.
• Bạn cần phải dán nhãn và sắp xếp các mẫu, các sản phẩm hợp lý. Nếu như hàng hóa không được sắp xếp một cách logic thì rất dễ xảy ra tình trạng khó tìm hàng, chiếm nhiều diện tích kho, phát sinh phụ phí để quản lý.
• Bạn cần phải nhập số liệu vào một cách chính xác. Vì chỉ cần một sơ suất nhỏ, chênh lệch 1 đơn vị thôi, doanh nghiệp sẽ phải điều động tất cả nhân viên trong kho để rà soát lại toàn bộ giấy tờ, hồ sơ liên quan.

Mức lương và quyền lợi của bộ phận kho có gì hấp dẫn?

Với các thông tin phía trên, chắc bạn cũng đã hiểu được chức năng nhiệm vụ của bộ phận kho là như thế nào rồi. Nhân viên kho là một công việc không quá phức tạp và không đòi hỏi yêu cầu về bằng cấp.

Hiện nay mức lương trung bình của nhân viên kho trên thị trường dao động từ 5 – 8 triệu đồng/tháng. Tùy theo quy mô doanh nghiệp và kinh nghiệm cá nhân, bạn có thể thỏa thuận hoặc đề xuất tăng mức lương này.

Bên cạnh đó, nhân viên kho còn được phụ cấp theo năng lực và hiệu quả công việc. Trong trường hợp tăng ca, doanh nghiệp sẽ có thêm các khoản phí khác cho bạn.

Lời kết

Bài viết trên đã giải đáp cho bạn câu hỏi nhân viên kho làm gì hay nhân viên kho làm những gì. Mong rằng qua những thông tin hữu ích này bạn có thể hiểu rõ hơn về tính chất của công viên kho.

Nếu bạn có nhu cầu tìm kiếm một công việc “ngon lành cành đào”, hãy kết nối ngay trên Glints nhé! Glints luôn cập nhật các thông tin, vị trí ứng tuyển, giúp ứng viên có thể dễ dàng kết nối nhanh chóng đến doanh nghiệp mình yêu thích.

Tác Giả