Hướng dẫn xây dựng quy trình iso

ISO 9001 đang là tiêu chuẩn phổ biến hàng đầu mà rất nhiều doanh nghiệp muốn được chứng nhận. Tuy nhiên việc áp dụng và được chứng nhận ISO 9001 không hề dễ dàng. Một trong những khó khăn mà các doanh nghiệp gặp phải trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 đó chính là việc xây dựng quy trình. Để có thể hiểu thêm về 6 quy trình bắt buộc của ISO 9001, quý đọc giả hãy cùng tham khảo bài viết sau của chúng tôi.

Nội dung bài viết

Quá trình là một tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác với nhau để biến đổi đầu vào thành đầu ra, trong một doanh nghiệp sẽ tồn tại nhiều quá trình. Quy trình là cách thức cụ thể để thực hiện một hoạt động hoặc quá trình. Việc xây dựng quy trình tốt sẽ giúp ích rất nhiều trong việc vận hành các quá trình nhằm hoàn thành mục tiêu do doanh nghiệp đề ra. Hệ thống là tập hợp các yếu có liên quan hoặc tương tác với nhau.

Từ những khái niệm trên, ta có thể hiểu Quy trình ISO 9001 bao gồm những bước theo trình tự rõ ràng để có thể thực hiện một hoạt động hoặc quá trình trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp và những quy trình này cần phải đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 do doanh nghiệp đang áp dụng.

6 quy trình bắt buộc của ISO 9001 bao gồm:

• Quy trình kiểm soát tài liệu
• Quy trình kiểm soát hồ sơ
• Quy trình đánh giá nội bộ
• Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp
• Quy trình hành động khắc phục
• Quy trình hành động phòng ngừa (khuyến nghị nên có)

Theo quy định của ISO 9001 mới nhất thì các quy trình này không nhất thiết phải được viết ra bằng giấy hay văn bản mà chỉ cần có thể chứng minh được là phía doanh nghiệp có xây dựng và áp dụng.

Tham khảo quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO.

Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình

Với những doanh nghiệp muốn được chứng nhận ISO thì việc xây dựng và áp dụng quy trình được xem như yếu tố bắt buộc.

Về vận hành, mỗi doanh nghiệp sẽ bao gồm nhiều cá nhân với sự khác biệt về kỹ năng, trình độ và kiến thức do đó nếu không được hoạch định thì mỗi người sẽ làm việc khác nhau, không đồng đều và rất khó kiểm soát cũng như kết hợp giữa các quá trình hay công đoạn. Việc xây dựng và áp dụng quy trình sẽ giúp người lao động và các bộ phận biết được phải tiến hành công việc nào, làm như thế nào, bao giờ và kết quả cần đạt được ra sao.

Tham khảo:

Một số lợi ích điển hình khi áp dụng ISO như:

• Nhân viên hiểu rõ chỉ thị từ cấp trên và biết cách hoàn thành chỉ thị
• Loại bỏ tình trạng làm đi làm lại nhưng không đúng ý cấp trên
• Nâng cao chất lượng công việc
• Thuận lợi hơn trong việc kiểm soát tiến độ
• Tạo được đội ngũ nhân viên đồng đều về năng lực
• Công tác đào tạo nhân viên mới nhanh chóng và hiệu quả hơn

Các bước xây dựng và áp dụng quy trình theo ISO 9001

Việc xây dựng quy trình có thể dựa vào các bước sau:

1. Xác định bối cảnh tổ chức và yêu cầu của các bên quan tâm
2. Xác định rủi ro – cơ hội
3. Thu thập thông tin
4. Xác định cấu trúc quy trình
5. Viết và phê duyệt quy trình
6. Phổ biến và đào tạo nội bộ quy trình

Xác định bối cảnh tổ chức và yêu cầu của các bên quan tâm

Xác định bối cảnh tổ chức bao gồm:

• Xem xét những yếu tố nội bộ doanh nghiệp như trình độ, văn hóa doanh nghiệp, năng lực, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, tài sản, công nghệ,…
• Xem xét những yếu tố bên ngoài doanh nghiệp như tình hình kinh tế – xã hội, pháp luật nước sở tại, đối thủ cạnh tranh,…
• Xem xét những vấn đề có thể ảnh hưởng và chi phối tới hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp.
• Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức của doanh nghiệp khi áp dụng ISO 9001

Xác định yêu cầu của các bên quan tâm bao gồm:

• Yêu cầu của khách hàng, người tiêu dùng cuối
• Yêu cầu của người lao động
• Yêu cầu của nhà cung cấp
• Yêu cầu của các cơ quan quản lý
• Yêu cầu của các cơ quan báo chí truyền thông
• Yêu cầu của cộng đồng địa phương
• Yêu cầu của nhà đầu tư

Việc xác định các yêu cầu của các bên quan tâm giúp doanh nghiệp xác định phạm vi hệ thống quản lý chất lượng, các quá trình và sự tương tác giữa các quá trình.

Xác định rủi ro – cơ hội

Với mỗi quá trình, cần tiến hành xem sét những yếu tố có thể ảnh hưởng tới việc đạt kết quả như dự định. Điều này bao gồm cả những ảnh hưởng tích cực lẫn tiêu cực.

Thu thập thông tin

Doanh nghiệp có thể tiến hành thu thập thông tin theo phương pháp 5W1H như sau:

• Why: Vì sao cần thực hiện quy trình này?
• Who: Ai phụ trách chính về việc thực hiện quy trình này, ai có liên quan?
• Where: Quy trình này diễn ra ở khâu nào trong hệ thống quản lý chất lượng?
• What: Triển khai quy trình này với những gì (Nguồn lực gì)?
• When: Quy trình này diễn ra khi nào, trong bao lâu ?
• How: Quy trình này được triển khai như thế nào, phương pháp ra sao?

Xác định cấu trúc quy trình

Một quy trình ISO sẽ có cấu trúc như sau:

• Phạm vi và mục đích áp dụng
• Thuật ngữ/ định nghĩa liên quan
• Trách nhiệm của người/ bộ phận thực hiện
• Thủ tục, thứ tự, trình tự thực hiện quy trình
• Tài liệu tham khảo (biểu mẫu, danh sách, tài liệu, hồ sơ có sẵn)
• Lịch sử các phiên bản của quy trình (số hiệu, ngày biên soạn/ phê duyệt, người thực hiện,…)

Viết và phê duyệt quy trình

Ban ISO chịu trách nhiệm chính trong việc soạn thảo quy trình.

Việc viết quy trình cần đảm bảo:

• Quy trình cần được viết dễ hiểu, ngắn gọn
• Không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn
• Không tích hợp các chi tiết thừa thãi không cần thiết có thể gây khó hiểu hoặc hiểu lầm cho người áp dụng

Sau khi được viết, quy trình cần được xem xét, góp ý của các bộ phận có liên quan. Bước cuối cùng trước khi quy trình có hiệu lực và ban hành áp dụng trong toàn hệ thống đó là được sự phê duyệt của cấp lãnh đạo cao nhất.

Ban hành và đào tạo quy trình

Sau khi được cấp lãnh đạo cao nhất phê duyệt, quy trình sẽ được ban hành chính thức.

Để quá trình ban hành được hiệu quả, doanh nghiệp cần tiến hành đào tạo nội bộ về quy trình mới cho các thành viên có liên quan. Việc triển khai đào tạo nội bộ về quy trình sẽ đảm bảo tất cả thành viên đều hiểu biết về quy trình, nắm được trách nhiệm và quyền hạn của mình.

Chú ý về việc thay đổi hoặc cập nhật quy trình

Với trường hợp thay đổi hay cập nhật quy trình thì cần có thông báo rõ ràng và kịp thời cho các thành viên có liên quan. Để tránh sự bất đồng bộ quy trình và ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp.

Khó khăn của doanh nghiệp khi xây dựng và áp dụng quy trình của ISO 9001

Trở ngại mà hầu hết các doanh nghiệp gặp phải khi áp dụng ISO 9001 đó là không xác định được các quy trình cần xây dựng, không thể thống kê đầy đủ hồ sơ tài liệu cần thiết cũng như phân công công việc chưa phù hợp.

Để giúp doanh nghiệp vượt qua những khó khăn này và nhanh chóng được chứng nhận, iRTC luôn sẵn sàng cung cấp cho quý doanh nghiệp chương trình tư vấn ISO 9001. Với sự hỗ trợ của các chuyên gia có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực ISO, doanh nghiệp sẽ nhận được những sự hỗ trợ cần thiết trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001.