Hướng dẫn đặt phòng họp trực tuyến thông qua outlook

Cách lên lịch cuộc họp Teams không chỉ đơn giản là chọn ngày và giờ. Người dùng cần biết những chi tiết nhỏ giúp cuộc họp diễn ra thành công. Bài viết này sẽ hướng dẫn người dùng từng bước để tổ chức cuộc họp một cách hiệu quả nhất.

Tổng quan về cách lên lịch cuộc họp trong Microsoft Teams

Giới thiệu về Microsoft Teams

Được ra mắt vào năm 2017 bởi Microsoft, Microsoft Teams nhanh chóng trở thành một ứng dụng giao tiếp không thể thiếu cho nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu.

Với khả năng giúp người dùng trò chuyện, tổ chức cuộc họp qua video và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng, Teams đã tối ưu hóa quá trình giao tiếp và hợp tác trong công việc.

Lợi ích của việc lên lịch cuộc họp trong Teams

Biết cách lên lịch cuộc họp Teams giờ đây đã trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn bao giờ hết. Người dùng có thể mời cả nhóm tham gia hoặc chỉ mời một vài người cụ thể.

Đặc biệt, với tính năng Scheduling Assistant, người dùng có thể xem lịch làm việc của mọi người tham dự và tìm ra thời gian phù hợp nhất, giúp tiết kiệm thời gian và tránh xung đột lịch trình.

Cách Teams thông báo về cuộc họp sắp diễn ra

Mỗi khi một cuộc họp được đặt bằng cách lên lịch trong Teams, một bài đăng sẽ tự động xuất hiện trong mục Posts của kênh liên quan.

Điều này không chỉ giúp mọi người trong nhóm được thông báo về cuộc họp, mà còn tăng cường sự tương tác giữa các thành viên.

Lưu trữ thông tin cuộc họp

Tất cả thông tin liên quan đến cuộc họp, bao gồm chương trình, nội dung, ghi chú và bản ghi âm, đều được lưu trữ cẩn thận và dễ dàng truy cập trong kênh.

Điều này giúp người dùng dễ dàng xem lại và theo dõi các cuộc họp trước đó, đảm bảo rằng mọi thông tin quan trọng đều không bị sót lại.

Xem thêm: Microsoft Teams – Giải pháp kết nối và xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh

Khám phá danh sách cuộc họp đã lên lịch trong Microsoft Teams

Trong Microsoft Teams, phần Calendar giúp người dùng nhanh chóng nhìn qua các cuộc họp đang sắp diễn ra, dù là trong ngày, tuần hay bất kỳ ngày nào trong tháng.

Tại đây, mọi cuộc họp mà người dùng đã lên lịch đều được hiển thị một cách sinh động và dễ nhận biết.

• Để bắt đầu, người dùng cần đăng nhập vào tài khoản Microsoft Teams của mình.
• Tiếp theo, ở cửa sổ chính của ứng dụng, chọn mục Calendar.
• Người dùng chỉ cần chọn Today để biết danh sách các cuộc họp sắp diễn ra trong ngày.
• Nếu muốn xem danh sách cuộc họp của một ngày cụ thể khác, người dùng có thể chọn biểu tượng tháng năm, sau đó lựa chọn một ngày mong muốn.
• Đối với việc xem lịch hẹn trong cả tuần, người dùng có thể chọn biểu tượng Work week và sau đó nhấp vào Week để xem toàn bộ cuộc họp đã lên lịch cho tuần đó.

Các phương pháp phản hồi lời mời cuộc họp

Trong phần Calendar, nơi hiển thị các cuộc họp đã lên lịch bằng cách lên lịch cuộc họp trên Microsoft Team đã thảo luận ở bước trước, người dùng cũng có khả năng phản hồi nhanh chóng đối với lời mời tham gia bất kỳ cuộc họp nào.

• Đầu tiên, người dùng cần nhấp vào cuộc họp mong muốn trên Calendar để trả lời.
• Để đồng ý tham gia, người dùng chỉ cần chọn Accept.
• Nếu người dùng quyết định không tham gia, họ có thể lựa chọn Decline.
  
  Cuộc họp đã lên lịch được hiển thị rõ ràng và dễ nhận biết

Hướng dẫn người dùng lên lịch cuộc họp trên Teams

Cách lên lịch cuộc họp trên phần mềm Teams

Cách lên lịch cuộc họp Teams trên Desktop

Đối với người dùng sử dụng phiên bản Desktop của Microsoft Teams, việc lên lịch cuộc họp rất đơn giản và linh hoạt:

• Trong một cuộc trò chuyện trực tiếp hoặc trò chuyện nhóm, hãy tìm và chọn nút Lên lịch cuộc họp (nằm bên dưới khung nhập tin nhắn) để tổ chức cuộc họp với các thành viên trong cuộc trò chuyện đó.
• Lưu ý rằng, người dùng không thể lập lịch cuộc họp trực tiếp trong khi đang tham gia một cuộc trò chuyện Teams đang diễn ra.
• Mở phần Lịch bằng cách nhấp vào nút cuộc họp ở bên trái màn hình, sau đó chọn Cuộc họp mới ở góc trên bên phải.
• Để lên lịch nhanh, người dùng có thể chọn trực tiếp khoảng thời gian trên lịch, và một biểu mẫu lên lịch sẽ xuất hiện.
• Trong biểu mẫu này, người dùng có thể đặt tên, mời người khác và thêm chi tiết cho cuộc họp. Để tìm khoảng thời gian phù hợp cho mọi người, sử dụng tính năng Trợ lý lên lịch.
• Với Trợ lý Lập lịch biểu, người dùng có thể xem lịch biểu và trạng thái của mỗi người tham dự. Các khoảng thời gian mà người dự bận hoặc đã có lịch hẹn sẽ được tô màu, còn khoảng thời gian trống sẽ không có màu.
• Sau cùng, sau khi hoàn tất việc nhập thông tin, người dùng chọn Lưu để hoàn tất đúng cách lên lịch cuộc họp Teams và gửi lời mời.
  
  Trợ lý lập lịch biểu giúp sắp xếp thời gian phù hợp

Cách lên lịch cuộc họp Teams trên điện thoại di động

Khi sử dụng phiên bản Microsoft Teams trên điện thoại di động, quy trình lên lịch họp cũng rất dễ dàng:

• Trước tiên, mở phần Lịch bằng cách nhấp vào nút cuộc họp ở dưới cùng của màn hình, sau đó chọn nút Lên lịch họp ở góc trên bên phải.
• Để thêm người tham gia, chọn Thêm người tham gia và chọn những người người dùng muốn mời tham gia.
• Nếu người dùng muốn tổ chức cuộc họp trong một kênh, hãy chọn kênh mong muốn. Tuy nhiên, nếu cuộc họp được tổ chức trong một kênh, tất cả mọi người trong kênh đó có thể tham gia.
• Đặt thời gian bắt đầu và kết thúc cho cuộc họp, và nhập mô tả cho sự kiện.
• Khi tất cả thông tin đã được nhập, người dùng chỉ cần chọn Xong để hoàn tất đúng cách lên lịch cuộc họp Teams.

Thêm số Dial-in

Đôi khi, người dùng có thể muốn cho phép các thành viên tham gia cuộc họp Teams qua điện thoại. Để thực hiện điều này, người dùng cần bao gồm số Dial-in và ID hội thảo trong thông tin cuộc họp.

Khi người dùng đã dùng cách lên lịch cuộc họp Teams sử dụng Outlook, thông tin về số Dial-in và ID hội thảo sẽ được thêm vào tự động, và chúng sẽ xuất hiện rõ ràng trong lời mời họp.

Tuy nhiên, nếu người dùng đang sử dụng phần mềm Teams làm cách lên lịch cuộc họp Teams, người dùng cần thêm thông tin này một cách thủ công.

Gán thể loại cho cuộc họp

Khi sắp xếp và tổ chức lịch làm việc, việc gán màu sắc và thể loại cho các cuộc họp có thể giúp người dùng dễ dàng nhận biết và quản lý cuộc họp của mình.

Hướng dẫn gán thể loại

Microsoft Teams cung cấp tính năng cho phép người dùng gán thể loại cho cuộc họp, giống như trong Outlook. Người dùng có thể gán một hoặc nhiều thể loại cho mỗi cuộc họp trên lịch của mình.

Dưới đây là cách thực hiện:

• Để gán thể loại cho một cuộc họp, người dùng chỉ cần nhấp chuột phải vào sự kiện trên lịch của mình. Sau đó, chọn Phân loại và chọn màu mong muốn.
• Trong quá trình dùng các cách lên lịch cuộc họp Teams, người dùng cũng có thể chọn Thể loại ngay tại phần đầu của biểu mẫu lên lịch.

Điều cần lưu ý khi gán thể loại

• Hiện nay, việc chỉnh sửa tên và màu sắc của thể loại chỉ có thể thực hiện từ Outlook, chứ không thể thực hiện trực tiếp trong Teams.
• Khi gán thể loại cho cuộc họp diễn ra theo định kỳ, thể loại sẽ được áp dụng cho toàn bộ chuỗi cuộc họp, chứ không chỉ áp dụng cho một lần họp cụ thể.
• Hiện tại, Teams không hỗ trợ việc gán thể loại cho cuộc họp kênh.
  
  Tính năng gán thể loại giúp sắp xếp công việc dễ dàng hơn

Mời người bên ngoài tổ chức của người dùng

Để mời một người bên ngoài tổ chức của người dùng tham gia cuộc họp Teams, điều đầu tiên người dùng cần là địa chỉ email chính xác của họ.

• Bước 1: Thêm người tham dự vào cuộc họp: Trên giao diện Teams, hãy tìm đến phần thông báo Thêm người tham dự bắt buộc. Nếu người dùng muốn mời ai đó với tư cách người tham dự tùy chọn, người dùng nên chọn Tùy chọn thay vì phần thông báo trước đó.
• Bước 2: Nhập địa chỉ email và mời người tham gia: Tiếp theo, người dùng chỉ cần nhập địa chỉ email của người người dùng muốn mời (ví dụ: [email protected]) vào ô dành cho địa chỉ email. Sau khi nhập xong, nhấp vào nút Mời.
• Bước 3: Xác nhận việc mời: Sau khi người dùng hoàn thành việc mời, người được mời sẽ nhận được một email thông báo, trong đó có một liên kết để họ có thể truy cập và tham gia cuộc họp được tổ chức bằng cách lên lịch cuộc họp Teams.
  
  Cần có địa chỉ email để có thể mời người bên ngoài tổ chức

Mời mọi người bằng liên kết

Trong Microsoft Teams, người dùng có thể chia sẻ một liên kết trực tiếp đến cuộc họp. Việc này giúp thuận tiện khi người dùng muốn mời một số lượng lớn người mà không cần biết địa chỉ email cụ thể của họ.

• Bước 1: Tạo cuộc họp trong Teams

Đầu tiên, người dùng cần phải tạo một cuộc họp trên Teams.

• Bước 2: Truy cập cuộc họp đã tạo

Sau khi cuộc họp được tạo, hãy truy cập phần lịch của mình trên Teams. người dùng có thể nhấn vào biểu tượng Nút cuộc họp nằm ở bên trái giao diện của Teams.

Tại đây, người dùng sẽ thấy danh sách các cuộc họp đã được lên lịch bằng cách lên lịch cuộc họp Teams. Hãy chọn cuộc họp mà người dùng muốn chia sẻ.

• Bước 3: Lưu và chia sẻ liên kết cuộc họp

Khi người dùng truy cập vào chi tiết cuộc họp, một liên kết dưới dạng URL sẽ xuất hiện. Đây chính là liên kết mà người dùng có thể chia sẻ cho người khác.

Để sao chép liên kết này, người dùng chỉ cần chọn biểu tượng sao chép (thường được biểu diễn bằng hình dạng hai tài liệu chồng lên nhau).

Thêm người đồng tổ chức

Trước hết, người dùng cần đảm bảo rằng những người muốn chỉ định làm người đồng tổ chức đã được thêm vào danh sách người dự bắt buộc trong cuộc họp.

• Bước 1: Truy cập chi tiết cuộc họp: Đầu tiên, người dùng cần chọn cuộc họp mình muốn chỉnh sửa. Sau đó, chọn tùy chọn Chỉnh sửa để đi vào phần chỉnh sửa thông tin cuộc họp.
• Bước 2: Điều hướng đến tùy chọn cuộc họp: Trong phần chỉnh sửa, người dùng sẽ thấy Tùy chọn khác cùng với biểu tượng tương ứng. Hãy chọn biểu tượng này và sau đó chọn Cuộc họp để truy cập vào trang tùy chọn cuộc họp.
• Bước 3: Bổ sung người đồng tổ chức: Trên trang tùy chọn cuộc họp, người dùng sẽ thấy mục Chọn người đồng tổ chức. Tại đây, hãy chọn mũi tên xuống và sau đó chọn tên của những người người dùng muốn chỉ định làm người đồng tổ chức.
• Bước 4: Lưu thay đổi: Cuối cùng, sau khi đã chọn xong người đồng tổ chức, người dùng nên nhớ nhấn Lưu ở cuối màn hình để ứng dụng những thay đổi đã thực hiện.
  
  Người đồng tổ chức sẽ hỗ trợ cho người tổ chức chính

Biến kênh thành cuộc họp

Dưới đây là hướng dẫn cách lên lịch cuộc họp Teams và biến một kênh trở thành một cuộc họp:

• Tạo Cuộc họp mới và thêm kênh vào cuộc họp

Bắt đầu bằng cách chọn Cuộc họp mới. Trong trường nhập, hãy nhập tên của kênh người dùng muốn thêm vào cuộc họp. Người dùng sẽ tìm thấy mục Thêm kênh ngay bên dưới các trường thời gian và ngày.

Lưu ý rằng một khi người dùng đã gửi lời mời tham gia cuộc họp, người dùng sẽ không thể chỉnh sửa hoặc thêm kênh vào cuộc họp đó. Trong trường hợp muốn thay đổi kênh, người dùng cần gửi một lời mời mới với kênh đã cập nhật.

• Lưu ý về quyền truy cập

Cần chú ý rằng khi người dùng tổ chức một cuộc họp trong một kênh, tất cả mọi người trong nhóm đó đều có khả năng tham gia cuộc họp. Tuy nhiên, tính năng này không được hỗ trợ trong các kênh riêng tư.

• Thêm người tham dự và lên lịch hợp lý

Sau khi đã thêm kênh và những thông tin cần thiết, người dùng có thể sử dụng Trợ lý lên lịch để tìm thời gian thích hợp cho tất cả người tham gia.

• Cách lên lịch cuộc họp Teams định kỳ

Nếu người dùng muốn tổ chức cuộc họp theo định kỳ, hãy chọn tùy chọn Không lặp lại ngay dưới mục ngày tháng và điều chỉnh theo mong muốn.

Dựa trên tần suất người dùng muốn họp, người dùng có thể chọn từ các tùy chọn đã cung cấp hoặc sử dụng Tùy chỉnh để thiết lập theo nhịp độ của người dùng.

Lên lịch cuộc họp Teams trong lịch kênh

Trong quá trình sử dụng Microsoft Teams, có thể người dùng muốn lên lịch cuộc họp trực tiếp trong lịch của một kênh cụ thể. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách lên lịch cuộc họp Teams trong lịch của kênh.

• Xem tất cả các cuộc họp

Trước tiên, nếu người dùng chưa quen thuộc với việc thêm lịch vào kênh, họ nên tham khảo hướng dẫn tại mục Xem tất cả các cuộc họp của người dùng trong Teams. Sau khi làm quen, việc thêm sự kiện vào lịch chung trở nên dễ dàng hơn.

• 3 cách để thêm sự kiện vào lịch
• Chọn Thêm sự kiện mới ngay ở đầu lịch.
• Trên lịch, bấm và kéo con trỏ để chọn một khoảng thời gian cụ thể.
• Hoặc, chọn mũi tên bên cạnh Họp ngay ở đầu ứng dụng để mở một menu rời và sau đó chọn Lên lịch cuộc họp.
• Điền thông tin cho cuộc họp

Khi thực hiện bất kỳ hành động nào từ 3 cách trên, một biểu mẫu lập lịch sẽ được mở ra. Tên kênh sẽ được tự động điền vào biểu mẫu.

Ở đây, người dùng có thể thêm một nhóm hoặc một cá nhân từ Outlook bằng cách nhập tên của họ một cách thủ công.

• Lưu ý về quyền truy cập

Nếu muốn khách và đối tác từ bên ngoài tổ chức tham gia cuộc họp, người dùng sẽ cần thêm họ vào lời mời họp một cách thủ công.

Nhấp chuột phải để xem thêm tùy chọn

Một trong những tiện ích khi người dùng muốn quản lý cuộc họp của mình trong Microsoft Teams là khả năng sử dụng menu ngữ cảnh thông qua việc nhấn chuột phải.

• Tác vụ thông qua nhấn chuột phải

Khi người dùng nhấn chuột phải vào một sự kiện trong lịch, họ sẽ có khả năng RSVP (đăng ký tham dự), xóa bỏ sự kiện hoặc mở lời mời để xem chi tiết của cuộc họp.

Đặc biệt, nếu sự kiện đó là một cuộc họp Teams đã được lên lịch, người dùng còn có các tùy chọn để Tham gia trực tuyến và Trò chuyện với người tham gia.

• Thông báo về cuộc họp Teams

Cuộc họp Teams cung cấp một tính năng tiện lợi khi hiển thị nút Tham gia trên sự kiện trong lịch của người dùng chỉ 5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu.

Một điểm đặc biệt là khi có ai đó tham gia cuộc họp, màu sắc của sự kiện sẽ thay đổi, giúp người dùng nhận biết được việc có người đã tham gia trực tuyến.

• Cài đặt trước khi tham gia cuộc họp

Khi chọn Tham gia, một cửa sổ cài đặt cuộc họp sẽ xuất hiện, cho phép người dùng xác nhận và điều chỉnh các cài đặt của camera và micro theo ý muốn trước khi tham gia cuộc họp trực tuyến.

• Lưu ý khi có các cuộc họp trùng lịch

Một điểm cần lưu ý là nếu có các sự kiện hoặc cuộc họp trùng nhau trong lịch sau khi được sắp xếp, nút Tham gia sẽ không được hiển thị.

Tuy nhiên, người dùng vẫn có khả năng tham gia cuộc họp trực tuyến bằng cách nhấn chuột phải và chọn Tham gia trực tuyến.

Cách lên lịch lại cuộc họp trên Teams

Một nhu cầu thường xuyên của người dùng khi sử dụng Microsoft Teams là việc cần phải điều chỉnh thời gian hoặc biết cách lên lịch cuộc họp Teams đã đặt trước đó.

• Trong lịch Teams, nếu muốn điều chỉnh thời gian của một cuộc họp hoặc sự kiện, người dùng chỉ cần chọn sự kiện đó, sau đó kéo và thả vào một khoảng thời gian khác. Thao tác này giống như việc di chuyển một khối hình trong một hình ảnh.
• Khi thực hiện thao tác kéo và thả, một thông báo sẽ xuất hiện, cho người dùng biết về trạng thái sẵn sàng của những người đã được mời. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều có thể tham gia vào thời gian mới.
• Một phương pháp khác để điều chỉnh thời gian của cuộc họp là chọn cuộc họp mong muốn trong lịch Teams. Sau đó, người dùng chọn Chỉnh sửa, điều chỉnh thời gian và cuối cùng là chọn Gửi cập nhật.

Khi thực hiện xong, những người tham dự cuộc họp sẽ tự động nhận được thông báo với thời gian đã được cập nhật.

Cài đặt trạng thái cho cuộc họp Teams

Một chức năng quan trọng trong Microsoft Teams khi lên lịch cuộc họp là khả năng thiết lập trạng thái Show As (Hiển thị dưới dạng).

• Đặt trạng thái trong vai trò người tổ chức

Khi lập kế hoạch cho một cuộc họp, người tổ chức có thể thiết lập trạng thái Show As thông qua thanh hành động.

Khi người tham gia xác nhận tham dự cuộc họp (RSVP), trạng thái của họ sẽ tự động được cập nhật dựa trên trạng thái mà người tổ chức đã chọn.

• Đặt trạng thái trong vai trò người tham dự

Không giống người tổ chức, người tham dự có khả năng đặt trạng thái Show As riêng cho mình.

Điều này có nghĩa là họ có thể chọn một trạng thái độc lập, không phụ thuộc vào trạng thái do người tổ chức thiết lập. Mọi cập nhật về trạng thái này sẽ được hiển thị trên lịch của người tham dự.

• Trạng thái mặc định

Trạng thái Show As mặc định cho tất cả cuộc họp trên lịch của người tổ chức là Busy (Bận). Điều này chỉ ra rằng người tổ chức đang bận rộn và không thể tham gia vào hoạt động khác trong khoảng thời gian đó.

Sử dụng Outlook để lên lịch cuộc họp trên Teams

Cách lên lịch cuộc họp Teams qua Outlook

Khi sử dụng Microsoft Teams, người dùng sẽ thấy tiện ích khi có thể lên lịch cuộc họp trực tiếp thông qua Outlook. Với phần bổ trợ của Teams trong Outlook, việc này trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Cách lên lịch cuộc họp Teams trên Outlook máy tính

• Mở ứng dụng Outlook và điều hướng đến chế độ xem lịch biểu.
• Chọn Mục và sau đó chọn Họp Teams ở phía trên màn hình, ngay dưới tab Trang đầu.
• Chọn tài khoản người dùng muốn sử dụng để lên lịch cuộc họp trên Teams.
• Nhấp vào Lên lịch Cuộc họp. Hoặc nếu có sẵn, hãy chọn mẫu cuộc họp.
• Thêm khách mời vào trường Bắt buộc hoặc Tùy chọn. Người dùng cũng có thể mời toàn bộ nhóm liên hệ.
• Điền vào chủ đề, địa điểm (nếu có), thời gian bắt đầu và kết thúc.
• Soạn thư mời.
• Chọn Gửi để gửi lời mời cuộc họp.

Cách lên lịch cuộc họp Teams trên Outlook web

• Mở một biểu mẫu sự kiện mới và chọn nút Bật tắt cuộc họp Teams.
• Khi lời mời đã được gửi đi, chi tiết về cách tham gia cuộc họp sẽ hiển thị trong sự kiện.
  
  Cách tham gia cuộc họp sẽ được hiển thị trong sự kiện

Cách lên lịch cuộc họp Teams trên Outlook trên Android và iOS

• Mở ứng dụng Outlook và chọn biểu tượng lịch ở góc dưới cùng bên phải.
• Chọn Thêm.
• Cuộn xuống tìm Cuộc họp Teams và chọn bật công tắc chuyển đổi.
• Nhập thông tin khách mời vào trường Bắt buộc hoặc Tùy chọn. Cũng giống như phiên bản máy tính, người dùng có thể mời cả nhóm liên hệ.
• Điền chi tiết về cuộc họp.
• Để hoàn tất, chạm nhẹ vào dấu kiểm ở góc trên bên phải.

Cách loại bỏ Teams khỏi cuộc họp

Khi tạo cuộc họp mới trong Outlook và sử dụng tính năng Teams, người dùng có quyền quyết định có muốn bỏ tính năng này ra khỏi cuộc họp hay không.

Tuy nhiên, lưu ý rằng người dùng chỉ có thể thực hiện điều này trước khi gửi lời mời, và không thể thay đổi sau khi lời mời đã được gửi.

Cách loại bỏ Teams trong Outlook trên máy tính

• Khi tạo biểu mẫu cuộc họp mới, hướng người dùng tới phần Thiết lập ở đầu màn hình.
• Tại đó, người dùng cần chọn tùy chọn Không Lưu trữ Trực tuyến để không sử dụng Teams cho cuộc họp đó.
  
  Người dùng có quyền quyết định bỏ hay giữ tính năng Teams

Cách loại bỏ Teams trong Outlook trên web

Trong quá trình tạo sự kiện mới trên phiên bản web của Outlook, người dùng chỉ cần tắt nút bật tắt dành cho cuộc họp Teams. Làm như vậy sẽ giúp người dùng không sử dụng Teams cho cuộc họp này.

Cách loại bỏ Teams trong Outlook cho iOS và Android

Khi tạo sự kiện mới trên phiên bản di động của Outlook, người dùng sẽ thấy một nút bật tắt cho Cuộc họp Teams. Để không sử dụng Teams cho cuộc họp đó, chỉ cần tắt nút này.

Tiến hành tất cả cuộc họp trên Teams

Người dùng có thể cấu hình sao cho mọi cuộc họp theo cách lên lịch cuộc họp Teams từ Outlook sẽ được tổ chức trực tuyến thông qua Teams. Điều này áp dụng cho tất cả các phiên bản của Outlook, kể cả phiên bản trên web di động.

Tuy nhiên, cần chú ý rằng tùy vào lịch trình cập nhật và bản phát hành dành cho tổ chức mà người dùng đang thuộc về, có thể tính năng này chưa được mở ra cho người dùng.

Cách thiết lập trong Outlook trên máy tính

• Bắt đầu bằng việc đi tới phần trên cùng của màn hình Outlook và chọn Tệp.
• Sau đó, tiến hành chọn Tùy chọn Outlook.
• Ở danh mục bên trái, chọn Lịch.
• Trong phần Tùy chọn lịch, người dùng sẽ thấy tùy chọn Thêm cuộc họp trực tuyến vào tất cả các cuộc họp, hãy nhấp chọn vào đó.
  
  Thiết lập cuộc họp lên lịch từ Outlook tổ chức qua Teams

Cách thiết lập trong Outlook trên web

• Đầu tiên, người dùng cần nhìn lên phía trên cùng bên phải của màn hình và chọn vào biểu tượng Cài đặt.
• Tiếp theo, chọn Xem tất cả cài đặt Outlook ở phía dưới cùng bên phải.
• Trong mục Lịch, di chuyển tới phần Sự kiện và thư mời.
• Tại đây, chỉ cần chọn tùy chọn Thêm cuộc họp trực tuyến vào tất cả các cuộc họp.
• Cuối cùng, đừng quên chọn Lưu để lưu lại cài đặt của mình.

Xử lý sự cố

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp người dùng khắc phục những vấn đề thường gặp khi thực hiện các cách lên lịch cuộc họp Teams.

Vấn đề với menu chọn người tham gia

Một số lần, người dùng có thể thấy rằng menu chọn người dùng trong tùy chọn Cuộc họp không hiển thị đúng những người đã được mời trong một chuỗi cuộc họp.

Đối mặt với tình huống này, người dùng nên mời toàn bộ danh sách người tham gia vào chuỗi cuộc họp được lên lịch bằng cách lên lịch cuộc họp Teams ngay từ đầu, thay vì chờ tới từng lần cuộc họp diễn ra.

Danh sách người đã mời không hiển thị đủ

Trong một số trường hợp, ở Tùy chọn cuộc họp trên giao diện web không hiển thị đủ tất cả những người mà người dùng đã mời.

Để giải quyết vấn đề này, sau khi người dùng thêm khách mời vào cuộc họp bằng Outlook, hãy chắc chắn rằng người dùng đã chọn Gửi Cập nhật. Việc này giúp cập nhật và hiển thị thêm khách mời trong dạng xem web của tùy chọn Cuộc họp.

Cách lên lịch cuộc họp trên Teams với đăng ký

Sơ lược về các cuộc họp có đăng ký

Một tính năng hấp dẫn mà người dùng nên xem xét sử dụng là cuộc họp có đăng ký. Các cuộc họp này mang đến nhiều quyền kiểm soát cho người tổ chức và diễn giả, giúp chúng diễn ra mượt mà và hiệu quả.

Lợi ích của việc sử dụng cuộc họp có đăng ký:

• Người dùng không chỉ gửi thư mời họp với liên kết Gia nhập cuộc họp. Thay vào đó, họ có thể công khai cuộc họp và yêu cầu người tham gia đăng ký trước.
• Việc này tạo ra một mạng lưới rộng lớn hơn của người dự, giúp người tổ chức thu thập thông tin quan trọng từ người dự về sở thích và yêu cầu của họ.

Cuộc họp có đăng ký nổi bật với những đặc điểm như:

• Người tham gia sẽ phải chờ ở phòng đợi cho tới khi người tổ chức hoặc diễn giả cho phép họ tham gia vào cuộc họp đã được lên kế hoạch từ trước.
• Người tham gia không được phép chia sẻ nội dung trong cuộc họp này.
• Đối với cuộc họp mở cho công chúng, người dự sẽ tự động bị tắt tiếng và video khi gia nhập cuộc họp.
• Diễn giả có thể tận dụng các cuộc bỏ phiếu trong cuộc họp để thu hút sự chú ý của người xem và thu thập dữ liệu hữu ích.

Chú ý: Một điểm quan trọng mà người dùng cần lưu ý là các cuộc họp diễn ra trên kênh hoặc cuộc họp định kỳ không hỗ trợ tính năng đăng ký người dự.

Cách lên lịch cuộc họp Teams có đăng ký

Sau đây là hướng dẫn lên lịch cuộc họp Teams có đăng ký:

Bước 1: Truy cập lịch Teams

• Trong lịch Teams, người dùng cần chọn Cuộc họp mới.
• Vị trí tùy chọn Cuộc họp mới nằm ở phía trên cùng bên phải của màn hình lịch.
  
  Tùy chọn Yêu cầu đăng ký có ngay khi lên lịch cuộc họp mới

Bước 2: Cài đặt yêu cầu đăng ký

• Ở trang Cuộc họp mới, chọn Yêu cầu đăng ký.
• Sau đó, chọn Cho mọi người trong tổ chức của người dùng hoặc Dành cho mọi người nếu muốn mở cuộc họp cho công chúng.

Lưu ý:

• Nếu người dùng không thấy tùy chọn Yêu cầu đăng ký, hãy liên hệ với người quản trị CNTT.
• Đối với việc tổ chức cuộc họp công cộng, nếu không thấy tùy chọn Dành cho mọi người, cần liên hệ người quản trị Công nghệ thông tin.

Bước 3: Điền vào ô các thông tin cần thiết

Ở trang Cuộc họp mới, người dùng nhập tiêu đề, ngày, thời gian bắt đầu và kết thúc cho cuộc họp, cũng như mô tả.

Thông tin này chỉ dành cho diễn giả; người tham dự sẽ không thấy. Để chuẩn bị, người dùng có thể đặt thời gian bắt đầu sớm hơn cho người tham dự so với diễn giả.

Lưu ý:

Người dùng nên thiết lập chính sách cuộc họp sao cho người tham dự chờ trong Phòng đợi trước khi được phép tham gia cuộc họp.

Bước 4: Thêm diễn giả

• Để có thêm người trình bày, người dùng nên liệt kê họ trong lời mời cuộc họp.
• Diễn giả không cần phải đăng ký.

Lưu ý:

• Nếu thêm diễn giả sau khi đã gửi lời mời, người dùng cần thực hiện thêm bước.
• Trong mục Thêm diễn giả bắt buộc, người dùng chỉ cần nhập tên của họ.
• Đối với diễn giả tùy chọn, chọn Diễn giả tùy chọn và nhập tên.
  
  Việc lên lịch cuộc họp Teams có đăng ký khá dễ dàng

Một diễn giả không chính thức sẽ tham gia cuộc họp sắp xếp trước như một người tham dự. Để cho phép họ chia sẻ nội dung, người dùng cần thực hiện các bước sau:

• Lựa chọn Hiện người dự trong điều khiển cuộc họp.
• Trỏ đến tên người mà người dùng muốn thay đổi vai trò.
• Chọn Xem thêm tùy chọn rồi sau đó lựa chọn Đặt làm diễn giả.

Tùy chỉnh biểu mẫu đăng ký

Khi người dùng đã dùng cách lên lịch cuộc họp Teams, người tham dự tiềm năng sẽ nhận được biểu mẫu này thông qua một liên kết đăng ký. Họ sẽ điền thông tin vào biểu mẫu và gửi để nhận liên kết tham gia cuộc họp.

Đầu tiên, người dùng cần chọn Xem biểu mẫu đăng ký để bắt đầu quá trình.

Thêm hình ảnh tùy chỉnh cho biểu mẫu

Người dùng có khả năng tùy chỉnh hình ảnh ở đầu trang, như thêm logo hoặc hình ảnh khác. Để thực hiện, chọn Thêm hình ảnh ở đầu trang, sau đó tải lên hình ảnh người dùng muốn và nhấn Xong.

Nếu muốn loại bỏ, chỉ cần chọn X ở góc trên bên phải của trang.

Nhập chi tiết cuộc họp cho người tham dự

Trong phần này, người dùng cần nhập thông tin cơ bản như tiêu đề cuộc họp, ngày, thời gian và mô tả. Đồng thời, có thể thêm thông tin về diễn giả và tiểu sử của họ. Thông tin này giúp người tham dự biết rõ hơn về nội dung cuộc họp.

Người dùng cũng có thể thiết lập thời gian riêng biệt cho diễn giả, để họ có thêm thời gian chuẩn bị trước khi cuộc họp bắt đầu.

Mục chi tiết sự kiện và thêm trường thông tin

Biểu mẫu mặc định đã bao gồm ba trường thông tin: Tên, Họ và Email. Tuy nhiên, người dùng có thể thêm nhiều trường khác theo ý muốn.

Chọn Thêm trường để xem danh sách và chọn trường người dùng muốn thêm. Người dùng cũng có thể đặt trường thông tin nào là bắt buộc cho người tham dự điền.

Tạo các mục tùy chỉnh cho biểu mẫu đăng ký

Nếu người dùng muốn thu thập thêm thông tin đặc biệt từ người tham dự, chọn Thêm trường và sau đó là Câu hỏi tùy chỉnh. Người dùng có thể tạo một câu hỏi mà người tham dự tự điền hoặc một danh sách các lựa chọn cho họ.

Khi hoàn thành, nhớ chọn Lưu để lưu tất cả các thay đổi. Nếu muốn đóng biểu mẫu, chọn X ở góc trên bên phải.

Lưu ý quan trọng: Biểu mẫu đăng ký được lưu trữ trên SharePoint dưới dạng biểu mẫu web. Khi người tham dự gửi biểu mẫu, thông tin sẽ được lưu trữ an toàn và được mã hóa trực tiếp trên SharePoint.

Người tổ chức có thể truy cập danh sách đăng ký của mình trên SharePoint, và người quản trị cũng có thể yêu cầu thông tin theo quy định của GDPR và CCPA.

Gửi lời mời

Khi người dùng đã điền đủ thông tin cho cả diễn giả và những người tham dự, cũng như đã tùy chỉnh biểu mẫu đăng ký, bước tiếp theo là gửi lời mời tham gia cuộc họp đã sắp xếp.

Một điểm cần lưu ý: Người dùng nên gửi lời mời cho mình nếu là diễn giả chính của cuộc họp. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả mọi thứ đều được thiết lập đúng cách và sẵn sàng cho cuộc họp.

• Để gửi lời mời, người dùng chỉ cần chọn nút Gửi nằm ở góc trên bên phải của trang. Chỉ với một cú nhấp, mọi diễn giả tham gia cuộc họp sẽ nhận được lời mời.
• Sau khi đã gửi lời mời, liên kết đăng ký cho cuộc họp sẽ trở nên hoạt động. Điều này có nghĩa là mọi người dùng tiềm năng giờ đây có thể sử dụng liên kết này để đăng ký tham gia cuộc họp.

Công khai cuộc họp

Để tạo sự phấn khích và thu hút sự chú ý từ mọi người, người dùng nên chia sẻ chi tiết cũng như liên kết đăng ký cuộc họp. Việc này giúp tiếp cận được với một lượng lớn người tham dự tiềm năng.

Người dùng có thể chọn nhiều hình thức chia sẻ như truyền thông xã hội, trang web, email, hoặc cuộc trò chuyện. Cần nhớ rằng, liên kết đăng ký chỉ trở nên hoạt động sau khi cuộc họp đã được gửi lời mời.

• Để bắt đầu, người dùng nên bấm đúp vào sự kiện cuộc họp đã lên lịch bằng cách lên lịch cuộc họp Teams.
• Tại gần đầu trang, hãy chọn mục Sao chép liên kết đăng ký.
• Tiếp theo, người dùng nên chọn Sao chép liên kết đăng ký nằm dưới tiêu đề cuộc họp.
• Ngoài ra, người dùng cũng có thể lựa chọn sao chép liên kết trực tiếp từ biểu mẫu đăng ký.

Sau khi đã sao chép liên kết, người dùng có thể dễ dàng dán liên kết vào các thông báo và tin nhắn mà họ muốn gửi đi, cũng giúp cho cách lên lịch cuộc họp Teams trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn.

Xem báo cáo đăng ký

Sau khi đã gửi lời mời họp và công khai cuộc họp, người dùng cần biết được ai đã đăng ký tham gia và nắm được thông tin mà họ đã cung cấp thông qua biểu mẫu đăng ký để có cái nhìn tổng quan về số lượng và độ phủ sóng của cuộc họp.

• Đầu tiên, người dùng cần truy cập lịch của mình và tìm đến cuộc họp mong muốn.
• Bấm đúp vào cuộc họp đó để xem chi tiết.
• Tiếp theo, người dùng chỉ cần chọn nút Đăng ký. Thao tác này sẽ cho phép họ tải xuống báo cáo đăng ký, giúp họ nắm bắt thông tin cụ thể về ai đã tham gia và cách lên lịch cuộc họp Teams của họ đã được tiếp nhận.
  
  Báo cáo đăng ký giúp người dùng có cái nhìn tổng quan

Bổ sung diễn giả khi đã gửi lời mời

Nếu người dùng muốn thêm diễn giả vào cuộc họp mà lời mời đã được gửi đi, hãy nhớ cấp quyền trình bày cho họ.

Có hai cách để người dùng thực hiện điều này:

• Thay đổi tùy chọn cuộc họp trước khi cuộc họp bắt đầu.
• Điều chỉnh vai trò của diễn giả trong khi cuộc họp đang diễn ra.

Lưu ý quan trọng: Khi muốn thêm diễn giả ngoài tổ chức (ví dụ khách mời), người dùng nên tuân theo phương pháp thứ hai.

Cách thêm diễn giả trước cuộc họp

• Truy cập lịch và bấm đúp vào sự kiện cần thêm diễn giả.
• Điền thông tin diễn giả mới vào phần Diễn giả hoặc Diễn giả tùy chọn.
• Chọn Gửi cập nhật ở góc trên cùng bên phải.
• Trở lại sự kiện trên lịch và chọn Thay đổi tùy chọn ngay bên cạnh phần Đi tới cuộc họp.
• Trong mục Ai có thể trình bày?, điền tên diễn giả cần thêm.
• Chọn Những người cụ thể (tùy chọn thứ ba) và sau đó lưu lại.

Cách thay đổi vai trò của người dùng trong cuộc họp

• Cung cấp thông tin tham gia cuộc họp cho diễn giả. Thông tin này nằm ở cuối sự kiện trong lịch, dưới phần Cuộc họp Microsoft Teams.
• Khi thời gian họp đến, hãy mời diễn giả tham gia.
• Trong giao diện điều khiển cuộc họp, chọn Hiện người dự để xem danh sách người tham gia.
• Di chuyển chuột đến tên người dùng muốn thay đổi vai trò và chọn Xem thêm tùy chọn, sau đó chọn Đặt làm diễn giả. Thay đổi vai trò của người dùng ngay trong cuộc họp

Cập nhật thông tin cuộc họp và thông báo đến người dự

Dưới đây là hướng dẫn cách thông báo cho diễn giả và người tham dự khi có sự thay đổi.

• Thông báo cho diễn giả về sự thay đổi

Khi có sự thay đổi về thông tin cơ bản của cuộc họp như chức danh, danh sách diễn giả, hay thời gian tổ chức… diễn giả sẽ nhận được email thông báo. Thao tác thiết lập thay đổi như sau:

• Mở lịch và bấm đúp vào sự kiện cuộc họp mà người dùng muốn chỉnh sửa.
• Tiến hành thực hiện các chỉnh sửa cần thiết
• Chọn Gửi bản cập nhật nằm ở góc trên cùng bên phải trang.
• Thông báo cho người tham dự đã đăng ký

Khi có thay đổi về ngày và giờ tổ chức cuộc họp, người tham dự đã đăng ký sẽ được thông báo qua email. Để thay đổi thông tin, hãy thực hiện theo các bước sau:

• Trên lịch, bấm đúp vào sự kiện cuộc họp cần chỉnh sửa.
• Lựa chọn Tùy chỉnh biểu mẫu đăng ký.
• Sau đó, chọn Chỉnh sửa, nằm ở góc trên cùng bên trái của biểu mẫu.
• Thực hiện thao tác các thay đổi theo mong muốn.
• Chọn nút Lưu nằm ở góc trên bên trái của biểu mẫu.
• Trong hộp Gửi cập nhật?, hãy chọn Gửi.

Hủy cuộc họp

Khi người dùng cần hủy một cuộc họp đã lên lịch, việc này sẽ gửi một email thông báo hủy cuộc họp đến cho tất cả diễn giả và những người dự đã đăng ký tham gia cuộc họp đó.

• Các bước để hủy cuộc họp
• Người dùng truy cập lịch của mình và bấm đúp vào sự kiện cuộc họp mà muốn hủy.
• * Ở góc trên cùng bên trái của trang, hãy chọn Hủy bỏ cuộc họp.
  • Người dùng có thể nhập một thông báo hủy bỏ để giải thích lý do hoặc cung cấp thông tin thêm cho người tham dự. Sau khi nhập thông báo, chọn Hủy cuộc họp để hoàn tất.
• Lưu ý khi hủy đăng ký tham gia cuộc họp
• * Cần lưu ý rằng, người dự cuộc họp cũng có quyền hủy đăng ký tham gia.
  • Họ có thể thực hiện điều này thông qua email mà họ nhận được, trong đó chứa liên kết Gia nhập dành cho cuộc họp. Chỉ cần bấm vào liên kết đó, họ sẽ được hướng dẫn cách để hủy đăng ký.
    
    Tất cả những người dự sẽ được nhận email báo hủy

Kiểm tra báo cáo về sự hiện diện sau buổi họp

Sau khi cuộc họp diễn ra, người dùng có thể tải báo cáo tham dự. Báo cáo này giúp người dùng biết được ai đã tham gia cuộc họp và họ tham dự trong thời gian bao lâu.

Điều này cho phép người dùng so sánh thông tin thực tế với báo cáo đăng ký, giúp có cái nhìn tổng quan và đánh giá mức độ thành công của cuộc họp.

Các bước để xem báo cáo tham dự như sau:

• Người dùng mở lịch của mình và bấm đúp vào sự kiện cuộc họp mình muốn xem báo cáo.
• Sau đó, chọn nút Tham dự. Bằng cách này, người dùng có thể dễ dàng tải xuống báo cáo tham dự của cuộc họp đó.

Lời kết

Trong thế giới số hóa ngày nay, việc tối ưu hóa quy trình làm việc và cách lên lịch cuộc họp Teams trở nên vô cùng quan trọng. Để đảm bảo doanh nghiệp của người dùng không chỉ giữ vững sự kết nối mà còn nâng cao hiệu quả công việc, việc đầu tư vào gói Microsoft 365 Business là sự lựa chọn thông minh.

Với FPT Smart Cloud, doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm một hệ thống mua hàng linh hoạt cùng đội ngũ chuyên gia công nghệ sẵn sàng tư vấn 24/7. Liên hệ với chúng tôi: