Pháp luật và chính sách đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý nói chung và công tác ĐTBD nói riêng. Pháp luật và chính sách tạo cơ sở pháp lý quan trọng để các điều chỉnh hành vi của các tổ chức và cá nhân tham gia hoạt động ĐTBD.
Pháp luật và, chính sách về ĐTBD bao gồm hệ thống các văn bản pháp quy của Nhà nước, của các Bộ, Ban, Ngành liên quan thực hiện chức năng quản lý công tác ĐTBD và các công tác khác liên quan đến ĐTBD. Bên cạnh đó, các quy định pháp luật còn bao gồm hệ thống các quy định của các tổ chức, đơn vị được giao nhiệm vụ trực tiếp thực hiện công tác ĐTBD nhằm cụ thể, chi tiết hóa thành quy trình triển khai thực hiện các nội dung cụ thể của công tác ĐTBD.
Nội dung của hệ thống văn bản chính sách pháp luật về công tác ĐTBD thường bao gồm những nội dung sau:
(1) Đối tượng điều chỉnh của công tác ĐTBD, trong đó nêu rõ các đối tượng thuộc sự điều chỉnh của văn bản, chính sách quy định về công tác ĐTBD bao gồm:
– Các tổ chức, đơn vị chức năng được giao nhiệm vụ quản lý công tác ĐTBD
– Các tổ chức, đơn vị, cá nhân trực tiếp triển khai các nội dung cụ thể trong công tác ĐTBD
– Các đối tượng, cá nhân tham gia các khóa ĐTBD
– Các tổ chức, đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng đối tượng được ĐTBD
(2) Phạm vi ĐTBD, trong đó quy định rõ mức độ đào tạo, bồi dưỡng.
(3) Nội dung ĐTBD, trong đó quy định về các nhóm nội dung, chương trình ĐTBD dành cho từng đối tượng được ĐTBD.
(4) Phân cấp tổ chức thực hiện công tác ĐTBD, trong đó quy định về thẩm quyền quản lý, tổ chức thực hiện công tác ĐTBD đối với từng cấp cơ quan quản lý và các tổ chức, đơn vị liên quan đến trực tiếp triển khai công tác ĐTBD đối với từng nhóm nội dung cụ thể.
(5) Nguồn lực thực hiện công tác ĐTBD, trong đó quy định về cơ sở vật chất, tài chính, con người và các nguồn lực khác phục vụ triển khai thực hiện các nội dung ĐTBD.
(6) Trách nhiệm của các tổ chức, đơn vị, cá nhân liên quan, trong đó quy định cụ thể về quyền, nghĩa vụ của các tổ chức, đơn vị, cá nhân trong việc thực hiện công tác ĐTBD.
Từ những nội dung trên có thể thấy, nội dung quan trọng hàng đầu trong công tác ĐTBD là xây dựng hệ thống văn bản pháp lý làm cơ sở nền tảng để triển khai các nội dung tiếp theo của công tác ĐTBD.
2. Lập kế hoạch ĐTBD
Căn cứ quy định của hệ thống văn bản pháp luật, chính sách, chế độ của Nhà nước, các tổ chức, đơn vị triển khai thực hiện đào tạo, bồi dưỡng cho các đối tượng các nội dung đào tạo, bồi dưỡng thuộc thẩm quyền theo phân cấp quản lý, tổ chức thực hiện công tác ĐTBD.
Để tiến hành đào tạo, bồi dưỡng cho các đối tượng các nội dung phù hợp với nhu cầu của tổ chức, đạt hiệu quả nhất trong phạm vi nguồn lực của tổ chức, cần phải lập kế hoạch ĐTBD.
Kế hoạch ĐTBD là căn cứ để các đơn vị chức năng tổ chức thực hiện các hoạt động ĐTBD trong thời gian nhất định. Căn cứ thời gian của kế hoạch có thể có: kế hoạch dài hạn (5 – 10 năm); kế hoạch trung hạn (1 – 3 năm); kế hoạch ngắn hạn (dưới 1 năm).
Nội dung của kế hoạch ĐTBD gồm: đối tượng ĐTBD, nội dung ĐTBD tương ứng với từng đối tượng ĐTBD, thời gian ĐTBD, số lượng người được ĐTBD và nguồn lực tài chính cũng như các nguồn lực khác phục vụ cho công tác ĐTBD.
Phương pháp ĐTBD: là cách thức tổ chức ĐTBD theo nội dung nhất định để nâng cao kiến thức, kỹ cho người học để đáp ứng yêu cầu thực thi công việc. Các phương thức khác nhau hình thành các công nghệ đào tạo khác nhau.
Hiện nay trên thế giới, phương pháp đào tạo được coi là ưu việt, tiên tiến được nhiều nước áp dựng là phương pháp đào tạo theo khung năng lực. Phương pháp này được thể hiện cụ thể như sau:
Trên cơ sở nội dung trên, quy trình xây dựng kế hoạch ĐTBD cụ thể như sau:
Xác định nhu cầu ĐTBD
Xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng là một khâu quan trọng trong cả quá trình đào tạo, bồi dưỡng. Để tránh lãng phí trong đào tạo, cần tiến hành điều tra tổng thể trình độ và nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng. Nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức là “khoảng trống” giữa “thực trạng” và “yêu cầu” cần đạt được. Đây là hoạt động phân tích, đánh giá nhằm xác định mức độ chênh lệch giữa năng lực hiện có trong thực hiện nhiệm vụ thực tế (bao gồm: trình độ chuyên môn, kỹ năng, phẩm chất, thái độ) với mức năng lực cần phải có cho mỗi vị trí công việc. Vấn đề đặt ra cho khoá đào tạo, bồi dưỡng là “lấp” được “khoảng trống”, giải quyết được sự “chênh lệch” đó.
Có những chênh lệch có thể bù đắp thông qua hoạt động đào tạo bồi dưỡng và có những chênh lệch không thể bù đắp thông qua hoạt động này. Chênh lệch hay thiếu hụt có thể giải quyết thông qua hoạt động đào tạo bồi dưỡng chính là nhu cầu, bồi dưỡng. Việc xác định chính xác được nhu cầu đào tạo là căn cứ cho việc lập kế hoạch đào tạo bồi dưỡng. Chúng ta tiến hành việc xác định chênh lệch trong thực hiện công việc thông qua việc xác định sự thiếu hụt ở 3 cấp: Cấp tổ chức, cấp công việc, cấp cá nhân
– Phân tích cấp tổ chức
Tổ chức là một đơn vị (cơ quan) có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, có cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh, thực hiện nhiệm vụ do Nhà nước giao. Chúng ta coi tầm nhìn chiến lược, mục tiêu của tổ chức là mức độ lý tưởng hoàn thành công việc. Sau đó tiến hành phân tích tình hình thực hiện công việc thực hiện thực tế để có thể xác định mức thiếu hụt và nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch này.
– Phân tích cấp công việc
Phân tích đối với cấp độ công việc là phân tích mức độ chênh lệch giữa yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, thái độ và năng lực cần thiết để hoàn thành công việc đó ở mức lý tưởng so với mức hiện tại. Sự chênh lệch (thiếu hụt) này chính là nhu cầu đào tạo bồi dưỡng ở mức độ công việc.
Để thực hiện được phân tích này, cần xây dựng cơ sở dữ liệu các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, thái độ và năng lực thực hiện công việc đó ở mức độ lý tưởng. Chúng ta có thể tiến hành thu thập các dữ liệu này thông qua các phương pháp: Bảng mô tả công việc, quan sát công việc, nhật ký công việc, phỏng vấn.
Các tổ chức cần phải xây dựng danh mục vị trí việc làm làm cơ sở để phân tích nhu cầu ở cấp công việc.
– Phân tích cấp cá nhân
Phân tích đối với từng cá nhân và vị trí việc làm của họ. Kiến thức, kỹ năng, thái độ và năng lực của họ đã đáp ứng được yêu cầu của công việc hiện tại hay chưa? Các công cụ để phân tích ở cấp độ cá nhân: Bảng mô tả công việc, thông qua đánh giá của thủ trưởng đơn vị, đề nghị của cá nhân.
Tổng hợp dữ liệu phân tích nhu cầu đào tạo ở 3 cấp: cá nhân, công việc, tổ chức sẽ hình thành dữ liệu nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng của đơn vị. Trong đó, chúng ta cần quan tâm nhất đến nhu cầu đào tạo của tổ chức.
Xác định nội dung ĐTBD
Sau khi xác định được nhu cầu ĐTBD – khoảng cách giữ yêu cầu năng lực của đội ngũ nhân lực với năng lực thực tế của nhân lực hiện tại, đơn vị chức năng tiến hành xây dựng chương trình ĐTBD nhằm ĐTBD cho đội ngũ nhân lực những kiến thức, kỹ năng còn thiếu và yếu so với yêu cầu thực hiện nhiệm vụ của tổ chức.
Nội dung chương trình đào tạo phải quán triệt quan điểm: thiết thực, phù hợp với yêu cầu đối với từng loại đối tượng; chú trọng cả phẩm chất đạo đức và kiến thức, cả lý luận và thực tiễn; bồi dưỡng kiến thức cơ bản và kỹ năng thực hành.
Nội dung ĐTBD phải đảm bảo phù hợp với mục tiêu yêu cầu nâng cao năng lực chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ của đội ngũ nhân lực trong tổ chức, đơn vị.
Dự kiến kế hoạch
Lên kế hoạch thực hiện các lớp ĐTBD đối với từng chương trình ĐTBD cụ thể làm cơ sở để chuẩn bị nguồn lực tổ chức các khóa ĐTBD.
– Xác định các khoá đào tạo, lớp học cụ thể: Căn cứ vào nhu cầu đào tạo của đơn vị để thiết kế các khoá học cho phù hợp, trong đó xác định địa điểm, không gian thực hiện khoá học, nơi bố trí, tập kết nguồn lực thực hiện khoá học
– Thời gian thực hiện các khoá đào tạo, lớp học: Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời gian điều chỉnh thực hiện kế hoạch. Cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng khoá học.
– Chủ thể, đối tượng đào tạo, bồi dưỡng: Xác định cho từng khoá học về số lượng, giới tính, độ tuổi, chức anh, chức vụ tương ứng với mục tiêu và nội dung yêu cầu đào tạo, bồi dưỡng. Ngoài ra, cần xác định các chủ thể phối hợp, hỗ trợ thực hiện khoá đào tạo, bồi dưỡng.
Dự kiến phương thức tổ chức
Phương thức tổ chức nội dung ĐTBD là cách thức để tổ chức khóa học sao cho hiệu quả nhất, phù hợp với nội dung, đối tượng ĐTBD. Có nhiều phương thức ĐTBD khác nhau: tổ chức các khóa ĐTBD tập trung trên lớp; tổ chức hội thảo; hướng dẫn trực tiếp qua công việc. Tùy nội dung, đối tượng ĐTBD có thể lựa chọn phương thức ĐTBD phù hợp nhất.
3. Tổ chức thực hiện hoạt động ĐTBD
Tổ chức thực hiện kế hoạch và hoạt động ĐTBD bao gồm:
Xây dựng nội dung chương trình ĐTBD
Chương trình ĐTBD là cơ sở để tổ chức các khóa ĐTBD, nội dung ĐTBD phải đảm bảo phù hợp với mục tiêu, đối tượng ĐTBD. Quá trình xây dựng nội dung chương trình ĐTBD cần bảo đảm được thực hiện theo các bước và quy định về phân cấp của Nhà nước và cơ quan có thẩm quyền.
Cốt lõi của xây dựng chương trình ĐTBD là việc xác định được: mục tiêu của nội dung ĐTBD, đối tượng được ĐTBD; thời lượng ĐTBD; giảng viên và phương pháp ĐTBD, cụ thể:
– Khi xây dựng nội dung ĐTBD, trước hết cần phải chỉ rõ được mục tiêu của việc ĐTBD nội dung đó, những kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ người học sẽ đạt được sau khi được ĐTBD. Để đảm bảo nội dung ĐTBD đưa ra thực sự phù hợp và xác thực với yêu cầu bù đắp khoảng cách về năng lực của đội ngũ nhân lực.
– Xác định đối tượng cụ thể được tham gia chương trình ĐTBD một các phù hợp và thiết thực nhất.
– Xác định thời lượng thực hiện chương trình ĐTBD để đảm bảo truyền tải được hết những nội dung cần thiết cho các đối tượng nắm bắt nhằm đạt được hiệu quả nhất mục tiêu để ra.
– Xác định yêu cầu đối với giảng viên và phương pháp giảng dạy phù hợp với nội dung cũng như đối tượng được ĐTBD.
Xây dựng đội ngũ cán bộ giảng dạy
Đội ngũ giảng viên đóng vai trò quan trọng trong quyết định chất lượng của khóa học, đó là đội ngũ trực tiếp truyền tải kiến thức, kỹ năng cho đối tượng ĐTBD. Để đảm bảo chủ động trong việc tổ chức các khóa ĐTBD cần xây dựng hệ thống giảng viên giảng dạy các nội dung cụ thể.
Yêu cầu đối với giảng viên các nội dung ĐTBD phải đảm bảo có năng lực chuyên môn thực tế và kỹ năng sư phạm. Các nội dung cần thực hiện để lựa chọn, xây dựng đội ngũ giảng viên:
– Lựa chọn những cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ tốt, kinh nghiệm qua các công việc liên quan đến nội dung giảng dạy.
– Chú trọng bồi dưỡng kỹ năng sư phạm cho giăng viên đáp ứng yêu cầu giảng dạy.
– Lựa chọn giảng viên có kinh nghiệm lâu măn
Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý
Đội ngũ cán bộ quản lý công tác ĐTBD có vai trò quan trọng trong triển khai hoạt động ĐTBD. Quản lý công tác ĐTBD bao gồm các hoạt động: xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về công tác ĐTBD; xây dựng kế hoạch ĐTBD; quản lý tổ chức thực hiện các chương trình ĐTBD theo kế hoạch; kiểm tra, đánh giá hiệu quả công tác ĐTBD theo từng giai đoạn nhất định.
Đội ngũ cán bộ quản lý công tác ĐTBD cần được bồi dưỡng nâng cao năng lực về mặt chuyên môn để quản lý và triển khai công tác ĐTBD có hiệu quả.
Đầu tư CSVC và trang thiết bị phục vụ ĐTBD
Tài liệu, giáo trình phải chuẩn bị đầy đủ, phù hợp với nội dung học tập, được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và gửi kịp thời đến học viên. Ngoài tài liệu giáo trình học tập chính khoá, cần chuẩn bị thêm các tài liệu tham khảo phù hợp với nội dung chương trình của khoá đào tạo, bồi dưỡng.
Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ cho việc dạy và học
Việc chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện phục vụ cho việc dạy và học có tác động tích cực đến chất lượng đào tạo, bồi dưỡng, bao gồm:
– Phòng học có đủ điều kiện, tiêu chuẩn như: bàn ghế, ánh sang, độ thoáng mát, phương tiện học tập (nghe, nhìn, âm thanh,…)
– Chuẩn bị cơ sở vật chất để tổ chức ăn nghỉ cho học viên ở xa (nếu có)
4. Kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả ĐTBD
Kiểm tra, giám sát và đánh giá đào tạo, bồi dưỡng là bước đi vô cùng quan trọng trong chuỗi quá trình đào tạo khép kín. Kiểm tra, đánh giá đào tạo, bồi dưỡng là để xem có đạt mục tiêu đề ra không, nội dung, chương trình có phù hợp, học viên áp dụng được gì sau đào tạo, bồi dưỡng. Việc đánh giá đào tạo, bồi dưỡng cũng nhằm phát hiện những lỗ hổng, sự bất hợp lý, phi thực tế của quá trình đào tạo, để từ đó nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng.
Nội dung đánh giá kết quả đào tạo, bồi dưỡng nhằm mục tiêu hướng đến giải quyết 3 vấn đề chính: (i) khoá học đã đạt mục tiêu đào tạo, bồi dưỡng ở mức độ/cấp độ nào; (ii) các vấn đề xác định trong nội dung học tập đã được giải quyết thông qua đào tạo ở mức độ nào và (iii) những nội dung gì cần hoàn thiện trong những khoá học tiếp sau.
Hầu hết các khóa học đào tạo, bồi dưỡng đều có đánh giá chương trình đào tạo, bồi dưỡng như: đánh giá phản ứng của người học về nội dung, chương trình, giảng viên, cách tổ chức…; đánh giá kết quả học tập thông qua những bài kiểm tra để biết học viên tiếp thu được gì từ khóa học. Đây là việc đánh giá kết quả đào tạo, bồi dưỡng theo phương pháp truyền thống. Cách thức đánh giá này có ưu điểm: dễ đánh giá vì chỉ cần căn cứ vào kết quả điểm học tập và nhận xét của cơ sở, đơn vị đào tạo. Tuy nhiên, ở một mức độ nhất định, cách thức đánh giá này chưa phản ánh chính xác kết quả học tập của học viên thong qua nhận thức và vận dụng các kiến thức đã học vào thực tế, thậm chí có trường hợp điểm học tập cao nhưng thực chất nhận thức của học viên chưa phản ánh đúng kết quả đó.
Hiện nay, cách thức đánh giá kết quả, hiệu quả đào tạo, bồi dưỡng đã có sự thay đổi, hướng đánh giá kết quả sau đào tạo, nghĩa là đánh giá kết quả đầu ra. Cần đánh giá xem việc vận dụng kiến thức đã học vào thực tế công tác để giải quyết những vấn đề đặt ra trong thực tiễn thi hành công vụ của cán bộ công chức được đào tạo, bồi dưỡng, những thay đổi đối với việc thực hiện công việc như thế nào. Từ đó, đánh giá tác động, hiệu quả của tổ chức xem việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức có tác động, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức hay không. Có thể đánh giá kết quả đào tạo, bồi dưỡng với từng mức độ cụ thể như sau:
– Mức độ 1 – Phản ứng: đánh giá học viên có hài lòng về chương trình đào tạo hay không (mức độ hài lòng, ấn tượng, cảm nhận,…) thong qua khảo sát bằng bảng câu hỏi hoặc phỏng vấn.
– Mức độ 2 – Tiếp thu: đánh giá học viên có tiếp thu chương trình, nội dung đào tạo, bồi dưỡng (sự thay đổi kiến thức, kỹ năng, thái độ của học viên sau đào tạo) thông qua kết quả bài kiểm tra, bài thi, đề án, tiểu luận, bài thu hoạch trong khoá học và thông qua việc khảo sát bằng phỏng vấn, trắc nghiệm, quan sát, hoặc kết hợp tổng thể các phương pháp khảo sát này.
– Mức độ 3 – Hành vi: đánh giá học viên có áp dụng được những gì đã học không (đánh giá mức độ mà người học có thể áp dụng những kiến thức, kỹ năng đã học vào công việc). Sau khi học viên hoàn thành nhiệm vụ học tập, căn cứ vào công việc mà họ đang đảm nhận và nội dung đã được đào tạo, bồi dưỡng, lãnh đạo đơn vị giao việc với yêu cầu cao hơn. Thông qua kết quả công việc đã thực hiện để đánh giá chất lượng và kết quả đào tạo, bồi dưỡng.
– Mức độ 4 – Kết quả: đánh giá tác động nhất định đến kết quả hoạt động của tổ chức nơi học viên công tác. Đây là mức độ cao nhất đánh giá chất lượng của đào tạo, bồi dưỡng thông qua việc phân tích dữ liệu, đánh giá kết quả hoạt động, thực hiện nhiệm vụ được giao của tổ chức nơi học viên công tác (hoàn thành nhiệm vụ đúng thời gian; hiệu quả công việc nâng cao; giảm tỷ lệ sai sót,….).
Đối với các mức độ 3 và mức độ 4, hằng năm cơ sở, đơn vị đào tạo nên thu thập kết quả làm việc của học viên đã được đào tạo, bồi dưỡng thông qua nhận xét đánh giá của Thủ trưởng đơn vị trực tiếp sử dụng cán bộ. Căn cứ vào những nhận xét, đánh giá đó, cơ sở, đơn vị đào tạo xem xét, nghiên cứu để điều chỉnh nội dung, chương trình, phương pháp giảng dạy và phương pháp tổ chức quản lý đào tạo, bồi dưỡng.