Quản lý nhà thầu phụ là một trong những khía cạnh quan trọng nhất trong công việc của bất kỳ tổng thầu nào. Trong ngành xây dựng, gần như tới 100% các dự án xây dựng, xây lắp đều có sự góp mặt của một tới nhiều các nhà thầu phụ chuyên môn để tham gia thi công hoàn thiện công trình. Nếu một nhà thầu không thể quản lý tốt các đơn vị thầu phụ thì dự án chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng. Show
Cùng tham khảo bài viết dưới đây để nắm các mẹo quản lý cũng như quy trình quản lý nhà thầu phụ hiệu quả hiện nay. Quản lý nhà thầu phụ là gì? Quản lý nhà thầu phụ (subcontractor management) là quá trình chọn lựa và giám sát công việc thi công các hạng mục công trình đã ký kết giữa tổng thầu với các nhà thầu phụ. Việc quản lý nhà thầu phụ phải đảm bảo nguyên tắc 3 đúng: chọn đúng chuyên môn – thi công đúng hợp đồng – nghiệm thu đúng khối lượng. Trong xây dựng, tổng thầu phải chịu trách nhiệm về việc này. Với các dự án có sự tham gia thi công của nhà thầu phụ. Việc kiểm soát tốt công việc của thầu phụ sẽ đóng góp chung vào tiến độ dự án được hoàn thành đúng hạn và đảm bảo chất lượng công trình. Quản lý nhà thầu phụ gồm những gì?Thầu phụ thực chất cũng được xem là một nhà thầu xây dựng. Họ có thể là tổ chức hoặc cá nhân, đội nhóm được nhà thầu chính thuê để thực hiện 1 tới 2 gói công việc trong dự án. Quy định về gói công việc giao thầu được quy định trong hợp đồng thầu phụ để làm căn cứ pháp lý tính giá trị hợp đồng cũng như căn cứ nghiệm thu sau này. Do vậy, khi nhà thầu chính quản lý nhà thầu phụ, sẽ bao gồm:
4 Giai đoạn của quy trình quản lý nhà thầu phụQuy trình quản lý nhà thầu phụ diễn ra theo bốn giai đoạn:
Giai đoạn 1: Mời thầu và Chọn thầu phụ Trong giai đoạn này, tổng thầu đánh giá nhu cầu của dự án, tách các hạng mục chuyển thuê thầu phụ. Sau đó, gửi yêu cầu báo giá (RFQ) và yêu cầu đề xuất (RFP) cho các nhà thầu phụ có chuyên môn thi công tương ứng với nhu cầu thuê thầu phụ của dự án. Giai đoạn 2: Ký hợp đồng Trong giai đoạn này, tổng thầu xem xét hồ sơ dự thầu và đề xuất phương án thi công từ các nhà thầu phụ để tìm kiếm các ứng cử viên tốt nhất. Sau khi đã chọn được đơn vị thầu phụ phù hợp, hai bên tiến tới thảo luận chi tiết hợp đồng và quy định bảng khối lượng giao thầu và ký kết hợp đồng, lấy cơ sở pháp lý cho hoạt động nghiệm thu sau này. Giai đoạn 3: Tiến hành thi công theo hợp đồng giao thầu Trong quá trình thầu phụ tổ chức thi công như đã thỏa thuận. Tổng thầu cần liên tục theo dõi, giám sát các nhà thầu phụ để đảm bảo hoạt động thi công của họ diễn ra đúng tiến độ và đạt chất lượng đúng như nội dung đã ký kết trong hợp đồng giao thầu. Quản lý nhà thầu phụ trong giai đoạn này cũng có thể liên quan đến việc giải quyết các yêu cầu thông tin (RFI) và thông báo cho các nhà thầu phụ về các yêu cầu của khách hàng. Giai đoạn 4: Nghiệm thu & bàn giao Trong giai đoạn cuối cùng này, tổng thầu kiểm tra kỹ lưỡng công việc của từng nhà thầu phụ, yêu cầu thi công lại hoặc sửa đổi bổ sung nếu chất lượng hạng mục chưa đạt tiêu chuẩn để nghiệm thu. Cuối cùng sau khi đã nghiệm thu hoàn tất, tổng thầu cần tiến hành quyết toàn toàn bộ khối lượng, thanh toán nốt chi phí cho nhà thầu phụ và đóng hợp đồng. Lưu ý với Tổng thầu khi quản lý nhà thầu phụViệc các nhà thầu chính tổ chức mời thầu, chọn lựa thầu phụ và quản lý thầu phụ đã được quy định rất rõ ràng trong Khoản 2 Điều 128 Nghị định 63/2014/NĐ-CP. Quy định bao gồm các nội dung sau: 1. Nhà thầu chính được ký kết hợp đồng với các nhà thầu phụ trong danh sách các nhà thầu phụ nêu trong hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất. Việc sử dụng nhà thầu phụ sẽ không làm thay đổi các nghĩa vụ của nhà thầu chính. Nhà thầu chính phải chịu trách nhiệm về khối lượng, chất lượng, tiến độ và các trách nhiệm khác đối với phần công việc do nhà thầu phụ thực hiện 2. Nhà thầu chính không được sử dụng nhà thầu phụ cho công việc khác ngoài công việc đã kê khai sử dụng nhà thầu phụ nêu trong hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất; việc thay thế, bổ sung nhà thầu phụ ngoài danh sách các nhà thầu phụ đã nêu trong hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất chỉ được thực hiện khi được chủ đầu tư chấp thuận 3. Nhà thầu chính chịu trách nhiệm lựa chọn, sử dụng các nhà thầu phụ có năng lực và kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu thực hiện các công việc được giao. Trường hợp là nhà thầu phụ quan trọng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, việc đánh giá năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu phụ được thực hiện theo quy định nêu trong hồ sơ mời thầu 4. Nhà thầu chính chịu trách nhiệm thanh toán đầy đủ, đúng tiến độ cho nhà thầu phụ theo đúng thỏa thuận giữa nhà thầu chính với nhà thầu phụ. Mẫu quy trình thuê thầu phụQuy trình thuê thầu phụ được thiết kế nhằm quy định trách nhiệm của các bên liên quan tham gia vào quá trình lập tài liệu và duyệt hồ sơ dự thầu của các bên thầu phụ gửi về bao gồm các giai đoạn: đề xuất đơn vị thầu phụ – xem xét/đánh giá lựa chọn – lập hợp đồng – triển khai hợp đồng – thanh toán & lưu hồ sơ thầu phụ Chi tiết về quy trình thuê thầu phụ xem tại đây Mẫu quy trình quản lý an toàn nhà thầu phụQuy trình quản lý an toàn nhà thầu có mục đích nhằm thống nhất phương án và quy trình kiểm soát an toàn cho các nhà thầu phụ khi tham gia thi công trong dự án. Chi tiết tải về Quy trình quản lý an toàn nhà thầu tại đây! Quy trình thanh toán khối lượng nhà thầu phụQuy trình thanh toán khối lượng thi công của nhà thầu phụ được quy định nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và không gây ảnh hưởng đến quyền lợi của Nhà thầu phụ cũng như không gây thiệt hại chi phí cho công ty. Chi tiết về quy trình thanh toán khối lượng nhà thầu phụ xem tại đây Sử dụng phần mềm FastCons quản lý thầu phụFastCons là phần mềm quản lý tiến độ dự án xây dựng tốt nhất hiện nay. Phần mềm trực tuyến sử dụng trên cả PC và Mobile giúp cho công tác báo cáo tiến độ, báo cáo vật tư của kỹ sư, chỉ huy công trường được thuận tiện hơn bao giờ hết. Phần mềm hiện đã có tính năng quản lý thầu phụ chi tiết và chuyên sâu theo đúng nghiệp vụ quy trình trong thực tế, bao gồm: 1. Quản lý danh mục thầu phụ, lịch sử nhận thầu Quản lý tổng hợp danh sách các nhà thầu phụ đã từng làm việc với công ty, kèm lịch sử nhận thầu và hợp đồng. Đối với từng dự án, bạn có thể khai báo danh mục các nhà thầu phụ đang thi công để quản lý từ hợp đồng tới khối lượng thanh toán và công nợ. 2. Quản lý hợp đồng giao thầu phụ Phần quản lý hợp đồng trên phần mềm FastCons sẽ giúp quản lý chi tiết danh mục các nhà thầu kèm số hợp đồng, ngày ký & hiệu lực hợp đồng, giá trị hợp đồng. Trong phần quản lý chi tiết thông tin hợp đồng, bạn có thể đính kèm hợp đồng file PDF và đính kèm bảng khối lượng giao thầu để đồng bộ với phần quản lý thi công. 3. Quản lý tiến độ thi công của thầu phụ Phần mềm hỗ trợ quản lý tiến độ thực tế của thầu phụ. Đồng bộ vào bảng khối lượng giao thầu để cho biết tiến độ hoàn thiện của các nhà thầu phụ đang nhanh hay chậm. 4. Quản lý khối lượng nghiệm thu với thầu phụ Quản lý bảng khối lượng giao thầu và sản lượng nghiệm thu từng đợt. Khai báo các đợt nghiệm thu trên phần mềm để theo dõi khối lượng, thành tiền nghiệm thu và công tác thanh toán cho nhà thầu phụ. 5. Quản lý thanh toán, công nợ phải trả thầu phụ Gửi và duyệt các đề xuất thanh toán chi phí cho thầu phụ ngay trên phần mềm. Chi phí sau khi được duyệt thanh toán sẽ tự động tổng hợp vào phần quản lý chi phí, hạch toán vào hạng mục chi phí thầu phụ để theo dõi tổng quan dòng tiền dự án. Sử dụng phần mềm FastCons là một giải pháp rất hữu ích cho các nhà thầu đang cần tổ chức thi công và số hóa quy trình quản lý nhà thầu phụ cũng như quản lý tiến độ chung trên toàn dự án. Để được tư vấn chi tiết về giải pháp FastCons chuyên sâu cho doanh nghiệp Xây dựng, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới! |
