Công thức của quá trình mua hàng hóa là gì

Định nghĩa quy trình: Quy trình mua hàng và nợ phải trả bắt đầu từ khi các phòng ban, bộ phận lập phiếu yêu cầu mua hàng cho đến lúc việc thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp được hoàn tất.

Nội dung chính Show

2. Quy trình mua hàng
2.1 Lập yêu cầu mua hàng
2.2 Nhà quản lý phê duyệt mua hàng
2.3 Lựa chọn nhà cung cấp
2.4 Lập phiếu so sánh
2.5 Ban Giám đốc phê duyệt mua hàng
2.6 Lập hợp đồng
2.7 Gửi đơn đặt hàng

Quy trình phụ

Quy trình mua hàng và nợ phải trả bao gồm 4 quy trình phụ sau:

Quy trình mua hàng
Quy trình nhận hàng mua
Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp
Quy trình xem xét nhà cung cấp.

Đối tượng tham gia

Các đối tượng trọng yếu tham gia trong quy trình:

Nhà cung cấp
Bộ phận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng
Bộ phận kinh doanh
Kế toán thanh toán
Kế toán công nợ
Phó Giám đốc kinh doanh
Giám Đốc

Các chính sách của quy trình

Phân loại:

Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm lập dự trù mua hàng (số lượng và giá trị) và gửi bản sao cho Kế toán thanh toán để theo dõi.
Bộ phận hành chính chịu trách nhiệm mua văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng.

Lập Dự trù mua hàng, Dự toán chi phí:

Dự trù mua hàng, Dự toán chi phí được lập căn cứ vào nhu cầu, sản xuất sử dụng thực tế và tốc độ gia tăng về sản lượng tiêu thụ, được Trưởng Bộ phận, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc uỷ quyền phê duyệt theo tháng, quý, năm
- Dự trù năm chuyển cho Bộ phận kế hoạch vật tư trước 03 tháng
- Dự trù quý gửi trước 01 tháng
Trường hợp mua hàng đột xuất phải có sự phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được uỷ quyền.
Các bộ phận có trách nhiệm đối với các chi phí thuộc phạm vi phòng quản lý theo chính sách của công ty

Hợp đồng mua hàng và phê duyệt: Hợp đồng được lập theo Chính sách , quy định của công ty.

2. Quy trình mua hàng

Mục tiêu: Nhằm duy trì việc cung ứng đầy đủ hàng hóa và nguyên vật liệu cần thiết.

Thủ tục

2.1 Lập yêu cầu mua hàng

Người thực hiện: Nhân viên Bộ phận sản xuất hoặc các bộ phận khác.

Công việc: Lập yêu cầu mua hàng.

Khi nào: Khi việc cung cấp nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ được yêu cầu.

Cách thức thực hiện:

Bộ phận bán hàng lập Phiếu yêu cầu mua hàng đối với giấy và các phụ liệu chính dùng trong sản xuất,
Bộ phận mua hàng lập yêu cầu mua vật tư
Bộ phận kỹ thuật cơ điện lập yêu cầu mua máy móc thiết bị
Điền đầy đủ Phiếu yêu cầu mua hàng đối với nguyên vật liệu và cần phải có chữ ký của Quản đốc phân xưởng hoặc hoàn tất Phiếu yêu cầu mua hàng: tài sản cố định, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm và phải có chữ ký của các trưởng bộ phận.

Mục đích: Bảo đảm rằng các yêu cầu mua hàng được cho phép và phê duyệt đúng cấp.

2.2 Nhà quản lý phê duyệt mua hàng

Người thực hiện: Trưởng các bộ phận, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được uỷ quyền

Công việc: Phê duyệt yêu cầu mua hàng được đề xuất.

Khi nào: Phiếu yêu cầu mua hàng được lập và ký tên người lập.

Cách thức thực hiện: Ký tên phê duyệt việc mua hàng.

Mục đích: Bảo đảm rằng các yêu cầu mua hàng được cho phép bởi Trưởng bộ phận có liên quan.

2.3 Lựa chọn nhà cung cấp

Người thực hiện: Bộ phận mua hàng, bộ phận có liên quan đến việc mua hàng chọn.

Công việc: Lựa chọn nhà cung cấp có giá và chất lượng tốt nhất.

Khi nào: Bộ phận mua hàng nhận được Phiếu yêu cầu mua hàng đã được sự chấp thuận của các cấp quản lý tương ứng, trường hợp này chưa có hợp đồng nguyên tắc.

Cách thức thực hiện: Lựa chọn tối thiểu 3 nhà cung cấp bằng cách sử dụng các nguồn thông tin khác nhau.

Mục đích: Nhằm đảm bảo rằng các nhà cung cấp là đã được lựa chọn một cách tốt nhất về mặt giá và uy tín.

2.4 Lập phiếu so sánh

Người thực hiện: Bộ phận mua hàng.

Công việc: Lập phiếu so sánh giữa các nhà cung cấp đã được lựa chọn.

Khi nào: Sau khi đã chọn ra 3 nhà cung cấp tốt nhất.

Cách thức thực hiện: Sử dụng Phiếu so sánh nhà cung cấp.

Mục đích: Nhằm đảm bảo rằng các nhà cung cấp là đã được lựa chọn một cách tốt nhất và công bằng nhất.

2.5 Ban Giám đốc phê duyệt mua hàng

Người thực hiện: Ban giám đốc.

Công việc: Phê duyệt việc mua hàng bằng cách chọn ra các nhà cung cấp tốt nhất và phù hợp nhất.

Khi nào: Nhận được đầy đủ Phiếu so sánh, Bảng báo giá và các thông tin về các nhà cung cấp từ Bộ phận mua hàng.
Cách thức thực hiện: Giám đốc, Phó giám đốc kinh doanh sẽ ký phê duyệt việc mua hàng sau khi xem xét bảng so sánh.

Mục đích: Nhằm đảm bảo rằng các yêu cầu mua hàng được phê duyệt đúng bởi Quản đốc phân xưởng và được các cấp quản trị thích hợp thông qua.

2.6 Lập hợp đồng

Người thực hiện: Bộ phận mua hàng và các bộ phận liên quan đến việc mua hàng.

Công việc: Soạn thảo hợp đồng.

Khi nào: Sau khi Ban giám đốc phê duyệt mua hàng

Cách thức thực hiện

Lập hợp đồng với nhà cung cấp với những điều khoản được xem như những thỏa thuận cơ bản cho các đơn đặt hàng trong tương lai.
Phải được Ban giám đốc thông qua.
Hợp đồng thường được lập dưới dạng hợp đồng nguyên tắc/hợp đồng vụ việc
Thường được lập vào đầu năm.

Mục đích: Hợp đồng cần phải được lập đối với việc mua hàng hoá có số lượng lớn. Các hoạt động mua hàng hóa đều phải có hợp đồng.