Chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì năm 2024

Hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấy là một trong những vấn đề doanh nghiệp thường xuyên nhầm lẫn. Bài viết dưới đây EasyBooks sẽ giúp anh chị kế toán hiểu rõ hơn về hoá đơn chuyển đổi.

Hóa đơn chuyển đổi là hóa đơn được in trực tiếp từ hoá đơn điện tử sang định dạng giấy. Tuỳ mục đích sử dụng của người lập mà có thể chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy nếu đáp ứng các yêu cầu, quy định pháp luật.

Cách chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hoá đơn giấy

Việc chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy cần đáp ứng theo các quy định cụ thể của pháp luật. Theo Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hoá đơn điện tử được phép chuyển đổi sang hoá đơn giấy (gọi tắt là hoá đơn chuyển đổi) nếu thoả mãn:

Nguyên tắc chuyển đổi

• Người bán được phép chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy và chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất.
• Hoá đơn chuyển đổi phải đáp ứng được điều kiện chuyển đổi, giá trị pháp lý khi chuyển đổi và các ký hiệu riêng trên hoá đơn khi chuyển đổi.

Điều kiện chuyển đổi

• Hoá đơn chuyển đổi phản ảnh toàn vẹn nội dung, không thay thế, chỉnh sửa hóa đơn gốc
• Có ký hiệu riêng khi thực hiện chuyển đổi
• Có chữ ký, họ tên đầy đủ của người thực hiện chuyển đổi

Giá trị pháp lý khi chuyển đổi

Hoá đơn chuyển đổi được xem là có giá trị pháp lý nếu đảm bảo đầy đủ các điều kiện như tại điều kiện chuyển đổi

• Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
• Trên hoá đơn chuyển đổi chuyển đổi cần có các ký hiệu: dòng chữ phân biệt hoá đơn chuyển đổi – hoá đơn nguồn, họ tên, chữ ký của người chuyển đổi, thời gian chuyển đổi.

Lời kết

Trên đây EasyBooks đã khái quát sơ lược hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Như vậy, có thể thấy không nhất thiết tất cả các trường hợp anh chị kế toán đều cần phải sử dụng hoá đơn chuyển đổi. Để quá trình sử dụng và quản lý hoá đơn được thuận tiện và dễ dàng nhất, EasyBooks gợi ý anh chị kế toán kết hợp bộ phần mềm kế toán và hoá đơn điện tử do Softdreams phát hành.

Với bộ phần mềm này, Softdreams giúp anh chị

• Giảm thiểu thời gian và công sức khi thực hiện các nghiệp vụ kế toán, hoá đơn
• Lưu trữ dữ liệu trực tuyến trên hệ thống sever tốc độ cao
• Không tốn chi phí nâng cấp
• Không tốn chi phí cài đặt phần mềm
• Được hỗ trợ kỹ thuật xuyên suốt 24/7

EasyBooks tự hào là một trong những đơn vị đi đầu cung cấp phần mềm kế toán online tiện lợi, dễ dùng, đầy đủ chức năng. Phần mềm kế toán online sẽ giúp anh chị kế toán giảm tải lên phần cứng máy tính và thực hiện công việc trơn tru hơn chỉ với kết nối internet.

Nếu cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay EasyBooks nhé, đội ngũ chuyên môn của EasyBooks cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy vì tính tiện lợi và nhanh chóng của nó. Bên cạnh đó, nhằm lưu trữ hoặc chứng minh xuất xứ của hàng hóa cần được chuyển đổi sáng hóa đơn giấy. Vậy việc chuyển đổi đó cần thực hiện như thế nào?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

1. Các trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Trường hợp 1, Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Trường hợp này phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Trường hợp 2, Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán 2015.

2. Điều kiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

.png)

5. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có nhiều trang

Căn cứ theo quy định tại Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức:

- Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn;

- Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.

Theo đó, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nêu trên thì phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).” Hướng dẫn tại

Khi nào cần chuyển đổi hóa đơn điện tử?

Doanh Nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2022. Chính thức bãi bỏ thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân, hộ kinh doanh phải chuyển đổi hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020.

Ai là người chuyển đổi hóa đơn điện tử?

Nguyên tắc chuyển đổi Phải có chữ ký của luật sư hoặc đại diện pháp luật kèm dấu của người bán. Người mua, người bán được phép chuyển đổi để phục vụ cho việc lưu trữ các chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải đáp ứng các quy định được nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12.

Hóa đơn điện tử khác hóa đơn giấy như thế nào?

Khác hẳn với hóa đơn giấy truyền thống do chi cục thuế cấp thì hóa đơn điện tử được in ra giấy có 1 bản duy nhất và không có liên và được căn cứ bởi số Serial của hóa đơn: Số serial của Hóa đơn điện tử: PP/18E. Số serial của Hóa đơn đặt in (giấy): PP/18P.

Mẫu 01 Đktđ HĐĐT nộp ở đâu?

Doanh nghiệp/cá nhân lập tờ khai Đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (đính kèm tại Phụ lục IA Nghị định 123) gửi tới Cơ quan Thuế (Có thể nộp trực tiếp tại Cổng TTĐT Tổng cục Thuế hoặc thông qua phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng).