Học khai báo thuế Cách nhận biết hóa đơn giá trị gia tăng GTGT hợp pháp, hợp lệ, hợp lý: Hóa đơn Giá trị gia tăng như thế nào là hợp pháp, hợp lệ, hợp lý? Đó là câu hỏi của nhiều bạn là công việc kế toán thuế quan tâm.  1. Hóa đơn chứng từ hợp pháp là: - Hoá đơn do Bộ Tài chính (Tổng cục thuế) phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở kinh doanh. - Hoá đơn do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng. - Hóa đơn đã được DN làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. nếu chưa thông báo phát hành hóa đơn mà đã sử dụng hóa đơn thì hóa đơn đó là bất hợp phát. Các bạn có thể tra cứu tại đây: //www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ * Chú ý các vấn đề sau : - DN bạn có giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ có thật, hóa đơn tài chính đầy đủ, thanh toán minh bạch (thanh toán qua ngân hàng) nhưng vẫn có thể gặp phải một trong các tình huống rủi ro về hóa đơn như sau:
Ví dụ: DN A ký hợp đồng với DN B về việc cung cấp dịch vụ kế toán. Nhưng trong giấy phép DKKD của DN A lại không đăng ký kinh doanh mảng hoạt động này. Do vậy hóa đơn mà bên A xuất cho bên B là bất hợp pháp.
- Việc này các bạn có thể tra cứu tại website: gdt.gov.vn 2. Hóa đơn hợp lệ là: - Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ. Hoá đơn phải đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn như: + Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, bán, địa chỉ công ty mua,bán, mã số thuế, hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản), số tài khoản (nếu có), + Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán; số tiền bằng chữ. + Phải có chữ ký người mua, người bán, chữ ký của Giám đốc, nếu không có chữ ký của GĐ thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây. - Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 (có hiệu lự từ ngày 1/6/2014) * Lưu ý 1 số trường hợp như sau: - Hóa đơn hợp lệ sẽ là căn cứ để xác định chi phí được trừ hay không được trừ khi tính thuế TNDN. Ngoài việc phải đáp ứng tính hợp lệ như trên trong một số trường hợp phải đáp ứng các yêu cầu khác như: - Không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, ...), - Không vượt mức khống chế (chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi hỗ trợ tiếp thị, chi hỗ trợ chi phí, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng... ) - Tiền ăn trưa của mỗi người lao động: 680.000đ/ng/tháng. - Chi trang phục: 5.000.000đ/ng/năm - Chi phí mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi * Chú ý: Những hóa đơn có Giá trị > 20triệu phải chuyển khoản qua Ngân hàng thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN. 3. Hóa đơn hợp lý là: - Khi nói đến hoá đơn hợp lý là nói đến chi phí hợp lý. Chi phí có hoá đơn hợp pháp, hợp lệ vẫn chưa đủ, nó còn phải hợp lý. \= > Nghĩa là nội dung trên hóa đơn phải đúng - phù hợp với nội dung kinh doanh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi được cấp phép trên GPKD của DN Quy định về Hóa đơn điện tử hợp lệ - hợp pháp; Mức phạt Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử; Cách xử lý hóa đơn điện tử bất hợp pháp theo quy định mới nhất.
Căn cứ theo Khoản 7, Khoản 8 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: "7. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này. 8. Hóa đơn, chứng từ giả là hóa đơn, chứng từ được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn, chứng từ đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn, chứng từ hoặc làm giả hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử." ---------- \=> Trong đó có 1 số quy định các bạn có thể tham khảo, chi tiết như sau: Căn cứ Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, cụ thể như sau: "Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau: 1. Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế; 2. Không bắt buộc có chữ ký số; 3. Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế." --------- Nội dụng của hóa đơn điện tử: Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn điện tử như sau: 1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn. 2. Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. 3. Số hóa đơn 4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán 5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua 6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng. 7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể: 8. Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. 9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn. 10. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này. 11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có). 12. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. 13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn. ------ Thời điểm lập hóa đơn điện tử: Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về Thời điểm lập hóa đơn điện tử, cụ thể như sau: 1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. 2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng). 3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. 4. Thời điểm lập hóa đơn đối với 1 số trường hợp cụ thể: --------- Định dạng hóa đơn điện tử: Căn cứ Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định Định dạng hóa đơn điện tử, cụ thể như sau: 1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin). 2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế. 3. Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này. 4. Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:
Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy: Căn cứ theo Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: Điều 7. Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy 1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra. 2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi. 3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này. -------- II. Hóa đơn điện tử không hợp pháp: Căn cứ theo Khoản 9 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hành vi sử dung hóa dơn điện tử không hợp và sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử, cụ thể như sau: 1. Sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp là việc: - Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả; - Sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng; - Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế; - Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; - Sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; - Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền; - Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp. 2. Sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử là việc sử dụng: - Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; - Hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định; - Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); - Sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả; |
