Nội dung bài viết hướng dẫn Trả trước tiền hàng cho Nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng trên phần mềm ezBooks.
Hướng dẫn thực hiện
- Định khoản:
Nợ TK 331 Phải trả cho người bán
Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng
II. Mô tả nghiệp vụ:
Trường hợp công ty ứng trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp, khi đó sẽ phát sinh các hoạt động sau:
- Căn cứ vào hợp đồng mua hàng, trên đó yêu cầu công ty chuyển trả trước một phần tiền mua hàng cho nhà cung cấp, nhân viên mua hàng sẽ yêu cầu chi tiền.
- Kế toán thanh toán lập Séc hoặc Ủy nhiệm chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
- Ngân hàng căn cứ vào Ủy nhiệm chi của công ty sẽ chuyển tiền vào tài khoản của nhà cung cấp, đồng thời lập giấy báo Nợ Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán sẽ hạch toán, đồng thời ghi sổ tiền gửi ngân hàng. Trường hợp chuyển tiền giữa quỹ tiền mặt và ngân hàng thì phát sinh 2 chứng từ kế toán – chứng từ tiền mặt và chứng từ ngân hàng.
Nếu hạch trực tiếp cả 2 chứng từ:
Nợ TK 1121 Tiền gửi ngân hàng
Có TK 1111 Tiền mặt
sẽ bị gấp đôi số phát sinh. Vì vậy chỉ nhập phiếu chi tiền mặt.
Nếu hạch toán thông qua tài khoản tiền đang chuyển – tk 1131 thì nhập cả 2 chứng từ vào phần mềm.
Nợ TK 1131 Tiền đang chuyển
Có TK 1111 Tiền mặt
Nợ TK 1121 Tiền gửi ngân hàng
Có TK 1131 Tiền đang chuyển
Để đảm bảo các chứng từ đều được nhập, dễ đối chiếu thì nên hạch toán qua tk 1131.
- Lưu ý về nhập liệu
Trường hợp này sử dụng mã giao dịch “2 – Chi cho một nhà cung cấp, chi khác”
2. Chuyển tiền giữa các ngân hàng (tk 1121, 1131)
- Hạch toán
Trường hợp chuyển tiền giữa 2 ngân hàng thì phát sinh 2 chứng từ kế toán – chứng từ của ngân hàng chuyển và chứng từ của ngân hàng nhận.
Nếu hạch trực tiếp cả 2 chứng từ:
Nợ TK 1121-N Tiền gửi ngân hàng N
Có TK 1121-C Tiền gửi ngân hàng C
sẽ bị gấp đôi số phát sinh. Vì vậy chỉ nhập chứng từ của ngân hàng chuyển đi.
Nếu hạch toán thông qua tài khoản tiền đang chuyển – tk 1131 thì nhập cả 2 chứng từ vào phần mềm.
Nợ TK 1131 Tiền đang chuyển
Có TK 1121-C Tiền gửi ngân hàng C
Nợ TK 1121-N Tiền gửi ngân hàng N
Có TK 1131 Tiền đang chuyển
Để đảm bảo các chứng từ đều được nhập, dễ đối chiếu thì nên hạch toán qua tk 1131.
- Lưu ý về nhập liệu
Trường hợp này sử dụng mã giao dịch “2 – Chi cho một nhà cung cấp, chi khác”.
3. Gửi tiền tiết kiệm có kỳ hạn (tk 1281)
- Hạch toán
Nợ TK 1281 Tiền gửi có kỳ hạn
Có TK 1121 Tiền gửi ngân hàng
- Lưu ý về nhập liệu
Người dùng chọn mã giao dịch “2 – Chi cho một nhà cung cấp, chi khác”.
4. Chi cho mượn – khoản phải thu (tk 1388)
- Hạch toán
Nợ TK 1388 Phải thu khác
Có TK 1111, 1121 Tiền mặt; Tiền gửi ngân hàng
- Lưu ý về nhập liệu
Người dùng chọn mã giao dịch “2 – Chi cho một nhà cung cấp, chi khác”.
Nếu muốn theo dõi chi tiết thanh toán cho từng khoản phải thu khác thì đánh dấu ô “[v] Theo dõi phải thu”.
Sau này khi nhận tiền hoàn trả thì chỉ rõ thu của khoản nào.
5. Chi tạm ứng cho nhân viên (tk 141)
- Hạch toán
Nợ TK 141 Tạm ứng
Có TK 1111, 1121 Tiền mặt; Tiền gửi ngân hàng
- Lưu ý về nhập liệu
Người dùng chọn mã giao dịch “2 – Chi cho một nhà cung cấp, chi khác”.
Nếu muốn theo dõi chi tiết thanh toán cho từng khoản tạm ứng, hoàn ứng thì đánh dấu ô “[v] Theo dõi phải thu”.
Sau này khi làm thanh toán tạm ứng thì chỉ rõ thu của khoản nào.
6. Chỉ trả tiền cho người bán, ncc (tk 331)
- Hạch toán
Nợ TK 331 Phải trả người bán
Có TK 1111, 1121, … Tiền mặt; Tiền gửi ngân hàng
- Lưu ý về nhập liệu
Xem hướng dẫn tại “Thanh toán tiền mua hàng”.
7. Chi trả lương cho nhân viên (tk 334)
- Hạch toán
Nợ TK 334 Phải trả người lao động
Có TK 1111, 1121… Tiền mặt; Tiền gửi ngân hàng
- Lưu ý về nhập liệu
Người dùng chọn mã giao dịch “2 – Chi cho một nhà cung cấp, chi khác”.
8. Chi trả các khoản phải nộp cho nhà nước – thuế, lệ phí, bảo hiểm (tk 333, 338)
- Hạch toán
Nộp thuế
Nợ TK 333x
Có TK 1121
Chi trả BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
Nợ TK 338x (3382, 3383, 3384, 3385, 3388).
Có các TK 1121…
- Lưu ý về nhập liệu
Người dùng chọn mã giao dịch “2 – Chi cho một nhà cung cấp, chi khác”.
9. Chi hoàn trả tiền vay (tk 341)
- Hạch toán
Nợ TK 341 Vay và nợ thuê tài chính
Có TK 1121 Tiền gửi ngân hàng
- Lưu ý về nhập liệu
Người dùng chọn mã giao dịch “2 – Chi cho một nhà cung cấp, chi khác”.
Để theo dõi thông tin về khế ước vay, các lần giải ngân và thanh toán thì khai báo khế ước ở “danh mục khế ước” và nhập mã khế ước ở trường “Mã khế ước”.
10. Chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền (tk 627, 641, 642)
- Hạch toán
Nợ TK 627x, 641x, 642x… Chi phí sx chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý,…
Có TK 1111, 1121 Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Lưu ý về nhập liệu
Người dùng chọn mã giao dịch “8 – Thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền”.
Thông tin về hóa đơn thuế đầu vào có thể nhập trực tiếp ở tab “1. Chi tiết” hoặc ở tab “2. Hđ thuế”.
Xem hướng dẫn cách nhập thông tin hóa đơn thuế cho trường hợp này.
Ngoài ra, chương trình còn hỗ trợ nhập phiếu chi thanh toán trực tiếp bằng tiền từ tệp xml của nhà cung cấp. Sau khi nhập từ xml, chương trình sẽ lấy lên các thông tin: số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên nhà cung cấp, tiền hàng, tiền thuế, tổng thanh toán và các thông tin tab hóa đơn thuế.
Xem thêm hướng dẫn chi tiết nhập từ xml tại
11. Các khoản phí ngân hàng (tk 6427, 6428)
Các khoản phí ngân hàng như phí quản lý tài khoản, phí tin nhắn SMS, phí chuyển tiền… thì hạch toán vào tk 6427 hoặc 6428. Vì số lượng các phát sinh nhiều nhưng tổng tiền lại rất nhỏ, vì vậy có thể đưa hết tổng tiền vào chi phí mà không cần tách ra chi phí và thuế GTGT để tránh phải nhập nhiều.
- Hạch toán
Nợ TK 6427, 6428 Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác…
Có TK 1121 Tiền gửi ngân hàng
- Lưu ý về nhập liệu
Người dùng chọn mã giao dịch “8 – Thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền”.
Nếu nhập tách riêng tiền phí và tách riêng tiền thuế gtgt thì thông tin về hóa đơn thuế đầu vào có thể nhập trực tiếp ở tab “1. Chi tiết” hoặc ở tab “2. Hđ thuế”.