Cách sử dùng người khác

Các tệp trên máy tính của OneDrive được riêng tư cho đến khi bạn chia sẻ chúng. Hãy nhớ rằng khi bạn chia sẻ thư mục với quyền Chỉnh sửa, những người mà bạn chia sẻ có thể thêm thư mục dùng chung vào thư mục riêng OneDrive. Điều này cho phép họ giữ thư mục đó cùng với các thư mục và các mục riêng của họ, giúp họ dễ dàng di chuyển các mục giữa các thư mục và dễ dàng làm việc ngoại tuyến trên đó. Bất kỳ cập nhật nào mà họ thực hiện đều sẽ đồng bộ với thư mục dùng chung, vì vậy mọi người có quyền truy nhập vào thư mục này đều được cập nhật.

Mẹo: 

• Người nhận có thể thêm thư mục dùng chung vào OneDrive của họ, chứ không phải thêm từng tệp. Nếu bạn muốn người nhận thêm tệp vào OneDrive của họ, đặt các tệp trong thư mục đầu tiên, rồi chia sẻ thư mục đó.

• Để chia sẻ tệp trênSharePoint, hãy xem mục Chia sẻ SharePointhoặc thư mục hoặc Chia sẻ tài liệu hoặc thư mục SharePoint Server.

Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn gửi thư mời email tới mọi người hoặc các nhóm, đồng thời duy trì theo dõi người được mời. Điều này cũng cho phép bạn sau này loại bỏ quyền của các cá nhân hoặc nhóm cụ thể nếu cần.

1. Truy cập trang web OneDrive của bạn và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft hay tài khoản cơ quan hoặc trường học của bạn.

2. Chọn tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ bằng cách chọn biểu tượng hình tròn của tệp hoặc thư mục đó.

   Lưu ý: Tính năng chia sẻ nhiều mục cùng lúc không sẵn dùng cho các tài OneDrive cơ quan hoặc trường học.

   1. Nếu bạn đang sử dụng dạng xem Danh sách, hãy chọn hình tròn ở bên trái mục. Bạn cũng có thể chọn nhiều mục để chia sẻ chúng cùng nhau.

   2. Nếu bạn đang sử dụng dạng xem Ô, hãy chọn hình tròn ở góc trên bên phải của mục. Bạn cũng có thể chọn nhiều mục để chia sẻ chúng cùng nhau.

3. Chọn Chia

   
   phần ở đầu trang.

   Lưu ý: 

   • Nếu tệp hoặc thư mục đã chọn được chia sẻ với ai đó, sẽ có một danh sách Chia sẻ với ở dưới cùng. Mỗi hình ảnh là ảnh hồ sơ của một cá nhân hoặc tên viết tắt của một nhóm mà tệp đã được chia sẻ. Nếu bạn muốn chỉnh sửa mức truy nhập cho một cá nhân hoặc nhóm, hãy chọn ảnh hoặc tên viết tắt nhóm để mở Quản lý Access.

   • Nếu tệp hoặc thư mục đã chọn hiện không được chia sẻ với ai đó, sẽ không có danh sách Chia sẻ với. 

   

4. Bên dưới Gửi Liên kết, chọn Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa để mở cài đặt liên kết.

   Lưu ý: Tùy thuộc vào thiết đặt do người quản trị của bạn thiết đặt, bạn có thể có các thiết đặt mặc định khác nhau. Ví dụ: nút này cũng có thể cho biết Mọi người trong Tổ chức <thể chỉnh> chỉnh sửa.

   

5. Nếu bạn đang sử dụng OneDrive cơ quan hoặc trường học, bạn có thể thay đổi các quyền liên kết. Nếu không, hãy bỏ qua bước này.

   1. Chọn tùy chọn cho những người bạn muốn cấp quyền truy nhập bằng liên kết:

      Lưu ý: Nếu tùy chọn chia sẻ bị mờ đi, thì người quản trị của tổ chức của bạn có thể đã hạn chế chúng. Ví dụ: họ có thể chọn tắt tùy chọn Bất kỳ ai để ngăn các liên kết có thể sử dụng được chuyển tiếp đến những người khác bên ngoài tổ chức của bạn.

      • Bất kỳ ai cấp quyền truy nhập cho bất kỳ ai nhận được liên kết này, dù họ nhận được trực tiếp từ bạn hay được chuyển tiếp từ ai khác. Có thể bao gồm cả những người bên ngoài tổ chức của bạn.

      • Mọi người trong <Tổ chức của bạn> bằng liên kết này sẽ cấp cho bất kỳ ai trong tổ chức của bạn quyền truy nhập liên kết vào tệp, cho dù họ nhận được trực tiếp từ bạn hay được chuyển tiếp từ ai đó.

      • Những người có quyền truy nhập hiện có có thể được sử dụng bởi những người đã có quyền truy nhập vào tài liệu hoặc thư mục. Nó không thay đổi bất kỳ quyền nào. Sử dụng thao tác này nếu bạn chỉ muốn gửi liên kết cho ai đó đã truy nhập. 

      • Những người cụ thể chỉ cấp quyền truy nhập cho những người mà bạn chỉ định, mặc dù những người khác có thể đã có quyền truy nhập. Nếu mọi người chuyển tiếp lời mời chia sẻ, chỉ những người đã có quyền truy nhập vào mục mới có thể sử dụng liên kết.

        Lưu ý: Để theo dõi truy nhập và đảm bảo bảo mật, bạn chỉ có thể chia sẻ với một người nào đó trong tổ chức của bạn hoặc có tài khoản Microsoft.

6. Dưới Thiết đặt khác, bạn có thể đặt bất kỳ tùy chọn nào sau đây:

   • Cho phép chỉnh sửa cho phép những người đã đăng nhập bằng Tài khoản Microsoft chỉnh sửa các tệp hoặc thư mục mà họ có quyền truy nhập. Nếu bạn chia sẻ thư mục, những người có quyền Chỉnh sửa đều có thể sao chép, di chuyển, chỉnh sửa, đổi tên, chia sẻ và xóa mọi nội dung trong thư mục mà họ có quyền truy nhập. Bỏ chọn hộp này có nghĩa là mọi người có thể xem, sao chép hoặc tải xuống các mục của bạn mà không cần đăng nhập. Họ cũng có thể chuyển tiếp liên kết đến những người khác. Tuy nhiên, họ không thể thực hiện thay đổi đối với phiên bản trên máy tính OneDrive.

     Lưu ý: 

     • Cho phép chỉnh sửa được bật theo mặc định.

     • Bạn cũng có thể thiết lập quyền chỉnh sửa trên màn hình trước đó. Bên dưới Gửi liên kết, cạnh trường Tên, nhóm hoặc email, hãy chọn biểu tượng bút chì để thay đổi quyền chỉnh sửa cho những người hoặc nhóm bạn đã nhập. 

   • Chặn tải xuống ngăn không cho mọi người tải xuống tệp hoặc thư mục mà họ có quyền truy nhập. Bỏ chọn hộp này có nghĩa là mọi người có thể tải tệp xuống thiết bị của họ. 

     Lưu ý: Tùy chọn này chỉ sẵn dùng cho tài khoản cơ quan hoặc trường học và nếu bạn không cho phép chỉnh sửa.

   • Đặt ngày hết hạn cho phép bạn đặt ngày cho liên kết hết hạn. Sau ngày bạn đặt, nối kết sẽ không còn hoạt động nữa và bạn sẽ cần tạo một nối kết mới cho người dùng yêu cầu quyền truy nhập vào tệp hoặc thư mục của bạn.

   • Đặt mật khẩu cho phép bạn đặt mật khẩu để truy nhập vào tệp. Khi người dùng bấm vào liên kết, họ sẽ được nhắc nhập mật khẩu trước khi có thể truy nhập vào tệp. Bạn sẽ cần cung cấp mật khẩu này riêng biệt cho bất kỳ ai mà bạn muốn chia sẻ tệp.

   • Mở trong chế độ xem lại chỉ giới hạn mọi người để lại nhận xét và đưa ra đề xuất trên tệp. 

     Lưu ý: 

     • Chỉ tài liệu / tệp Word mới có tùy chọn quyền này.

     • Nếu ai đó đã có quyền chỉnh sửa tài liệu, việc chọn Mở trong chế độ xem lại chỉ sẽ không ngăn không cho họ thực hiện chỉnh sửa. Đối với họ, tài liệu sẽ mở trong chế độ soạn thảo.

7. Sau khi bạn đã đặt tất cả các cài đặt và quyền liên kết của mình, chọn Áp dụng. 

8. Trong trường Tên, nhóm hoặc email, bắt đầu nhập địa chỉ email hoặc tên liên hệ của người bạn muốn chia sẻ. Khi bạn bắt đầu nhập thông tin vào hộp, bạn cũng có thể chọn liên hệ từ danh sách xuất hiện.

   Mẹo: Để nhanh chóng chia sẻ với những người cụ thể, bạn có thể nhập tên hoặc email của họ rồi sử dụng biểu tượng bút chì ở bên phải trường Tên, nhóm hoặc email để chọn Có thể chỉnh sửa hoặc Có thể xem. Sau đó làm theo các bước tương tự dưới đây để chia sẻ với những người cụ thể mà bạn đã liệt kê.

9. Bao gồm thư bên dưới trường Tên, nhóm hoặc email , nếu bạn muốn.

   Lưu ý: Nếu bạn muốn soạn thư trong Outlook, chọn nút Outlook và liên kết sẽ được chèn vào bản thảo email và tất cả mọi người mà bạn đã nhập để chia sẻ sẽ có trong danh sách Đến.

10. Chọn Gửi. 

Lưu ý: 

• Nếu bạn gặp sự cố khi chia sẻ từ Outlook.com, hãy xem mục Không thể chia sẻ tệp OneDrive từ Outlook.com.

• Nếu tài khoản Microsoft của bạn được thiết đặt với An toàn Gia đình và cha mẹ bạn đã tắt tính năng quản lý liên hệ, thì bạn chỉ có thể chia sẻ mục với những người đã nằm trong danh sách liên hệ của bạn.

• Vui lòng tôn trọng bản quyền và cẩn thận với nội dung bạn chia sẻ trực tuyến. Việc sao chép hoặc chia sẻ tài liệu trái phép sẽ vi phạm Thỏa thuận Dịch vụ của Microsoft.

Chọn tùy chọn này để chia sẻ các mục với nhiều người mà thậm chí bạn còn không quen biết. Ví dụ: bạn có thể sử dụng những liên kết này để đăng lên Facebook, Twitter hoặc LinkedIn hay chia sẻ trong email hay thư. Bất cứ ai lấy liên kết đều có thể xem hoặc chỉnh sửa mục, tùy thuộc vào quyền mà bạn đặt. Người dùng có liên kết không thể tải lên các mục mới. Hãy nhớ rằng liên kết cũng có thể được chuyển tiếp và không bắt buộc đăng nhập.

Mẹo: Bạn có thể tạo liên kết chia sẻ thông qua OneDrive trên máy tính cho Windows 7, Windows 10 và máy Mac. Chỉ cần bấm chuột phải vào tệp hoặc thư mục trong thư mục OneDrive của bạn trên máy tính, rồi chọn Chia sẻ OneDrive kết. Điều này sẽ sao chép liên kết vào bảng tạm mà bạn có thể dán vào chỗ mình muốn gửi. Tuy nhiên, các liên kết này được đặt theo mặc định thành quyền Chỉnh sửa. Nếu bạn muốn thay đổi các quyền, hãy làm theo các bước dưới đây.

1. Truy cập trang web OneDrive của bạn và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft hay tài khoản cơ quan hoặc trường học của bạn.

2. Chọn tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ bằng cách chọn biểu tượng hình tròn của tệp hoặc thư mục đó.

   Lưu ý: Tính năng chia sẻ nhiều mục cùng lúc không sẵn dùng cho các tài OneDrive cơ quan hoặc trường học.

   1. Nếu bạn đang sử dụng dạng xem Danh sách, hãy chọn hình tròn ở bên trái mục. Bạn cũng có thể chọn nhiều mục để chia sẻ chúng cùng nhau.

   2. Nếu bạn đang sử dụng dạng xem Ô, hãy chọn hình tròn ở góc trên bên phải của mục. Bạn cũng có thể chọn nhiều mục để chia sẻ chúng cùng nhau.

3. Chọn Chia

   
   phần ở đầu trang.

   Lưu ý: 

   • Nếu tệp hoặc thư mục đã chọn được chia sẻ với ai đó, sẽ có một danh sách Chia sẻ với ở dưới cùng. Mỗi hình ảnh là ảnh hồ sơ của một cá nhân hoặc tên viết tắt của một nhóm mà tệp đã được chia sẻ. Nếu bạn muốn chỉnh sửa mức truy nhập cho một cá nhân hoặc nhóm, hãy chọn ảnh hoặc tên viết tắt nhóm để mở Quản lý Access.

   • Nếu tệp hoặc thư mục đã chọn hiện không được chia sẻ với ai đó, sẽ không có danh sách Chia sẻ với. 

   

4. Bên dưới Sao chép liên kết, chọn Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa để mở cài đặt liên kết.

   Lưu ý: Tùy thuộc vào thiết đặt do người quản trị của bạn thiết đặt, bạn có thể có các thiết đặt mặc định khác nhau. Ví dụ: nút này cũng có thể cho biết Mọi người trong Tổ chức <thể chỉnh> chỉnh sửa.

   

5. Để thay đổi quyền liên kết, hãy chọn một tùy chọn cho những người bạn muốn cấp quyền truy nhập bằng liên kết:

   Lưu ý: Nếu tùy chọn chia sẻ bị mờ đi, thì người quản trị của tổ chức của bạn có thể đã hạn chế chúng. Ví dụ: họ có thể chọn tắt tùy chọn Bất kỳ ai để ngăn các liên kết có thể sử dụng được chuyển tiếp đến những người khác bên ngoài tổ chức của bạn.

   • Bất kỳ ai cấp quyền truy nhập cho bất kỳ ai nhận được liên kết này, dù họ nhận được trực tiếp từ bạn hay được chuyển tiếp từ ai khác. Có thể bao gồm cả những người bên ngoài tổ chức của bạn.

   • Những người trong <Tổ chức của bạn> bằng liên kết này sẽ cấp cho bất kỳ ai trong tổ chức của bạn quyền truy nhập liên kết vào tệp, cho dù họ nhận được trực tiếp từ bạn hay được chuyển tiếp từ ai đó.

   • Những người có quyền truy nhập hiện có có thể được sử dụng bởi những người đã có quyền truy nhập vào tài liệu hoặc thư mục. Nó không thay đổi bất kỳ quyền nào. Sử dụng thao tác này nếu bạn chỉ muốn gửi liên kết cho ai đó đã truy nhập. 

   • Những người cụ thể chỉ cấp quyền truy nhập cho những người mà bạn chỉ định, mặc dù những người khác có thể đã có quyền truy nhập. Nếu mọi người chuyển tiếp lời mời chia sẻ, chỉ những người đã có quyền truy nhập vào mục mới có thể sử dụng liên kết.

     Lưu ý: Để theo dõi truy nhập và đảm bảo bảo mật, bạn chỉ có thể chia sẻ với một người nào đó trong tổ chức của bạn hoặc có tài khoản Microsoft.

6. Dưới Thiết đặt khác, bạn có thể đặt bất kỳ tùy chọn nào sau đây:

   • Cho phép chỉnh sửa cho phép những người đã đăng nhập bằng Tài khoản Microsoft chỉnh sửa các tệp hoặc thư mục mà họ có quyền truy nhập. Nếu bạn chia sẻ thư mục, những người có quyền Chỉnh sửa đều có thể sao chép, di chuyển, chỉnh sửa, đổi tên, chia sẻ và xóa mọi nội dung trong thư mục mà họ có quyền truy nhập. Bỏ chọn hộp này có nghĩa là mọi người có thể xem, sao chép hoặc tải xuống các mục của bạn mà không cần đăng nhập. Họ cũng có thể chuyển tiếp liên kết đến những người khác. Tuy nhiên, họ không thể thực hiện thay đổi đối với phiên bản trên máy tính OneDrive.

     Lưu ý: 

     • Cho phép chỉnh sửa được bật theo mặc định.

     • Bạn cũng có thể đặt quyền chỉnh sửa trên màn hình trước đó bằng cách chọn biểu tượng bút chì ở bên phải tên mà bạn đang chia sẻ tệp. 

   • Chặn tải xuống ngăn không cho mọi người tải xuống tệp hoặc thư mục mà họ có quyền truy nhập. Bỏ chọn hộp này có nghĩa là mọi người có thể tải tệp xuống thiết bị của họ. 

   • Đặt ngày hết hạn cho phép bạn đặt ngày cho liên kết hết hạn. Sau ngày bạn đặt, nối kết sẽ không còn hoạt động nữa và bạn sẽ cần tạo một nối kết mới cho người dùng yêu cầu quyền truy nhập vào tệp hoặc thư mục của bạn.

   • Đặt mật khẩu cho phép bạn đặt mật khẩu để truy nhập vào tệp. Khi người dùng bấm vào liên kết, họ sẽ được nhắc nhập mật khẩu trước khi có thể truy nhập vào tệp. Bạn sẽ cần cung cấp mật khẩu này riêng biệt cho bất kỳ ai mà bạn muốn chia sẻ tệp.

   • Mở trong chế độ xem lại chỉ giới hạn mọi người để lại nhận xét và đưa ra đề xuất trên tệp. 

     Lưu ý: 

     • Chỉ tài liệu / tệp Word mới có tùy chọn quyền này.

     • Nếu ai đó đã có quyền chỉnh sửa tài liệu, việc chọn Mở trong chế độ xem lại chỉ sẽ không ngăn không cho họ thực hiện chỉnh sửa. Đối với họ, tài liệu sẽ mở trong chế độ soạn thảo.

7. Sau khi bạn đã đặt tất cả các cài đặt và quyền liên kết của mình, chọn Áp dụng. 

8. Bên dưới Sao chép liên kết, chọn Sao chép.

   Lưu ý: "https://1drv.ms” là URL rút ngắn của OneDrive. Các URL rút ngắn hữu dụng khi chia sẻ qua Twitter.

9. Dán liên kết và gửi liên kết đến nơi bạn muốn gửi, như email, thư hoặc bài đăng.

Để biết thông tin và trợ giúp, hãy xem:

• Xem thêm mục Bảo vệ nâng cao của Office 365

• Không thể chia sẻ tệp OneDrive