Các chức năng của quản trị hành chính văn phòng năm 2024

Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào, đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết.

Bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng của mình gọi là quản trị hành chính văn phòng.

Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả.

Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin.

Cấp quản trị nào cũng cần phải lên lịch thời biểu công tác, thời biểu dự án, cần phải quản trị thông tin, quản trị hồ sơ, cần phải hoạch định tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị và các chuyến đi công tác; đều phải viết báo cáo tường trình, thư từ liên lạc; đều phải tiếp khách, gọi điện thoại; đều phải sắp xếp chỗ làm việc theo luồng công việc…Tất cả các hoạt động hành chính văn phòng nêu trên đều được quản trị bằng các hệ thống và thủ tục theo tiêu chuẩn quốc tế.

Quản trị hành chính văn phòng ngày nay trở thành một ngành học lớn trên thế giới. Các nước phát triển đều có các Hiệp hội quản trị hành chính. Ví dụ ở Mỹ có: Hiệp hội quản trị hành chánh quốc gia NOMA (The National Office Managent Association), Hiệp hội nghiên cứu các hệ thống và thủ tục SPA (Systems and Procedures Association)…

Công việc hành chính thường bị nhiều người “coi thường” cho rằng đó là những công việc giấy tờ nhỏ nhặt. Tuy nhiên thực tế, trách nhiệm của một nhân viên hành chính khá đa dạng và bao quát. Không ngoa khi ví nhân viên hành chính như người “bảo mẫu” của cả công ty, bởi chỉ cần một ngày thiếu vắng người mẹ này thì y như rằng cả văn phòng sẽ rối loạn ngay.

Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:

1. Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

2. Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…

3. Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.

4. Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.

5. Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.

6. Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.

7. Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty.

Một số quy trình quản trị hành chính văn phòng cơ bản như sau:

1 Quy trinh quan ly thu vien

2 Quy trinh sua chua

3 Quy trinh bao hanh, bao tri

4 Quy đinh to chuc va quan ly cuoc hop

5 Quy dinh quan ly con dau

6 Quy dinh tiep khach

7 Quy dinh quan ly van ban den, di

8 Quy dịnh quan ly van phong pham

9 Quy dinh che do cong tac phi

10 Quy dinh quan ly va su dung xe o to

11 Quy dinh quan ly ho so

12 Quy dinh quan ly tai lieu

13 Quy dinh soan thao van ban

14 Quy trinh to chuc hoi nghi

15 Quy dinh quan ly bieu mau

16 Quy trinh xu ly thong tin

17 Quy dinh kiem soat nhan vien, khach ra vao cong

18 Quy dinh quan ly tai san, hang hoa ra vao cong

19 Quy dinh quan ly tai san

20 Cac mau so tay nhan vien

21 Suu tam cac mau bieu hop dong

Để lại Email để nhận trọn bộ tài liệu quản trị hành chính văn phòng tại đây! https://sikido.vn/lien-he

Nắm tường tận về 04 chức năng của quản trị sẽ giúp các nhà quản lý điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả. Đến với bài viết ngày hôm nay, mời bạn hãy cùng Govi đi tìm hiểu ngay các chức năng quản trị cần thiết cho sự phát triển của tổ chức!

Chức năng quản trị là gì?

Chức năng quản trị là những hoạt động mang tính tổng quát mà nhà quản lý dù đang ở cấp bậc nào cũng cần thực hiện. Chức năng quản trị được thực hiện tương ứng với từng hoạt động của doanh nghiệp, nhằm hướng đến việc hoàn thành mục tiêu tổ chức chung. Quản trị bao gồm 04 chức năng chính, bao gồm hoạch định (planning), tổ chức (organizing), lãnh đạo (leading) và kiểm soát (controlling).

Vai trò của các chức năng quản trị đối với doanh nghiệp

Quản trị nói chung là một hoạt động giữ vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống hằng ngày cũng như trong quá trình điều hành doanh nghiệp. Cụ thể:

• Quản trị cuộc đời là những hoạt động nỗ lực để đạt được mục tiêu cá nhân.
• Quản trị doanh nghiệp là hoạt động phối hợp với một đội ngũ và thông qua đội ngũ này để hoàn thành nhiệm vụ, đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Các chức năng của nhà quản trị trong doanh nghiệp

Có thể nói, trong quản trị doanh nghiệp, nhà quản lý chính là nhân tố giữ vị trí then chốt do đảm nhiệm hàng loạt nhiệm vụ chủ đạo như:

• Tượng trưng: Quản lý doanh nghiệp sẽ là người phụ trách các công việc mang tính hình thức, lễ nghi.
• Lãnh đạo: Nhà quản lý doanh nghiệp cần thường xuyên động viên cũng như đốc thúc cấp dưới làm việc.
• Liên kết: Nhà quản trị được xem như “chiếc cầu nối” chịu trách nhiệm truyền thông, liên kết mọi người trong và ngoài tổ chức.
• Thu thập, xử lý thông tin: Người quản lý doanh nghiệp là điểm trọng tâm trung chuyển, lưu trữ và xử lý mọi loại thông tin trong tổ chức.
• Phổ biến, truyền đạt thông tin: Nhà quản lý phổ biến, chuyển giao thông tin từ cấp trên cho cấp dưới và báo cáo tình hình của cấp dưới tới các cấp cao hơn.
• Phát ngôn: Nhà quản trị chuyển giao những thông tin đã được chọn lọc tới các đối tác của công ty.
• Doanh nhân: Quản lý sẽ là người khởi xướng các thay đổi bên trong tổ chức.
• Giải quyết xung đột: Nhà quản lý doanh nghiệp tiến hành hoạt động điều chỉnh cần thiết nhằm hòa giải, xử lý xung đột.
• Điều phối nguồn lực: Nhà quản trị có quyền quyết định phân chia các nguồn lực bên trong tổ chức cho từng bộ phận/dự án.
• Thương lượng: Người quản lý tham gia vào quá trình thương lượng với các đối tác để đảm bảo tính ổn định và đem về quyền lợi cho doanh nghiệp.
  
  Nhà quản trị giữ vai trò then chốt trong quản lý doanh nghiệp

04 chức năng của quản trị mà nhà quản lý doanh nghiệp cần biết

Quản trị nói chung và quản trị doanh nghiệp nói riêng hiện đang bao gồm 05 chức năng cơ bản như sau:

Chức năng hoạch định

Chức năng hoạch định của nhà quản trị có liên quan tới các mục tiêu và hành động cần thực hiện để đạt được những mục tiêu đó. Khi hoạch định, nhà quản trị sẽ cần phải có cái nhìn tổng quát về những mục tiêu trong tương lai, xác định chúng nhằm dự đoán xu hướng môi trường và lên kế hoạch để thích ứng. Nhìn chung, các yếu tố kể trên đều liên quan mật thiết tới tầm nhìn cũng như sứ mệnh của công ty.

Chức năng tổ chức

Tổ chức là chức năng thứ hai trong tiến trình quản trị doanh nghiệp, có vai trò đưa kế hoạch đã xây dựng từ trước đến gần hơn so với thực tế. Khi đã có phương hướng hành động trong tay, việc làm tiếp theo của nhà quản lý sẽ là tổ chức, phân bổ nguồn lực (nguồn nhân lực và các nguồn lực khác) một cách hợp lý và hiệu quả.

Chức năng tổ chức có liên quan đến việc xác định các hoạt động cụ thể cũng như cách thực phân bổ số lượng nguồn lực tương ứng, giúp cấu trúc hóa một cách chính thức về vị trí, vai trò của mọi nhân sự trong tổ chức mục tiêu.

Không chỉ vậy, chức năng này còn giữ mối liên hệ mật thiết với công tác quản trị nhân sự. Những quyết định như cách chức, thăng chức, sa thải, thuyên chuyển,… đều nằm trong nhiệm vụ “bố trí nhân sự” của chức năng tổ chức; đảm bảo việc người quản lý sắp xếp đúng người, đúng việc và đúng mục tiêu.

Chức năng điều khiển

Với chức năng điều khiển, nhà quản lý có thể sử dụng quyền lực và quyền hành của mình để thúc đẩy, gây ảnh hưởng đến hành vi của nhân viên nhằm đạt được mục tiêu mong muốn. Nhìn chung, lãnh đạo thường có xu hướng tập trung vào con người nhiều hơn so với nhiệm vụ mà họ đảm nhiệm.

Theo đó, một nhà quản trị doanh nghiệp tốt sẽ sử dụng quyền lực của mình để tạo ra sức ảnh hưởng, truyền cảm hứng để thúc đẩy các cá nhân hoạt động với hết khả năng của họ; đồng thời xây dựng một môi trường làm việc tích cực thông qua hàng loạt quyết định khuyến khích, khen thưởng,… hợp lý.

Chức năng kiểm soát

Chức năng kiểm soát đề cập tới việc kiểm tra và điều chỉnh các hoạt động trong tổ chức nhằm đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu ban đầu đề ra. Để việc kiểm soát và đánh giá mang tính khách quan nhất có thể, nhà quản trị cần có phương pháp đo lường và phân tích hiệu quả công việc dựa trên mục tiêu thông qua một số điều chỉnh như điều chỉnh nhân lực, điều chỉnh ngân sách,…

Lưu ý khi sử dụng 04 chức năng quản lý doanh nghiệp

Trong các bối cảnh, tình huống khác nhau, khi thực hiện các chức năng của quản trị nói trên, nhà quản lý cần chú ý thay đổi linh hoạt phong cách lãnh đạo để thích ứng với tình hình thực tế:

• Chỉ đạo: Nhà quản trị doanh nghiệp ít bị ảnh hưởng bởi ý kiến đóng góp từ nhân viên. Phong cách lãnh đạo này thường hiệu quả khi áp dụng với những nhân sự mới – nhóm người cần nhiều sự chỉ đạo và đào tạo ban đầu.
• Huấn luyện: Người quản lý dễ dàng tiếp thu ý kiến đóng góp từ nhân viên. Không chỉ vậy, họ còn có thể trình bày ý tưởng của mình với nhân viên để tăng hiệu quả hợp tác làm việc, xây dựng lòng tin với cấp dưới. Phong cách lãnh đạo huấn luyện phù hợp nhất với những cá nhân cần tới sự hỗ trợ của cấp trên để phát triển hơn nữa các kỹ năng của mình.
• Hỗ trợ: Nhà quản trị tập trung nhiều hơn vào việc xây dựng các mối quan hệ trong nhóm. Phong cách lãnh đạo này phát huy hiệu quả tốt nhất khi áp dụng với nhóm nhân viên đã phát triển đầy đủ kỹ năng nhưng đôi khi vẫn còn thiếu nhất quán về hiệu quả công việc.
• Ủy quyền: Người quản lý doanh nghiệp dành nhiều sự quan tâm đến tầm nhìn của dự án hơn các hoạt động thường ngày. Phong cách lãnh đạo ủy quyền thường được áp dụng cho nhóm nhân viên có khả năng làm việc độc lập, không cần tới quá nhiều sự hướng dẫn từ cấp trên.
  
  Nhà quản lý cần thay đổi linh hoạt cách lãnh đạo để thích ứng với thực tế

Ví dụ về 04 chức năng của quản trị

Để hiểu rõ hơn về 04 chức năng của nhà quản trị, mời bạn hãy theo dõi ví dụ dưới đây:

Giả sử, A đang là quản lý của một dự án thuộc doanh nghiệp B. Như vậy, những công việc mà A đảm nhiệm tương ứng với 04 chức năng của quản trị sẽ là:

• Hoạch định: Nhà quản lý A xác định mục tiêu hoạt động của dự án (kết quả kỳ vọng, đầu mục công việc cần thực hiện, phương án tiến hành hiệu quả nhất,…).
• Tổ chức: Tiếp theo, A sẽ tiến hành xem xét cơ cấu nguồn lực cần thiết cho thời điểm hiện tại và sắp xếp nhân sự đảm nhiệm các vị trí tương ứng sao cho phù hợp.
• Điều khiển: Trong quá trình dự án của doanh nghiệp B đang diễn ra, A sẽ là người hướng dẫn cho cấp dưới những công việc cần thực hiện, đồng thời thúc đẩy họ làm việc hiệu quả và đưa ra quyết định khen thưởng, phê bình,… hợp lý.
• Kiểm soát: Thông qua những đánh giá dựa trên tiêu chí khách quan, người quản lý A phải nhận định chính xác mức độ hiệu quả của từng đầu mục công việc, từ đó đưa ra giải pháp khắc phục sớm hoặc giải pháp hoàn toàn mới.

Mối quan hệ giữa 04 chức năng quản trị

04 chức năng của quản trị có mối liên quan mật thiết với nhau. Không chỉ vậy, các chức năng này còn đều là một phần của công việc quản trị và không thể tách rời. Tùy thuộc vào kỹ năng và vị trí ở cấp độ tổ chức của người quản lý, thời gian và nguồn lực dành cho mỗi chức năng cũng sẽ có sự khác biệt nhất định. Nhìn chung, các chức năng hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát hoạt động cùng nhau như một quá trình liên tục, không ngừng nghỉ.

Các nguyên tắc quan trọng cần nhớ khi quản trị doanh nghiệp

Mặc dù đóng vai trò vô cùng quan trọng trong điều hành doanh nghiệp, vậy nhưng khi áp dụng các chức năng của quản trị, nhà quản lý cũng cần lưu ý tuân thủ một số nguyên tắc như sau để tạo điều kiện phát huy tối đa ưu điểm của từng chức năng:

Chuyên môn hóa

Chuyên môn hóa là một hình thức phân công lao động mà trong đó, cá nhân hoặc nhóm được phân công sẽ chỉ tập trung làm việc ở một lĩnh vực nhất định. Trong hệ thống quản trị doanh nghiệp, áp dụng nguyên tắc chuyên môn hóa có thể giúp gia tăng năng suất và hiệu quả của công việc.

Tập trung hóa

Tập trung hóa là nguyên tắc đem quyền lực tập trung vào tay của một hay một số nhà quản trị của doanh nghiệp. Việc làm này sẽ góp phần đảm bảo tính thống nhất, quyết đoán cũng như đồng thuận trong tổ chức khi cần đưa ra quyết sách cuối cùng.

Thống nhất về mệnh lệnh

Nguyên tắc thống nhất về mệnh lệnh cần được thực hiện từ cả hai bên là nhà quản lý và cấp dưới, nhằm hạn chế tối đa sự bối rối trong quá trình triển khai công việc. Ví dụ:

• Lãnh đạo chỉ đưa ra mệnh lệnh cho cấp dưới thuộc sự quản lý của mình.
• Nhân viên chỉ làm theo mệnh lệnh từ cấp trên trực tiếp của mình.

Thống nhất về đường lối

Mặc dù có thể đảm nhiệm các công việc khác nhau, vậy nhưng mọi phòng ban, cá nhân đều cần có sự thống nhất về mục tiêu chung cuối cùng; đồng thời được định hướng bởi một người đứng đầu. Theo đó, các công việc, dự án nhỏ phải cùng nằm trong một kế hoạch lớn và phối hợp nhịp nhàng với nhau.

Thẩm quyền phải đi liền với trách nhiệm tương ứng

Thẩm quyền và trách nhiệm được xem như hai mặt của một đồng xu. Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, thẩm quyền gắn liền với trách nhiệm tương ứng là nguyên tắc giữ vai trò vô cùng quan trọng. Cụ thể, người chịu trách nhiệm lớn cần có thẩm quyền cao để tận dụng tối đa các nguồn lực nhằm hoàn thành công việc. Đồng thời, người nắm trong tay khối quyền hành này cũng cần phải chịu trách nhiệm với toàn bộ quyết định của mình, đặc biệt là khi xảy ra sai phạm.

Đặt lợi ích tập thể lên hàng đầu

Bất cứ chủ doanh nghiệp nào cũng đều mong muốn toàn bộ nhân viên trong tổ chức làm việc và cống hiến hết mình trên nguyên tắc đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu. Tuy nhiên, nguyên tắc này thường gây ra nhiều mâu thuẫn về mặt lợi ích. Lúc này, người quản lý sẽ có trách nhiệm đứng ra hòa giải, hướng tới việc kết thúc vấn đề với kết quả win – win.

“Xích lãnh đạo”

Trong một tập thể, mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên cần đạt được sự cân bằng, rõ ràng, minh bạch và tránh các hành vi lạm dụng chức quyền để chèn ép cấp dưới. Các mệnh lệnh khi được cấp trên đưa ra cần đảm bảo tính hợp lý để cả hai bên cùng hiểu, vận dụng linh hoạt và không cứng nhắc.

Trật tự

Nhà quản trị doanh nghiệp cần phải làm tốt các công việc thiết lập trật tự cho tổ chức như phân phối vị trí, bổn phận, công việc, trách nhiệm,… cho nhân viên. Trong đó, việc sắp xếp này cần đảm bảo tính phù hợp, sao cho mọi cấp dưới đều hiểu được ý nghĩa vị trí làm việc của mình trong toàn bộ các “mắt xích” của công ty.

Kỷ luật

Kỷ luật bao gồm các tiêu chuẩn thống nhất trong hành động, giá trị và sự tuân thủ quy tắc. Đây là yếu tố mang tính then chốt để đảm bảo doanh nghiệp có thể hoạt động trơn tru.

Công bằng

Sự công bằng có thể mang tới cho nhân viên cảm giác tự do và thỏa mãn khi làm việc trong một tổ chức. Theo đó, khi nhà quản lý đảm bảo được tính công bằng và công lý, doanh nghiệp sẽ có thể phát triển bền vững. Đồng thời, nguyên tắc công bằng cũng góp phần củng cố sự trung thành của các nhân viên đối với công ty.

Thù lao

Nhà quản trị hãy đảm bảo mức thù lao doanh nghiệp chi trả cho nhân viên là xứng đáng với công sức mà họ đã bỏ ra và nằm trong khả năng tài chính của tổ chức.

Ổn định

Ổn định là cơ sở nền tảng cho sự phát triển. Một hệ thống quản trị doanh nghiệp chỉ có thể hoạt động hiệu quả khi tạo ra được sự ổn định, giúp cả nhân viên và lãnh đạo cùng an tâm thực hiện công việc của mình.

Sáng kiến

Nhà quản lý hãy luôn cho phép và khuyến khích cấp dưới thể hiện sáng kiến cá nhân của mình. Dù làm việc ở bất kỳ cấp bậc nào trong tổ chức, sự nhiệt huyết và cống hiến đều đến từ những người có cơ hội thể hiện năng lực bản thân và được tập thể, cấp trên công nhận.

Đoàn kết

Có thể nói, nguồn sức mạnh lớn lao nhất đến từ tinh thần đoàn kết của tập thể. Vì vậy, các nhà quản trị doanh nghiệp luôn phải đảm bảo mọi chính sách, nguyên tắc bản thân đề ra có thể góp phần gắn kết mối quan hệ của cấp dưới, tạo nên khối đoàn kết nội bộ vững bền.

Tổng kết

Như vậy, bài viết của Govi mang đến ngày hôm nay đã mang tới cho bạn những thông tin chi tiết nhất về 04 chức năng của quản trị doanh nghiệp. Hy vọng rằng với hàng loạt kiến thức bổ ích trên đây, các nhà quản trị có thể tìm ra hướng phát triển phù hợp nhất cho tổ chức của mình!

Quản trị văn phòng có bao nhiêu chức năng?

Hiện nay, bộ phận Quản trị văn phòng thường có 3 chức năng chính. Thứ nhất, chức năng tham mưu: Là công tác trợ giúp nhằm đưa ra những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt được kết quả cao nhất.

Hành chính văn phòng có vai trò như thế nào?

Hành chính văn phòng chính là bộ phận có nhiệm vụ lưu trữ các hồ sơ của nhân viên. Đây cũng là bộ phận xử lý các thủ tục, giấy tờ cần thiết cho nhân viên, ví dụ như nghỉ phép, nghỉ việc,… Lên hợp đồng thử việc, hợp làm việc chính thức và thực hiện công tác ký kết hợp đồng với nhân viên.

Quản trị hành chính văn phòng là món gì?

Môn học Quản trị Hành chính Văn phòng nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức cần thiết trong quá trình quản trị hoạt động hành chính trong các văn phòng, nhấn mạnh đến hành chính trong các doanh nghiệp (hành chính kinh doanh).

Công tác tổ chức văn phòng là gì?

Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Trong các cơ quan nhà nước văn phòng là đơn vị tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý, điều hành của lãnh đạo.